淺議鐵路檔案管理的信息化發(fā)展路徑

魏婷

摘 要：鐵路企業(yè)檔案管理信息化是鐵路現(xiàn)代化建設(shè)的重要途徑之一，將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段與鐵路檔案管理相結(jié)合，更有利于鐵路企業(yè)的長久發(fā)展。目前，在鐵路檔案管理的信息化進(jìn)程中還存在著諸多問題，主要集中在鐵路檔案管理的信息化意識較弱，企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案管理信息化對于企業(yè)發(fā)展的重要性，由于缺少專業(yè)的信息化人才，導(dǎo)致對于檔案管理信息化的思路不夠清晰，目標(biāo)與具體措施不一致等。所以，鐵路企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對鐵路檔案管理信息化的正確認(rèn)識，深度了解檔案管理信息化對于鐵路發(fā)展的重要性，吸納更專業(yè)的信息化人才，明確鐵路企業(yè)檔案管理信息化的思路和目標(biāo)，推動鐵路檔案管理信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)；檔案管理；信息化

鐵路作為我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)之一，將鐵路企業(yè)檔案管理信息化是十分必要的，鐵路企業(yè)是我國最重要的基礎(chǔ)設(shè)施之一，在我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了至關(guān)重要的作用，不但帶動了國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，也為各類人才提供了就業(yè)機(jī)會。鐵路檔案管理信息化是鐵路企業(yè)向智慧型和創(chuàng)新型企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，能夠使鐵路企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范。所以，鐵路檔案管理信息化對鐵路企業(yè)的健康長久發(fā)展，以及我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著十分重大的現(xiàn)實意義。

一、鐵路檔案管理含義

1.檔案管理的含義

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。一方面，鐵路檔案管理有利于鐵路工作順利進(jìn)行；另一方面，還有利于鐵路企業(yè)梳理發(fā)展歷史，并針對鐵路發(fā)展歷史展開研究。而鐵路檔案管理的信息化在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時代是十分必要的，鐵路檔案管理需要緊跟時代步伐，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，使鐵路企業(yè)的各項工作能夠更加順利地開展，使相關(guān)資料的查閱更加便捷，對鐵路的良好發(fā)展有著不可或缺的作用。

2.信息化的內(nèi)涵

信息化不僅是一個過程，更是一種狀態(tài)，信息化是指能夠利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)相關(guān)對象或者相關(guān)領(lǐng)域不斷發(fā)展的過程，并使對象或者某個領(lǐng)域達(dá)成一種新形態(tài)。信息化是將現(xiàn)代信息技術(shù)與新時代的管理理念相融合，能夠使相關(guān)資料數(shù)據(jù)化，通過信息化手段為相關(guān)產(chǎn)業(yè)的決策提供幫助，有利于提升企業(yè)管理的效率。

二、鐵路檔案管理信息化的意義

1.有利于提升鐵路檔案管理的工作質(zhì)量

鐵路企業(yè)的檔案管理是一項復(fù)雜煩冗的工作，其包含了關(guān)于鐵路工作的各個方面，部分鐵路企業(yè)的檔案管理工作開展得較為困難，檔案管理的工作成果也有些不盡如人意，與實行檔案管理的工作目標(biāo)有著較大的差距，沒有達(dá)到預(yù)期效果，而鐵路檔案管理信息化在一定程度上能夠改善這種情況。鐵路檔案管理信息化本質(zhì)是運用現(xiàn)代信息化技術(shù)展開檔案管理工作，將鐵路檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化，能夠大大降低鐵路企業(yè)檔案管理工作人員的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)，有利于提升鐵路檔案管理的工作質(zhì)量和效率，使鐵路檔案管理工作更加便捷，相關(guān)資源的傳播更加便利，提升鐵路信息在企業(yè)的傳播速度，有利于鐵路工作整體效率的提升，不斷推動鐵路檔案管理工作的規(guī)范化。

2.信息化是鐵路檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求

鐵路檔案管理工作與信息化手段相結(jié)合，能夠提升鐵路企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，鐵路檔案管理信息化是鐵路企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)的鐵路檔案管理模式經(jīng)常會出現(xiàn)信息錯誤或信息偏差等情況，紙質(zhì)版檔案不僅不便于保管，在一定程度上還限制了相關(guān)信息資源的傳閱速度，資源傳播速度慢導(dǎo)致各個部門產(chǎn)生矛盾。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于形式的限制無法使各個部門及時接收信息資源，容易產(chǎn)生信息誤差，從而導(dǎo)致企業(yè)無法及時做出正確決策。并且，傳統(tǒng)檔案管理模式成本相較于信息化手段更高，不利于企業(yè)管理降低成本。傳統(tǒng)的鐵路檔案管理模式主要依賴于紙質(zhì)檔案，這種模式相較于信息化管理模式更占用空間，隨著時間的推移，保管難度會越來越大，查閱起來也有一定的難度，需要有充足的時間用來翻找，而檔案管理信息化能夠很好地避免這種情況，可以及時將信息傳送到各個部門，避免信息誤差，數(shù)據(jù)化的模式也更便于保管，不會因為時間的變化增加保管難度，降低了鐵路檔案管理的成本，也提升了檔案管理的工作效率，是鐵路檔案管理工作現(xiàn)代化的必然發(fā)展趨勢。

3.有利于提升鐵路檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的鐵路檔案管理模式最大的弊端之一就是保管不便，容易出現(xiàn)檔案管理不全、模糊或者丟失的情況，導(dǎo)致鐵路企業(yè)在檔案管理的安全方面不斷提高成本，而鐵路檔案管理信息化能夠有效避免這種現(xiàn)象。鐵路檔案管理信息化是將檔案以現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段加以保存，將檔案依托電子設(shè)備設(shè)施、互聯(lián)網(wǎng)多媒體手段進(jìn)行保存和傳播，能夠減少檔案丟失等情況，且保管時間更加長久，大幅提升了鐵路檔案管理的安全性和長久性。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，鐵路檔案管理信息化更符合當(dāng)今社會現(xiàn)代化建設(shè)的要求，更能凸顯檔案對于鐵路行業(yè)的重大價值。

三、鐵路檔案管理信息化的特點

1.一體化

鐵路企業(yè)檔案管理信息化是非常必要的，鐵路檔案管理信息化最重要的特點之一是檔案管理一體化。傳統(tǒng)的檔案管理模式是各個部門分開管理，每個部門管理與本部門相關(guān)的檔案管理，這也就導(dǎo)致了鐵路企業(yè)的檔案無法形成一個完整的體系，也會給工作人員的查閱帶來不便。而信息化的檔案管理能夠?qū)⑼暾臋n案信息存儲在現(xiàn)代高端電子設(shè)備中，無須各個部門分開管理，能夠形成檔案管理一體化，能夠?qū)n案分門別類地存儲好，工作人員查閱檔案只需要一鍵檢索，就能夠看到需要的檔案，節(jié)省了時間成本，并且形成自動化的管理模式，為鐵路企業(yè)檔案管理的工作人員減輕了工作負(fù)擔(dān)。

2.自動化

鐵路企業(yè)檔案管理的工作繁多，包括對檔案的統(tǒng)計、銷毀以及工作人員對檔案的查閱和歸還等，每項工作都需要耗費過多的時間，利用信息化檔案管理模式能夠有效減少這些復(fù)雜的工作。鐵路檔案管理信息化能夠自動化將檔案分類統(tǒng)計，也不再需要人工銷毀檔案，信息化的檔案管理能夠智能劃分工作人員可以查閱的檔案范圍，避免因為人工失誤導(dǎo)致的檔案外泄等問題，有效保證了檔案的安全性問題。鐵路企業(yè)檔案管理信息化是鐵路企業(yè)發(fā)展中至關(guān)重要的一部分，自動化的檔案管理模式有效提升了檔案管理的效率。

四、鐵路檔案管理信息化存在的問題

1.檔案管理信息化的意識較弱

鐵路企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠充分，部分企業(yè)不重視檔案管理建設(shè)，缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，對鐵路檔案管理信息化更是不夠了解。鐵路企業(yè)缺少檔案管理意識，認(rèn)為檔案管理不重要，對其保管也較為粗糙，更多的是將重心放在了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展上，忽視了檔案管理在鐵路企業(yè)發(fā)展道路上的巨大作用。同時，沒有樹立正確的檔案管理信息化意識，相關(guān)認(rèn)識淡薄，檔案管理工作人員缺少工作熱情，缺乏工作責(zé)任心，沒能及時開展鐵路檔案信息化建設(shè)，使鐵路檔案管理信息化的進(jìn)程一直在原地踏步，檔案管理的能力低下。另外，鐵路企業(yè)自身也存在問題，企業(yè)沒有意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合當(dāng)今社會的發(fā)展要求，沒有意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上人們對于資源需求的速度，企業(yè)缺少這方面的意識，導(dǎo)致檔案管理工作人員對其不重視，一定程度上拖慢了檔案管理信息化進(jìn)程。

2.缺少鐵路檔案管理信息化的專業(yè)人才

鐵路檔案管理信息化進(jìn)程慢，不僅因為鐵路企業(yè)檔案管理信息化的意識較弱，更因為鐵路企業(yè)缺少專業(yè)的檔案管理信息化人才。檔案管理對人才和設(shè)備設(shè)施都有著很高的要求，信息化需要借助高端設(shè)備設(shè)施為載體，而大部分鐵路企業(yè)缺少高端的設(shè)備設(shè)施及專業(yè)人才。鐵路企業(yè)檔案管理人才更多是趨向于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對新型的信息化模式了解較少，也缺乏實踐經(jīng)驗，對信息化手段運用不成熟，信息化水平較低，缺少信息化的專業(yè)知識，導(dǎo)致鐵路檔案管理信息化進(jìn)程遲緩。一方面，企業(yè)缺少專業(yè)人才來帶動檔案管理信息化建設(shè)；另一方面，鐵路檔案管理信息化對高端設(shè)備設(shè)施的需求是必不可少的，而大部分鐵路企業(yè)沒有加大此方面的投入意識，大多數(shù)鐵路企業(yè)的電子設(shè)備設(shè)施都是陳舊過時的，甚至部分是有故障的。企業(yè)沒有定期更新和維修相關(guān)設(shè)備設(shè)施的意識，整體運行十分落后，檔案管理信息化建設(shè)也較為困難，對鐵路檔案管理信息化的投入也較少。

3.鐵路檔案管理信息化思路模糊

鐵路檔案管理信息化是鐵路企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求，而鐵路企業(yè)對于檔案管理信息化建設(shè)的思路并不清晰，甚至是模糊的。企業(yè)對于檔案管理信息化的認(rèn)知還停留在表面，沒有深入挖掘檔案管理信息化對于鐵路企業(yè)發(fā)展的巨大價值。鐵路企業(yè)開展檔案管理信息化的進(jìn)程不統(tǒng)一，各個部門之間的措施也各不相同，導(dǎo)致鐵路企業(yè)檔案管理信息化存在矛盾。檔案管理信息化建設(shè)需要從鐵路企業(yè)的整體入手，整個企業(yè)應(yīng)從上到下進(jìn)行下沉式的信息化改革，但鐵路企業(yè)的信息化改革經(jīng)常出現(xiàn)各部門“各自為政”，沒有統(tǒng)一的思路進(jìn)行信息化建設(shè)。另外，企業(yè)的檔案管理信息化目標(biāo)和思路與實際行動也存在矛盾，檔案管理信息化的思路與企業(yè)的具體行為不統(tǒng)一和不一致，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不夠徹底，也不夠規(guī)范，大大降低了鐵路企業(yè)檔案管理信息化的成果，不利于鐵路企業(yè)長久健康發(fā)展。

五、鐵路檔案管理信息化的優(yōu)化對策

1.加強(qiáng)對鐵路檔案管理信息化的正確認(rèn)識

鐵路企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案管理信息化的正確認(rèn)識，從自身入手改變“重外在發(fā)展，輕內(nèi)在管理”的思想，外在發(fā)展固然重要，但內(nèi)在管理也影響著一個企業(yè)的發(fā)展，鐵路企業(yè)要重視檔案管理信息化，充分認(rèn)識到檔案管理信息化對于鐵路企業(yè)發(fā)展的重要性，用正確的思想影響企業(yè)員工。鐵路企業(yè)樹立正確的檔案管理信息化意識，用企業(yè)行為帶動檔案管理工作人員的工作熱情，提升工作責(zé)任心，及時開展檔案管理信息化建設(shè)，讓工作人員充分意識到相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化模式更具優(yōu)勢，也更便捷，讓檔案管理工作人員從根本上接受信息化改革，激發(fā)工作人員的工作熱情，通過自身能動性帶動鐵路企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展，推動鐵路檔案管理信息化進(jìn)程，帶動鐵路企業(yè)的良好發(fā)展。

2.吸納鐵路檔案管理信息化專業(yè)人才

缺少專業(yè)的鐵路檔案管理信息化人才，是鐵路檔案管理信息化進(jìn)程較慢的重要原因之一，鐵路企業(yè)目前擁有的人才都更趨向于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于信息化手段運用不成熟，這就需要企業(yè)吸納一批更為專業(yè)的鐵路檔案管理信息化人才，通過該類人才的專業(yè)能力帶動企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，幫助企業(yè)的其他工作人員了解更多的信息化知識，提高鐵路企業(yè)檔案管理信息化水平。另外，鐵路企業(yè)對于檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施的投入不足，應(yīng)該加大相關(guān)方面的投入，信息化改革對于電子設(shè)備設(shè)施的要求是非常高的，企業(yè)應(yīng)該及時維護(hù)和更新電子設(shè)備設(shè)施，淘汰陳舊過時的，用高端設(shè)備設(shè)施的新鮮感帶動員工的工作熱情，激發(fā)工作人員對于檔案管理信息化建設(shè)的興趣。高端的設(shè)備設(shè)施對于鐵路企業(yè)檔案管理信息化非常重要，能夠使鐵路企業(yè)檔案管理整體運行符合時代發(fā)展要求，推動鐵路企業(yè)檔案管理信息化的步伐。因此，加大信息化電子設(shè)備設(shè)施的投入與吸納專業(yè)人才是非常重要的措施。

3.明確鐵路企業(yè)檔案管理信息化思路

鐵路企業(yè)檔案管理信息化改革需要企業(yè)有明確的思路，鐵路檔案管理信息化是符合社會發(fā)展必然規(guī)律的，企業(yè)應(yīng)該避免目標(biāo)模糊不清等問題，明確改革思路更有利于鐵路企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)度。鐵路企業(yè)要深度認(rèn)知檔案管理信息化的意義，挖掘檔案管理信息化對于企業(yè)的重要性。檔案管理信息化需要鐵路企業(yè)從上到下，從內(nèi)到外統(tǒng)一進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)有明確的目標(biāo)和具體的思路，讓企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)能夠落到實處，而不是各說各話，互相矛盾，流于表面。鐵路企業(yè)檔案管理信息化需要各個部門的行為統(tǒng)一，目標(biāo)一致，上層領(lǐng)導(dǎo)有明確的決策，下層員工有具體的實施方案，上下統(tǒng)一，使鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)更加充分和徹底，也更加規(guī)范，提升鐵路企業(yè)檔案管理信息化的成果，構(gòu)建合理的管理體系，使鐵路企業(yè)檔案管理更具安全性，也更有效率。

4.建立健全鐵路檔案管理信息化的相關(guān)制度

規(guī)章制度對于一個企業(yè)的發(fā)展有著不可或缺的作用，鐵路企業(yè)想要推動檔案管理信息化進(jìn)程必須要建立健全相關(guān)規(guī)章制度，舊的規(guī)章制度不適用于新的發(fā)展模式，與信息化改革不相符，企業(yè)需要完善關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)制度，用制度規(guī)范員工的行為，劃定員工能夠查閱的范圍，避免因為制度的缺失而導(dǎo)致工作失誤，進(jìn)一步保障鐵路企業(yè)檔案的安全性。

六、結(jié)論

鐵路檔案管理信息化建設(shè)是十分重要的工作，符合企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)必然要求，將現(xiàn)代信息技術(shù)手段運用到鐵路企業(yè)檔案管理工作中，能夠提升其管理的工作效率，減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了檔案管理的成本。同時，鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)也應(yīng)與時俱進(jìn)，緊跟時代發(fā)展的步伐，使鐵路企業(yè)各個部門的信息交互更加便捷，對鐵路企業(yè)的長久發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團(tuán)有限公司安康東站）