PDCA循環(huán)在醫(yī)院固定資產(chǎn)賬實管理中的應用

張友舜

PDCA循環(huán)在醫(yī)院固定資產(chǎn)賬實管理中的應用

張友舜

針對固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的賬實不符狀況，文章探討運用PDCA循環(huán)持續(xù)改進固定資產(chǎn)管理、降低賬實不符率、提升醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的思路和體會。

PDCA;管理;固定資產(chǎn);賬實

【Author's address】 Subei People's Hospital of Jiangsu Province，Yangzhou，225001，China

我院是一所大型綜合性三級甲等醫(yī)院。近年來，隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院固定資產(chǎn)的規(guī)模和價值也不斷擴大。固定資產(chǎn)數(shù)量多、分布散的特點，給管理帶來一定的難度。規(guī)范有序地管理固定資產(chǎn)，對實現(xiàn)其賬實相符、提升固定資產(chǎn)管理質(zhì)量、促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

1 PDCA模式

PDCA循環(huán)模式，分為:計劃(Plan);實施(Design);檢查(Check);處理(Act)階段，對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定并適當推廣、標準化;失敗的教訓加以總結(jié)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)里，是大環(huán)套小環(huán)階梯式上升的過程。其特點注重的是細節(jié)量化、環(huán)節(jié)監(jiān)控、全程互動［1］。是一個質(zhì)量持續(xù)改進的循環(huán)模型，也是提升全面質(zhì)量管理所應遵循的科學程序。

2 PDCA模式應用

醫(yī)院在固定資產(chǎn)管理中，應用PDCA模式，通過質(zhì)量管理計劃制定、組織實現(xiàn)、自我評價并不斷改進，實現(xiàn)質(zhì)量與安全的持續(xù)改進［2］，以期實現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實相符，促進醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的提升。

2.1 P階段

2.1.1 賬實現(xiàn)狀

1月初，醫(yī)院對全院固定資產(chǎn)進行了一次全面清查。35798項固定資產(chǎn)中，賬實不符1350項，幾乎每個部門都不同程度地存在賬實不符狀況。全院固定資產(chǎn)賬實不符率達4%。

2.1.2 原因分析

醫(yī)院固定資產(chǎn)賬實不符存在多方面原因，主要表現(xiàn)在:

2.1.2.1 組織架構(gòu)不合理 醫(yī)院財務、醫(yī)療、后勤等相關(guān)部門因缺乏相互溝通與協(xié)調(diào)，在管理過程中，時常出現(xiàn)管理上的脫節(jié)，后續(xù)管理缺乏協(xié)調(diào)性。加之使用部門管理意識淡薄，不設專人對賬實實行管理。

2.1.2.2 信息系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入失真 系統(tǒng)在初始設置時，相關(guān)人員缺乏責任心，未對照資產(chǎn)原始數(shù)據(jù)進行錄入，造成錄入系統(tǒng)臺賬與原有數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，出現(xiàn)失真。

2.1.2.3 系統(tǒng)信息化管理不強 系統(tǒng)僅應用于資產(chǎn)的出入庫管理，資產(chǎn)的記賬、報表的生成還無法直接從資產(chǎn)信息系統(tǒng)獲得相關(guān)數(shù)據(jù)支持，與財務無相關(guān)接口，信息資源交換與共享性差;動態(tài)管理醫(yī)院固定資產(chǎn)的程度不高。

2.1.3 設定目標

2.1.3.1 統(tǒng)籌協(xié)調(diào) 院領(lǐng)導親自參與相關(guān)部門的溝通和交流，宣傳全員參與固定資產(chǎn)管理的重要性，為固定資產(chǎn)管理營造良好環(huán)境。

2.1.3.2 多方參與 財務、醫(yī)療設備、總務后勤、信息相關(guān)部門根據(jù)在固定資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)的問題，多次進行分析，找尋對策，制定流程。

2.1.3.3 設定目標 制定方案，設定相應的目標，將賬實不符率降低至1.5%。

2.2 D階段

根據(jù)前期分析和設定的目標，各部門明確責職，依據(jù)流程，實施管理。

2.2.1 全方位多部門協(xié)調(diào)管理 醫(yī)院設立資產(chǎn)管理科，完善制度，優(yōu)化流程，協(xié)調(diào)各部門，全過程對醫(yī)院固定資產(chǎn)實行統(tǒng)一管理［3］。

2.2.2 提升系統(tǒng)功能 信息部門規(guī)范建立固定資產(chǎn)信息臺帳核算單元字典，對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，增加固定資產(chǎn)內(nèi)涵使用功能，提升固定資產(chǎn)動態(tài)信息管理平臺。

圖1 賬實不符原因魚骨圖分析

2.2.3 加強日常管理 使用部門設立固定固定資產(chǎn)管理人員，明確科室負責人為設備管理第一責任人。規(guī)范設備出入庫、交接、報廢手續(xù)。不定期查看賬卡物是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并報資產(chǎn)管理部門。

2.2.4 完善管理流程 管理部門統(tǒng)一資產(chǎn)一二三級單元口徑，規(guī)范設備條碼標識，粘貼于設備醒目位置，對固定資產(chǎn)實行分級管理。采用PDA等信息工具實地清查固定資產(chǎn)。

2.2.5 強化考核機制 資產(chǎn)管理科定期對賬賬、賬實進行核對，查明賬賬、賬實不符原因，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。對全院固定資產(chǎn)使用情況進行督查、考核，根據(jù)考核內(nèi)容，賦予相應的分值。

2.3 C階段

資產(chǎn)管理科依據(jù)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理考核方案，對使用設備單元進行考核、記錄與督查。遇設備變動較多科室，尤其是搬遷科室，幫助其逐一核查變動設備的來龍去脈。對賬實不符的設備，了解分析其不符具體原因，對督查中發(fā)現(xiàn)的問題，本著公正原則，查明原因，做到公平評價，合理賦分。

對擬調(diào)撥、報廢設備申請單據(jù)存在的遺漏的情況，指導其科室資產(chǎn)管理人員，按醫(yī)院固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)章制度及流程的規(guī)定，補辦理相關(guān)手續(xù)。

4月底，醫(yī)院對固定資產(chǎn)賬實相符情況進行了一次抽查，涉及40個醫(yī)技核算單元12580項設備。

2.4 A階段

此環(huán)節(jié)是階段性的總結(jié)和修訂，將成功的經(jīng)驗加以推廣，找出的差距和尚未解決的問題加以修訂，以此作為下一階段的動力和依據(jù)［4］。

2.4.1 效果確認 統(tǒng)計結(jié)果，12580項設備中，賬實不符的設備確認為220項，賬實不符率占1.75%。

表1 實施前后效果比較

2.4.2 存在問題 檢查中，發(fā)現(xiàn)有部分科室設備，仍存在無人管理情況，存在不定期進行盤點現(xiàn)象。個別人員不熟悉設備調(diào)撥報廢手續(xù)辦理事宜，存在資產(chǎn)隨意丟放狀況。

2.4.3 持續(xù)改進 資產(chǎn)管理科，定期將意見和問題以表格或通知形式逐條反饋到相關(guān)職能部門和科室，進行原因分析和改進［5］。管理部門，對存在的問題，研究落實各環(huán)節(jié)節(jié)點管理人員，調(diào)整相關(guān)人員責職范圍，完善固定資產(chǎn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理工作流程。

4 結(jié)論

PDCA循環(huán)運用了科學的管理理念和處理方法，是推動工作、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有效途徑［6-7］。PDCA模式，克服了傳統(tǒng)管理固定資產(chǎn)中出現(xiàn)的盲目性、隨意性的缺點，促進了醫(yī)院資產(chǎn)管理的有序性，增強了各部門固定資產(chǎn)管理意識，使醫(yī)院賬賬、賬實不符現(xiàn)象得到明顯改觀。一定程度上提升了醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量，優(yōu)化了資產(chǎn)資源配置。

［1］張中華，劉曉斌.醫(yī)院科研工作體會［J］.實用醫(yī)藥雜志，2008，25(8):1016-1018.

［2］張艷麗，王圣友，王吉善，等.PDCA應用于醫(yī)院管理的價值分析［J］.中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2015，22(3):4-5.

［3］張友舜.新會計制度下公立醫(yī)院提高固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的實踐［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，6(23):99-101.

［4］鄧新征，楊細妹，張麗興.運用“PDCA”循環(huán)法進行護理績效管理的體會［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12(12):84-85.

［5］王桂梅，周 群，秦 華，等.應用PDCA循環(huán)管理持續(xù)改進醫(yī)療服務質(zhì)量［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2015，15(2):92-97.

［6］宋琳琳，馬文江.運用PDCA循環(huán)模式促進臨床路徑關(guān)健環(huán)節(jié)的持續(xù)改進［J］.中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，29(3):179-181.

［7］吳立英，春曉，馬敬香，等.QC活動在降低PICU患兒補液外滲發(fā)生率的應用［J］.廣州醫(yī)藥，2015，46(1):67-69.

PDCA Cycle in Hospital Fixed Assets Management of the Accounts

ZHANG Youshun

For fixed asset management account does not match the real situation，this article discusses the applying PDCA to continuous improvement of the management of fixed assets，reduce the account does not match the real rate，improve the quality of hospital fixed assets management ideas and experience.

PDCA;Management;Fixed Assets;Account Real

R197.322

:Adoi:10.3969/j.issn.1671-332X.2016.08.048

張友舜:江蘇省蘇北人民醫(yī)院 江蘇揚州 225001