“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作方法探究

孔霞

摘 要：信息時代，相關(guān)單位的檔案管理工作方式發(fā)生了較大的變革，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，單位的文書檔案管理應(yīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式朝著電子化、信息化以及智能化等方向不斷轉(zhuǎn)變，以此促進(jìn)單位文書檔案管理工作水平的提高。因此，本文以“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代文書檔案管理工作開展的意義為切入點(diǎn)，結(jié)合此項(xiàng)管理工作的原則、現(xiàn)狀與不足，進(jìn)一步提出相關(guān)方法及策略，旨在全面提升單位文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代；文書檔案管理；管理工作；方法策略

引言

近年來，在社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展背景下，我國事業(yè)單位建設(shè)呈現(xiàn)了快速發(fā)展的勢態(tài)。值得注意的是，在單位日常工作開展過程中，檔案管理是一個較為重要的環(huán)節(jié)，做好單位檔案管理工作有助于前期工作的分析和總結(jié)，還有助于后續(xù)工作的預(yù)判和決策制定提供參考依據(jù)等。從目前來看，單位文書檔案管理工作仍存在不足，如文書檔案管理工作缺乏規(guī)范性、文書檔案信息化建設(shè)滯后以及文書檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升等。此外，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，對單位檔案管理工作提出了更高的要求。因此，為做好單位文書檔案管理工作，本文圍繞“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代文書檔案管理工作方法展開分析，探究價值意義顯著。

一、“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代文書檔案管理工作開展的意義

相關(guān)單位文書檔案管理工作受“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景的影響，應(yīng)全面進(jìn)行革新，此項(xiàng)管理工作的開展具備多方面的意義。

1.有助于文書檔案管理成本控制

傳統(tǒng)工作模式下，單位文書檔案管理主要采取紙質(zhì)管理方式，工作人員的工作量較大。隨著單位文書檔案資料數(shù)量逐漸增多，在很大程度上增加了文書檔案管理工作的成本。在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，對單位文書檔案管理工作提出了更高要求，在革新過程中，需從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理朝著電子化、信息化以及智能化方向發(fā)展，這一發(fā)展可對單位的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)電子化管理及無紙化辦公，有助于文書檔案管理成本的控制。

2.有助于單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，單位檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式逐步朝著電子化、信息化及智能化方向發(fā)展，有助于提高單位檔案管理工作質(zhì)量水平。與此同時，在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)等支持下，還有助于提升單位文書檔案收集、分析、整理、存儲、開發(fā)和利用全過程工作質(zhì)量成效，能夠?yàn)閱挝粰n案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展提供有效幫助，進(jìn)一步帶動單位整體管理事業(yè)的進(jìn)步及發(fā)展。

3.有助于提升文書檔案資料的安全性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在一定的安全性，如檔案破損、遺失和燒毀等。在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，對單位文書檔案采取電子化和信息化管理，可對檔案資源備份處理，避免發(fā)生檔案破損、遺失和燒毀等風(fēng)險。此外，在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、安全密鑰技術(shù)和防火墻技術(shù)等支持下，還進(jìn)一步提高了文書檔案資料的安全性，尤其是一些機(jī)密檔案資料，提升其安全性顯得至關(guān)重要。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作的基本原則

“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，開展文書檔案管理工作的意義顯著，但從此項(xiàng)管理工作質(zhì)量水平提升角度考慮，需在實(shí)際管理工作開展期間遵循一些基本工作原則。

1.法制規(guī)范基本原則

在單位文書檔案管理工作開展期間，受“互聯(lián)網(wǎng)＋”的影響，應(yīng)遵循法制規(guī)范基本原則。一方面，在單位文書檔案朝著電子化和信息化等方向發(fā)展的過程中，需嚴(yán)格遵守相關(guān)法制規(guī)范要求，樹立單位檔案管理工作人員的法制意識。在文書檔案管理工作過程中嚴(yán)守法律底線，以此加強(qiáng)單位文書檔案管理工作的權(quán)威性。另一方面，以文書檔案管理相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，對單位日常工作的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面記錄，形成真實(shí)有效的文書檔案信息，并依法存儲管理和利用，以此促進(jìn)單位文書檔案管理質(zhì)量水平的提高。

2.高效、實(shí)用的基本原則

在單位文書檔案管理工作開展過程中，應(yīng)結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)＋”的特點(diǎn)，遵循高效和實(shí)用的基本原則，既要確保文書檔案信息的精準(zhǔn)性及真實(shí)性，又要控制文書檔案管理工作的成本，使用戶的使用需求得到有效滿足，將文書檔案在其他工作中的輔助作用得到有效體現(xiàn)。與此同時，為體現(xiàn)文書檔案高效和實(shí)用的價值，應(yīng)合理和科學(xué)地應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)＋”衍生的信息技術(shù)和檔案管理信息化系統(tǒng)平臺等，有效提升文書檔案收集、分析、整理、存儲、利用及開發(fā)全過程的工作效率，使具備權(quán)限的用戶能夠通過檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，快捷及高效地查詢所需的信息資源，滿足用戶利用檔案資料的基本需求。

3.分階段管理原則

文書檔案管理工作需遵循分階段管理的基本原則，即分為未處理階段、處理事項(xiàng)階段和廢除階段?？偨Y(jié)起來，這三個階段主要管理內(nèi)容為：

（1）未處理階段，需明確文件保管地點(diǎn)，并保證責(zé)任落實(shí)到個人，遵循“誰使用，誰負(fù)責(zé)保管”的基本原則。

（2）處理事項(xiàng)階段，對于文書檔案資料來說，在使用完或者和文書相關(guān)的事項(xiàng)處理完以后，需進(jìn)入文書歸檔過程，在此期間需做好文書檔案的保管，將文書檔案移交至部門共同的文件柜當(dāng)中，通常個人保管文件不能超過2年，需遵循“1年移交1次”的基本原則。在文書檔案保存過程中，紙質(zhì)檔案需遵循紙質(zhì)檔案保存原則，電子檔案則需遵循電子檔案保存原則。此外，無論是紙質(zhì)文書檔案，還是后期形成的電子文書檔案，均需移交到中央檔案庫集中保存，以此體現(xiàn)文書檔案保存的統(tǒng)一性及規(guī)范性。

（3）廢除階段，對于各部門上交的文書檔案，檔案庫管理工作人員需做好分類編輯歸檔工作，并規(guī)范編排索引；確保檔案文書保存及借閱的規(guī)范性；針對保存期滿的文書，需根據(jù)一定程度做廢除或者銷毀處理，避免文書檔案資料堆積和無用文書檔案資料過多等狀況的發(fā)生。

4.創(chuàng)新發(fā)展基本原則

“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，單位文書檔案管理工作有待進(jìn)一步革新。在革新過程中，則應(yīng)遵循創(chuàng)新發(fā)展的基本原則，從檔案管理方式方法著手，認(rèn)清傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足。在保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，通過創(chuàng)新發(fā)展開辟全新的檔案管理模式，如電子化管理、信息化管理及智能化管理等，使單位的文書檔案形成“雙線”管理模式。尤其是一些圖片、音頻及視頻信息資源，紙質(zhì)文書檔案管理難以載入，更需要重視電子化和信息化管理模式的應(yīng)用，使文書檔案的載體更加豐富，保證單位文書檔案資源的全面性、真實(shí)性及有效性，為順利、有序開展其他工作提供有效的檔案信息資源支持。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作現(xiàn)狀

由于單位文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，從現(xiàn)狀來看，受“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景的影響，使得單位文書檔案管理工作存在不足。

1.文書檔案管理工作不規(guī)范

“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，在單位文書檔案管理工作中，傳統(tǒng)單一化的紙質(zhì)檔案管理模式不再適用，應(yīng)革新思路，發(fā)展電子化管理模式。但由于部分單位文書檔案管理工作規(guī)范性不足，如文書資料整理目標(biāo)不夠明確和缺乏整體規(guī)劃，未能結(jié)合文書檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類管理，使文書檔案管理的效率難以得到有效提高。與此同時，個別單位文書檔案管理缺乏完善的制度體系支持，在文書檔案管理制度缺失的情況下，難以保證文書檔案從收集，到分析整理、存儲管理及利用開發(fā)全過程工作的規(guī)范性及有效性，且無法制約檔案管理工作人員的工作行為，難以提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識，易出現(xiàn)工作態(tài)度消極怠慢，最終影響單位文書檔案管理工作的質(zhì)量成效。

2.文書檔案信息化建設(shè)滯后

受“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景的影響，單位在文書檔案管理工作開展期間，勢必積極加強(qiáng)信息化建設(shè)。目前，部分單位的文書檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)滯后現(xiàn)象。究其原因，一方面，單位管理工作內(nèi)容較多，在文書檔案信息化建設(shè)方面的投入不足，包括人力資源、物力資源及資金資源投入等，在各項(xiàng)資源投入不足的情況下，文書檔案信息化建設(shè)則會流于形式，缺乏實(shí)效性。另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)層及管理人員未認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下文書檔案信息化建設(shè)的重要性，存在信息化建設(shè)所需軟硬件設(shè)備設(shè)施引進(jìn)不足、技術(shù)應(yīng)用不足及管理工作人員對信息化技術(shù)應(yīng)用掌握程度不足等情況。因此，難以保證單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量，進(jìn)而影響了單位文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.文書檔案管理安全性不高

在單位文書檔案管理工作中引進(jìn)及應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，有助于提升檔案資料安全性。但其安全性提升主要體現(xiàn)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，可以規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在缺損、遺失及燒毀等安全性問題。然而，受“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景的影響，在單位文書檔案電子化、信息化、智能化管理過程中，又會衍生一些新的安全性問題，如文書檔案信息化管理系統(tǒng)在缺少現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)支持的情況下，容易受到黑客入侵和病毒感染等，從而降低文書檔案信息資源的安全性。

4.文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

對于文書檔案，無論是紙質(zhì)管理，還是現(xiàn)代化管理（電子化、信息化及智能化管理方法等），其中檔案管理工作人員發(fā)揮的作用至關(guān)重要。但從目前來看，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，部分檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升。一方面，部分檔案管理工作人員對信息技術(shù)掌握不足，難以勝任文書檔案管理崗位工作。另一方面，單位未針對檔案管理人員開展定期培訓(xùn)，使部分檔案管理人員的傳統(tǒng)管理思維理念固化，難以及時革新，對新的檔案管理思維理念接受力度不足，且管理業(yè)務(wù)能力水平低下，則會影響單位文書檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作方法策略

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，為充分做好文書檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)狀不足，落實(shí)有效的方法策略。

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范文書檔案管理工作

提高文書檔案管理工作的規(guī)范性，才能夠使單位的文書檔案管理工作與“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景相契合。因此，一方面，在單位文書檔案管理工作開展期間，需了解“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景的特點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身法制意識。在檔案資源電子化和信息化管理期間遵循相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對單位各部門的文書檔案管理職責(zé)進(jìn)行合理劃分，確保檔案管理人員能夠明確自身崗位職責(zé)，嚴(yán)格規(guī)范做好文書檔案管理崗位工作。另一方面，針對單位各部門存儲的公眾文件和保密文件，嚴(yán)格遵循網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)管理制度，依照制度加以管理，以此促進(jìn)文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等級的提升，最大限度地降低文書檔案信息資源泄露風(fēng)險。

2.增加投入，加快文書檔案信息化建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，針對單位文書檔案管理工作，應(yīng)加快信息化建設(shè)。一方面，增加各項(xiàng)資源投入，包括人力、物力及資金等，使文書檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備設(shè)施得到有效引進(jìn)及應(yīng)用，如掃描儀、計算機(jī)設(shè)備、攝像機(jī)、打印機(jī)及電子檔案室等，以此為文書檔案信息化建設(shè)提供有效保障。另一方面，在文書檔案信息化建設(shè)過程中，需重視檔案管理信息化系統(tǒng)的完善，融合利用該系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)共享，使文書檔案信息共享效率得到有效提升。

3.引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高文書檔案管理安全性

在文書檔案管理工作開展過程中，為提高其安全性，還有必要引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，以“互聯(lián)網(wǎng)＋”為依托，積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、安全密鑰技術(shù)及防火墻技術(shù)以及各類殺毒軟件，使文書檔案信息化管理系統(tǒng)能夠高效和安全地運(yùn)行。以法治研究中心單位的涉密文書檔案信息資料為例，為確保其安全性，應(yīng)重視安全密鑰技術(shù)在其中的應(yīng)用，即對此類涉密文書檔案信息資料進(jìn)行加密處理，對于具備權(quán)限的人員可以通過賬號和密碼登錄系統(tǒng)獲取涉及文件信息；對于不具備權(quán)限的人員，則拒絕訪問，以此提高文書檔案信息資料的安全性，進(jìn)一步在防火墻技術(shù)及各類殺毒軟件的應(yīng)用下，保證涉密文件檔案信息資料不被竊取。

4.開展培訓(xùn)教育，提高文書檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員在單位文書檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，為提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，單位應(yīng)定期開展培訓(xùn)教育活動，組織在崗檔案管理人員積極參與，通過培訓(xùn)提高其檔案管理能力水平，掌握“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下信息技術(shù)的應(yīng)用方法與技巧。培訓(xùn)后還應(yīng)對參與培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核達(dá)標(biāo)方可持證上崗，不達(dá)標(biāo)則繼續(xù)考核，直至考核達(dá)標(biāo)為止，以此確保檔案管理人員能夠勝任文書檔案管理崗位工作。此外，單位要加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝Ｖg的合作，從高校定期引進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化人才，滿足單位對檔案管理專業(yè)人才的需求，為文書檔案管理工作進(jìn)步及發(fā)展提供有效的人才保障。

五、結(jié)語

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，積極開展單位文書檔案管理工作的意義顯著，應(yīng)在實(shí)際管理工作開展過程中，遵循法制法規(guī)、高效實(shí)用及創(chuàng)新發(fā)展等基本原則。同時，結(jié)合單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀與不足，加強(qiáng)制度建設(shè)和增加資源投入?，F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和培訓(xùn)教育活動的開展，使文書檔案管理工作的規(guī)范性得到有效提高，加快了文書檔案的信息化建設(shè)速度，提高了文書檔案管理的安全性。同時，進(jìn)一步提高了文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并全面提高了單位文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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（作者單位：濱州市法治研究中心）