數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理策略探析

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。為了使檔案管理工作的開(kāi)展更加高效，必須與時(shí)俱進(jìn)，積極打破傳統(tǒng)檔案管理理念的限制，對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行深入地挖掘，以此使檔案資料的利用率進(jìn)一步提升。所以，檔案管理工作的開(kāi)展，必須朝著數(shù)字化建設(shè)方向發(fā)展，在工作實(shí)踐中結(jié)合自身發(fā)展情況，采用相應(yīng)的有效策略，對(duì)工作模式、內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，進(jìn)一步加快檔案管理的信息化發(fā)展步伐，為廣大受眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

一、數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理概述

數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理一般是指借助數(shù)據(jù)壓縮、電子掃描以及云存儲(chǔ)等先進(jìn)科技手段，將以往的紙質(zhì)、影像以及視頻等檔案類(lèi)型轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式的信息資源，之后將其存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)之中，以此能夠更好地傳輸和利用檔案信息。隨著信息化技術(shù)手段的不斷發(fā)展創(chuàng)新，無(wú)論是數(shù)字化的信息還是載體都越發(fā)多元化，即不再受時(shí)間限制，也便于大批量地儲(chǔ)存檔案信息。與此同時(shí)，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，還可以使檔案資源得到更加廣泛的利用。所以，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，檔案人員要對(duì)檔案信息化管理的重要性有清楚的認(rèn)知，進(jìn)一步加快其發(fā)展步伐，從而使我國(guó)檔案事業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)更好地發(fā)展。

二、數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理的特點(diǎn)

（一）檔案管理更具精準(zhǔn)性

檔案信息涉及的內(nèi)容非常龐雜，不僅信息量大，而且有些信息之間還存在著較為復(fù)雜的關(guān)系。作為檔案管理人員，就要立足多個(gè)層面，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入分析和整理，以此使檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中能夠更具精準(zhǔn)性。另外，檔案的信息化管理可以讓使用者通過(guò)搜索引擎，就能夠?qū)n案信息進(jìn)行搜索、利用等，這樣既可以節(jié)省時(shí)間，又可以大大提升使用效率。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也在與日俱增，這在一定程度上增加了檔案管理工作的困難程度。而推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)步伐，則可以在處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)能夠更加事半功倍，使工作效率得以進(jìn)一步提升。

（二）檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)一步提高

以往所使用的紙質(zhì)檔案，由于保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或是疏忽大意等其他原因極易發(fā)生損壞、丟失等問(wèn)題，這些對(duì)于檔案管理工作而言，帶來(lái)的不便可想而知，甚至?xí)?lái)一定的隱患。

而隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理則可以使此類(lèi)問(wèn)題得到有效解決，檔案管理的工作質(zhì)量也會(huì)有明顯的提升。另外，當(dāng)檔案資料被轉(zhuǎn)化為電子檔案來(lái)存儲(chǔ)，這樣既可以使檔案資料的安全得到有效保障，又可以為其他相關(guān)工作的開(kāi)展夯實(shí)基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理過(guò)的檔案資料，其在完整性、多樣性方面可以得到更為長(zhǎng)久性的保存，打破了來(lái)自時(shí)空方面的限制，更加便于開(kāi)展檔案工作，而這也正是信息化技術(shù)應(yīng)用帶來(lái)的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。

（三）傳輸共享更加高效

就檔案信息化管理來(lái)說(shuō)，其在數(shù)據(jù)傳輸和資源共享方面表現(xiàn)出了較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，借助先進(jìn)的信息化管理技術(shù)手段，可以遠(yuǎn)程傳輸檔案信息資料，這樣可以有效避免工作實(shí)踐中失誤等情況的出現(xiàn)，檔案資料的利用率也明顯有所提升，檔案信息資源的外延特性也得到了充分的展現(xiàn)，這樣檔案庫(kù)的信息資源也能得到進(jìn)一步擴(kuò)充，變得更加多樣化，以此提供全面、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)給廣大用戶(hù)，確保每個(gè)用戶(hù)都能夠獲取自己所需的檔案資料。

（四）管理成本明顯降低

隨著數(shù)據(jù)信息量不斷攀升，不僅增加了檔案管理人員的工作難度，而且工作量也會(huì)明顯增多。而要想使檔案管理變得更加科學(xué)和高效，就必須增加管理人員數(shù)量以滿(mǎn)足工作需求，而這勢(shì)必會(huì)讓檔案管理的運(yùn)營(yíng)和管理成本增加。但是隨著檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展以來(lái)，檔案管理工作不僅在難度上降低了，并通過(guò)科學(xué)合理地優(yōu)化資源配置，大大節(jié)省了人力和物力方面不必要的浪費(fèi)。

三、數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化管理程度不高

就目前檔案信息化管理實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，存在著信息化程度不高的問(wèn)題，并沒(méi)有將其應(yīng)有的作用真正發(fā)揮出來(lái)，這對(duì)檔案管理的科學(xué)化和全面化會(huì)產(chǎn)生一定的影響。例如，在檔案管理工作實(shí)踐過(guò)程中，信息重復(fù)的情況時(shí)有發(fā)生，這主要是由于部門(mén)或是機(jī)構(gòu)之間在信息資源方面缺少有效的交流和互通，以致檔案信息比較分散且集中困難。而這也會(huì)給檔案管理人員收集、整理等工作增加一定的難度，進(jìn)而影響檔案管理工作進(jìn)展和效率。

（二）檔案信息化管理模式較為滯后

雖然目前檔案信息化管理所需的設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)基本具備，然而從使用率來(lái)看卻并不是很高。還有些單位不夠重視檔案管理工作，資金投入少且設(shè)備不夠先進(jìn)，配置與需求嚴(yán)重不符，致使信息化發(fā)展進(jìn)程緩慢。另外，有些檔案管理人員多是兼職，并不具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)，則難以為檔案管理工作帶來(lái)創(chuàng)新。檔案信息的種類(lèi)繁多，并且種類(lèi)不同的信息在歸檔范圍、期限以及保密級(jí)別等方面有所不同。然而由于檔案管理人員知識(shí)儲(chǔ)備不足，過(guò)度依賴(lài)傳統(tǒng)檔案管理模式，未能以發(fā)展的眼光來(lái)看待檔案資料，這都會(huì)對(duì)檔案信息化管理發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。

（三）缺乏足夠的信息化管理意識(shí)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作勢(shì)必會(huì)朝著信息化的方向發(fā)展，這也是檔案管理水平實(shí)現(xiàn)有效提升的一個(gè)重要途徑。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必須科學(xué)合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，使檔案信息資料的收集、整理以及存儲(chǔ)等各項(xiàng)工作更加高效，切實(shí)提升檔案管理工作的品質(zhì)和效率。但是在實(shí)際開(kāi)展工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，有些檔案管理人員缺少責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，并且長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)工作理念的影響，未能積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)和技能，仍然沿用以往的工作和服務(wù)方式，這樣勢(shì)必會(huì)影響到檔案資料的全面性、時(shí)效性等。除此之外，檔案管理人員欠缺分析和控制某些不安全因素的能力，這樣則很有可能出現(xiàn)人為原因失誤、操作不夠規(guī)范等多種情況。部分檔案管理人員缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，主要表現(xiàn)在檔案信息不能及時(shí)歸檔、檔案管理毫無(wú)章法等。而出現(xiàn)此類(lèi)情況則會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)一定的難度，有時(shí)還會(huì)發(fā)生資料丟失等嚴(yán)重的情況。另外，檔案管理工作中有時(shí)還會(huì)發(fā)生職責(zé)劃分不清等情況，影響到檔案信息化管理的順利開(kāi)展。

（四）安全保障體系尚不完善

在檔案管理工作人員中有些并不是專(zhuān)業(yè)出身，就算是能夠錄入檔案信息，也很有可能對(duì)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全缺少足夠的防范意識(shí)或是應(yīng)對(duì)能力等。隨著信息化等技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然給檔案管理帶來(lái)了諸多便利條件，但從某種程度而言也給電子檔案的安全帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。例如，電子檔案可以通過(guò)U盤(pán)拷貝，這就使檔案信息不再那么安全。特別是有些檔案資料屬于保密級(jí)別，必須采取有效措施確保其安全性。

就目前情況而言，針對(duì)檔案信息化管理的安全保障體系仍有待完善，無(wú)法使檔案信息的完整性得到有效的保障，也無(wú)法對(duì)外界的風(fēng)險(xiǎn)做到有效的預(yù)防。再就是傳輸系統(tǒng)尚不健全，不能全面負(fù)責(zé)檔案信息資料的內(nèi)容上傳，這對(duì)后續(xù)檔案的查閱和利用勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生不利影響。

四、數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理的有效策略

（一）樹(shù)立正確的信息化管理意識(shí)

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理水平要想得到有效提高，就必須樹(shù)立正確的信息化管理意識(shí)，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)手段，加快檔案信息化建設(shè)步伐。一方面，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)自身實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)一步強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，將其作用真正發(fā)揮出來(lái)。另一方面，加大資金投入力度用于檔案管理信息化建設(shè)，使各項(xiàng)工作的開(kāi)展能夠更加順利，并引入大量先進(jìn)管理設(shè)備，將信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落實(shí)到位，這樣工作起來(lái)才能夠事半功倍。

（二）不斷完善檔案信息化管理系統(tǒng)

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善，確保各項(xiàng)工作得以高效完成。一方面，分析研究檔案信息化管理各項(xiàng)工作的流程，并進(jìn)行合理的簡(jiǎn)化，根據(jù)實(shí)際工作需求對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化升級(jí)。另一方面，檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，首先應(yīng)借助掃描儀等技術(shù)手段將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，并在確保內(nèi)容準(zhǔn)確性的同時(shí)做好相應(yīng)的分類(lèi)，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供便利。為了使檔案信息化管理系統(tǒng)更加完善，還要確保其擁有較強(qiáng)的兼容性，以?xún)?chǔ)存多種格式的電子文件，使檔案信息化管理效率得以有效提高。

（三）加大信息化安全管理力度

對(duì)于檔案資料來(lái)說(shuō)，安全是第一位的，因此，必須科學(xué)合理地運(yùn)用相關(guān)先進(jìn)的技術(shù)手段等，以此使檔案信息資料更加完整和安全，從而推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，其在給檔案信息化管理帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也給其帶來(lái)了一定安全風(fēng)險(xiǎn)，所以，必須予以高度重視。就檔案信息資料而言，其具有一定的保密性質(zhì)，必須采取行之有效的保障措施，從根本上杜絕檔案信息泄露等情況的發(fā)生。所以，在檔案信息化管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)管理的安全性進(jìn)行不斷地強(qiáng)化，創(chuàng)建科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，使檔案信息的安全性得到有效保障。一方面，應(yīng)及時(shí)優(yōu)化升級(jí)檔案信息化管理系統(tǒng)的防火墻等，以免受到病毒的入侵等，并借助加密監(jiān)控等先進(jìn)技術(shù)，使檔案信息更具安全性。另一方面，在對(duì)安全管理體系進(jìn)行完善時(shí)，還應(yīng)將硬件設(shè)備的安全保障工作落實(shí)到位，定期排查相關(guān)設(shè)施設(shè)備、存儲(chǔ)環(huán)境等是否存在安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)所存在的不確定因素，以此采取與之相應(yīng)的預(yù)防解決方案，大力維護(hù)信息安全，以免檔案信息化管理受到外界影響而存在風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，采用殺毒軟件定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行掃描，減少網(wǎng)絡(luò)病毒等對(duì)檔案信息的侵害，使檔案管理的安全性更強(qiáng)。

（四）組建專(zhuān)業(yè)的信息化管理人才隊(duì)伍

在大力推進(jìn)檔案信息化管理的過(guò)程中，在規(guī)劃好各項(xiàng)工作，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)積極引導(dǎo)管理人員樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，并通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)等提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能水平，以此為檔案信息化管理提供人才支持。一方面，根據(jù)檔案信息化管理發(fā)展需求，制定相應(yīng)的人才方案，對(duì)人才引進(jìn)和培養(yǎng)有明確規(guī)劃。創(chuàng)建完善的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織工作人員參與到有關(guān)檔案信息化管理培訓(xùn)活動(dòng)中，這樣不僅可以使他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)得到進(jìn)一步提升，還可以推動(dòng)檔案信息化管理更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。另一方面，檔案管理人員應(yīng)積極進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，在增加知識(shí)儲(chǔ)備的同時(shí)，熟練掌握先進(jìn)設(shè)備的操作技能，并靈活運(yùn)用各類(lèi)信息化技術(shù)手段，以使檔案管理的工作效率和品質(zhì)得到有效提升。檔案管理人員還應(yīng)對(duì)最新的政策規(guī)定做到及時(shí)了解，以便更好地開(kāi)展工作。作為檔案管理人員，應(yīng)對(duì)自身工作有清楚的認(rèn)知，要在工作實(shí)踐中盡職盡責(zé)，將全部身心放在工作中，并游刃有余地處理好各項(xiàng)工作，從而切實(shí)提升檔案信息化管理水平。

（五）不斷創(chuàng)新檔案管理模式

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要想使信息化真正發(fā)揮應(yīng)有的作用，就必須不斷創(chuàng)新檔案管理模式，以免因其落后于時(shí)代發(fā)展步伐，而無(wú)法將信息化管理的優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)出來(lái)，以此使檔案管理工作得以高效開(kāi)展。在這一過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在管理理念上做出積極的改變，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的管理模式，以求在工作上實(shí)現(xiàn)突破創(chuàng)新，并及時(shí)更新升級(jí)檔案管理軟硬件設(shè)備，將信息化技術(shù)手段等更好地應(yīng)用于檔案管理各工作環(huán)節(jié)，對(duì)管理中的不足和問(wèn)題予以及時(shí)處理，對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次的挖掘，充分體現(xiàn)其價(jià)值性，從而為廣大檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)發(fā)展得越發(fā)成熟，并為了更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，檔案管理工作就必須立足于全新的發(fā)展視角，進(jìn)一步加快檔案信息化管理步伐，充分運(yùn)用信息化管理理念，并及時(shí)了解當(dāng)前檔案信息化管理中的重難點(diǎn)問(wèn)題，以此采取行之有效的措施予以妥善解決，將信息化在管理上的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，數(shù)字化這一背景之下，應(yīng)對(duì)檔案信息的真實(shí)性和安全性做好保障工作，積極探索創(chuàng)新路徑，從而使檔案信息化管理模式得到進(jìn)一步優(yōu)化，為檔案事業(yè)發(fā)展起到推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔洪利.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].檔案天地，2022（11）：39-41.

[2]魏華.提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析[J].黑龍江檔案，2022（05）：261-263.

[3]阮麗.新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（27）：39-40+33.

[4]吳慧萍.新時(shí)期檔案管理信息化的對(duì)策探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（19）：7-9.

[5]龍一鳴.數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)分析[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（11）：92-94.

[6]馮以珊.新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].海峽科學(xué)，2022（01）：96-98.

[7]葉金霞.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)提升檔案管理信息化水平[J].今日財(cái)富，2021（24）：49-51.

[8]丁夏，程燕霞.大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（21）：148-149.

（作者簡(jiǎn)介：翟培元，男，本科，駐馬店市中醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）