信息化時代高校電子檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略分析

許靜 岳文麗

摘 要：隨著電子文件的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應現(xiàn)在的形勢要求，改革檔案管理的機制與手段，加快檔案信息化建設進程，已成為進一步發(fā)展檔案事業(yè)、更好地服務經濟建設的迫切任務。本文圍繞信息化時代高校電子檔案管理現(xiàn)狀及重要性、面臨的問題與挑戰(zhàn)及未來發(fā)展路徑，提出解決方法，旨在為促進檔案信息資源高質量管理提供參考。

關鍵詞：信息化；電子檔案；高質量管理

前言

在信息化時代，高校電子檔案管理主要是利用現(xiàn)代新興技術手段，搭建全校乃至更大范圍的網絡平臺，配置軟硬件設施，整合各類信息資源形成檔案數據庫，通過操作系統(tǒng)進行管理、利用、存儲，實現(xiàn)電子檔案的科學化、專業(yè)化、規(guī)范化、合理化管理，進一步提高檔案信息的流轉度、認知度和影響力，充分發(fā)揮檔案信息應有的價值和作用。目前發(fā)現(xiàn)，在整體發(fā)展過程中，還存在信息化基礎資源條件落后、制度體系不完善、人才隊伍綜合素質有待提升、技術應用水平薄弱、存在安全隱患等問題，需要各高校相關責任部門引起高度重視。

1 信息化時代高校電子檔案管理現(xiàn)狀及重要性

1.1 順應新時代信息化發(fā)展方向

隨著互聯(lián)網、大數據、云計算等新興技術的普及，政務一體化、無紙化辦公的工作模式逐漸被推廣，高校正在積極開展檔案信息化建設工作。檔案管理對象由傳統(tǒng)模式下的紙質文件逐步向電子文件改變，其存儲地點也由庫房轉向機房，介質則由以往的紙質介質轉變?yōu)楣獗P、硬盤、磁盤、存儲器等新型信息存儲載體。這就要求檔案管理者無論在思想上還是在工作能力上都要做到與時俱進，及時轉變工作方式，盡快適應檔案事業(yè)轉型升級這一新形勢的需要。

1.2 推動檔案信息資源共建共享

高校檔案是進行行政管理、教學科研管理、對外服務的重要資源[1]。隨著社會的發(fā)展和信息化水平的不斷提升，對于高校電子檔案服務師生、服務社會的需求也逐漸增大。在進行電子檔案管理過程中，云計算、數據挖掘、人工智能等技術實現(xiàn)了高校內各個部門、院系對電子檔案信息資源總庫的訪問、數據上傳、信息管理、共享利用，逐步代替以人工傳送完成信息整合的傳統(tǒng)工作模式，促進了高校檔案信息資源整合、共享與開發(fā)利用，推動了校內信息資源管理的整體化、高效化、動態(tài)化、靈活化，進一步提升了信息的流動性。借助大數據和網絡技術，區(qū)域內各大高?？晒餐罱ㄙY源共享交流平臺，可支持跨部門資源整合、共享與開發(fā)利用，打破“信息孤島”，促進各高校有價值性、代表性的教育資源有計劃性、針對性地實施開放共享[2]。這就使檔案的存在價值和意義得到較好的體現(xiàn)，更好地為社會發(fā)展服務，滿足社會文化傳播需求。

1.3 優(yōu)化檔案管理和提高服務水平模式

電子檔案管理在技術手段、管理思想以及服務意識方面都發(fā)生了巨大轉變，為高校的教學、科研、信息管理提供了極大便利。檔案主管部門向學校各部門、院系提供統(tǒng)一的檔案管理利用平臺，并采用統(tǒng)一的集中歸檔、分類整理、共享利用標準，實現(xiàn)各部門、院系的電子文件處理與檔案管理工作的有效銜接，產生的各類型資料均可通過專用接口傳送至服務器，做到及時歸檔、全面管理、深度利用。同時，提高了新形態(tài)和新載體的數字文件材料組卷編目、存儲利用的效率和質量，為校內各部門提供檔案文件及其他有關信息的精準查找、快速閱覽和隨時利用等高效、優(yōu)質的服務。

2 信息化時代高校電子檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 重視程度不夠導致信息化基礎資源條件落后

部分高校的電子檔案信息化管理工作正在不斷推行，但是在電子檔案的歸檔管理、高效查詢、深度利用、便捷服務等方面仍存在認知程度不足、重視程度不夠的問題。高校各級領導會將更多的關注度投放在學科專業(yè)建設、課程改革、教學科研、教育活動等相關工作中[3]，缺乏檔案信息化管理意識，依然淺顯地認為檔案工作僅僅是將各部門工作信息、相關數據、文件通知進行簡單收集、匯總。對當前社會信息化環(huán)境缺乏深入了解，沒有在行業(yè)內外進行多視角、多渠道調研，導致電子檔案信息資源利用率低下，檔案價值無法得到充分發(fā)揮，嚴重制約了學校在教學質量、學術研究、人員管理、干部培養(yǎng)等方面的發(fā)展。

2.2 人才隊伍綜合素質和技術應用水平薄弱

信息化時代新興技術快速優(yōu)化升級，對于信息化建設、管理能力和相關應用技術的掌握變得至關重要。由于專業(yè)能力強、綜合素質水平高的人才匱乏，高校電子檔案實現(xiàn)科學化、智慧化管理的難度也越來越大，導致目前總體上仍存在建設能力薄弱、發(fā)展速度緩慢的問題。具體來講，一是檔案管理人員大多年齡較大，學歷較低，無法與時俱進學習新理論新技術新方法，創(chuàng)新能力較差，尤其對于計算機技術理論知識掌握較少，實際操作能力較差，嚴重制約了電子檔案管理工作的推進[4]。二是檔案管理人員大多依賴于傳統(tǒng)的工作模式，在信息化轉型升級初期難以適應新型的管理方式，高校層面開展信息化理論培訓活動較少，缺乏有效的人才培訓機制，使得工作人員業(yè)務知識更新慢，視野不開闊，難以促進檔案信息化建設、管理工作的發(fā)展，無法滿足新時代要求，甚至還會因管理落后而引發(fā)安全事故。

2.3 電子檔案管理存在諸多安全隱患

一是高校在進行電子檔案管理時，尚未制定系統(tǒng)安全管理制度、用戶安全訪問制度、機房安全運維制度、網絡安全管理制度等，導致檔案管理在信息化建設過程中缺乏規(guī)范性、科學性的安全保障體系，檔案管理工作存在重大安全隱患。二是信息化建設和運維不到位，數據安全缺少保障，部分高校存在未配備安全管理人員和專業(yè)技術人員，未對電子檔案數據安全進行日常管理和檢查，未及時備份公共數據等情況，導致出現(xiàn)數據不一致，歷史數據被覆蓋、部分數據丟失無法查詢、系統(tǒng)違規(guī)違章操作、機密資料泄露等問題，在一定程度上損害了高校師生的切身利益。三是信息化預警監(jiān)督功能未充分發(fā)揮作用，監(jiān)管效率不高。部分高校雖建立使用信息系統(tǒng)開展電子檔案管理專項業(yè)務，但仍存在監(jiān)督管理人員崗位意識薄弱，工作監(jiān)督不到位，檔案管理人員技能缺乏，信息審核不細致，錯誤信息未預警等現(xiàn)象。

3 信息化時代高校電子檔案管理未來發(fā)展路徑

3.1 大力加強電子檔案管理基礎設施建設

為了適應信息化時代對檔案工作轉型升級的要求，各大高校應逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，應勢而謀，進一步加強對電子檔案信息化建設工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和頂層設計，扎實推進檔案信息系統(tǒng)建設和檔案資源數字化建設。一是通過全面融合先進信息技術，實現(xiàn)與高校智慧校園平臺的深度融合。通過系統(tǒng)接口及數據共享平臺實現(xiàn)學校OA、教學管理系統(tǒng)電子文件接收、歸檔[5]，實現(xiàn)與有關業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接。二是要購置電子文件歸檔管理專用服務器、專業(yè)操作系統(tǒng)、管理軟件、數據庫備份電子光盤等設備，為學校各部門電子檔案的接收、歸檔和管理奠定物質基礎。三是在扎實推進檔案信息系統(tǒng)建設工作的同時，按照“存量數字化、增量電子化”的原則，結合高校檔案部門實際情況完成紙質檔案數字化工作，工作中要兼顧數據安全和效率效益，如采取服務外包的方式，委托具備專業(yè)資質的檔案數字化加工企業(yè)，對存量檔案實施掃描、圖像處理、著錄及數據掛接等工作，使系統(tǒng)平臺能夠更加充分有效地開發(fā)和利用學校檔案信息資源，促進檔案工作提質增效，為學校未來檔案工作水平的進一步提升奠定基礎。

3.2 著力建立健全電子檔案管理體系

一要落實主體責任。將電子檔案信息化管理工作列入高校年度工作計劃與任務，明確各級領導干部在檔案管理工作中應履行的責任，把檔案業(yè)務系統(tǒng)建設、檔案信息安全、資源共享利用等任務納入重要工作議事日程，與高校日常業(yè)務同研究、同部署、同落實。檔案工作者要積極參與制定全校信息化規(guī)劃、規(guī)章制度和標準規(guī)范，負責編制本系統(tǒng)信息化專項規(guī)劃并組織落實，做好電子檔案信息資源整合與存儲等工作，保證信息的準確性、實時性、完整性和安全性。二是要健全工作推進體系。制訂年度電子檔案管理工作任務進度計劃，明確時間節(jié)點、進度目標、主要措施，定期召開專題會議對前期工作推進情況進行評估，切實履行檔案部門網絡與信息安全保障職責，提高落實質效。三要健全督導問責體系。著力提升電子檔案管理工作質效。對年度重點任務實行動態(tài)管理，明確專人負責，按照時間節(jié)點，對標對表，及時跟蹤督辦，努力形成上下聯(lián)動、整體推動的工作格局。四要建立科學規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)。按照檔案行業(yè)規(guī)范要求建設電子檔案管理系統(tǒng)，在功能上能夠做到對辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件進行采集、歸檔，并對歸檔后的電子檔案進行管理、處置。要高度重視檔案信息安全。建立健全電子檔案安全管理保障體系，配置防火墻、殺毒軟件、訪問控制、漏洞掃描等軟硬件設備，確保電子檔案管理安全、過程可溯、長期可用。

3.3 傾力推動人才隊伍能力提升和應用技術培養(yǎng)

當前，高校電子檔案信息化管理工作進入持續(xù)深化的關鍵時期，提升干部隊伍數字素養(yǎng)顯得尤為重要而緊迫。各大高校一要堅持以提升教育培訓運行質態(tài)為抓手，強化頂層設計，系統(tǒng)謀劃、集成創(chuàng)新，積極構建有利于青年干部脫穎而出、健康成長的良性機制。二要積極舉辦知識大學堂，夯實基礎能力。采用“線上+線下”相結合的學習模式，堅持“缺什么補什么、干什么學什么”的原則，以需求、問題和效果為導向，帶領檔案管理人員集中開展制度理論、前沿新知識新經驗、信息化專業(yè)技能等領域的學習活動，不斷提高其綜合管理水平。三要定期開展調研活動，深入標桿院校，交流經驗，掌握檔案行業(yè)信息化發(fā)展最真實的狀況，在調查研究中提高電子檔案管理與利用服務的本領，在實踐經驗積累中提高解決實際問題的能力。四要倡導終身學習理念，持續(xù)推進教育資源信息化、信息服務大眾化，開展信息化知識技能教育普及，建立全校網絡教育體系，引導干部踐行新發(fā)展理念、緊貼檔案崗位職責。五要優(yōu)化激勵考核機制，健全完善績效考核體系，提高考核的專業(yè)化水平，推動實現(xiàn)檔案干部隊伍整體功能優(yōu)化。

3.4 著力提升電子檔案安全管理水平

一要根據檔案管理的有關要求，確定業(yè)務系統(tǒng)中相應賬戶的權限、讀取方式和利用審批手續(xù)，定期對使用權限設置等進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和隱患，同時要在授權訪問、隔離病毒、防止黑客攻擊和相應的管理制度方面制定可行性實施方案和實施辦法，并采取相應措施進行處理。二要積極配合監(jiān)管部門按時開展網絡安全檢查工作，及時采取有力措施排除網絡安全隱患，完善突發(fā)事件應急預案，妥善處理各類網絡安全突發(fā)事件。三是制定《檔案管理系統(tǒng)使用規(guī)范》，建立分級管理制度，設置身份驗證機制，根據查閱人員職級、職務、分管工作內容配置查閱權限[6]。要求用戶必須遵守國家有關法律法規(guī)，不得利用賬號做出違反國家法律法規(guī)和學校規(guī)章制度的行為，不得泄露、篡改、惡意破壞檔案數據；用戶必須對自己的統(tǒng)一身份認證賬號和系統(tǒng)賬號加強管理，防止他人盜用后對檔案軟件系統(tǒng)進行非法活動。四要做好電子檔案數據的離線備份工作，備份至少兩套。每三個月備份一次，每次保留半年；備份設備不得私自聯(lián)用接有外網的主機，以確保備份數據的網絡安全性。五要做到涉密檔案不掃描、不上網，由專人專機保存管理，不得私自連用接有外網的主機；不涉密檔案數據拷貝需用專配移動存儲設備，數據的傳輸應采用專門指定軟件進行，不得私自聯(lián)用接有外網的主機，以確保檔案數據的網絡安全性。

結語

隨著信息化時代無紙化辦公模式的逐漸應用，高校作為具有人員數量多、涉及范圍廣、工作較為復雜等特點的單位，每時每刻都在產生大量文書、圖片、圖表、音像等結構化與非結構化的數據文件。電子檔案數量的增加、內容的多樣化、形式的多元化使得傳統(tǒng)電子檔案雙套制管理模式遠遠達不到時代需求，其歸檔效率低下、管理過程煩瑣、空間資源浪費的管理弊端日益凸顯，這就需要高校領導者和檔案工作者要立足工作實際，順應時代發(fā)展，轉變思想觀念，創(chuàng)新工作方法，積極探索高校電子檔案單套制管理進程，以全新理念提高檔案信息化建設水平，充分發(fā)揮信息化時代計算機技術的優(yōu)勢，為高校提供更加個性化的檔案信息服務，用“智慧”助力發(fā)展，以高質量檔案信息資源助力高校事業(yè)邁向新臺階。

參考文獻

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作者簡介：許靜，碩士研究生，山西工程技術學院館員，研究方向為檔案管理；岳文麗，碩士研究生，山西工程技術學院館員，研究方向為人事檔案管理。