新時代社保檔案的數(shù)字化管理分析

摘 要：社保檔案數(shù)字化管理及應用是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是滿足新時代社保事業(yè)發(fā)展的必然要求。新時代社保檔案呈現(xiàn)出動態(tài)變化大、對象社會屬性強的特點，在保障當事人權益和推動社保事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用，加強社保檔案數(shù)字化管理是提升管理效率、保護檔案原件、增強服務水平和推動社保檔案轉(zhuǎn)型的迫切需要，同時要從頂層設計、夯實基礎、質(zhì)量控制和精細管理等方面持續(xù)發(fā)力，不斷提升社保檔案數(shù)字化管理能力和水平，助力社保事業(yè)發(fā)展。

關鍵詞：社保檔案；數(shù)字化；檔案管理

引言

近年來，為進一步提升社保檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進社保檔案智能化、便捷化，讓數(shù)據(jù)“多跑腿”，群眾“少跑路”，助力社保經(jīng)辦數(shù)字化轉(zhuǎn)型，菏澤市人社局大力推動數(shù)字化建設，推出12333熱線智能語音客服、加快推進社保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，啟動社保IT系統(tǒng)升級工程，加強數(shù)據(jù)管理和保護，切實提升全市社保管理水平，為廣大職工及其家庭提供更加優(yōu)質(zhì)的社保服務。菏澤市人社局嚴格按照檔案數(shù)字化技術規(guī)范執(zhí)行，全面完成各類社保業(yè)務檔案分類整理、歸檔、入庫和數(shù)字化掃描，先后完成社保待遇類25483件、社會保險征繳類23426件、養(yǎng)老保險待遇類26972件、工傷保險待遇類12687件、業(yè)務統(tǒng)計報表類15254件，稽核監(jiān)督類4856件數(shù)字化掃描錄入。在數(shù)字化管理過程中，菏澤市人社局始終圍繞檔案整理、條目錄入兩大關鍵點，把檔案完整性、錄入準確性作為重點任務，將館藏檔案進行全面數(shù)字化掃描，并進行編目、質(zhì)檢和裝訂入庫工作，切實以檔案數(shù)字化助力“能力作風建設年”活動，逐步實現(xiàn)“一點存檔”“多點服務”“一網(wǎng)通辦”“跨省通辦”的數(shù)字化服務新模式。

1 社保檔案管理的特點

1.1 內(nèi)容的動態(tài)性

根據(jù)社保業(yè)務的經(jīng)辦內(nèi)容，以及《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》的相關規(guī)定，社保檔案內(nèi)容包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社保業(yè)務經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的歷史記錄。涉及人員眾多、領域廣泛、形式多樣，而且隨著工作年限的增加、崗位的變換、參保人員的流動性等等，社保檔案的內(nèi)容不斷變化，范圍不斷擴大，這些都隨被保險人實際情況變化而變化。采用數(shù)字化先進管理技術能夠協(xié)助社保檔案內(nèi)容動態(tài)調(diào)整時做好及時的收集、錄入[1]。

1.2 對象的社會性

人社部2021年發(fā)布的《社會保險經(jīng)辦管理服務條例（征求意見稿）》《社會保險登記管理暫行辦法》的規(guī)定，社會保險登記對象有用人單位本身；供職于用人單位的職工；參加養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險的個體工商戶；沒有選擇單位參保而自行繳納保險的社會靈活就業(yè)人員。納入社會保障對象的范圍涵蓋了企事業(yè)單位在職人員、個體工商戶、自謀職業(yè)者等。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會保障范圍不斷擴大，管理對象的社會屬性愈加明顯。通過數(shù)字化管理，可以暢通檔案信息化管理渠道，滿足特定社會群體的檔案利用需求[2]。

1.3 價值的重要性

社保檔案不僅是社保事業(yè)發(fā)展的見證，也是維護參保人員權益的重要保障。《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》第一條就指出：“規(guī)范社保檔案管理，……，發(fā)揮檔案的服務作用。”第十條規(guī)定：“依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務?！笨梢?，做好社保檔案管理，根據(jù)檔案信息的查詢利用保障被保險人在退休、工傷、生育時，依法準確核算退休金、進行工傷認定、取得生育保險等權益的保障[3]。社保檔案中記錄了社保事業(yè)發(fā)展的歷史進程，見證了社保事業(yè)發(fā)展的壯大過程，為社保事業(yè)發(fā)展提供歷史經(jīng)驗參考。推動社保檔案數(shù)字化管理，可以更好實現(xiàn)社保檔案數(shù)字信息資源共建共享，滿足社保檔案現(xiàn)實應用。

2 社保檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

社保檔案數(shù)字化是社保檔案管理現(xiàn)代化的迫切要求。隨著信息技術、數(shù)字技術廣泛應用到社會各個管理領域，社保檔案管理更趨于標準化、數(shù)字化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，加強社保檔案數(shù)字化管理，能夠進一步規(guī)范社保檔案管理內(nèi)容，增強社保檔案管理安全性，提升社保檔案管理效能，不斷滿足人民群眾日益增長的社保檔案信息需求[4-6]。

2.1 提高檔案管理效率

社保檔案數(shù)字化，將傳統(tǒng)的社保檔案完全實現(xiàn)計算機信息管理，在提高社保各類業(yè)務管理效率中發(fā)揮著基礎性、支撐性作用。社保業(yè)務人員在征繳社保費、辦理養(yǎng)老待遇、保險待遇、開展社?；吮O(jiān)管業(yè)務時，如需要對社保業(yè)務核對、查閱過往歷史繳費、保險辦理等資料，可直接通過身份認證、獲得授權賬號登錄、查看數(shù)字化檔案信息，點擊鼠標即可完成業(yè)務辦理，無需到檔案室實際查閱檔案，極大地縮短了社保業(yè)務辦理時限，提高社保業(yè)務辦理效率。

2.2 利于檔案原件保護

未實行單軌制時，大量紙質(zhì)社保業(yè)務檔案存儲于檔案室柜架，翻閱時勢必會因人為侵擾而影響紙質(zhì)檔案使用壽命。將紙質(zhì)社保檔案數(shù)字化，創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)，采取數(shù)字化錄入模式，可減少人為翻閱檔案原件，規(guī)避人為抽取、撤換或涂改檔案原件的不良行為發(fā)生。編目、查閱均可在計算機系統(tǒng)中完成，避免人為損害，起到很好的保護檔案原件材料的效果，延長紙質(zhì)檔案使用壽命。

2.3 提升檔案服務水平

傳統(tǒng)模式下，查閱檔案需要辦理借閱手續(xù)，需要分管領導、檔案部門層層審批，實際到檔案室查閱，受時間、空間限制。檔案數(shù)字化，在計算機信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術和數(shù)字化技術的支持下，打通社保檔案共建共享信息壁壘。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+社保檔案服務”模式下，系統(tǒng)會根據(jù)不同身份人員賦予其相應的權限，查閱、檢索和利用檔案時無需層層審批，突破了時間、空間限制，延伸了社保檔案服務范圍，增強了社保檔案服務的良好體驗。

2.4 推動檔案戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出要深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。社保檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容、關鍵環(huán)節(jié)，社保業(yè)務檔案數(shù)字化是實現(xiàn)館藏檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要途徑和手段。推動社保檔案從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化模式轉(zhuǎn)變，為實施數(shù)字強國、推動國家記憶工程建設提供有力支撐[7]。

3 社保檔案數(shù)字化的實現(xiàn)路徑

3.1 統(tǒng)籌布局，合理規(guī)劃數(shù)字化設計

某市根據(jù)全市社保檔案數(shù)字化實際，出臺《社保系統(tǒng)全面深化改革數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作要點》《社保業(yè)務檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作方案》，按照整體性轉(zhuǎn)變、全方位賦能、革命性重塑的內(nèi)涵要求，做好全市檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的頂層設計，積極推動檔案治理、檔案資源、檔案利用、檔案安全四大數(shù)字化體系建設[8]。具有高度借鑒意義。首先，要積極推動社保檔案治理體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型導向。明確“十四五”時期和未來的社保檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務目標；完善“互聯(lián)網(wǎng)+社保檔案”思維，提升“掌上服務能力”。其次，要聚焦社保檔案資源體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型重點，大力推行“增量電子化”導向，在社保業(yè)務辦理的各個環(huán)節(jié)、領域全面推動電子文件歸檔工作。還要積極推動“存量社保檔案數(shù)字化”進程；積極融入全市政務服務“一網(wǎng)通辦”，提升社保檔案歸檔質(zhì)量。最后，要提升社保檔案利用體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型效益。積極搭建互聯(lián)網(wǎng)端“數(shù)字社保檔案公共查詢平臺”，拓展社保檔案利用服務方式，探索VR、AR技術應用[9]。

3.2 加大投入，夯實數(shù)字化設施基礎

加強全市社保檔案數(shù)字化基礎支撐和良好條件保障。一方面，對標國家檔案規(guī)范、社保行業(yè)標準，健全全市社保檔案數(shù)字化各項規(guī)章、制度及細則，爭取地方財政支持，將社保檔案數(shù)字化納入地方財政預算。另一方面，要進一步理順和健全市級社保業(yè)務部門，以及市縣兩級社保部門數(shù)字社保業(yè)務檔案資源接收、進庫、整理、保管和利用。積極依托政務外網(wǎng)辦公OA系統(tǒng)建設“電子公文歸檔和電子檔案管理平臺”。加大技術創(chuàng)新與社保業(yè)務融合發(fā)展，強化社保檔案從業(yè)人員數(shù)字化理念，優(yōu)先考慮數(shù)字賦能需要，在教育、培訓和管理、考核中加強數(shù)字化能力指標體系，著力培養(yǎng)高素質(zhì)數(shù)字技術應用型檔案人才[10]。

3.3 過程控制，嚴格數(shù)字化質(zhì)量控制

社保檔案數(shù)字化涉及檔案業(yè)務管理的各個流程，重點要做好社保檔案掃描、檔案圖像深度處理，加強社保檔案圖像質(zhì)檢及存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、驗收及備份等過程質(zhì)量控制，夯實社保檔案數(shù)字化根基。例如，紙質(zhì)社保檔案掃描時，應根據(jù)檔案原件選擇合適的分辨率，確保數(shù)字檔案清晰度；掃描完成后還需要對其進行影像頁面的深處理，確保圖像無扭曲、無暗影；還要做好數(shù)字檔案圖像質(zhì)檢，確保圖像清晰度、偏斜度、失真度符合要求；數(shù)字驗收要保證“四性”標準和要求，確保驗收合格率達到標準要求[11]。重點要做好社保檔案數(shù)字化成果管理，采用在線、離線方式，借助社保檔案應用軟件，加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果管理。

3.4 鞏固成果，注重數(shù)字化精細管理

社保檔案數(shù)字化管理需要做精做細，既要嚴格執(zhí)行出臺的各項規(guī)章制度，嚴格按照社保檔案數(shù)字化管理制度和工作規(guī)范要求，進一步厘清部門職責，深化數(shù)字化環(huán)節(jié)質(zhì)量控制。也要利用現(xiàn)代精細化管理手段和方法，提升社保檔案整體管理質(zhì)量和水平。社保檔案部門可采用各項跟蹤監(jiān)督措施，聚焦社保業(yè)務關鍵環(huán)節(jié)，運用周報、月匯總、季調(diào)度、半年考核等形式，持續(xù)跟進和監(jiān)督，向管理要效益，確保社保檔案數(shù)字化管理工作精益求精。

4 社保檔案數(shù)字化的若干思考

社保檔案數(shù)字化是新時代做好社保檔案工作的現(xiàn)實需要，也是不斷提升社保事業(yè)現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。除了要加強頂層設計、加大投入、質(zhì)量控制和精細管理外，還要把好資料審核基礎關，重視社保檔案信息資源安全，強化人員業(yè)務素能關鍵環(huán)節(jié)。

4.1 資料審核是基礎

社保業(yè)務檔案類型多、數(shù)量龐大，涉及社保管理類、社保費征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、醫(yī)療保險待遇類和失業(yè)保險待遇類、工傷保險待遇類、社保業(yè)務統(tǒng)計報表類和社?；吮O(jiān)管類等。在數(shù)字化工作過程中，資料審核是一項基礎環(huán)節(jié)，也是一個十分重要的基礎性工作。既要認真審核資料內(nèi)容是否完整，歸檔資料是否殘缺，數(shù)字化掃描是否滿足要求等。要嚴格按照數(shù)字化的標準和要求嚴格把好社保檔案資料基礎關。此外，還要做好掃描后的數(shù)字信息審核，由質(zhì)量監(jiān)督員進行把關，檢查社保檔案掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否達到最終存儲歸檔的標準，一旦發(fā)現(xiàn)社保檔案掃描過程中的數(shù)據(jù)不合格或者掃描數(shù)據(jù)信息不完整、不清晰的，要重新進行掃描、錄入，確保數(shù)字檔案技術參數(shù)選擇正確、避免格式轉(zhuǎn)換失真，確保數(shù)據(jù)信息符合規(guī)則要求，便于后期系統(tǒng)管理。

4.2 安全管理是保證

社保檔案數(shù)字化管理，面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，諸如計算機硬盤損壞、系統(tǒng)版本低、不兼容，數(shù)據(jù)信息丟失、非法增刪改等，而且計算機技術的應用，病毒入侵具有傳染性、潛伏性和破壞性，對社保檔案數(shù)字化管理危害極大。因此，首先要求檔案管理人員增強安全防范意識，提升安全處置能力。其次是要做好技術防控，確保機房設備可靠性、通信線路安全、災害恢復等物理層面安全，還要從病毒防護、數(shù)字信息傳輸加密和網(wǎng)絡邊界防護等做好網(wǎng)絡層面安全。利用身份認證、數(shù)字簽名、證書技術和數(shù)據(jù)加密、安全內(nèi)容檢查技術等應用層面做好社保檔案數(shù)字化安全防護，織密社保檔案安全保護網(wǎng)絡，確保檔案安全。

4.3 人員素能是保障

社保檔案數(shù)字化工作是一項技術含量高、標準要求嚴的知識密集型工作模式，也是適應新時代社保事業(yè)發(fā)展的必然要求。因此，要打造一支復合型、應用型、技能型人才隊伍，是做好社保檔案數(shù)字化工作的重要人才支持和保障，也是關系社保檔案數(shù)字化管理成效的重要因素。因此，一方面，要根據(jù)社保業(yè)務檔案數(shù)字化管理的任務需要，及時招錄具有檔案專業(yè)知識，掌握一定數(shù)字化、信息化技術應用人才；另一方面，要做好現(xiàn)有人才的教育、培訓，重點是要加強數(shù)字技術的業(yè)務培訓，通過“請進來”“走出去”等多種方式，邀請檔案數(shù)字化領域?qū)＜?、學者或者業(yè)務骨干開展講座，做好業(yè)務素能再提升；還可以有重點地選派局機關檔案業(yè)務人員赴先進地區(qū)參觀學習，舉辦業(yè)務競賽，以賽代訓，提升檔案人員的業(yè)務素能，尤其是數(shù)字化信息技術應用。

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作者簡介：安慧娟（1973— ），大學學歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員。主要從事檔案管理研究。