社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理應(yīng)用思考

趙露露

摘 要：現(xiàn)階段，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理過程中，相關(guān)單位需明確檔案資料的管理形式，深化檔案服務(wù)管理意識(shí)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦單位在電子檔案管理過程中也需要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檔案管理工作的開展標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行精細(xì)化、體系化的管理。本文簡(jiǎn)要闡述了檔案的定義和概念，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行管理規(guī)定以及保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍、保管期限進(jìn)行簡(jiǎn)要探討，提出社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理的關(guān)鍵舉措，在信息化、數(shù)字化管理模式下提出具備實(shí)踐意義、實(shí)踐價(jià)值的課題案例，旨在提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；電子檔案管理；策略

在當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理應(yīng)用的過程中，相關(guān)部門需要深化服務(wù)意識(shí)以及服務(wù)思想，對(duì)電子檔案的涉密安全等級(jí)進(jìn)行合理設(shè)定，并在檔案管理工作中強(qiáng)化系統(tǒng)控制、結(jié)構(gòu)控制、安全防控，從人、機(jī)、料、法、環(huán)等5個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合管控，以提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理效率。

一、檔案的定義

首先，檔案資料是由國(guó)家、社會(huì)、組織、個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教及科學(xué)等各項(xiàng)活動(dòng)期間所產(chǎn)生的各類文字、圖表信息，含不同的記載形式。檔案資料將人類的社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了有效寫實(shí)記錄，也是新時(shí)期國(guó)家在經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)過程中不可缺失的關(guān)鍵要素，對(duì)于發(fā)展政治文明、物質(zhì)文明以及精神文明具備較大的現(xiàn)實(shí)意義。檔案資料管理工作涉及較多的項(xiàng)目，其作為工作考察的依據(jù)，可為工作服務(wù)創(chuàng)新提供相應(yīng)的指導(dǎo)；其次，利用檔案資料在工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)也能夠提供科學(xué)可靠的依據(jù)；最后，檔案資料也可以用作歷史研究，可為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提供第一手資料，可以用作服務(wù)宣傳教育，可為社會(huì)文化的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的宣傳基礎(chǔ)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行管理規(guī)定

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案包含較多的信息內(nèi)容，在檔案管理過程中相關(guān)單位需明確保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的核心指標(biāo)，力求做到檔案資料的真實(shí)、完整、可靠、有效，最大限度地發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料的實(shí)際價(jià)值和作用，維護(hù)各方的合法權(quán)益。在此過程中，相關(guān)管理人員需要嚴(yán)格參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》以及《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳的暫行管理?xiàng)l例》，結(jié)合地方工作的實(shí)際需求以及社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的實(shí)際開展形式，完善檔案管理，明確其中的檔案管理范圍和管控指標(biāo)，對(duì)其中養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷以及生育等各項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容有效記錄、傳載。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案主要是通過相應(yīng)的保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)完成歸檔整理，新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)檔案資料也在面向無紙化以及信息化方向得到進(jìn)一步優(yōu)化和革新，衍生出電子文檔載體，可實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息全時(shí)段、全方位的記錄、傳載。在實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理的過程中，相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)秉承完整、安全的管理原則，不得偽造、私自篡改相關(guān)檔案信息內(nèi)容。一般情況下，開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作須落實(shí)成熟、完善的分類控制，相關(guān)管理人員以及經(jīng)辦機(jī)構(gòu)需參照工作開展規(guī)律和特征，結(jié)合年度業(yè)務(wù)、年度險(xiǎn)種的特征，對(duì)材料分類整理，按照定期保管10年、30年、50年、100年以及永久管理等多種形式執(zhí)行檔案管理。另外，社保檔案部門在對(duì)檔案信息進(jìn)行整理以及歸檔的過程中，需要明確“為誰(shuí)辦理、為誰(shuí)整理以及為誰(shuí)歸檔”等基本核心問題，對(duì)其中的預(yù)立卷以及歸檔工作進(jìn)行體系化管控。

三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍以及保管期限

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍寬泛，涉及社會(huì)保險(xiǎn)管理類、保險(xiǎn)費(fèi)征繳類以及保險(xiǎn)待遇類，其中又涉及醫(yī)療、失業(yè)和工傷等保險(xiǎn)待遇，還包含生育保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)和業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表和社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)察。信息業(yè)務(wù)科室必須參照以上的分類標(biāo)準(zhǔn)以及管控項(xiàng)目，合理設(shè)置、編制歸檔文件目錄，對(duì)其中的卷內(nèi)目錄以及總卷目錄進(jìn)行合理設(shè)定，以此為依據(jù)完成編號(hào)以及入庫(kù)保管。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案定期保管也包含最低的管控期限，如自檔案形成之日到次年的1月1日開始重新計(jì)算、歸類和整理。在檔案管理過程中也涉及檔案移交，可通過年度、季度和月度移交的形式，及時(shí)向本單位檔案管理部門移交各年度的業(yè)務(wù)信息以及業(yè)務(wù)檔案資料，在移交時(shí)需做好對(duì)清單的核查，并簽訂各項(xiàng)手續(xù)。移交清單分為兩種，由業(yè)務(wù)部門以及檔案管理部門各自備份管理。此外，各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)聯(lián)同稅務(wù)機(jī)關(guān)，按照國(guó)家規(guī)定，對(duì)其中所包含的永久保存的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料向國(guó)家級(jí)綜合檔案館移交，以此來進(jìn)一步完善其中的數(shù)據(jù)資料儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)，并在移交檔案資料的過程中保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確與完整，參照檔案質(zhì)量管控需求來開展分類、組合和管控。

四、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理的策略

1.提高重視，加大資金投入力度

新時(shí)期，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理的過程中，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)提高重視力度，加大資金資源的投入整合使用，以此提高社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理水平。領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)管理部門需要通過開展定期的會(huì)議活動(dòng)，對(duì)其中的各項(xiàng)信息有效審視、分析、評(píng)估與評(píng)判，對(duì)其中的電子檔案信息資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，由檔案管理部門統(tǒng)籌管控，相關(guān)單位還需要投入充足的資金和資源，對(duì)基礎(chǔ)的電子檔案信息設(shè)備設(shè)施進(jìn)行有效構(gòu)建、引進(jìn)、升級(jí)和換代。此外，也需要通過定期的會(huì)議總結(jié)明確當(dāng)前電子檔案管理工作存在的各種疑難問題，分析產(chǎn)生問題的根本原因，提出有建設(shè)性的改進(jìn)意見，及時(shí)處理其中所包含的各類疑難雜癥，從而提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理工作的綜合品質(zhì)和效率。比如，在電子檔案室中需要配置常態(tài)化的傳感器監(jiān)測(cè)設(shè)備，包含溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，保證機(jī)房?jī)?chǔ)存設(shè)備能夠正常高效地運(yùn)行，并對(duì)其中的空氣調(diào)節(jié)、開關(guān)、滅火、吸塵和消毒滅菌等設(shè)備設(shè)施進(jìn)行合理采購(gòu)和使用。而庫(kù)房的門窗和墻壁也需要堅(jiān)固牢靠，防止相關(guān)機(jī)房設(shè)施遭受到外界不良因素的破壞和影響。

2.構(gòu)建完善的電子檔案管理制度

構(gòu)建科學(xué)和完善的電子檔案管理制度是當(dāng)前實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作以及電子化管理、數(shù)據(jù)化控制過程中不可缺失的關(guān)鍵舉措。相關(guān)制度的修訂、制定需具備合理性及合法性，在此過程中相關(guān)單位應(yīng)明確電子檔案收集與整理的程序和管理方法，有效確立其中的檔案利用、儲(chǔ)存、備份、移交和銷毀等各個(gè)工作管控環(huán)節(jié)的數(shù)字化和信息化開展方向，確保電子檔案管理過程具備規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。在社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案收集以及整理制度構(gòu)建打造的過程中，應(yīng)確保能夠高效收集、控制文件以及各類數(shù)據(jù)單元，如設(shè)立完善的電子檔案歸檔制度。由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)隨時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量零散的數(shù)據(jù)資料，及時(shí)收集和整理相關(guān)零散數(shù)據(jù)資料是保障電子檔案信息真實(shí)與完整的關(guān)鍵舉措。在此期間，還涉及較為復(fù)雜的工作項(xiàng)目，應(yīng)對(duì)文本類、照片類、錄音類、錄像類電子檔案資料的不同寫入程序以及歸檔管理程序進(jìn)行合理管控，做到檔案管理的完整性。

另外，在制定社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案的利用制度過程中，需要合理設(shè)定其中的權(quán)限范圍，明確權(quán)限管理制度，以供相關(guān)人員對(duì)檔案資料檢索、下載和使用，通過設(shè)立各類服務(wù)管理權(quán)限來提高社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案資料的安全管理水平。此外，在檔案管理過程中也需要加強(qiáng)對(duì)電子元數(shù)據(jù)的監(jiān)管和控制，對(duì)其中數(shù)據(jù)信息的備份、移交和銷毀的環(huán)節(jié)進(jìn)行全時(shí)段和全方位的監(jiān)管控制，對(duì)在線儲(chǔ)存設(shè)備以及元數(shù)據(jù)信息安全儲(chǔ)存進(jìn)行分級(jí)、逐層監(jiān)控，保障信息數(shù)據(jù)安全。因此，在電子檔案管理過程中，相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)及有效的管理制度和方案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度以及電子檔案的銷毀制度，保障檔案信息的安全。

3.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化安全管理技術(shù)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案資料安全管理水平的高低關(guān)乎廣大人民群眾的合法權(quán)益，對(duì)電子檔案資料科學(xué)和有效的管理能夠發(fā)揮較大的社會(huì)價(jià)值，為了保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案工作能夠順利進(jìn)行，相關(guān)單位需要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠自主、高效地學(xué)習(xí)保險(xiǎn)的核心業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠在工作中對(duì)檔案信息進(jìn)行有效歸納、整理和控制。相關(guān)專業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備基礎(chǔ)的檔案管理理論知識(shí)，以及具備扎實(shí)的實(shí)踐能力，如相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備主動(dòng)學(xué)習(xí)的基本能力，且具備持續(xù)學(xué)習(xí)與終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，能夠?qū)W習(xí)日新月異的檔案技術(shù)，結(jié)合當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的新形勢(shì)與新需求，提高自身的信息素養(yǎng)，對(duì)其中的安全技術(shù)、信息化防火墻技術(shù)和密匙技術(shù)合理使用，最終提高檔案信息資源的安全管理水平。另外，相關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加快對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)化構(gòu)建，對(duì)其中的“智慧社?！睓n案資料庫(kù)進(jìn)行合理建設(shè)，從而進(jìn)一步提高電子檔案管理工作的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化開展水平，提高檔案管控效率。比如，相關(guān)管理人員需要合理利用條形碼技術(shù)，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)以及檔案管理過程中加強(qiáng)涉密安全控制，實(shí)施全領(lǐng)域和全域監(jiān)管，在每一份社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料上設(shè)置用于身份識(shí)別的條形碼，以此來做好批量化的信息控制，提高檔案管理水平。在此過程中，相關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格和細(xì)致的考核，使相關(guān)管理人員能夠明確自身的工作崗位職責(zé)，在業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中具備明確的工作考核目標(biāo)、考核指標(biāo)，從而更加高效地投入電子檔案管理過程中。

4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

除此之外，相關(guān)檔案管理人員還需要具備基本的服務(wù)意識(shí)，能夠?qū)⑸鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料的實(shí)用價(jià)值有效發(fā)揮出來。對(duì)檔案資料的管理不僅需要做到常態(tài)化的收集整理、歸檔控制以及保密防控，還需要充分挖掘檔案資料中蘊(yùn)含的實(shí)際價(jià)值和作用。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)具備基本的服務(wù)理念和服務(wù)思想，能夠在檔案管理過程中將檔案資料向社會(huì)開放，在業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)能夠采取有效的分級(jí)管理，以便于個(gè)人用戶以及各機(jī)構(gòu)信息查詢，相關(guān)檔案管理部門可開放信息化管理窗口，對(duì)檔案資料以及電子化檔案文本的涉密等級(jí)合理設(shè)定，將其劃分為不涉密、一般涉密和機(jī)密文檔，對(duì)于其中不涉密的信息內(nèi)容，可將其分享、傳遞，而對(duì)于涉密、一般涉密等相關(guān)內(nèi)容，則需要分配特定的權(quán)限，在管理過程中嚴(yán)格參照安全防控程序來開展信息管理，為社會(huì)各層級(jí)提供專業(yè)化的信息服務(wù)。因此，在信息化管理過程中，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備分級(jí)管理和分層控制的基本能力。同時(shí)，也需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，提高檔案資料的管理水平。

五、實(shí)踐應(yīng)用案例

在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理過程中，相關(guān)單位以及工作人員需要參照實(shí)踐案例開展規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理活動(dòng)，通過上述分析可以看出，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理工作期間，相關(guān)單位需要利用各類信息化資源來開展業(yè)務(wù)管理，而為了提高電子檔案管理水平，本文提出以下實(shí)踐案例，旨在為相關(guān)單位開展檔案管理工作提供明確的指導(dǎo)。

例如，在某市的電子檔案管理活動(dòng)中，結(jié)合線條碼和條碼技術(shù)作為信息身份認(rèn)證的基礎(chǔ)單元，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息資料的批量化控制，在管理過程中結(jié)合相應(yīng)的光電識(shí)別裝置，實(shí)現(xiàn)對(duì)其中關(guān)鍵字母和數(shù)字的有效提取，利用光學(xué)檢驗(yàn)儀器及時(shí)將其中的字母、數(shù)字進(jìn)行生成和錄入控制，對(duì)每一份資料進(jìn)行物聯(lián)網(wǎng)管理，從而在后續(xù)檔案管理過程中做到精確、快速及高效的查詢，使得檔案資料的保存年限以及信息化服務(wù)管理水平能夠得到有效提升。

再如，在某市的社會(huì)保險(xiǎn)活動(dòng)中，結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將保險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行了無紙化管理，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合條形碼技術(shù)完成對(duì)信息資料的完全檢索，在此期間，包含條形碼生成、條形碼粘貼、條形碼讀取、轉(zhuǎn)換控制一系列工作程序，都是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成批量化管控，在無須人工干預(yù)的情況下可做到提質(zhì)增效，大幅度縮減人工管理時(shí)間。在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的加持下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案入庫(kù)只需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行單次查詢便可完成，再結(jié)合掃描槍，借助一次性掃描便可完成信息錄入。新時(shí)期條形碼技術(shù)的發(fā)展較為成熟且具備較高的使用安全性和運(yùn)行可靠性，也具備較為低廉的使用成本，利用條形碼技術(shù)再配合光學(xué)掃描儀，使得社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料的管理成本大幅度降低。另外，在信息安全保管方面，結(jié)合條形碼技術(shù)也提高了某市檔案資料的信息安全管理水平。通過實(shí)踐調(diào)研，在引入條形碼技術(shù)之后，涉密信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)降低了80%，使得電子檔案工作管理效率和品質(zhì)以及社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)開展水平也得到有效提升，從而有效扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)檔案管理過程中無序、雜亂、混亂的管理局面，使得檔案管理水平、管控效率上升到一個(gè)全新的高度。另外，隨著數(shù)字化系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)安全控制系統(tǒng)得到體系化構(gòu)建和打造，在數(shù)字檔案管理、信息控制的過程中，結(jié)合先進(jìn)的搜索引擎檢索文本以及多元化的對(duì)內(nèi)對(duì)外審計(jì)窗口，使得社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理部門的工作開展更加具備全員參與性，可扭轉(zhuǎn)在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理過程中單打獨(dú)斗的局面。

六、結(jié)束語(yǔ)

總體來說，開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理工作需相關(guān)部門提高重視度，加大對(duì)資金的投入力度。另外，在檔案管理過程中，相關(guān)部門也需要完善定向化的電子檔案管理制度，規(guī)范各項(xiàng)制度、管理體系和管理方法。在信息管理過程中也需要提高相關(guān)管理人員的綜合素養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的安全管理辦法和管理技術(shù)，如條形碼技術(shù)、防火墻技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，提高信息資料的安全管理水平。并且，相關(guān)的管理人員也需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)以及服務(wù)管理理念，能夠在檔案管理活動(dòng)中強(qiáng)化實(shí)踐控制以及實(shí)踐服務(wù)引領(lǐng)，從而提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理水平和管控效率。

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（作者單位：四平市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心 檔案科）