基于內(nèi)控視角下的高職院校合同管理問(wèn)題研究

李霞

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和教育體制的不斷完善，高職教育得到了越來(lái)越多的關(guān)注和重視，高職院校合同管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化將成為高職教育管理的重要內(nèi)容和方向。高職院校合同管理的主要目的是保障校方和教職員工的權(quán)益，規(guī)范雙方的行為，減少或避免學(xué)校在合同執(zhí)行過(guò)程中的糾紛，促進(jìn)高職院校事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。本文結(jié)合我國(guó)目前高職院校合同管理普遍存在的問(wèn)題，在規(guī)范內(nèi)部控制建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)合同的監(jiān)管，以及合同管理制度方面給出意見和建議，以保障高職院校的健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；合同管理；高職院校

一、引言

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，高職院校無(wú)論是辦學(xué)方式與規(guī)模、人才培養(yǎng)模式等方面都日漸復(fù)雜，隨之而來(lái)的合同數(shù)量和種類也越來(lái)越多，牽涉面很廣，合同金額也越來(lái)越大，潛在的風(fēng)險(xiǎn)日益加大，所以規(guī)范高職院校合同的管理越發(fā)重要。財(cái)政部早在2012年就印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)），其中對(duì)合同管理進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)范。高職校合同管理是高職校內(nèi)部控制的重要組成部分，高職院校應(yīng)重視合同管理工作，加強(qiáng)對(duì)合同的監(jiān)管，規(guī)范學(xué)校運(yùn)營(yíng)，以此來(lái)保障學(xué)生權(quán)益和提高財(cái)務(wù)管理水平，為學(xué)校的健康穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

二、高職院校加強(qiáng)合同管理的重要意義

合同管理是指組織或公司在簽署、執(zhí)行和終止合同期間管理合同的過(guò)程。它包括對(duì)合同的創(chuàng)建、執(zhí)行和監(jiān)督，以確保所有合同都符合法律要求、風(fēng)險(xiǎn)最小化，并實(shí)現(xiàn)合同的最大效益。合同管理主要包括合同的招投標(biāo)、談判、簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收，合同模板的提供，以及合同的歸檔等全過(guò)程。內(nèi)控系統(tǒng)的目的是確保學(xué)校工作的合法性、合理性和有效性，以保障學(xué)校的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。而規(guī)范的合同管理能夠明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，減少或避免學(xué)校在合同執(zhí)行過(guò)程中的糾紛，有效保障學(xué)校利益。所以說(shuō)合同管理是學(xué)校運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵組成部分，也是學(xué)校內(nèi)控體系的重要組成部分。

首先，加強(qiáng)合同管理可以幫助學(xué)校提高內(nèi)控效率。高校簽訂的合同眾多，涉及到的內(nèi)容也很復(fù)雜，合同管理研究可以幫助學(xué)校通過(guò)建立合同管理制度，規(guī)范合同管理流程，確保各個(gè)環(huán)節(jié)有序、嚴(yán)謹(jǐn)。通過(guò)探索合同管理的最佳實(shí)踐，從而節(jié)省時(shí)間和人力成本；還可以通過(guò)探索合同信息化管理的方式和方法，加強(qiáng)合同信息化建設(shè)，從而提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性，降低學(xué)校管理成本。

其次，合同管理研究可以幫助提高學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)規(guī)范合同管理制度，幫助學(xué)校建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，從而優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，同時(shí)減少采購(gòu)成本。通過(guò)對(duì)合同的規(guī)范管理和執(zhí)行，可以避免因合同違約或漏洞導(dǎo)致的額外費(fèi)用和損失，幫助學(xué)校合理規(guī)劃資源配置，避免資源浪費(fèi)和重復(fù)投入，從而確保學(xué)校、教師、學(xué)生等各方權(quán)益得到保障。合同管理還可以幫助高校與合作伙伴建立互信和良好的合作關(guān)系，增強(qiáng)合作伙伴對(duì)高校的信任和合作意愿。

第三，合同管理可以防止法律糾紛、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。高校與合作伙伴簽訂合同是為了達(dá)成共同的目標(biāo)，合同管理可以確保雙方理解和遵守合同條款，防止合同糾紛和法律訴訟的發(fā)生。高校與合作伙伴簽訂的合同涉及到高校的聲譽(yù)和利益，如招生、科研、校企合作等，合同管理可以從法律層面確保高校利益和聲譽(yù)不受到侵害。

三、高職院校合同管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏行之有效的合同管理制度

合同管理是一個(gè)全合同管理，從合同的洽談擬定，到合同的審批、簽定、執(zhí)行、完結(jié)歸檔，需要一個(gè)有據(jù)可依的流程化指導(dǎo)和監(jiān)控。沒(méi)有一個(gè)行之有效的合同管理制度，缺乏統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有規(guī)范的審批程序，可能導(dǎo)致合同的簽訂過(guò)程存在漏洞、合同條款不清晰、不完整、未經(jīng)過(guò)法律審查等問(wèn)題，權(quán)責(zé)不明確。從而出現(xiàn)管理盲區(qū)和管理漏洞，導(dǎo)致學(xué)校的合同管理混亂，增加商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）缺乏完善的合同管理信息系統(tǒng)

由于缺乏合同管理信息系統(tǒng)，高校合同檔案管理混亂，存放不規(guī)范、資料不全面，合同執(zhí)行信息不能及時(shí)有效查詢，學(xué)校就無(wú)法及時(shí)了解合同履行可能存在的風(fēng)險(xiǎn)情況，難以有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控和防范。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，難以保證合同管理的效率。同時(shí)也導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能缺失，缺乏對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的功能，難以評(píng)估合同管理的效果。同時(shí)由于缺乏合同管理系統(tǒng)，一旦遇到問(wèn)題，學(xué)?？赡苄枰馁M(fèi)大量的人力物力去處理，導(dǎo)致工作效率很低。

（三）缺乏合同管理的專業(yè)人才

專業(yè)的合同管理人員對(duì)合同從擬定到簽章到執(zhí)行，一方面能夠提供設(shè)計(jì)合理的合同范本，另一方面專業(yè)的合同管理人員都能具備足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和處理能力。在合同履行過(guò)程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，并及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。但是現(xiàn)在很多學(xué)校并不具備專業(yè)專職的合同管理人員。

1.合同管理不規(guī)范

合同管理人員在合同管理的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)合同文件管理不規(guī)范的情況，例如不按照規(guī)定進(jìn)行合同備案、登記和歸檔，或者合同文本沒(méi)有按照規(guī)范的格式、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編寫和管理。

2.合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)

合同管理人員在編寫合同條款時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)條款不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，例如存在一些模糊、含糊的用語(yǔ)，或者某些條款的內(nèi)容不夠明確、具體，從而給后續(xù)的合同履行帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。

3.對(duì)合同履行風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控不到位

在合同履行的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些違約、失信的情況，例如不能按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求進(jìn)行履行，或者未能履行約定的保密、保證等義務(wù)，合同管理人員不能及時(shí)監(jiān)控、反饋相關(guān)問(wèn)題，沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，或者沒(méi)有采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和控制，錯(cuò)失解決問(wèn)題的良機(jī)，從而導(dǎo)致后續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生。

4.合同糾紛處理不當(dāng)

合同管理人員在合同糾紛處理的過(guò)程中，不具備足夠的法律知識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)處理不當(dāng)?shù)那闆r，或者處理不公、不合理，從而導(dǎo)致合同糾紛無(wú)法得到妥善解決，甚至出現(xiàn)訴訟等法律糾紛。

（四）缺乏明確的合同審核流程

合同審核的流程包括從合同的提交到初審、審核人員的組成，到終審，一直到合同的簽訂，具體流程可能因各個(gè)單位情況差異而有所不同，但是合同審核的基本流程可以幫助確保合同審核的有效性和準(zhǔn)確性。目前很多學(xué)校合同審核流程具有一定的模糊性，導(dǎo)致合同的審核從審核人員不具備獨(dú)立性、審核記錄不完備、審核結(jié)果不及時(shí)，有可能會(huì)遺漏某些必要的步驟，從而導(dǎo)致合同錯(cuò)誤或遺漏關(guān)鍵條款，從而影響學(xué)校的正常運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展。

（五）缺乏合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制

缺乏合同跟蹤機(jī)制可能會(huì)導(dǎo)致組織在執(zhí)行合同方面出現(xiàn)問(wèn)題。合同跟蹤機(jī)制是指組織內(nèi)部采取的一系列措施，以確保合同得到有效的執(zhí)行和監(jiān)督。合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制不完善，合同簽訂完畢，沒(méi)有專人對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，對(duì)合同履約的關(guān)鍵指標(biāo)，比如時(shí)間進(jìn)度、質(zhì)量要求、完工日期等不能做到實(shí)時(shí)把控。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，很有可能錯(cuò)過(guò)解決問(wèn)題的最佳時(shí)機(jī)，導(dǎo)致一些不利的后果。合同跟蹤機(jī)制沒(méi)有納入績(jī)效考核體系，不能對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，也會(huì)導(dǎo)致合同管理效率低下。

四、高職院校提升合同管理水平的建議

要想提高高職院校合同管理工作的水平，需要通過(guò)建立完善的合同管理制度、強(qiáng)化合同管理人員專業(yè)素養(yǎng)、提高合同管理信息系統(tǒng)的效率等措施來(lái)解決。

（一）強(qiáng)化合同管理制度建設(shè)

高職院校需要認(rèn)識(shí)合同管理的重要性，建立健全合同管理制度，提高合同管理的水平和效率，規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程，其中包括合同簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督等方面的流程和規(guī)定，以及重大合同審核制度。

第一，制定合同管理制度的目標(biāo)和原則。制度建設(shè)需要明確合同管理的目標(biāo)和原則，例如合同管理的公平性、合法性、規(guī)范性等。第二，建立合同管理制度的組織結(jié)構(gòu)和工作流程。確定合同管理的組織結(jié)構(gòu)和工作流程，明確各級(jí)管理人員和工作人員的職責(zé)和權(quán)限。第三，制定合同管理制度的具體規(guī)定。對(duì)合同管理中的具體事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)定，如合同簽訂的程序、合同條款的規(guī)范、履行義務(wù)的要求、違約責(zé)任的處理等。第四，加強(qiáng)合同管理制度的宣傳和培訓(xùn)。加強(qiáng)合同管理制度的宣傳和培訓(xùn)，使全體員工了解和遵守合同管理制度。第五，建立合同管理制度的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制。建立合同管理制度的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正制度中的不足和問(wèn)題。

在這個(gè)制度系統(tǒng)中，需要明確各類合同的簽訂的責(zé)任部門、歸口管理部門和協(xié)作部門，根據(jù)合同金額所屬等級(jí)而確認(rèn)的審批權(quán)限，在合同簽訂過(guò)程中涉及到的相關(guān)部門和責(zé)任人的職責(zé)等等，需要有明確的規(guī)定和細(xì)則。制度建設(shè)不是一蹴而就的，需要有一個(gè)不斷完善的過(guò)程，才能提高合同管理的效率和質(zhì)量；同時(shí)建議設(shè)立專業(yè)的法規(guī)部門和專業(yè)法律顧問(wèn)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行把控。通過(guò)以上步驟，建立健全合同管理制度，提高高職院校合同管理的規(guī)范化程度，確保合同管理的公平性和合法性，促進(jìn)高職院校的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）提高合同管理的信息化水平

信息化可以提高合同管理的效率，減少人工操作的時(shí)間和成本，使合同管理更加快速和精準(zhǔn)。提升高職院校合同管理的信息化水平，還可以實(shí)現(xiàn)合同管理與其他業(yè)務(wù)的無(wú)縫連接。

第一，建立合同管理信息化體系。高職院?？梢越⒑贤芾硇畔⒒w系，包括合同管理軟件、管理流程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安全措施等，以實(shí)現(xiàn)合同信息化、流程化、規(guī)范化。第二，加強(qiáng)管理流程的優(yōu)化。高職院?？梢酝ㄟ^(guò)合同管理流程的優(yōu)化，減少人工干預(yù)和管理環(huán)節(jié)，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)增加流程監(jiān)管和追溯，強(qiáng)化合同管理的規(guī)范性和安全性。第三，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平。高職院校可以提高師生的信息技術(shù)應(yīng)用水平，包括辦公軟件的使用、數(shù)據(jù)分析和處理技能的提升等，以便更好地應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)管理合同。第四，建立合作機(jī)制。高職院?？梢耘c相關(guān)企業(yè)、機(jī)構(gòu)建立合作機(jī)制，共享信息技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)高職院校合同管理信息化水平的提升。當(dāng)然，學(xué)校還需要注意網(wǎng)絡(luò)安全等方面的措施，以應(yīng)對(duì)潛在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）設(shè)立專職的合同管理部門或人員

高職院校應(yīng)該開展合同管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和教育，以提高他們的素質(zhì)。合同管理部門需要提供標(biāo)準(zhǔn)的合同模板，明確合同的具體條款、條件和要求，以確保相關(guān)簽約員工對(duì)合同條款有正確的理解。同時(shí)，合同管理部門協(xié)助簽約人員設(shè)定衡量合同履約的關(guān)鍵指標(biāo)，如時(shí)間表、質(zhì)量要求、交付日期等，實(shí)施一套有效的監(jiān)督和控制機(jī)制，以確保合同履約過(guò)程中的問(wèn)題得到及時(shí)解決。再者，合同管理人員需要定期更新履約指標(biāo)的完成情況，并對(duì)偏差進(jìn)行跟蹤和分析，向有關(guān)人員報(bào)告合同履約的進(jìn)展情況，確保相關(guān)責(zé)任人都能夠及時(shí)了解履約情況。如果出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)以便采取措施，解決糾紛，避免延誤給學(xué)校帶來(lái)其他不利影響。合同管理人員要對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，保持階段性針對(duì)性檢查，注意合同的履約情況，保持溝通，排除隱患，如有重大風(fēng)險(xiǎn)隱患，及時(shí)向上層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并進(jìn)行高層集體決策研究對(duì)策，排除風(fēng)險(xiǎn)。

（四）完善合同跟蹤和監(jiān)督機(jī)制

高職院校應(yīng)該建立有效的合同管理監(jiān)督機(jī)制，通過(guò)實(shí)施合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，可以有效地監(jiān)督和管理合同履約過(guò)程，確保各方按照合同約定的條件和要求履行義務(wù)，避免履約風(fēng)險(xiǎn)和爭(zhēng)議。

第一，確定合同跟蹤和監(jiān)督責(zé)任人。建立合同跟蹤和監(jiān)督責(zé)任人的制度，明確每個(gè)責(zé)任人的職責(zé)和權(quán)限，確保每份合同都有相應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第二，建立合同跟蹤和監(jiān)督流程。制定明確的合同跟蹤和監(jiān)督流程，包括合同的存檔、查閱、更新、審核等環(huán)節(jié)，確保合同管理的全過(guò)程可控、可監(jiān)督。第三，在信息系統(tǒng)建設(shè)中設(shè)立合同跟蹤和監(jiān)督模塊，建立合同跟蹤和監(jiān)督的信息系統(tǒng)，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)合同管理的全流程可視化和可追溯化，方便對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和跟蹤。第四，定期開展合同執(zhí)行情況的檢查。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保合同的執(zhí)行符合相關(guān)法律法規(guī)和合同約定。第五，引入績(jī)效考核機(jī)制。將合同執(zhí)行情況作為重要的考核指標(biāo)，引入相應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制，鼓勵(lì)責(zé)任人積極跟蹤和監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，確保合同的有效執(zhí)行。

五、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，中國(guó)高職院校合同管理已經(jīng)取得了顯著的進(jìn)展，但仍有待進(jìn)一步完善。學(xué)校應(yīng)該繼續(xù)加強(qiáng)合同管理制度建設(shè)，并不斷提高合同管理水平。如果企業(yè)沒(méi)有科學(xué)的合同管理機(jī)制，那么合同簽訂后，學(xué)校就可能承擔(dān)一些風(fēng)險(xiǎn)，甚至導(dǎo)致一些嚴(yán)重的后果，致使學(xué)校遭受不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失。高校合同管理的重要性體現(xiàn)在維護(hù)法律合規(guī)、保護(hù)高校利益和聲譽(yù)、提高管理效率、改善合作伙伴關(guān)系等方面。高校建立完善的合同管理機(jī)制，加強(qiáng)合同管理和監(jiān)督，強(qiáng)化合同全生命周期管理工作，真正做到未雨綢繆，防患于未然。

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