電子檔案“四性”要求及其檢驗(yàn)路徑探析

摘 要：真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性“四性”是電子檔案管理目標(biāo)的普遍共識(shí)。近年來(lái)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子檔案。確保電子檔案“四性”，是做好新時(shí)代檔案工作的重要標(biāo)尺。本文深入分析電子檔案“四性”內(nèi)涵實(shí)質(zhì)，為探討影響電子檔案“四性”的因素提供了理論支撐。最后，提出電子檔案“四性”的具體實(shí)現(xiàn)路徑，旨在為做好新時(shí)代電子檔案管理提供有益參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；真實(shí)性；完整性；可用性；安全性

前言

根據(jù)《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T58-2014）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T39794-2021），電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息的集合。其中，電子文件是由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景等組成[1]?！稒n案法》明確規(guī)定要做好電子檔案檢測(cè)工作，確保電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性?！缎畔⑴c文獻(xiàn)—文件管理》（ISO15489）指出“一份文件關(guān)鍵性的特征：真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性?！笨梢?jiàn)，“四性”是電子檔案管理目標(biāo)的普遍共識(shí)?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也均提出要確保電子檔案“四性”要求。煙臺(tái)市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院始建于1950年，現(xiàn)已發(fā)展成為集預(yù)防、醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健、社區(qū)服務(wù)于一體的綜合性醫(yī)院。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，煙臺(tái)市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院產(chǎn)生的電子檔案數(shù)量和規(guī)模不斷增加，嚴(yán)格依據(jù)上述法規(guī)規(guī)范開(kāi)展電子檔案管理，對(duì)統(tǒng)一電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，便于電子檔案檢索利用，發(fā)揮電子檔案應(yīng)有價(jià)值具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 電子檔案“四性”的內(nèi)涵實(shí)質(zhì)

1.1 電子檔案的真實(shí)性（authenticity）

真實(shí)性是指反映事物真實(shí)情況的程度。電子檔案真實(shí)性是指電子檔案內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)[2]。從電子檔案真實(shí)性的概念可知，要滿(mǎn)足其“真實(shí)性”，就要符合三個(gè)條件：電子文件與其制文目的相符；電子文件形成、發(fā)送與其既定形成者與發(fā)送者相符；電子文件形成或發(fā)送與其既定時(shí)間相符。即目的、主體和時(shí)間三個(gè)方面。“目的”相符應(yīng)做擴(kuò)大解釋?zhuān)ňS持電子文件背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容原始特性的長(zhǎng)期持久性[3]。從文件的全生命周期來(lái)看，從文件起草、流轉(zhuǎn)、歸檔、銷(xiāo)毀等，現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段都應(yīng)具真實(shí)性（見(jiàn)表1）。從電子文件全生命周期視角分析，電子文件真實(shí)性還需要在其電子文件歸檔應(yīng)嚴(yán)格遵循文檔管理的程序、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保從文件到文檔的一致性。

1.2 電子檔案的可靠性（reliability）

DB/T26162-2021《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理概念與原則》中將“可靠性（reliability）”定義為：文件的內(nèi)容可信，可以充分、準(zhǔn)確地反映其所證明的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)，在后續(xù)的事務(wù)或活動(dòng)過(guò)程中以其為依據(jù)。文件應(yīng)在事務(wù)處理或與其相關(guān)的事件發(fā)生之時(shí)或其后不久形成，且由經(jīng)辦人或由業(yè)務(wù)活動(dòng)設(shè)備形成[4]。從該定義可知，電子檔案要可靠，首先是其內(nèi)容要“可信”，并且還能夠作為其他事務(wù)或活動(dòng)“依據(jù)”；其次是時(shí)間要“可靠”，要在事務(wù)處理或者事件發(fā)生之時(shí)或之后形成；再次是主體、設(shè)備或載體可靠。即電子文件及電子檔案在內(nèi)容、形成時(shí)間、主體或載體上應(yīng)可靠[5]。從“簽名”判斷內(nèi)容的可靠性，從成文日期判斷形成時(shí)間的可靠性，從形成載體判斷主體或載體的可靠性。

1.3 電子檔案的完整性（integrity）

電子文件的完整性是指電子文件齊全，且未經(jīng)改動(dòng)。電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。從電子文件到電子檔案要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節(jié)，任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響電子檔案完整性。完整性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是內(nèi)容的完整性，一方面是形式的完整性。尤其是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代電子檔案轉(zhuǎn)變，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案完整性關(guān)注其實(shí)體的完整以及未被篡改的性質(zhì)不同的是，電子檔案完整性更加關(guān)注其信息內(nèi)容完整性、結(jié)構(gòu)完整性和背景信息完整性，而且構(gòu)成電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息未被破壞、變異及丟失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案從“大部頭”資料逐漸變成“比特”數(shù)據(jù)，邁向數(shù)字化時(shí)代的電子檔案完整性包括數(shù)據(jù)完整性、復(fù)制完整性和比特完整性。

1.4 電子檔案的可用性（usability）

《ISO15489-1信息與文件-文件管理》將可用性定義為：文件應(yīng)該是可被查找、可被檢索、可被顯示及可被說(shuō)明?！峨娮游募n案工作者業(yè)務(wù)指南》則將可用性定義為：電子文件檔案可用性是指利用計(jì)算機(jī)，如硬件與軟件，可以查找、定位到所需的文件，并可將文件轉(zhuǎn)換成人可直讀的形式[6]。國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》則將電子檔案可用性定義為：可以被定位、被檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。由此可見(jiàn)，電子檔案的可用性是長(zhǎng)期保存要求的基礎(chǔ)和前提，若不可用，則真實(shí)性、完整性、可靠性無(wú)從談起，也使電子檔案失去了長(zhǎng)期保存的現(xiàn)實(shí)意義。

2 電子檔案“四性”的影響因素

2.1 電子檔案元數(shù)據(jù)（meta data）

電子檔案元數(shù)據(jù)是指描述電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，類(lèi)似于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“著錄數(shù)據(jù)或著錄信息”?！禝SO23081信息和文獻(xiàn)·記錄管理過(guò)程·記錄用元數(shù)據(jù)·第1部分：原則》規(guī)定，文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)包含文件實(shí)體元數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)和實(shí)體元數(shù)據(jù)。其中，文件實(shí)體元數(shù)據(jù)包含了電子文件號(hào)、檔號(hào)、來(lái)源、電子屬性、電子簽名、存儲(chǔ)位置、附注、權(quán)限管理等；機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)包括機(jī)構(gòu)人員名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)代碼、個(gè)人職位、人員類(lèi)型等；業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)行為、業(yè)務(wù)狀態(tài)、行為描述等；實(shí)體元數(shù)據(jù)包括實(shí)體標(biāo)識(shí)符、關(guān)系類(lèi)型、關(guān)系描述等。電子文件附帶相關(guān)元數(shù)據(jù)，并經(jīng)“四性”檢驗(yàn)、按一定原則方法分類(lèi)進(jìn)入歸檔，最終形成電子檔案[7]。

2.2 電子檔案格式

檔案部門(mén)使用不同的軟硬件系統(tǒng)，所建數(shù)據(jù)庫(kù)種類(lèi)的不同，都會(huì)導(dǎo)致電子檔案格式不一、相互不兼容，最終會(huì)影響電子檔案可用性等。根據(jù)《電子文件歸檔與管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，將紙質(zhì)檔案加工成電子檔案，并以圖片格式存儲(chǔ)的電子檔案，其保存格式有TIFF、JPEG、BMP等。還有直接產(chǎn)生的純文本文件、格式文件、版式文件、視音頻文件等電子檔案，這些文件都應(yīng)使用相應(yīng)的通用文件格式，如PDF、DWG、DOC、TXT等。收集相應(yīng)電子檔案還要注明文件存儲(chǔ)格式，同時(shí)應(yīng)收集軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)及相關(guān)參數(shù)手冊(cè)等等，否則會(huì)影響后期的打開(kāi)和使用。

2.3 電子文件固化

從檔案管理系統(tǒng)中的電子文件捕獲到電子檔案，需要將電子文件內(nèi)容及其結(jié)構(gòu)，按照歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行固化，并賦予電子文件保管期限。電子文件的固化過(guò)程就是通過(guò)檢驗(yàn)后，利用時(shí)間戳、電子簽章、數(shù)字簽名等形式將電子文件予以固化保存，確保電子檔案真實(shí)、可靠[8]。目前，電子文件固化的方式主要是將電子文件原始格式轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)期保存版式文件格式，如PDF/A，OFD格式。

2.4 管理規(guī)則

從電子文件到電子檔案經(jīng)過(guò)嚴(yán)格規(guī)則流程，使文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息嵌入流程，并按照規(guī)范要求完整保存元數(shù)據(jù)、預(yù)置樣式，使電子文件“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。從而保證其“四性”要求?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）》《電子檔案移交接收操作規(guī)程（DA/T93—2022）》《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范（DA/T57-2014）》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求（DA/T47-2009）》等規(guī)則的執(zhí)行效果也是影響“四性”的重要因素。

3 電子檔案“四性”檢驗(yàn)路徑

從文檔全生命周期確保電子檔案“四性”，實(shí)際就是考察電子文件、電子檔案等業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)是否共同保障“四性”。根據(jù)文檔生命周期不同階段的“四性”保障特點(diǎn)和職責(zé)，認(rèn)真落實(shí)不同環(huán)節(jié)“四性”的具體內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)，就是要從歸檔、移交與接收、保存等每個(gè)環(huán)節(jié)檢測(cè)其“四性”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處置。

3.1 電子文件歸檔

電子文件歸檔是按照相關(guān)規(guī)定將具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)保管權(quán)交由檔案管理部門(mén)。電子文件的歸檔環(huán)節(jié)應(yīng)落實(shí)的“四性”。（1）真實(shí)性。從電子文件中的電子簽章、簽名的合法性來(lái)保證電子文件數(shù)據(jù)來(lái)源的真實(shí)性。從電子文件的封裝時(shí)間、簽章時(shí)間、簽章人、文件大小與歸檔前的電子文件是否一致，以及檢測(cè)非原生電子文件在上傳至檔案管理系統(tǒng)中，電子文件大小、格式、算法值與電子文件是否一致等，確保電子文件內(nèi)容真實(shí)性。從電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子文件歸檔中的元數(shù)據(jù)項(xiàng)長(zhǎng)度、值域范圍、數(shù)據(jù)值、特殊字符等，確保電子文件元數(shù)據(jù)真實(shí)性。將電子文件中的著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容類(lèi)型、數(shù)值型內(nèi)容范圍進(jìn)行檢測(cè)，確保電子文件著錄數(shù)據(jù)的真實(shí)性。（2）完整性。明確統(tǒng)計(jì)電子文件總件數(shù)、總字節(jié)數(shù)，并將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果與歸檔電子文件的總件數(shù)、總字節(jié)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，確保電子文件數(shù)據(jù)總量的完整性；檢查必著字段內(nèi)容是否缺失，確保電子文件著錄數(shù)據(jù)的完整性。詳細(xì)記錄文件級(jí)目錄總條數(shù)，并將每一個(gè)目錄條下文件項(xiàng)目數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。組卷后將案卷文件數(shù)與目錄數(shù)進(jìn)行比對(duì)，確保目錄項(xiàng)完整性。將移交數(shù)據(jù)包中的文件級(jí)總條目數(shù)與組卷完成時(shí)記錄的文件總量進(jìn)行對(duì)比，確保電子檔案內(nèi)容的完整性。（3）可用性。查看鏈接數(shù)據(jù)庫(kù)是否正常，元數(shù)據(jù)表訪(fǎng)問(wèn)是否正常等，確保目錄數(shù)據(jù)可用性。歸檔電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)格式要統(tǒng)一，符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求，保證歸檔電子文件內(nèi)容可用性。歸檔載體要符合統(tǒng)一要求，確保電子檔案數(shù)據(jù)信息的可讀性。檢查信息包存放元數(shù)據(jù)XML文件是否能正常讀取，以確保歸檔信息包可用性。（4）可靠性。在滿(mǎn)足真實(shí)性、完整性、可用性基礎(chǔ)上，還需要確保目錄數(shù)據(jù)安全、做好數(shù)據(jù)備份，確保電子文件歸檔的可靠性。

3.2 電子檔案移交與接收

電子檔案移交是指按照規(guī)定將電子檔案保管權(quán)交由檔案館或檔案室專(zhuān)門(mén)管理的過(guò)程。電子檔案接收是指檔案館、檔案室按規(guī)定履行收存電子檔案的過(guò)程。（1）真實(shí)性。電子檔案移交應(yīng)包括電子印章、電子簽章真實(shí)合法；移交的電子檔案大小、封裝時(shí)間、簽章人及簽章時(shí)間、算法值等與電子檔案移交前保持一致；電子檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)和移交信息包中的元數(shù)據(jù)項(xiàng)長(zhǎng)度、值域范圍、數(shù)據(jù)值均在合理范圍內(nèi)；著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容及范圍應(yīng)與著錄項(xiàng)定義模板一致；移交目錄、文件級(jí)著錄數(shù)據(jù)與電子內(nèi)容關(guān)聯(lián)要準(zhǔn)確。（2）完整性。移交后，接收完成時(shí)，要對(duì)每個(gè)案卷檔案數(shù)量進(jìn)行比對(duì)，確保目錄項(xiàng)完整性。從移交信息包中的文件級(jí)總條目數(shù)與移交時(shí)的總條目數(shù)進(jìn)行比對(duì)，確保電子檔案內(nèi)容的完整性；移交信息包中的目錄信息數(shù)量與元數(shù)據(jù)一致，電子檔案數(shù)量與元數(shù)據(jù)一致，確保歸檔信息包完整性。（3）可用性。接收電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)格式要滿(mǎn)足要求，確保電子檔案內(nèi)容可用性。移交電子檔案載體要滿(mǎn)足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保載體數(shù)據(jù)信息的可讀性；移交信息包中的元數(shù)據(jù)XML文件要保證能正常讀取，確保歸檔信息包可用性。（4）可靠性。在保證電子檔案移交、歸檔真實(shí)性、完整性和可用性的基礎(chǔ)上，還要確保電子檔案目錄數(shù)據(jù)中不得包含著錄攻擊字符；確保移交信息包沒(méi)有感染病毒，并將不同存儲(chǔ)載體的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保安全可靠。

3.3 電子檔案保存

電子文件歸檔，以及電子檔案移交、接收，后期的保存，都要始終圍繞“四性”要求，確保電子檔案得到長(zhǎng)期維護(hù)，及其所涉及的過(guò)程和操作符合檔案管理要求。（1）真實(shí)性。長(zhǎng)期保存的電子檔案應(yīng)包括電子印章、合法電子簽章等，確保數(shù)據(jù)來(lái)源真實(shí)；長(zhǎng)期保存的電子檔案封裝時(shí)間、簽章時(shí)間、文件大小、簽章數(shù)量應(yīng)與接收的電子檔案保持一致；數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子檔案元數(shù)據(jù)與接收的信息包中的元數(shù)據(jù)值域范圍、數(shù)據(jù)值等是否在合理范圍，檢測(cè)其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性；對(duì)比著錄項(xiàng)的定義模板，檢測(cè)數(shù)值型、數(shù)據(jù)內(nèi)容類(lèi)型，確保長(zhǎng)期保存的電子檔案著錄數(shù)據(jù)真實(shí)性。對(duì)比檢測(cè)接收的電子檔案目錄、文件級(jí)著錄數(shù)據(jù)，確保電子檔案內(nèi)容與目錄關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確性。（2）完整性。統(tǒng)計(jì)接收的電子檔案總件數(shù)、總字節(jié)數(shù)與元數(shù)據(jù)中記錄的總件數(shù)、總字節(jié)數(shù)進(jìn)行比對(duì)，檢測(cè)電子文件數(shù)據(jù)總量是否完整；此外，還要從著錄數(shù)據(jù)、目錄項(xiàng)和電子檔案內(nèi)容、歸檔信息包、電子檔案封裝包等方面，檢測(cè)接收的長(zhǎng)期保存的電子檔案完整性。（3）可用性。從目錄數(shù)據(jù)可用性、電子檔案內(nèi)容可用性、載體數(shù)據(jù)的可讀性和歸檔信息包的可用性等方面，檢測(cè)長(zhǎng)期保存的電子檔案的可用性。（4）可靠性。在保證真實(shí)性、完整性和可用性的基礎(chǔ)上，檢測(cè)目錄數(shù)據(jù)安全性、電子檔案病毒檢測(cè)及載體安全性等方面，確保長(zhǎng)期保存電子檔案的可靠性。

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作者簡(jiǎn)介：曹洪陽(yáng)（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院館員，主要從事醫(yī)院檔案管理研究。