高校后勤精細(xì)化管理模式的構(gòu)建研究

文/吉林大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)前衛(wèi)校區(qū)后勤服務(wù)中心 張君

市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，帶動了高等教育的蓬勃發(fā)展，逐漸形成了我國特色的教育體系。高等教育的卓越發(fā)展，和高校后勤保障工作不可分割，良好的后勤保障工作是支撐高校教育的原動力，高校進(jìn)行的一切教學(xué)活動和科研活動以及人才培養(yǎng)活動，都需要高質(zhì)量的后勤作為支撐。雖然后勤工作相對于其他工作體系來說，受重視程度較低，但是高質(zhì)量的后勤服務(wù)對高校其他業(yè)務(wù)的開展具有較大影響。隨著高校師生數(shù)量的迅猛增加，對后勤保障工作質(zhì)量的需求也持續(xù)上升。在全國各地經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)提升的基礎(chǔ)上，人們對高校后勤的服務(wù)質(zhì)量要求越來越高。高校后勤的運營成本逐年遞增，物價居高不下，必須有精細(xì)化的后勤管理作為依托，才能保障高校的高速運行，滿足全校師生的需求。

一、高校后勤精細(xì)化管理模式構(gòu)建的背景

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》指出，需要全方位提高高校教育質(zhì)量，將現(xiàn)有的高校教育結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)特色教學(xué)、高水平教學(xué)。高校需要按照綱要基本要求，對自身進(jìn)行重新定位，以期最大化突出特色，創(chuàng)辦高水平大學(xué)，不斷優(yōu)化高校的核心競爭力。后勤作為高校一切活動的支撐力，必須整合資源配置，提高辦事效率，結(jié)合內(nèi)部管理制度，設(shè)計長久可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略。與此同時，高校后勤管理在社會化改革的基礎(chǔ)上，結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)，突出高校后勤的特點，不僅能夠提升服務(wù)質(zhì)量，又能夠達(dá)到科學(xué)管理的目的，滿足服務(wù)育人的標(biāo)準(zhǔn)，同時保障經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)水平。隨著后勤管理工作的全面推進(jìn)，高校后勤管理將之前的粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的精細(xì)化管理，已經(jīng)在短期內(nèi)實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)和服務(wù)流程的管理，且通過制定考核標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)了對后勤管理的全過程監(jiān)控，學(xué)校后勤將各個細(xì)節(jié)工作落到實處，降低了后勤管理成本的同時，滿足了高校的基本需求，在高校發(fā)展中發(fā)揮著巨大的作用。但是因為高校對這一理念的應(yīng)用不熟悉，實際操作中經(jīng)常無法較好地引入這一理念。在這樣的情況下，筆者希望通過全面認(rèn)識高校后勤管理和了解精細(xì)化管理的理念，為高校后勤工作提供借鑒和啟發(fā)。

二、高校后勤實現(xiàn)精細(xì)化管理的價值

（一）促進(jìn)高校資源的合理利用。在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的前提下，我國已經(jīng)基本形成了優(yōu)勝劣汰的市場競爭機(jī)制，想要長久生存下去，必須適應(yīng)轉(zhuǎn)型和變革的要求。高等院校作為培養(yǎng)人才的基地，也是重要的事業(yè)單位，其無論在經(jīng)營模式上，還是在培養(yǎng)人才方面，都需要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的基本要求。首要是完善高校內(nèi)部管理模式，在人力、物力以及財力資源等共同協(xié)助下實現(xiàn)精細(xì)化管理。以往的高校后勤管理工作中，雖然有專門的后勤部門，但是行政部門和財務(wù)部門沒有單獨針對后勤部門，而是針對全校范圍內(nèi)的機(jī)構(gòu)設(shè)置，導(dǎo)致利用高校相關(guān)的配置和資源的過程中經(jīng)常出現(xiàn)無法第一時間交接的現(xiàn)象，高校的資源無法得到充分利用。在精細(xì)化管理模式下，高校非常重視對內(nèi)部資源的整合使用，通過對內(nèi)部資源的科學(xué)劃分實現(xiàn)高校的資源配置，降低資源成本的同時，填補了以往高校后勤管理中存在的資源信息共享的難題，保障了資源的高效利用。

（二）提升高校的發(fā)展動力。高校后勤管理工作看似簡單，實際上涉及的范圍十分寬泛，且工作難度不斷增加，導(dǎo)致相關(guān)人員在開展后勤工作的過程中很難準(zhǔn)確掌握其中的問題，致使后期工作出現(xiàn)偏差。例如，在高校后勤管理工作的過程中，后勤人員因為沒有按照規(guī)定時間將設(shè)備和器材等資源進(jìn)行統(tǒng)計，采購部門沒有收到盤點的數(shù)據(jù)，誤認(rèn)為一些資源消耗較大，花巨資采購教學(xué)器材，導(dǎo)致資源浪費。而在精細(xì)化管理模式下，后勤管理工作將會制度化和規(guī)范化，細(xì)致的工作要求工作人員必須在高效率完成工作的同時，細(xì)致入微開展本職工作，最大限度減少高校在經(jīng)營中存在的風(fēng)險。

三、高校后勤精細(xì)化管理模式的職能

（一）計劃職能。在高校后勤精細(xì)化管理中，計劃職能是其管理工作之一。實際上，無論哪種管理活動，都需要計劃的支撐，尤其是在高校后勤精細(xì)化管理模式下，需要將工作細(xì)化。例如，服務(wù)在校師生作為高校精細(xì)化管理的一個基本活動，需要服務(wù)高校內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施和基本商業(yè)等。管理模式的構(gòu)建是一項非常復(fù)雜、廣泛性較強(qiáng)的工作，想要保障后勤工作穩(wěn)定運行，有必要將高校后勤工作的工資和工齡進(jìn)行限制，并且設(shè)計后勤管理規(guī)劃，為以后的工作提供有力依據(jù)，以防出現(xiàn)無順序開展工作的情況，將后勤工作的風(fēng)險降到最低，從而使得后勤工作有精細(xì)的組織目標(biāo)，發(fā)揮精細(xì)化管理的作用。

（二）組織職能。組織職能在高校后勤精細(xì)化管理模式下，主要是對物質(zhì)資源、人力資源等方面的管理和組織，對這些資源進(jìn)行合理規(guī)劃和重新配置，保障其在開展工作的過程中有組織、有目標(biāo)。高校后勤精細(xì)化管理模式，是以協(xié)調(diào)相關(guān)組織的配置為重點，以規(guī)劃與組織規(guī)劃后勤的設(shè)備、人力等資源為關(guān)鍵，提高后勤資源管理水平和相關(guān)資源的利用率。在組織職能的協(xié)助下，提升后勤管理人員的工作效率。

（三）控制職能。在精細(xì)化管理職能中，控制職能是其中最為關(guān)鍵的一環(huán)?？刂苹顒又饕w現(xiàn)在兩個方面：一方面，是對時間偏差進(jìn)行糾正管理；另一方面，是對現(xiàn)有的管理環(huán)境做出改變，并且第一時間按照計劃完成目標(biāo)，明確組織發(fā)展方向。高校后勤精細(xì)化管理模式下的工作內(nèi)容，不僅涵蓋餐飲管理，還涵蓋學(xué)校內(nèi)部設(shè)施管理等，這些控制職能的有效運用都和安全息息相關(guān)，因此一定要最大化發(fā)揮控制職能的作用，保障后勤管理工作的安全性。

（四）服務(wù)職能。隨著教育改革的不斷深入，高校后勤精細(xì)化管理工作越發(fā)重視效益指標(biāo)，作為高校的基本保障組織，效益是次要的，主要在于后勤管理工作運轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性。后勤團(tuán)隊的服務(wù)質(zhì)量，是衡量高校后勤作業(yè)效率性的一個重要指標(biāo)。實際上，高校后勤工作主要職能是給高校師生提供高質(zhì)量的服務(wù)和有力的后勤支撐。也正是因為高校后勤管理工作具有獨立性，決定了其具有的服務(wù)職能。

（五）教育職能。教育職能在高校后勤管理工作中屬于比較特殊的職能之一，通常情況下是為高校教學(xué)工作提供支撐的部門?；诮虝说睦砟?，高校后勤部門應(yīng)以身作則，為學(xué)生提供高質(zhì)量服務(wù)。同時，將學(xué)校想要傳達(dá)出去的教育職能發(fā)揮出來，為師生提供良好的學(xué)習(xí)氛圍，潛移默化地影響學(xué)生和教師，這也是高校后勤管理和其他組織的差異之處。

四、構(gòu)建高校后勤精細(xì)化管理模式的對策

（一）構(gòu)建管理理念。想要提升高校后勤管理工作的精細(xì)化管理質(zhì)量，必須做好如下幾點：第一，需要將精細(xì)化管理理念全面滲透進(jìn)所有工作人員的意識之中，這是保障精細(xì)化管理工作得以有效落實的基礎(chǔ)。第二，要大力宣傳精細(xì)化管理的各個環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)，要求所有后勤工作人員全面了解精細(xì)化管理的活動安排和組織行為，在此基礎(chǔ)上將相關(guān)工作人員心中的責(zé)任感激發(fā)出來，讓其帶著使命感去執(zhí)行任務(wù)。第三，每個工作日結(jié)束后進(jìn)行復(fù)盤，將管理中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析和解決，絕對不將問題留到第二天；根據(jù)每個時間段和每項業(yè)務(wù)的不同，設(shè)計不同的精細(xì)化管理方案，使得管理更有針對性。高校后勤工作領(lǐng)導(dǎo)者需要不斷學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的工作理念以及新的管理方式，自行消化和理解之后，融會貫通應(yīng)用到日常管理工作中。大多數(shù)高校已經(jīng)有較長的生存歷史，想要改變傳統(tǒng)觀念下形成的特定思維模式，管理者必須下定決心，充分發(fā)揮與時俱進(jìn)的精神。受傳統(tǒng)學(xué)校行政制度的影響，面對同時擁有高校員工和管理人員雙重身份者，應(yīng)該給予其更多的機(jī)會進(jìn)行學(xué)習(xí)，改變他們的觀點，通過精細(xì)化管理理念的培訓(xùn)，優(yōu)化管理人員理論知識體系和管理理念，改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的傳統(tǒng)思想。同時，在推進(jìn)后勤精細(xì)化管理的過程中，領(lǐng)導(dǎo)干部思想觀念轉(zhuǎn)變得快與慢、深與淺，在一定程度上影響著下屬工作人員觀念的轉(zhuǎn)變和行為規(guī)范，牽制著精細(xì)化管理在高校后勤的有序推進(jìn)。

（二）完善管理制度和流程。為了提高精細(xì)化管理的質(zhì)量，目前被大學(xué)認(rèn)可的系統(tǒng)和程序需要不斷優(yōu)化。在這一進(jìn)程中，需要科學(xué)劃分責(zé)任和任務(wù)范圍，完善工作流程，制定日常工作計劃，準(zhǔn)確界定工作標(biāo)準(zhǔn)，并為今后的審查奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，發(fā)展職業(yè)培訓(xùn)制度，提高工作人員的勞動標(biāo)準(zhǔn)等。在體制方面，必須建立嚴(yán)格的價格控制和控制制度，以便使工作人員集中精力改進(jìn)管理。要建立嚴(yán)格的控制制度，不僅要審查工作人員的業(yè)績，還要對管理層進(jìn)行有效監(jiān)督，確保所有教職工積極參與管理改進(jìn)，從而迅速改善管理模式。例如，工資制度直接影響到人才流動。不適當(dāng)?shù)男劫Y制度可能導(dǎo)致分配不當(dāng)，使人力資源管理更加困難，同時影響和阻礙全面的后勤管理。對工作人員個人而言，高薪代表的是個人能夠完成組織交代的工作，并且可以較高水平地完成，在某種意義上代表著個人價值。因此，建立一個適當(dāng)?shù)男匠曛贫葘τ诠ぷ魅藛T的個人發(fā)展以及對后勤管理的高效運行至關(guān)重要。首先需要進(jìn)行市場調(diào)查，以了解高校收入領(lǐng)域，然后才能根據(jù)國內(nèi)的薪資水準(zhǔn)，根據(jù)適用于不同職位的條件，對所有后勤人員進(jìn)行分類、科學(xué)和合乎邏輯的補償，并考慮到指標(biāo)的實用性。

（三）加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)。后勤管理隊伍對管理質(zhì)量有直接影響，因此，改善后勤管理和人力資源開發(fā)至關(guān)重要。一是要積極吸收外部人才進(jìn)入高校后勤部門，“新鮮血液”可以調(diào)劑內(nèi)部生活，以創(chuàng)新的方式履行后勤管理職責(zé)，迅速提高管理效率。二是要加強(qiáng)內(nèi)部管理人員定向培訓(xùn)，完善管理模式，更加明確職責(zé)，提高工作表現(xiàn)，從而加快和完善管理。三是要加強(qiáng)隊伍建設(shè)時需要始終秉承上級要求，全方位提高高校的教育質(zhì)量，將現(xiàn)有的高校教育結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)特色教學(xué)，高水平教學(xué)。比如，為了促使管理隊伍建設(shè)更加專業(yè)化，可通過精細(xì)化管理方式開展后勤管理隊伍建設(shè)。通過建設(shè)精細(xì)化的制度，實施績效管理模式，搭建溝通平臺和投訴平臺等，將管理人員的績效和平臺的評分掛鉤。后勤管理工作十分瑣碎，需要后勤人員不斷完善，因此，后勤人員可根據(jù)員工的個性特點以及特長，讓其有機(jī)會將自身的特長發(fā)揮出來。例如，若是電器維修員工有溝通的特長，可通過績效的形式，讓其在維修的過程中記錄下師生的需求，向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋，從而節(jié)省溝通上報的時間，讓溝通的效果更佳。

五、結(jié)語

高校想要給人留下深刻的印象，不僅需要過硬的教育實力，還需要良好的教育氛圍，而良好的教育環(huán)境和氛圍離不開后勤管理。高校后勤工作不僅要滿足師生的日常需求和學(xué)習(xí)需求，還要結(jié)合實際情況不斷實現(xiàn)科學(xué)化和精細(xì)化的管理。目前，大多數(shù)高校認(rèn)識到了精細(xì)管理的重要性，但實際管理體系的建立和實施還面臨著更多的挑戰(zhàn)，高校后勤管理者必須適應(yīng)當(dāng)前的環(huán)境，積極引入并不斷完善精細(xì)化管理模式，促進(jìn)高校后勤工作長期、持續(xù)發(fā)展。