新時期做好人事檔案管理工作探析

魏紅

摘 要：隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理存在的問題日益凸顯，為了全面契合現(xiàn)階段的人事檔案管理發(fā)展新需求，需創(chuàng)新人事檔案管理方法，充分發(fā)揮人才市場檔案的資源優(yōu)勢，進(jìn)一步增強社會各界的人才信息服務(wù)意識?；诖?，文章以新時期人事檔案管理現(xiàn)狀及問題為切入點，進(jìn)一步探討其解決路徑，以便尋找適應(yīng)現(xiàn)階段人事檔案管理的有效方法，提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案管理；優(yōu)化路徑

人事檔案是保存人才信息的重要載體，用人單位可根據(jù)人事檔案信息科學(xué)且合理地使用人力資源，在真正意義上做到“人盡其才”。為了順應(yīng)新時期的發(fā)展需求，優(yōu)秀的人事檔案管理從業(yè)者，應(yīng)著力探尋發(fā)展新出路，充分發(fā)揮現(xiàn)有的檔案管理優(yōu)勢，在滿足人們?nèi)粘Ｋ璧幕A(chǔ)上，提高社會影響力，充分發(fā)揮人才檔案管理的價值。

一、新時期人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識不強

在新時期發(fā)展背景下，諸多單位的人事檔案系統(tǒng)已實現(xiàn)信息化和數(shù)字化的全覆蓋，但人事檔案管理系統(tǒng)無法脫離人類的智慧而單獨運行，因此，在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，相關(guān)管理人員在人事檔案管理工作中仍占據(jù)重要地位。首先，存在檔案管理者統(tǒng)籌意識不強和職業(yè)素養(yǎng)不高等專業(yè)問題。部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理只是完成單純抄寫及記錄的工作，和一般職員無異，在錄用時也不會特意要求其專業(yè)化，從根本上造成人事檔案管理的專業(yè)化缺失。其次，部分已步入就業(yè)崗位的檔案管理人員自身管理意識相對滯后，認(rèn)為傳統(tǒng)的人事檔案管理只是對人員檔案進(jìn)行整理、記錄和管理，忽略了以宏觀角度或整體的視野對整個單位內(nèi)的各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理的重要意義。在新時代發(fā)展背景下，隨著政府事業(yè)單位規(guī)模日漸增大，內(nèi)部員工結(jié)構(gòu)也日趨復(fù)雜，接踵而來的便是由于員工流動變化帶來的工作組織框架的層級細(xì)化，若僅將工作停留表面，并未形成針對性的管理層級邏輯，則難以規(guī)避工作隱患的出現(xiàn)。

2.檔案管理制度不健全

新時期，人事檔案管理工作還存在一個嚴(yán)重的問題，就是管理制度不健全。盡管部分單位已經(jīng)制定了較為完善的管理制度，但在實際工作中并不能發(fā)揮相應(yīng)的指導(dǎo)作用，許多情況下僅僅用來配合工作或只是提供文字上的完整信息，容易造成檔案管理工作人員的主觀性過強。因此，檔案管理工作人員往往會根據(jù)自身的工作方法和工作方式對人事檔案加以嚴(yán)格管理，不同的工作人員對待相同工作的處理方式大相徑庭。

目前，社會各行各業(yè)的人員流動性較大，這種變化趨勢也反映在人事檔案管理工作中，在實際工作中，當(dāng)檔案管理人員出現(xiàn)變化時，若無科學(xué)且可行的管理制度支撐，如果出現(xiàn)檔案管理人員辭職或晉升換崗，在一定程度上會降低對接任者的管理，新到崗人員也很難盡快進(jìn)入正常工作狀態(tài)，從而降低人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在這種情形下，管理者的主體意識就會有所凸顯，在面對難題時多依靠自身的理解開展工作，但長此以往，就會在人事檔案管理中出現(xiàn)遺漏，甚至還可能造成班組內(nèi)部和職工個人間的爭議。所以，為使人事檔案管理工作得以長期及有效地開展，就需要建立一種更加有力的檔案保護(hù)機制，管理者與人事部門有關(guān)人員從單位全局發(fā)展的角度考慮，對單位的發(fā)展現(xiàn)狀和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面調(diào)研，并以此為基礎(chǔ)建立有關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，使制度更為適合現(xiàn)實的單位管理，給管理者的工作帶來方便，從而降低由于管理者工作變化所造成的不良影響。

3.檔案管理方式僵化過時

在部分傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位，其人事檔案管理模式依然停留在人工階段，雖然引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，但僅僅是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電腦中，而沒有通過信息技術(shù)手段對其數(shù)據(jù)加以分析，單一、呆板的人事檔案管理模式早已無法滿足當(dāng)前復(fù)雜高頻的人事變動，成為阻礙人事檔案管理順利開展的難題。其中，轉(zhuǎn)型的難題主要表現(xiàn)為以下兩點：一是形式問題，二是調(diào)取問題?，F(xiàn)階段，一些行政事業(yè)單位仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，對其的規(guī)范化約束力度較小，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，會出現(xiàn)管理紙張大小各異的情況。例如，在21世紀(jì)初，當(dāng)時的紙質(zhì)檔案規(guī)格多為16開的辦公室專用紙，但基于開展信息化辦公，人事檔案多為電子打印，檔案規(guī)格為A4紙，隨著社會的持續(xù)發(fā)展，人事檔案管理手段也不斷更新迭代，雖然內(nèi)容不會受到紙張規(guī)格的影響，但是，規(guī)格不一、雜亂無序的檔案資料造成檔案管理人員的整理困難，也降低了其美觀性。此外，尺寸不一致也會造成文檔收集過程中的疏漏，而零散紙張一旦流失，尋回可能性微乎其微，長期看來也不利于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。依靠傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行檔案資料保管的方法，會對資料調(diào)取與檢索造成一定障礙。在特別需要某項檔案資料時，檔案管理工作人員需要在錯綜復(fù)雜的檔案資源中查找，耗費了管理者大部分時間和精力，也不利于管理的有效實施，在出現(xiàn)緊急或需調(diào)取大量資源時，檔案管理人員就必須占用其他工作的時間查找資源，長此以往就會降低人事檔案管理者的工作熱情。

二、新時期人事檔案管理工作優(yōu)化路徑

1.樹立正確的檔案管理意識

第一，要樹立正確的管理意識，順應(yīng)新時代發(fā)展要求，全面認(rèn)知檔案管理工作。檔案是記載人生軌跡的重要依據(jù)，要嚴(yán)格把控檔案信息的質(zhì)量，做好底部紅線，以此避免后期在調(diào)取檔案信息時，才發(fā)現(xiàn)信息不全，再去補辦的情況。在此過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)具備正確的檔案管理意識，與新時代靠攏，主動把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化手段運用于具體的檔案管理服務(wù)中。唯有與社會相銜接，才能夠滿足其發(fā)展要求，才能夠使人事檔案管理工作真正落到實處。因此，人事檔案管理工作者必須要創(chuàng)新和開拓服務(wù)方式和工作手段，以充分發(fā)揮檔案管理信息化的服務(wù)功能，以專業(yè)的技術(shù)知識武裝頭腦，發(fā)揮人事檔案管理服務(wù)的最佳作用。

第二，相關(guān)部門應(yīng)加強員工的培訓(xùn)教育工作，以此提高檔案管理人員對工作的重視度。人事檔案是個人身份、學(xué)歷及資歷等方面的證據(jù)。同時，與個人工資待遇、社會勞動保障及組織關(guān)系緊密掛鉤，檔案信息對每一個人都不可或缺，和每個人的日常生活都密不可分。因此，每個人要具有積極配合的主觀意識，主動協(xié)助相關(guān)部門開展人事檔案資料的完善與補充。

2.建立健全人事檔案管理機制

第一，形成專業(yè)化的人事檔案管理部門，進(jìn)行集中管理，明晰工作各環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)與承擔(dān)責(zé)任的主體，避免多部門進(jìn)行協(xié)同管制，構(gòu)建集中管理模式，最大限度地提高檔案管理水平，更好地統(tǒng)籌資源，進(jìn)行人才配置，避免出現(xiàn)內(nèi)部管理層相互推諉的現(xiàn)象，以及一個檔案在多部門之間各有“管轄權(quán)”的尷尬局面，集中化管理機制的構(gòu)建，能夠有效促進(jìn)人事檔案管理工作有序開展。

第二，構(gòu)建科學(xué)、嚴(yán)格的管理機制，由政府出臺相應(yīng)的政策法規(guī)，為后續(xù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化開展提供堅實的依據(jù)。同時，人事檔案管理應(yīng)在中國特色社會主義發(fā)展的道路上全面優(yōu)化，弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，結(jié)合信息技術(shù)，發(fā)掘大數(shù)據(jù)融合應(yīng)用模式，為新時期的人事檔案管理工作的優(yōu)化提高創(chuàng)新動力。與此同時，人事檔案管理工作者還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等國家的有關(guān)法令、政策文件，循規(guī)蹈矩，兢兢業(yè)業(yè)，依法辦事，并以此為基礎(chǔ)，全面領(lǐng)悟國家相關(guān)法律法規(guī)的真正含義，以達(dá)到“百尺竿頭，更進(jìn)一步”的高度，以新時代引領(lǐng)新作為，全面達(dá)成精細(xì)化檔案管理工作。

3.打造素質(zhì)過硬的人事檔案管理團(tuán)隊

“人”是管理工作有序開展的核心，同時“人”也是單位持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動力。因此，培養(yǎng)高素質(zhì)人員，建設(shè)一批業(yè)務(wù)素質(zhì)精良的人事檔案管理工作團(tuán)隊，是人事檔案管理部門開展工作的必要條件。人事檔案管理部門要具有一支勢如破竹、氣勢盎然的專業(yè)人才隊伍，并對現(xiàn)有的工作人員開展培訓(xùn)，使其具備良好的職業(yè)素質(zhì)和道德，成為有社會責(zé)任感和對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人，還要使之具有創(chuàng)造力，建立一個專業(yè)的及高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，以專業(yè)的角度處理各種業(yè)務(wù)問題，秉承專業(yè)人干專業(yè)事的態(tài)度優(yōu)化服務(wù)，全面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，可以根據(jù)單位實際用人情況制訂“引進(jìn)來”計劃，不斷夯實人才庫。通過招聘高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，發(fā)揮檔案專業(yè)人才的資源優(yōu)勢，提高人事檔案管理的效能，為人事檔案管理工作添磚加瓦。其次，讓所有的檔案管理人員“走出去”，為他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，全面增強現(xiàn)有工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，時刻把握工作主旋律，積極提高自身管理水平，通過不斷學(xué)習(xí)，成為檔案管理行業(yè)的領(lǐng)頭羊。

4.創(chuàng)新新時代人事檔案管理模式

新時代，人事檔案管理部門應(yīng)及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，將封閉保守的信息管理錯誤觀念，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣_化和開放化的管理模式，這也是當(dāng)前人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢。通過構(gòu)建個性化的管理模式，使每個人對自己的檔案信息有全面的認(rèn)知，如遇突發(fā)情況，都能從容面對，快速查缺補漏，規(guī)避由于時間問題造成的檔案信息無法修補的情況。構(gòu)建全新的人事檔案模式，更有利于塑造人事檔案服務(wù)的良好形象，更加適應(yīng)個人和單位查閱檔案資料的需要?，F(xiàn)代人事檔案管理工作必須努力塑造檔案行業(yè)嶄新面貌，逐步呈現(xiàn)出不同以往的狀態(tài)，切實構(gòu)建新時代的特點，從而產(chǎn)生劃時代意義的、全新的現(xiàn)代檔案管理的模式，全方位促進(jìn)人事檔案管理工作健康、有序開展。

隨著信息化社會的發(fā)展，人事檔案管理部分應(yīng)在完善紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息技術(shù)建立電子檔案信息庫。第一，檔案管理單位要主動建立職工檔案查詢資料庫，方便用人單位和有需求的市民隨時隨地查詢資料。第二，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)拋棄人事檔案信息“神秘感”的錯誤觀念，把不包含個人隱私內(nèi)容的檔案信息直接上傳公共信息網(wǎng)絡(luò)平臺，以方便有需要的機構(gòu)和個人查詢，以此提高非隱私人事檔案信息的公開性?，F(xiàn)階段，在部分人的主觀意識中，認(rèn)為從單位調(diào)取成績和年齡等信息十分困難，從而以投機取巧的心態(tài)，在找工作時編造假學(xué)歷，企圖蒙混過關(guān)，從而拿到與自身信息并不相符的工資或工作。因此，人事檔案管理部門應(yīng)將工作信息公開，使犯罪分子“無從下手”。第三，人事檔案管理部門要與用人單位構(gòu)建和諧的溝通渠道，有序開展協(xié)助查閱與核查工作，提高檔案管理工作效率。

5.基于人文關(guān)懷建立激勵機制

人事檔案管理人員工作熱情有限，主要原因是單位沒有完善的工作機制。構(gòu)建干部人事檔案管理的合理機制，是現(xiàn)在干部人事檔案管理改革與發(fā)展的關(guān)鍵，通過合理的管理機制，使干部檔案管理人員的業(yè)務(wù)才能、勞動付出、個人收入及工資待遇掛鉤，對本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，愛崗敬業(yè)，工作優(yōu)秀者要在待遇與薪資上給予相應(yīng)的獎勵，增強員工工作的自豪感。同時，應(yīng)結(jié)合新時期人力資源管理考核機制，創(chuàng)新管理觀念與手段，從管理工作的方式上創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)，在保證人事檔案管理者最基本的薪酬福利待遇的基礎(chǔ)上，視工作量的多少，逐步引入獎金機制，通過對薪酬機制的調(diào)整，能夠極大提高人事檔案管理者的工作積極性，使人事檔案管理工作質(zhì)量得到進(jìn)一步提高和改善，并取得預(yù)期成效。通過獎勵與晉升的制度，充分調(diào)動工作人員的工作積極性，大力推動信息交流與培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的社會服務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)。

另外，還必須重視人文交流，實現(xiàn)人文關(guān)懷。眾所周知，人事檔案管理內(nèi)容單調(diào)，也比較乏味，這就應(yīng)該重視對檔案管理人員多些人文關(guān)愛，讓其感受到團(tuán)隊的溫馨氛圍與關(guān)懷關(guān)愛，鼓勵員工相互之間開展工作交流與互動，增強員工的工作成就感。在日常管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深入基層，隨時掌握人事檔案管理人員的實際業(yè)務(wù)需要和思想情感需求，急他們所需，想他們所想，協(xié)助人事檔案管理人員克服業(yè)務(wù)和生活上的困難，積極建立“以人為本”的干部人事檔案管理新機制，逐步形成獎懲分明的管理體系，從管理的方式上革新，充分發(fā)揮個人在實際管理工作中的主觀能動性，積極探索推進(jìn)人事檔案管理業(yè)務(wù)的開展。同時，明晰各崗位的職責(zé)，使工作運行更加高效，創(chuàng)新工作制度，使員工能各司其職，營造積極和融洽的工作氛圍。

三、結(jié)語

通過進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理制度，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，從而更好地服務(wù)人民群眾。全國聯(lián)網(wǎng)后，所有流動人事檔案信息系統(tǒng)都進(jìn)行了數(shù)據(jù)信息匯集和數(shù)據(jù)共享，可準(zhǔn)確檢索到檔案內(nèi)容和檔案的歸屬情況，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)穩(wěn)步開展。通過利用全國統(tǒng)一的信息服務(wù)平臺、統(tǒng)一的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，全區(qū)各級人才服務(wù)管理機構(gòu)已迅速擺脫了傳統(tǒng)手工管理模式，顯著提高了人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

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（作者單位：泰安市城市管理綜合服務(wù)中心）