行政單位固定資產(chǎn)管理存在問題與應對舉措分析

文/檀曉娟 （隆堯縣水業(yè)總公司）

固定資產(chǎn)管理工作是行政單位確保其自身公共服務質量提升的一個重要前提。但在現(xiàn)階段日常工作過程中，行政單位在進行固定資產(chǎn)管理時仍然存在一些問題，相關管理人員往往更多會將關注點放在資產(chǎn)采購方面，而忽略了對現(xiàn)有資產(chǎn)的管理和使用規(guī)范，因而未能構建完善的管理體系。在此基礎上，行政單位想要實現(xiàn)自身固定資產(chǎn)管理水平的提升，就應當不斷規(guī)范其自身的固定資產(chǎn)管理工作流程，對各部門的固定資產(chǎn)使用需求進行合理分配，并構建完善的固定資產(chǎn)管理體系，并在其內部做好相關的審計和監(jiān)督工作，避免經(jīng)營風險發(fā)生，確保其資金使用效率可以更好地提升。

一、行政單位固定資產(chǎn)管理概述

行政單位的固定資產(chǎn)主要是指達到了固定資產(chǎn)價格標準、使用期限超過一年、能夠為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益且使用過程中不會改變其形態(tài)和作用的資產(chǎn)。部分未達到固定資產(chǎn)價格標準但其他條件均符合的資產(chǎn)在經(jīng)過相關部門的審批且符合相關標準的情況下也可以視為固定資產(chǎn)。行政單位的固定資產(chǎn)管理即行政單位對其各部門所使用的固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一管理。

固定資產(chǎn)是各單位和企業(yè)日常運營和發(fā)展的有效保障。行政單位由于其單位性質的特殊性，其內部固定資產(chǎn)的所有權往往掌握在我國的政府部門，因而單位固定資產(chǎn)管理工作的水平也會直接關系到國有資產(chǎn)的價值變動。因此，行政單位應當不斷加強其內部的固定資產(chǎn)管理工作，對其中存在的管理風險進行及時預測和防范，并根據(jù)各部門的實際工作需求對固定資產(chǎn)的使用進行合理的分配和調整，進而提高其內部的資產(chǎn)使用效率，確保國有資產(chǎn)安全。但目前，我國行政單位在進行固定資產(chǎn)管理時仍然存在一定的問題，使得其固定資產(chǎn)管理風險的發(fā)生概率大大增加，不利于單位的正常運行和發(fā)展，仍然存在較大的改進空間[1]。

二、行政單位固定資產(chǎn)管理的重要性

先進的固定資產(chǎn)管理模式能夠更好地幫助行政單位維持其日常生產(chǎn)運營，推動自身健康穩(wěn)定發(fā)展。

首先，固定資產(chǎn)是行政單位維持自身正常運營的基礎。行政單位想要在其當前所處的市場競爭環(huán)境中維持自身的市場地位，確保自身健康穩(wěn)定發(fā)展，就應當不斷加強其內部的固定資產(chǎn)管理，并以此幫助相關管理人員對自身所擁有的資產(chǎn)數(shù)量和實際使用情況等方面的信息具備充分的了解，進而制定符合單位當前發(fā)展狀況的經(jīng)營管理決策，實現(xiàn)單位內部固定資產(chǎn)管理水平的優(yōu)化，以及相關社會責任的履行。

其次，資產(chǎn)管理在財務管理工作中也占據(jù)了重要的地位。行政單位相關管理人員通過對各部門及其下屬分支機構的資產(chǎn)使用狀況進行監(jiān)督和管理，可以更好地完成對相關部門的統(tǒng)一管理工作，對其各項經(jīng)營活動和資產(chǎn)狀況進行統(tǒng)籌和規(guī)劃。同時，加強固定資產(chǎn)管理工作還可以幫助行政單位對各部門的資產(chǎn)使用需求進行合理的規(guī)劃，實現(xiàn)對其各項資產(chǎn)使用信息進行實時的了解和掌握，以防出現(xiàn)資產(chǎn)浪費現(xiàn)象。且通過固定資產(chǎn)相關管理制度的構建和實施，還能對行政單位內部的各項資產(chǎn)使用和操作流程進行規(guī)范管理，進而實現(xiàn)資產(chǎn)實際使用效率以及管理效率的提升，促進單位更好地提升自身的固定資產(chǎn)管理水平，實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。

三、行政單位固定資產(chǎn)管理過程中存在的問題

（一）固定資產(chǎn)管理制度不健全，固定資產(chǎn)管理責任不明確

現(xiàn)階段，很多行政單位在進行其內部固定資產(chǎn)的管理時，往往在固定資產(chǎn)的采購方面缺乏完善的采購標準和計劃作為支撐，其固定資產(chǎn)的購入未能綜合考慮到單位的實際經(jīng)營需求，存在盲目采購的現(xiàn)象，極易產(chǎn)生固定資產(chǎn)閑置現(xiàn)象。在使用過程中未能對實際使用情況進行及時登記，使得固定資產(chǎn)的使用安全無法得到有效的保障。另一方面，行政單位對于其內部的固定資產(chǎn)驗收未能構建完善的驗收程序，各部門對其所使用的固定資產(chǎn)管理責任劃分不夠明確，致使固定資產(chǎn)在使用過程中發(fā)生損毀等問題時無法進行及時的追責，在很大程度上容易造成行政單位的固定資產(chǎn)損失，不利于其維持自身日常的經(jīng)營和發(fā)展[2]。

（二）固定資產(chǎn)管理存在賬實不符現(xiàn)象

現(xiàn)階段，我國各行政單位在其日常的固定資產(chǎn)管理活動中，由于相關制度的不健全，在發(fā)生固定資產(chǎn)變動時通常未能進行及時的入賬和記錄，對固定資產(chǎn)的具體流向掌握不夠清晰，導致行政單位的固定資產(chǎn)極易出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)國有資產(chǎn)損失的現(xiàn)象。

一方面，固定資產(chǎn)的所有權劃分不夠明確，相關的權屬變更手續(xù)未能及時完善，如房屋和車輛的所有權。行政單位所使用的房屋和車輛等資產(chǎn)大都由政府部門直接劃分所得，未按照市場價值繳納相關的費用，因而大多都缺乏相應的所有權證明文件，一些行政單位在經(jīng)歷了多年的部門變動、合并和分立等改革活動，其所使用房屋的產(chǎn)權往往與實際產(chǎn)權所屬存在一定的差異。而相關車輛在發(fā)生適用部門的變動時，未能及時進行使用權和所用權的變更，相關手續(xù)辦理不完善，產(chǎn)權證未能進行及時的過戶，致使其使用權和所有權相互分離，極易出現(xiàn)資產(chǎn)被違規(guī)占用的現(xiàn)象，不利于行政單位固定資產(chǎn)管理工作的開展。

另一方面，單位內部固定資產(chǎn)賬實不符的現(xiàn)象較多。首先，一些固定資產(chǎn)在進行購入或處置時未能及時報送至財務部門進行入賬在單位財政部門成立早期未能對桌椅板凳、空調等方面的資產(chǎn)進行清查，使得單位的固定資產(chǎn)臺賬存在一定的賬實不符現(xiàn)象。其次，固定資產(chǎn)的賬面數(shù)據(jù)未能根據(jù)其實際經(jīng)營中的變動進行及時的訂正和更新。在當前市場經(jīng)濟環(huán)境不斷變動的現(xiàn)狀下，固定資產(chǎn)的原有賬面價值與實際價值產(chǎn)生了較大的偏差，若不能進行及時的更正，則會嚴重影響到行政單位的固定資產(chǎn)管理水平。

（三）固定資產(chǎn)管理過程中缺乏定期的盤點

行政單位進行固定資產(chǎn)管理的主要目的就是為了確保其賬實相符，保障單位的資產(chǎn)安全。固定資產(chǎn)的賬實相符包含了數(shù)量相符和價值相符兩方面內容，為了滿足這一需求，單位就應當對其內部的固定資產(chǎn)進行及時的盤點和清查。但現(xiàn)階段，行政單位通常缺乏對固定資產(chǎn)盤點的重視，未能調配專門的人手進行定期的盤點，導致其固定資產(chǎn)的實際使用狀況與賬面記錄存在嚴重的不符。另外，一些單位受到各方面因素的影響，對完工項目未能及時進行相關的固定資產(chǎn)回收、入賬和決算，還有一部分單位在進行固定資產(chǎn)管理人員的變更時，相關項目詳細數(shù)據(jù)的交接工作未能及時進行，使得新任的管理人員對其所負責的固定資產(chǎn)使用狀況不具備充足的了解，其管理工作無法有效進行。最后，一些行政單位內部的固定資產(chǎn)賬面記錄不夠規(guī)范，未能將所有的資產(chǎn)進行詳細記錄，使得管理人員的盤點工作難以推進，單位的固定資產(chǎn)管理工作很難取得一定的成效[3]。

（四）固定資產(chǎn)管理的信息化水平較低

現(xiàn)階段，很多行政單位都開始通過在財務系統(tǒng)中設立專門的固定資產(chǎn)管理板塊來提高固定資產(chǎn)管理水平，以推動固定資產(chǎn)的信息化管理。但很少會有單位使用專門的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，其所采用的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)仍然不夠完善。相比之下，通過財務系統(tǒng)所進行的固定資產(chǎn)管理工作僅能停留在對固定資產(chǎn)的使用進行記錄、追蹤和折舊，能夠滿足基礎的財務核算需求，但無法滿足現(xiàn)階段單位固定資產(chǎn)管理的需求，其本質仍然是為財務部門的記賬工作服務。但實際工作中，固定資產(chǎn)管理工作除了對其使用過程進行追蹤、記錄和折舊外，還包括很多諸如試用申請、入庫登記、在各部門間的流動登記、盤點清查等較為繁雜的內容，再加上固定資產(chǎn)管理人員的配置不充足，財務系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理板塊顯然無法適應單位的固定資產(chǎn)管理需求，專業(yè)化固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的建設勢在必行。

四、行政單位推進固定資產(chǎn)管理的有效措施

（一）健全固定資產(chǎn)管理制度，明確相關管理責任

行政單位為了提高其自身的固定資產(chǎn)管理水平，順利實現(xiàn)內部的管理目標，就應當根據(jù)其內部的實際發(fā)展狀況，構建完善的固定資產(chǎn)管理制度，并對固定資產(chǎn)管理相關責任進行進一步的明確，在進行固定資產(chǎn)的采購時，相關管理人員應當對購置活動順利開展的條件進行詳細的了解，構建完善的固定資產(chǎn)檢查和核驗工作，對其驗收程序進行嚴格的執(zhí)行，并制定合理的采購流程，確保單位固定資產(chǎn)購置活動的科學進行。在進行各部門的固定資產(chǎn)配置時，應當根據(jù)單位的實際狀況，對固定資產(chǎn)管理部門的審核工作做好監(jiān)督，同時應當根據(jù)相關的采購方案與財務部門進行及時溝通，幫助相關管理人員進一步明確其自身應負擔的管理責任，構建完善的固定資產(chǎn)管理制度，保障固定資產(chǎn)管理工作規(guī)范專業(yè)。另外，通過對單位當前的固定資產(chǎn)實際狀況進行分析和管理，還能夠更好地對各部門的固定資產(chǎn)實際使用情況進行監(jiān)督，并構建相應的獎懲標準，并制定相應的管理責任制度，進而充分調動相關人員對固定資產(chǎn)管理工作的積極性，方便管理人員掌握單位內部的固定資產(chǎn)管理工作實際推進狀況，做好定期的清查和盤點工作，避免由于管理混亂而導致固定資產(chǎn)流失。最后，財務部門與資產(chǎn)管理部門通過及時進行相關數(shù)據(jù)信息的交流，還能夠進一步完善相關管理機制，對行政單位內部一些價值較高的資產(chǎn)進行更為完善的管理，對偏離預算目標的現(xiàn)象進行及時分析，細化固定資產(chǎn)使用各環(huán)節(jié)的管理責任，進而對各部門的固定資產(chǎn)使用行為進行規(guī)范，確保問題發(fā)生時可以進行有效追責[4]。

（二）加強固定資產(chǎn)管理，避免賬實不符現(xiàn)象的存在

行政單位在進行固定資產(chǎn)管理時，應當將固定資產(chǎn)控制工作與內部控制制度進行充分的融合，對固定資產(chǎn)管理制度進行進一步的優(yōu)化，保證各項資產(chǎn)在發(fā)生變動時能夠進行及時記錄。

一方面，應當明確資產(chǎn)所有權的劃分。對于行政單位當前所使用的房屋和車輛等由政府部門直接劃分所得的資產(chǎn)，應當及時完善相關的所有權轉移手續(xù)和文件，在實際工作過程中若發(fā)生變動，應當進行及時記錄，并依據(jù)實際變動進行相關手續(xù)的辦理，確保使用權和所有權的統(tǒng)一，確保賬實相符。

另一方面，確保內部固定資產(chǎn)的賬實相符。對于固定資產(chǎn)的購入和使用，行政單位相關管理人員應當及時報送財務部門進行登記和入賬，并及時進行賬務核對工作，明確相關的賬目。同時還要將固定資產(chǎn)的賬面數(shù)據(jù)根據(jù)實際經(jīng)營變動狀況進行及時的變更，確保賬實相符，實現(xiàn)行政單位固定資產(chǎn)管理工作的順利推進。

（三）定期進行固定資產(chǎn)盤點工作

行政單位在推進內部固定資產(chǎn)管理工作時首先應當定期對其內部投入使用的固定資產(chǎn)進行盤點和抽查，并建立相應的盤點制度，對存在問題的固定資產(chǎn)及時追查原因，并按照相關的責任劃分追責到人，進行及時處理；其次，財務部門應當根據(jù)相關的會計核算數(shù)據(jù)，對固定資產(chǎn)使用的相關部門進行不定時抽查和核對，確保其固定資產(chǎn)的使用能夠做到賬實相符。最后還可以構建相應的離職清查制度。若存在相關管理人員的離職，應當在離職前對其所負責的固定資產(chǎn)進行核查，并辦理相關的資產(chǎn)移交程序，進一步確保固定資產(chǎn)安全[5]。

（四）加強固定資產(chǎn)管理信息化建設

行政單位通常會存在固定資產(chǎn)種類、數(shù)量、存放地點較多的問題，其在各部門間的流轉較為頻繁，且很多單位往往未能配置專門的固定資產(chǎn)管理人員，其固定資產(chǎn)的管理方式也未能及時更新，現(xiàn)有的方式已經(jīng)很難適應單位當前的發(fā)展需求。因而，其應當盡快引進信息化管理模式，加強內部固定資產(chǎn)管理信息化建設，并通過對其進行有效運用，實現(xiàn)固定資產(chǎn)相關信息的錄入以及定期盤點清查工作高效進行，進而降低相關管理人員的工作壓力，使其能夠擁有更多的精力參與固定資產(chǎn)管理工作。另外，相關管理人員根據(jù)信息系統(tǒng)收集到的固定資產(chǎn)管理相關信息，能夠更加明確地掌握單位內部固定資產(chǎn)的實際使用狀況，確保其經(jīng)營管理決策更加科學，進而推進行政單位固定資產(chǎn)管理水平提升，實現(xiàn)其持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的戰(zhàn)略目標[6]。

五、結束語

綜上所述，行政單位固定資產(chǎn)管理工作的不斷優(yōu)化和完善能夠幫助其更好地實現(xiàn)內部資產(chǎn)利用效率的提升，幫助行政單位進一步節(jié)約經(jīng)營成本，提升經(jīng)營效益，進而確保其經(jīng)營活動順利開展，實現(xiàn)自身持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的戰(zhàn)略目標，避免資產(chǎn)浪費[7-8]。但當前很多行政單位尚未認識到固定資產(chǎn)管理工作對單位發(fā)展的重要意義，在進行固定資產(chǎn)管理工作時仍然存在很多問題。在這樣的背景下，單位的相關管理人員應當根據(jù)自身的實際狀況建立相應的固定資產(chǎn)管理規(guī)范，并對相關資產(chǎn)實施嚴格的清查和盤點，保證其賬實相符，全面保障固定資產(chǎn)管理工作在行政單位內部順利推進[9-10]。