大力推進檔案數(shù)字化管理 加強和改進企業(yè)檔案管理工作

顧湘君++武曉磊

摘 要：多年來，國網(wǎng)山西管培中心檔案室一直延用傳統(tǒng)的管理模式，但是，隨著時代的發(fā)展，舊有的模式已經(jīng)明顯不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對各項工作的要求。鑒于此，檔案管理信息化系統(tǒng)便應(yīng)運而生了，它為檔案數(shù)字化管理工作的順利進行提供了基礎(chǔ)保障。充分利用檔案數(shù)字化管理技術(shù)，不僅能夠解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，進一步提高企業(yè)檔案管理工作的效率，還為企業(yè)的快速發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：管理模式；檔案管理；信息化系統(tǒng)；數(shù)字管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.22.047

國網(wǎng)山西管培中心（以下簡稱“中心”）檔案室是專門保管中心建校以來研發(fā)、培訓、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動檔案的專門機構(gòu)。它的基本任務(wù)是在反映中心真實情況的前提下，保證檔案的完整性和安全性，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和培訓建設(shè)提供永久性服務(wù)。

1 中心檔案室基本情況

中心檔案室始建于20世紀60年代，幾十年來，它一直隸屬于中心辦公室。建室以來，在上級檔案管理部門的領(lǐng)導下，工作人員努力開展檔案的收集、整理、保管和利用等工作，截至2014年底，已經(jīng)保管了各種檔案，共計3 000多卷，為中心的培訓經(jīng)營和持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。2007年以來，中心設(shè)專職檔案員1名，為檔案管理工作提供了人力保障。

2 檔案管理工作中存在的問題

在長時間的工作過程中發(fā)現(xiàn)，中心檔案管理工作中還存在一些問題，主要有以下幾點：①相關(guān)部門對檔案收集工作沒有硬性規(guī)定和明確要求，而這方面的工作也處于被動局面，基本是由材料形成單位自主上交，交什么算什么，導致一些本該歸檔的文件、材料未歸檔，使相關(guān)工作缺少判斷的依據(jù)。②由于收集檔案的方法陳舊，部分基建、設(shè)備資料和培訓資料不能及時移交。這在一定程度上制約了中心基礎(chǔ)設(shè)施、基本設(shè)備的維修和改造工作。③中心在北田培訓基地開發(fā)了很多新產(chǎn)品，但是，與產(chǎn)品相關(guān)的檔案卻少之又少。這就導致現(xiàn)在及以后的生產(chǎn)研發(fā)缺少研究基礎(chǔ)，會對其今后的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。④一些工程建設(shè)和修造改進的圖紙因為年代久遠而自然脆化；再加上在借出使用的過程中缺乏合理的防護，導致圖紙磨損嚴重，上面的數(shù)據(jù)越來越模糊，無法正常使用。

3 問題產(chǎn)生的根源

經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，引發(fā)上述問題的主要原因有：①相關(guān)部門長期以來重保管輕收集，不能充分利用現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理技

術(shù)開展檔案收集工作；②上級關(guān)于文件材料歸檔范圍的規(guī)定和中心近年制定的文件材料歸檔明細表中并未及時通過中心內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)并監(jiān)督執(zhí)行；③不能充分利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段開展檔案管理工作的宣傳教育和考核評價，導致中心各職能部門缺乏對檔案工作的認識，相關(guān)資料不按照規(guī)定歸檔；④中心培訓和工程資料零散分布，歸檔責任主體不明，缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一整理上交的網(wǎng)絡(luò)平臺；⑤一些使用頻繁的重要設(shè)備圖紙，因為缺少大型掃描設(shè)備和電子借閱平臺，所以，無法提供電子借閱服務(wù)，而同一套圖紙長期反復(fù)外借則會被嚴重磨損。

4 解決問題的迫切性

隨著體制變化、機構(gòu)改革、領(lǐng)導干部調(diào)整和重點建設(shè)項目的啟動，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作、改革發(fā)展中形成的不同門類和不同載體的文件材料逐漸增多。與此同時，企業(yè)也對檔案管理工作提出了新要求，使檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)。中心檔案管理工作中存在的問題已嚴重制約了檔案工作乃至企業(yè)日后的發(fā)展。

5 推廣使用檔案數(shù)字化管理技術(shù)

檔案數(shù)字化是將計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)和存儲技術(shù)等多項技術(shù)結(jié)合起來而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)管理，形成了一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時為用戶提供所需信息，實現(xiàn)資源共享。

國網(wǎng)山西管培中心檔案管理信息化系統(tǒng)工程建設(shè)項目于2008年被提出，2010年初上線試運行。項目的建成為中心檔案信息化管理搭建了平臺，而系統(tǒng)的運行為中心檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)，起到了重要的作用，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新。利用此系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和利用等工作的數(shù)字化管理，還可以通過中心內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和查詢借閱。依據(jù)檔案業(yè)務(wù)的工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員授權(quán)，中心領(lǐng)導和部門管理人員等中心內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶都可以在辦公室查閱所需的電子檔案目錄和電子文件。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作人員的工作效率，提升檔案的服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理工作朝著信息研究的方向發(fā)展。

6 檔案管理信息化系統(tǒng)的作用

與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相比，國網(wǎng)山西管培中心檔案管理信息化系統(tǒng)有其不可替代的作用。

6.1 提高經(jīng)濟效益

過去一直使用的是粗放型管理模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決問題的方法，導致管理成本大幅增加。而數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的、以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用和占地空間，而且查閱起來非常方便，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費。

6.2 提高辦公效率

施行數(shù)字化檔案管理能夠保證資料及時歸檔。以文書檔案和設(shè)備檔案為例，中心各部門的工程建設(shè)工作都需要以詳細、準確的檔案信息為依據(jù)，而傳統(tǒng)的借閱（查閱、復(fù)制）審批手續(xù)煩瑣，時間冗長，常常導致業(yè)務(wù)被拖延，設(shè)備維修受耽擱……中心采用檔案管理信息化系統(tǒng)后，可以即時在線辦理借閱申請和審批手續(xù)，及時為相關(guān)部門提供詳細、準確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導決策和部門工程建設(shè)等工作的順利進行提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得更加簡單，讓企業(yè)職工足不出戶便可知曉企業(yè)大事，掌握工作中所需的一切數(shù)據(jù)。由于信息是超時空流動的，所以，數(shù)字化檔案則成為了“無墻界檔案”，檔案庫也變成了信息控制中心。

6.3 增強對檔案原件的保護

利用中心檔案管理信息化系統(tǒng)，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加方便、安全。對于歷史久遠、紙質(zhì)較差或磨損嚴重的檔案材料，數(shù)字化處理能為其提供必要的保護。另外，檔案的數(shù)字化處理也能有效防止檔案資料被篡改。

7 對檔案管理工作提出的要求

對于工程資料和科技資料的電子歸檔工作，要在歸檔制度中明確責任主體，指定牽頭部門，各有關(guān)部門要相互配合，協(xié)同操作，以流水的方式完成網(wǎng)上信息的采集、審核工作，完成后統(tǒng)一移交到檔案管理信息化系統(tǒng)內(nèi)本單位的電子檔案庫中。

對于磨損嚴重的設(shè)備圖紙，要購置或租用掃描設(shè)備，盡快對其進行數(shù)字化采集，有計劃、分時段地從檔案實體庫中一一提卷（拆卷，校對檔案頁數(shù)，區(qū)分高掃、平掃材料）后采集數(shù)據(jù)。在采集數(shù)據(jù)的過程中，要對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，并校對檔案目錄和電子材料，由專人完成審核，完成檔案裝訂還原，最后對電子數(shù)據(jù)進行電子歸檔。

8 結(jié)束語

綜上所述，推廣檔案管理信息化系統(tǒng)，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，已經(jīng)成為了新時期中心檔案工作面臨的重要課題之一。檔案管理部門必須高度重視這項工作，把它作為一項大工程，合理分解進度計劃，認真督促、跟進計劃的落實情況，直至其正式運行，從而有效解決中心檔案管理工作中存在的問題。

當然，要想充分發(fā)揮中心檔案管理信息化系統(tǒng)的作用，還需要基層檔案工作者付出更多心血。要充分利用中心內(nèi)網(wǎng)和檔案管理信息化系統(tǒng)等快捷的信息傳播渠道，加強對檔案法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準的學習和宣傳。同時，檔案管理部門要針對信息化系統(tǒng)的上線運行，重新制訂《國網(wǎng)山西管理培訓中心文件材料歸檔管理辦法》《國網(wǎng)山西管理培訓中心檔案借閱管理辦法》，修改和完善《國網(wǎng)山西管理培訓中心文件材料歸檔范圍表》，以承載該系統(tǒng)運行的中心內(nèi)網(wǎng)為載體，在中心網(wǎng)站上公開發(fā)布，讓工作人員能夠及時了解具體的管理制度和考核辦法，確保部門兼職檔案人員能夠認識到問題的重要性，提高對相關(guān)問題的重視程度，保證工作有動力，行動有依據(jù)。

〔編輯：白潔〕