探究基于智慧城市的城建檔案管理利用發(fā)展方向

王偉國(guó)

摘 要：智慧城市建設(shè)已成為當(dāng)代社會(huì)城鎮(zhèn)化發(fā)展的主流方向，其有效整合了各方面、各地域、各行業(yè)的資源，對(duì)提升人民生活質(zhì)量、加強(qiáng)人文建設(shè)產(chǎn)生了積極作用。城建檔案資源的構(gòu)建是城市走向智慧化的數(shù)據(jù)引擎，其管理利用工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，本文圍繞智慧城市背景下城建檔案管理利用發(fā)展的必要性、存在的問(wèn)題和未來(lái)發(fā)展的策略展開研究，針對(duì)管理模式、管理體系、人員管理、信息化管理、開發(fā)利用等方面提供相應(yīng)措施，以期為城建檔案管理部門作決策參考。

關(guān)鍵詞：智慧城市；城建檔案；管理利用；信息化

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的不斷提升，我國(guó)的城鎮(zhèn)化建設(shè)不斷推進(jìn)，全球智慧城市步入快速發(fā)展階段的趨勢(shì)與中國(guó)新型城鎮(zhèn)化進(jìn)程和居民生活的需求相契合，智慧城市也成為我國(guó)新型城鎮(zhèn)化的重要抓手。2021年，國(guó)家“十四五”規(guī)劃綱要對(duì)推進(jìn)新型智慧城市建設(shè)提出明確要求，要構(gòu)建城市數(shù)據(jù)資源體系，推進(jìn)城市數(shù)據(jù)大腦建設(shè)，并對(duì)新型基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府、數(shù)字生態(tài)發(fā)展提出了新的要求和實(shí)施方案。在全面推動(dòng)智慧城市背景下，城建檔案管理工作不斷邁向信息化智慧化時(shí)代，為智慧城市的建設(shè)水平提供原始數(shù)據(jù)支持，有效助力各地區(qū)城市化、智慧化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代智慧城市有效布局。

1 智慧城市背景下城建檔案管理利用發(fā)展的必要性

1.1 政策傾向創(chuàng)造良好發(fā)展環(huán)境

國(guó)家在“十四五”規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)中明確指出，要“分級(jí)分類推進(jìn)新型智慧城市建設(shè)”“建設(shè)智慧城市和數(shù)字鄉(xiāng)村”，形成了“智慧熱”的城市建設(shè)環(huán)境。國(guó)家檔案主管部門也在借勢(shì)發(fā)展，陸續(xù)出臺(tái)相關(guān)政策來(lái)推動(dòng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變和管理模式的優(yōu)化，為智慧化城市建設(shè)提供幫助和支持。由此可見(jiàn)，國(guó)家為智慧城市和檔案事業(yè)的發(fā)展指明前進(jìn)方向、提供根本遵循、營(yíng)造良好的政策氛圍，正是大力發(fā)展城建檔案管理利用工作的關(guān)鍵時(shí)刻和最佳時(shí)機(jī)。

1.2 新興技術(shù)推動(dòng)工作轉(zhuǎn)型升級(jí)

我國(guó)智慧城市在網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)及大數(shù)據(jù)等發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中穩(wěn)步前行。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主、手工查詢利用的城建檔案管理模式已跟不上時(shí)代潮流，需要城建檔案管理者尋找新思路、新方法，開辟新渠道、新方式。一方面適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作順利推進(jìn)的需求。另一方面完善和改革智慧城市背景下城建檔案工作的意義和存在價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的資政作用。將科技力量融入檔案工作，促進(jìn)其達(dá)到更高的效率和最優(yōu)的水準(zhǔn)。例如新興存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，為當(dāng)前信息的保存和未來(lái)數(shù)據(jù)的提取利用提供了便利，能將城市建設(shè)歷史永久保存，為后續(xù)城市的進(jìn)步和國(guó)家政策的完善留下記憶和痕跡；大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析，能夠提升對(duì)城建檔案資源庫(kù)數(shù)據(jù)的深度提取和廣泛利用，對(duì)智慧城市建設(shè)改造等方面提供更為積極、有效的思路和方法，更加彰顯了城建檔案管理的宏觀意義。

1.3 海量數(shù)據(jù)助力智慧城市發(fā)展

智慧城市的發(fā)展是建立在龐大的原始數(shù)據(jù)上的。建設(shè)初期需要城建檔案數(shù)據(jù)資源中的基建圖紙、建設(shè)方案、設(shè)施變動(dòng)記錄等信息作為參考，進(jìn)而對(duì)具體情況進(jìn)行深入分析和研究，為智慧城市的具體規(guī)劃和實(shí)施方案的出臺(tái)提供堅(jiān)實(shí)理論基礎(chǔ)和信息保障。對(duì)于歷史文化古城的智慧城市改造，需依托城建檔案的街道文字介紹、歷史古跡描述、人文故事等歷史文化記憶相關(guān)資料，為智慧城市建設(shè)、保護(hù)傳承歷史文化遺產(chǎn)和延續(xù)歷史風(fēng)貌的同步開展提供必要依據(jù)，在智慧城市規(guī)劃建設(shè)中做好歷史文化保護(hù)傳承，更好推進(jìn)以人為核心的城鎮(zhèn)化，使城市更健康、更安全、更宜居，成為人民群眾高品質(zhì)的生活空間。

2 智慧城市背景下城建檔案管理利用發(fā)展的不足之處

2.1 管理模式落后、管理體系不健全

目前大部分城建檔案部門的檔案管理沒(méi)有依據(jù)最新頂層設(shè)計(jì)和實(shí)際發(fā)展情況，在檔案的收集、管理、查詢、利用、存儲(chǔ)方面缺乏規(guī)范化、清晰化的標(biāo)準(zhǔn)流程，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)收集范圍模糊、管理工作混亂的問(wèn)題。部分單位制定的檔案管理制度在管理者實(shí)際執(zhí)行方面存在很大紕漏，停留在形式主義，并沒(méi)有很好地去落實(shí)，導(dǎo)致城建檔案工作環(huán)境松散隨意，從業(yè)者工作積極性差，檔案制度失去權(quán)威和意義。館內(nèi)工作人員也僅僅是按照要求，按部就班，低標(biāo)準(zhǔn)地開展工作，對(duì)管理過(guò)程中出現(xiàn)的收集不齊全、整理不規(guī)范、利用不合理等相關(guān)問(wèn)題沒(méi)有進(jìn)行深層次分析和總結(jié)探討，給城建檔案的未來(lái)發(fā)展帶來(lái)了很大阻力。

2.2 人員水平較低、服務(wù)意識(shí)淡薄

目前大多數(shù)城建檔案部門人員較少、年齡較大、學(xué)習(xí)能力較低，導(dǎo)致工作質(zhì)量達(dá)不到要求。工作人員素質(zhì)提升的培訓(xùn)計(jì)劃相對(duì)少，導(dǎo)致其綜合水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代發(fā)展步伐。智慧城市的推進(jìn)和人民對(duì)美好精神生活的新期待，對(duì)城建檔案管理部門實(shí)現(xiàn)服務(wù)品牌化、主體多元化、形式多樣化提出新的需求。檔案的利用不僅僅是簡(jiǎn)單查詢，更加希望有關(guān)部門單位能夠?yàn)槠涮峁┒喾N類、多要素、多方式的檔案服務(wù)，例如聲像檔案展示、檔案展覽、檔案編研書籍。目前人民群眾在城建檔案上的獲得感和滿意度不夠強(qiáng)烈，部分城市雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智慧城市的建設(shè)，但是城建檔案的智慧化服務(wù)還停留在初期。

2.3 檔案信息化滯后、發(fā)展不平衡

一是城建檔案事業(yè)信息化總體發(fā)展落后。各地檔案信息化工作雖在全國(guó)范圍內(nèi)相繼進(jìn)行，由于各地城建檔案管理者重視程度、資金幫持力度和外包公司能力存在的差異，導(dǎo)致各地城建檔案館信息平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量良莠不齊，不同平臺(tái)集成度不高，管理性不強(qiáng)，城建檔案信息化管理仍然處于初級(jí)階段，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)挖掘、信息分析和高效利用。二是城建檔案部門共享觀念有待提升。與其他部門合作較少，館藏資源共享力度不夠，數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合，難以達(dá)到檔案遠(yuǎn)程服務(wù)、多方數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián)的標(biāo)準(zhǔn)。三是檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高。大多從業(yè)者尚未掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分析等新興科學(xué)知識(shí)，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要，即使信息化工作得到有效開展，也會(huì)因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)直接影響信息化、智慧化技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用。

2.4 檔案信息安全存在隱患

一是城建檔案從業(yè)者檔案安全意識(shí)淡薄。在基層城建檔案部門，相關(guān)管理人員將檔案的收集整理、存放利用作為工作重點(diǎn)，對(duì)于檔案安全不夠重視，疏于管理，未能保持高度的責(zé)任感和警惕性，檔案安全管理制度未能做到有章可循，存在漏洞，容易讓社會(huì)閑散人員及不法分子有可乘之機(jī)，造成檔案丟失、損害等不可逆損失。二是由于傳統(tǒng)庫(kù)房缺乏對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)措施，導(dǎo)致檔案極易因外部環(huán)境受到腐蝕、風(fēng)化，部分單位對(duì)檔案庫(kù)房安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、安全保障機(jī)制四個(gè)方面工作開展實(shí)地檢查不夠頻繁，存在安全管理機(jī)制不順暢、安全設(shè)施設(shè)備不完善、安全應(yīng)急演練不規(guī)范、執(zhí)行“八防”標(biāo)準(zhǔn)不到位、檔案信息系統(tǒng)不健全等問(wèn)題，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患依然存在，沒(méi)有做到全面排查，專項(xiàng)治理，導(dǎo)致形成惡循環(huán)，危害不斷蔓延擴(kuò)大，造成不可挽回的損失。三是系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)在建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有配置漏洞掃描、安全審計(jì)、防火墻、殺毒軟件等，同時(shí)對(duì)已形成的電子檔案沒(méi)有進(jìn)行異質(zhì)備份和異地備份，極易造成數(shù)據(jù)損壞、丟失、被竊等。

3 智慧城市背景下城建檔案管理利用未來(lái)發(fā)展策略

3.1 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、健全管理體系

一是要牢固樹立公共服務(wù)理念，明確單位責(zé)任擔(dān)當(dāng)、功能定位和發(fā)展方向，清晰地認(rèn)識(shí)到城建檔案的存在意義和根本遵循實(shí)為智慧城市建設(shè)服務(wù)，從不同的視角對(duì)目前工作進(jìn)行逐步完善，優(yōu)化各環(huán)節(jié)工作流程，強(qiáng)化檔案管理的有效性和專業(yè)性，逐步拋棄傳統(tǒng)管理思維和工作實(shí)施辦法，加強(qiáng)責(zé)任分工，細(xì)化每位工作人員的職責(zé)內(nèi)容。在工作中要建立科學(xué)合理、上行下效的城建檔案管理體系，設(shè)立嚴(yán)格的監(jiān)督檢查和追責(zé)問(wèn)責(zé)制度。二是要不斷創(chuàng)新工作方法，建立檔案精細(xì)化管理體系，探索檔案管理新道路新模式，促進(jìn)檔案管理的全過(guò)程緊密結(jié)合智慧城市發(fā)展規(guī)劃，推動(dòng)智慧城市建設(shè)工作順利開展，為其高質(zhì)量發(fā)展提供理論基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)支撐，保障智慧城市建設(shè)決策的科學(xué)性和合理性。三是在體系建設(shè)過(guò)程中要進(jìn)一步做好檔案數(shù)字化的應(yīng)用，針對(duì)過(guò)去陳年積累的紙質(zhì)版檔案要借助現(xiàn)代先進(jìn)掃描技術(shù)進(jìn)行提取保存，對(duì)已完成數(shù)字化電子化檔案要進(jìn)行集中整理，查漏補(bǔ)缺，不斷完善相關(guān)內(nèi)容，提升其連貫性、順暢性、完整性。四是要重點(diǎn)解決城建檔案庫(kù)房相關(guān)設(shè)施不足的問(wèn)題，配置高規(guī)格實(shí)體庫(kù)房、智能密集架、智慧機(jī)房、查詢利用室、檔案修裱室，同時(shí)建立檔案智能管理系統(tǒng)，形成集檔案存儲(chǔ)、查詢、利用、展覽、資政的多功能一體化城建檔案館。

3.2 快速推進(jìn)信息化建設(shè)

一是政府部門要加大對(duì)城建檔案工作的關(guān)注程度，為其匹配專項(xiàng)財(cái)政資金作為支撐，加快推進(jìn)各地區(qū)城建檔案館信息化、智慧化檔案管理的軟硬件設(shè)備建設(shè)，結(jié)合自身發(fā)展需求和階段特點(diǎn)有序引進(jìn)智慧感知、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算相關(guān)技術(shù)，更好地發(fā)揮城建檔案館的各項(xiàng)職能。二是在建設(shè)過(guò)程中要重點(diǎn)建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)的物理構(gòu)架搭建，為未來(lái)實(shí)現(xiàn)信息整合、互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)互融打下良好基礎(chǔ)，同時(shí)要以滿足當(dāng)?shù)刂腔鄢鞘薪ㄔO(shè)實(shí)際需要和人民真實(shí)需求為前提，加快推進(jìn)基于服務(wù)鏈的城建檔案管理一站式服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)上注重人性化、智能化、系統(tǒng)化。三是要在推進(jìn)信息化過(guò)程中，充分利用防火墻、殺毒軟件、訪問(wèn)控制、入侵檢測(cè)、信息加密等安全防護(hù)技術(shù)，加大力度提升檔案信息的安全水平。

3.3 快速增強(qiáng)人才培養(yǎng)力度

人才培養(yǎng)是推動(dòng)城建檔案管理事業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。智慧城市下的城建檔案館，務(wù)必要建成智慧型檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。一是要高度重視人才綜合技能的培訓(xùn)，將從業(yè)人員素質(zhì)的提升和思維的改進(jìn)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作堅(jiān)持下去，定期或不定期開展線上線下活動(dòng)，引導(dǎo)干部同志學(xué)習(xí)新思想、新方法、新舉措、新技術(shù)、新知識(shí)、新能力，進(jìn)而推動(dòng)總體提升、全面發(fā)展。二是要積極爭(zhēng)取上級(jí)部門政策支持，注重人才引進(jìn)，積極從各大高校、用人平臺(tái)推廣政策優(yōu)勢(shì)，吸引擁有檔案管理經(jīng)驗(yàn)、了解科學(xué)理論知識(shí)、具備系統(tǒng)實(shí)操技能的高精尖優(yōu)秀人才和創(chuàng)新人才，突出實(shí)踐性、發(fā)展性、協(xié)調(diào)性、科學(xué)性，為推動(dòng)智慧城市的未來(lái)發(fā)展提供人才保障。三要不斷優(yōu)化人才激勵(lì)手段，將日?？己酥贫扰c實(shí)際工作相結(jié)合，提升工作人員責(zé)任感、大局意識(shí)和工作積極性，充分激發(fā)工作者干事創(chuàng)業(yè)的豪情，引導(dǎo)其發(fā)散創(chuàng)新思維意識(shí)，主動(dòng)思考解決問(wèn)題，為城建檔案事業(yè)的發(fā)展出謀劃策，更好助力智慧城市建設(shè)發(fā)展。

3.4 快速提升共建共享能力

隨著信息化水平的不斷提升和智慧理念的根深蒂固，城建檔案館煥發(fā)出新的活力。在此背景下，城建檔案館要結(jié)合智慧城市發(fā)展需要，在時(shí)間地域方面打破部門間、行業(yè)內(nèi)的信息傳輸約束，更好地服務(wù)于用戶、服務(wù)于城市建設(shè)、服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。一要利用好門戶網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)、APP等服務(wù)方式，為用戶提供在線查詢利用、智能瀏覽、智能交流、主動(dòng)信息推送服務(wù)，同時(shí)要對(duì)為用戶提供的檔案信息進(jìn)行定期更新，確保與智慧城市實(shí)際發(fā)展相吻合。二要利用檔案資源平臺(tái)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)由提供產(chǎn)品到提供服務(wù)，增強(qiáng)與群眾的互動(dòng)，將智慧城市的建設(shè)發(fā)展、地域變遷整合效果通過(guò)多種方式向公眾展示，讓市民了解更多的城市發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步融入城市發(fā)展建設(shè)工作中，將智慧化城建檔案館打造成智慧城市的生活體驗(yàn)平臺(tái)，使用戶能夠體驗(yàn)線上與線下、集中與分散、虛擬與現(xiàn)實(shí)的各種互助式服務(wù)，利用信息化、智能化、個(gè)性化、人文化方式提升社會(huì)公眾對(duì)智慧城市未來(lái)建設(shè)的參與度，使其成為真正的“智慧公民”，進(jìn)而轉(zhuǎn)變其思想觀念，加快智慧城市建設(shè)速度。三要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)云平臺(tái)的作用，讓信息化技術(shù)成為加大城建檔案信息開發(fā)力度重要工具，使其不僅能夠確保公眾對(duì)城建檔案查詢的便捷度、精準(zhǔn)度，而且可為相關(guān)部門提供更為專業(yè)、科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)一步為智慧城市建設(shè)提供強(qiáng)有力數(shù)據(jù)支撐。

智慧城市的建立，實(shí)現(xiàn)了檔案資源由傳統(tǒng)紙質(zhì)化到電子化的跨越，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新的活力和動(dòng)力，同時(shí)也帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，要求城建檔案管理利用工作堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)管理水平快速走向制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，始終堅(jiān)持貫徹“轉(zhuǎn)方式、調(diào)結(jié)構(gòu)、促發(fā)展”的基本要求，不斷推進(jìn)思想理論創(chuàng)新、完善軟硬件設(shè)施建設(shè)、健全管理體系、加快人才隊(duì)伍建設(shè)等方面工作的開展，為新時(shí)代智慧城市建設(shè)工作高質(zhì)量開展貢獻(xiàn)城建檔案力量。

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（作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心）