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    淺析衛(wèi)生管理信息系統(tǒng)的項(xiàng)目管理

    2023-07-11 19:45:14蔣文劉伯通吳漢迪梁曦明黃寧梁秋瑜龍煒焱
    科技風(fēng) 2023年17期
    關(guān)鍵詞:信息化系統(tǒng)

    蔣文 劉伯通 吳漢迪 梁曦明 黃寧 梁秋瑜 龍煒焱

    摘?要:本文以廣西無(wú)償獻(xiàn)血者直免信息系統(tǒng)為研究對(duì)象,從需求分析、溝通管理這兩個(gè)方面探討了項(xiàng)目管理中的問題與解決辦法,并進(jìn)行了深入細(xì)致的分析,提出了符合項(xiàng)目需求與特點(diǎn)的具有創(chuàng)新性的解決辦法,最終確保項(xiàng)目順利完成。

    關(guān)鍵詞:公共衛(wèi)生管理;信息化系統(tǒng);信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理

    為解決群眾“獻(xiàn)血容易報(bào)銷難”的問題,實(shí)現(xiàn)無(wú)償獻(xiàn)血者臨床用血費(fèi)用直接減免,廣西壯族自治區(qū)衛(wèi)生健康統(tǒng)計(jì)信息中心自主開發(fā)了“廣西無(wú)償獻(xiàn)血者臨床用血費(fèi)用直接減免信息管理系統(tǒng)”,2020年8月31日該系統(tǒng)正式投入運(yùn)行,目前運(yùn)行情況良好。該系統(tǒng)的實(shí)施全面打破了各市血站與醫(yī)院之間的結(jié)算壁壘,實(shí)現(xiàn)了無(wú)償獻(xiàn)血者及其親屬在廣西區(qū)內(nèi)就診時(shí)血液費(fèi)用出院直接減免,形成了血費(fèi)減免服務(wù)的新模式。本文以廣西無(wú)償獻(xiàn)血者直免信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目為研究對(duì)象,對(duì)項(xiàng)目管理中的需求分析和溝通管理在公共衛(wèi)生管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的作用進(jìn)行了研究,結(jié)合本人參與其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),分析公共衛(wèi)生管理信息化體系建設(shè)的難點(diǎn),總結(jié)如何運(yùn)用項(xiàng)目管理理論,將理論與實(shí)際情況相結(jié)合,確保項(xiàng)目在既定工期等約束條件下,在滿足項(xiàng)目相關(guān)人員質(zhì)量要求的情況下順利完成。

    1?項(xiàng)目管理理論內(nèi)容概要

    項(xiàng)目是為提供自己的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而做出的暫時(shí)性努力。項(xiàng)目特點(diǎn)是一次性的,可以提供自己的產(chǎn)品、服務(wù)或成果,項(xiàng)目逐步完善,并具有針對(duì)性,目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)受到資源約束條件的限制[1]。項(xiàng)目的目標(biāo)是滿足相關(guān)人員對(duì)進(jìn)度、成本和質(zhì)量的不同期望和需求,進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理需要對(duì)人才、設(shè)備、資金、材料等資源進(jìn)行相應(yīng)的管理。因此,要實(shí)現(xiàn)確定的目標(biāo)需要一定的計(jì)劃協(xié)調(diào),才能完成相應(yīng)的管理活動(dòng)[2]。項(xiàng)目管理的發(fā)展過程經(jīng)過幾個(gè)階段,進(jìn)入現(xiàn)代項(xiàng)目管理階段后,隨著全球競(jìng)爭(zhēng)的加劇,項(xiàng)目活動(dòng)擴(kuò)大和復(fù)雜化,項(xiàng)目數(shù)量的急劇增加,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)模擴(kuò)大,項(xiàng)目相關(guān)利益者沖突加劇,項(xiàng)目成本降低、壓力上升等一系列情況正在發(fā)生。作為項(xiàng)目業(yè)主的部分政府部門和企業(yè),以及作為項(xiàng)目實(shí)施者的政府機(jī)關(guān)和企業(yè),為認(rèn)識(shí)和研究項(xiàng)目管理的基本原理、開發(fā)項(xiàng)目管理的具體方法投入了大量的人力物資。隨著信息系統(tǒng)工程、軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、大型建設(shè)工程以及高新技術(shù)項(xiàng)目研發(fā)等項(xiàng)目管理新領(lǐng)域的出現(xiàn),促進(jìn)了項(xiàng)目管理在方法和理論等方面的不斷發(fā)展?,F(xiàn)代項(xiàng)目管理在這一時(shí)期獲得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展和長(zhǎng)足的進(jìn)步。時(shí)至今日,項(xiàng)目已經(jīng)成為我們社會(huì)創(chuàng)造物質(zhì)、精神財(cái)富、社會(huì)福利的主要生產(chǎn)方式,因此,現(xiàn)代項(xiàng)目管理也成為發(fā)展最快、使用最重要的管理領(lǐng)域之一。

    隨著科技的日新月異,信息化工程發(fā)揮著越來越重要的作用。近年來,我國(guó)信息化建設(shè)已經(jīng)取得了舉世矚目的成就,但不可否認(rèn)的是,信息化建設(shè)過程中也出現(xiàn)了技術(shù)的高消費(fèi)、信息“孤島”、信息資源得不到充分利用,信息化效益低,信息安全得不到有效保障等諸多問題[3]。如何破局,開發(fā)一套易于使用、群眾愛用、提高醫(yī)院和血站工作效率的系統(tǒng),真正惠及人民,是擺在我們面前的一大挑戰(zhàn)。

    2?公共衛(wèi)生管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

    我國(guó)公共衛(wèi)生信息化應(yīng)用發(fā)展的主要矛盾在于,患者在醫(yī)療服務(wù)、業(yè)務(wù)、管理等方面的需求不斷增加,以及醫(yī)院信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平、規(guī)范化應(yīng)用能力之間的發(fā)展不平衡、不充分。

    無(wú)償獻(xiàn)血者血費(fèi)報(bào)銷作為公共衛(wèi)生管理的分支,存在以下問題。獻(xiàn)血群眾為了報(bào)銷血費(fèi),必須在就診使用血液后趕到血站去報(bào)銷血費(fèi),但由于手續(xù)不完備、票據(jù)丟失、獻(xiàn)血者與用血者關(guān)系難以確認(rèn)等原因,血費(fèi)很可能無(wú)法一次性順利報(bào)銷,不得不在醫(yī)院與血站之間來回奔波,公共衛(wèi)生行政管理的低效性凸顯出來,群眾的獻(xiàn)血意愿也受到很大阻礙。

    醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是保障人民健康極其重要的基礎(chǔ)性公共事業(yè),在公共衛(wèi)生系統(tǒng)中,信息系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用,醫(yī)療衛(wèi)生信息作為關(guān)系國(guó)家經(jīng)濟(jì)和民生的重要資源,引起了越來越多的重視和關(guān)注[4]。為了進(jìn)一步提高對(duì)信息化建設(shè)重要性、緊迫性的認(rèn)識(shí),加快信息化建設(shè),把信息化建設(shè)作為提高工作效率和科學(xué)決策能力的重要手段,促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入,推動(dòng)衛(wèi)生事業(yè)的加速發(fā)展,是相關(guān)工作人員的責(zé)任和使命。在這樣的背景下,廣西公共衛(wèi)生管理信息系統(tǒng)近年來取得了可喜的成績(jī)和長(zhǎng)足的進(jìn)步,但也存在公共衛(wèi)生信息化“孤島”的問題,衛(wèi)生信息的流通與共享未能全面實(shí)現(xiàn)。同時(shí),公共衛(wèi)生信息標(biāo)準(zhǔn)化的滯后也帶來信息管理上的困難,極大地阻礙了公共衛(wèi)生信息化的進(jìn)一步發(fā)展。以無(wú)償獻(xiàn)血者血費(fèi)報(bào)銷為例,實(shí)際調(diào)查研究發(fā)現(xiàn),由于各部門相關(guān)信息不互通,使用者本人或直系親屬是否獻(xiàn)過血這些信息在采血機(jī)構(gòu)、醫(yī)院掌握的并不全面,醫(yī)院直接減免費(fèi)用容易出錯(cuò)。

    根據(jù)《國(guó)家衛(wèi)生健康委辦公廳關(guān)于開展無(wú)償獻(xiàn)血者臨床用血費(fèi)用直接減免工作的通知》要求,到2020年8月30日,全面實(shí)現(xiàn)無(wú)償獻(xiàn)血者及其親屬在省內(nèi)醫(yī)院的血費(fèi)直接減免。本中心接此任務(wù)后不僅面臨著時(shí)間緊、任務(wù)急等問題,還有流程和制度上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),沒有實(shí)現(xiàn)血站與醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的互聯(lián)互通,獻(xiàn)血者信息不能共享使用,以及沒有建立省級(jí)無(wú)償獻(xiàn)血者數(shù)據(jù)庫(kù)。信息系統(tǒng)的構(gòu)建項(xiàng)目由多個(gè)部分組成,這里有很多學(xué)科知識(shí),如在實(shí)施過程中需要應(yīng)用到管理學(xué)的一些思想[5]。只有充分運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系相關(guān)理論,借助項(xiàng)目管理信息化的工具,結(jié)合廣西公共衛(wèi)生管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,才能按時(shí)圓滿、保質(zhì)保量地完成這項(xiàng)任務(wù)。信息系統(tǒng)的項(xiàng)目管理具體包括十大管理領(lǐng)域,篇幅有限,本文對(duì)其中的需求分析和溝通管理進(jìn)行了重點(diǎn)分析。

    3?做好需求分析,注重過程

    3.1?需求分析含義

    信息系統(tǒng)開發(fā)是一項(xiàng)涉及面廣、極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程,其研究對(duì)象不僅是系統(tǒng),而且是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,更多的是其運(yùn)行機(jī)制和管理體制以及應(yīng)用信息系統(tǒng)的人,其組織、管理和應(yīng)用比一般工程更為困難[6]。此外,公共衛(wèi)生管理信息系統(tǒng)具備自己的特點(diǎn)和難點(diǎn),覆蓋面廣,使用者多,直接關(guān)系到群眾的切身利益和醫(yī)療體驗(yàn)。本系統(tǒng)配置在醫(yī)院結(jié)算窗口,直接影響醫(yī)院的工作效率和質(zhì)量;各醫(yī)院和各血站還是信息“孤島”,未能實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享。因此,我們需要建立一個(gè)完全覆蓋多個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng),將現(xiàn)有的分布式信息“孤島”整合到一個(gè)完整的信息系統(tǒng)中。為此,我們要站在整個(gè)信息系統(tǒng)的高度進(jìn)行全面完整的分析設(shè)計(jì),用全局性的觀點(diǎn)認(rèn)真梳理流程和政策細(xì)節(jié)和問題,解決各自的難題,讓群眾真正感受到便利,支持?jǐn)?shù)字醫(yī)療改革。需求分析是系統(tǒng)分析與軟件設(shè)計(jì)階段之間的橋梁,是研發(fā)人員經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查和分析,正確理解用戶與項(xiàng)目的功能、性能、可靠性等具體要求,將用戶非形式的需求表達(dá)轉(zhuǎn)化為完整的需求定義,從而確定系統(tǒng)需要做什么的過程。需求分析是產(chǎn)品開發(fā)前期的鋪墊工作,也是重要的基礎(chǔ)工作之一。在需求分析階段,筆者認(rèn)為,重點(diǎn)是流程的整理、流程的規(guī)范化和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立。

    3.2?存在問題和解決辦法

    需求分析過程中,我們認(rèn)真分析和梳理了現(xiàn)有流程,發(fā)現(xiàn)存在以下問題:群眾去血站報(bào)銷的過程中,管理和業(yè)務(wù)流程不規(guī)范,缺乏統(tǒng)一的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和信息標(biāo)準(zhǔn),過程管理滯后成為該項(xiàng)目建設(shè)的主要瓶頸。通過信息化體系建設(shè),規(guī)范管理和業(yè)務(wù)流程,建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),有利于保護(hù)獻(xiàn)血者利益,提供正確服務(wù),提高獻(xiàn)血意愿。在設(shè)計(jì)流程、功能、性能方面,本系統(tǒng)具有以下創(chuàng)新亮點(diǎn)和做法:

    (1)系統(tǒng)可無(wú)限開放使用權(quán)限,如血費(fèi)直接豁免權(quán)限可下放于市、區(qū)、縣、鎮(zhèn)、村級(jí)醫(yī)院、衛(wèi)生院、農(nóng)村診所,部分省份只能下放于市、區(qū)、縣醫(yī)院,本系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院、社區(qū)醫(yī)院可以直接減免,大大提高減免范圍,方便群眾就地報(bào)銷。

    (2)精簡(jiǎn)證明材料,群眾確實(shí)不能提供有關(guān)證明的,填寫廣西臨床用血費(fèi)用直接減免承諾書,可以視為有關(guān)證明。

    (3)為防止多重報(bào)銷,需要上傳報(bào)銷發(fā)票,系統(tǒng)支持全區(qū)互聯(lián)網(wǎng)查詢發(fā)票編號(hào),醫(yī)院在已經(jīng)報(bào)銷過發(fā)票上加蓋公章或其他標(biāo)識(shí),發(fā)票備注欄體現(xiàn)用血總金額。

    (4)為減少結(jié)賬時(shí)的等待時(shí)間,在醫(yī)院窗口結(jié)算費(fèi)用前,可通過廣西惠民平臺(tái)微信公眾號(hào)上傳資料進(jìn)行認(rèn)證。

    (5)醫(yī)院血費(fèi)通常包括儲(chǔ)存和運(yùn)輸費(fèi),有時(shí)與血站血價(jià)不符,頒布規(guī)定要求統(tǒng)一使用血站價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)直接減免。

    (6)醫(yī)院普遍存在先用血后獻(xiàn)血也允許報(bào)銷的情況。通過這次清理和規(guī)范化的流程,統(tǒng)一規(guī)定必須先獻(xiàn)血后用血,利用信息系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)間比較,杜絕先用血后獻(xiàn)血。

    (7)為實(shí)現(xiàn)多渠道快速信息采集,系統(tǒng)支持手動(dòng)錄入、身份證讀卡、高拍儀上傳、手機(jī)拍照上傳、多張獻(xiàn)血證上傳。

    (8)一套系統(tǒng)同時(shí)支持不同地市的不同結(jié)算算法,實(shí)現(xiàn)各地差異化結(jié)算。

    (9)數(shù)據(jù)上傳實(shí)現(xiàn)手動(dòng)輸入和接口上傳,根據(jù)不同醫(yī)院的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)實(shí)力,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)智能化上傳和手動(dòng)上傳的分離管理,減輕不同醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和技術(shù)負(fù)擔(dān)。

    (10)結(jié)算數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全區(qū)統(tǒng)一集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一平臺(tái)結(jié)算管理,大數(shù)據(jù)化分析全區(qū)減免情況,為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

    (11)系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳采用本地動(dòng)態(tài)代碼上傳加密,大大提高了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

    (12)系統(tǒng)采用負(fù)載分散、分布式方式部署,大大提高了系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

    4?做好溝通管理

    4.1?溝通管理的含義

    信息系統(tǒng)項(xiàng)目涉及甲方、乙方以及第三方,相關(guān)人員復(fù)雜、周期長(zhǎng)、項(xiàng)目實(shí)施難、風(fēng)險(xiǎn)高,對(duì)項(xiàng)目溝通的要求非常高[7]。在信息系統(tǒng)的開發(fā)實(shí)施過程中,良好的項(xiàng)目管理溝通技術(shù)對(duì)項(xiàng)目的成功起著至關(guān)重要的作用,成功的溝通有助于明確項(xiàng)目需求,及時(shí)解決項(xiàng)目中遇到的困難和問題,推動(dòng)項(xiàng)目順利進(jìn)行,促進(jìn)項(xiàng)目的有效實(shí)施和落地。本人作為業(yè)主方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之一,全程參與該項(xiàng)目的實(shí)施過程,及時(shí)有效地與各方交流,制定一系列解決方案和措施,并嚴(yán)格執(zhí)行,確保項(xiàng)目信息準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)生、傳播、處置和保存,確保項(xiàng)目按要求順利完成。

    4.2?溝通管理中的難題

    信息系統(tǒng)溝通管理的主要困難:相關(guān)人員復(fù)雜,為溝通增加了難度,溝通管理計(jì)劃不足,需求和溝通的原則不明確。本項(xiàng)目相關(guān)人員主要包括廣西衛(wèi)生健康統(tǒng)計(jì)信息中心研發(fā)團(tuán)隊(duì)、各級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政管理部門、接入醫(yī)療機(jī)構(gòu)和HIS系統(tǒng)開發(fā)廠商、各市血站及血站系統(tǒng)開發(fā)廠商等相關(guān)人員,在項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到需要協(xié)調(diào)解決的重大事項(xiàng),要取得一致并不容易,易出現(xiàn)溝通不充分、不到位的情況。信息中心研發(fā)和運(yùn)營(yíng)維護(hù)團(tuán)隊(duì)自上而下發(fā)揮作用,但面臨人手不足的局面。由于開發(fā)商是技術(shù)出身,沒有經(jīng)過系統(tǒng)的項(xiàng)目管理和溝通培訓(xùn),在與行政管理人員和一線窗口工作人員面談需求時(shí),容易產(chǎn)生以下問題:(1)溝通需求責(zé)任不明確,沒有設(shè)立明確的負(fù)責(zé)人,容易出現(xiàn)頻繁更換人員的問題;(2)需求表達(dá)和說明不充分,容易遺漏;(3)溝通過程未作詳細(xì)記錄,導(dǎo)致反復(fù)確認(rèn)需求;(4)開發(fā)小組成員之間的作業(yè)連接延遲,技術(shù)人員流失。造成這種問題的原因通常是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與客戶、相關(guān)人員之間沒有得到良好的溝通,對(duì)信息系統(tǒng)開發(fā)產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響[8]。

    4.3?解決辦法

    要協(xié)調(diào)多個(gè)部門達(dá)成共識(shí),共同積極推進(jìn)項(xiàng)目落地并非易事,本中心作為衛(wèi)生健康委員會(huì)的技術(shù)支持部門,有技術(shù)、懂管理,即精通計(jì)算機(jī)技術(shù)并對(duì)行政管理部門的政策和制度以及醫(yī)院和血站的運(yùn)行機(jī)制非常熟悉。為了解決上述溝通問題,我們制定并嚴(yán)格執(zhí)行完善的溝通管理計(jì)劃和措施。充分利用信息化系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),認(rèn)真分析研究使用過程,實(shí)現(xiàn)有效溝通。根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn),為節(jié)約溝通成本,提高溝通效率,在溝通管理方面采取了以下措施:

    (1)每單位設(shè)置明確的溝通負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)信息的收集、發(fā)布、存儲(chǔ)和歸檔等工作。每次重要溝通都要實(shí)現(xiàn)事前準(zhǔn)備、過程記錄、事后確認(rèn),在溝通前要明確溝通目標(biāo),確定問題清單,把握溝通方向,注意不要過度偏離主題。

    (2)在各接入醫(yī)院設(shè)立管理人員賬戶,管理人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)部用人單位進(jìn)行權(quán)限和角色分配,承擔(dān)內(nèi)部溝通職責(zé),有效緩解自治區(qū)一級(jí)溝通和運(yùn)維的壓力和難度。

    (3)將人工手動(dòng)審核升級(jí)為自動(dòng)審核,醫(yī)療機(jī)構(gòu)無(wú)需撥打血站電話要求審核,大大節(jié)省了溝通時(shí)間,提高了審核效率。

    (4)血站駁回醫(yī)院上傳的記錄時(shí),追加駁回原因這項(xiàng)內(nèi)容,將駁回原因設(shè)置為必填項(xiàng),減少因原因不明被駁回而反復(fù)提問的交流問題。

    (5)建立工作手機(jī)交流群,定期匯總發(fā)布各類問題與解決辦法,形成知識(shí)庫(kù)。

    結(jié)語(yǔ)

    目前,直免平臺(tái)累計(jì)為16934名無(wú)償獻(xiàn)血者及其親屬就醫(yī)提供血費(fèi)出院直接減免服務(wù),261家醫(yī)療機(jī)構(gòu)正式使用直免平臺(tái)。直接減免平臺(tái)的實(shí)施,解決了用血人報(bào)銷血費(fèi)的困擾,推動(dòng)服務(wù)關(guān)口前移,切實(shí)改善服務(wù)質(zhì)量,提高無(wú)償獻(xiàn)血者的滿意度和獲得感。隨著互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,公共衛(wèi)生管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生地出現(xiàn)了越來越多的信息系統(tǒng),但存在使用率低、失敗率高的問題。在這種情況下,信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理起著舉足輕重的作用,項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜而綜合的工程,涵蓋的范圍和方法比較廣泛,筆者認(rèn)為,其中的需求分析和溝通管理起到提綱挈領(lǐng)的作用,也是本文闡述的重點(diǎn)。通過上述分析,希望能夠?qū)残l(wèi)生信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的建設(shè)起到指導(dǎo)與參考作用,并且提高信息系統(tǒng)的應(yīng)用率。

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    基金項(xiàng)目:廣西壯族自治區(qū)衛(wèi)生健康委員會(huì)自籌經(jīng)費(fèi)科研課題《廣西無(wú)償獻(xiàn)血者臨床用血費(fèi)用直免信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用研究》(Z20201128)

    作者簡(jiǎn)介:蔣文(1982—?),男,漢族,桂林全州人,本科,工程師,研究方向:血站領(lǐng)域的信息化項(xiàng)目開發(fā);劉伯通(1991—?),男,漢族,廣西玉林陸川人,本科,工程師,研究方向:信息系統(tǒng)開發(fā)與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,貢獻(xiàn)等同于第一作者。

    *通訊作者:龍煒焱(1974—?),女,漢族,四川資中縣人,本科,工程師,研究方向:衛(wèi)生信息管理學(xué)與公共衛(wèi)生信息化管理。

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