網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，人事檔案管理信息化探討

劉紅

摘 要：近年來，隨著我國進入網(wǎng)絡(luò)信息時代，人事檔案管理發(fā)生了較大變化，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足時代發(fā)展的需要，相關(guān)部門必須做出改變，不斷提升人事檔案管理信息化水平，使其能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，本文以網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下人事檔案管理信息化的內(nèi)容、優(yōu)勢為切入點，分析人事檔案管理信息化工作存在的問題，并探討了網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下人事檔案管理信息化的措施，期望能為相關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息時代；人事檔案管理；信息化；問題；措施

引言

在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，人事檔案管理的內(nèi)容不斷增多，依靠傳統(tǒng)的管理辦法很難完成工作，且容易造成大量的資源浪費，這就需要采取有效措施，提升人事檔案管理信息化建設(shè)的水平，使其充分發(fā)揮人事檔案管理的價值。目前，單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作存在一些需要解決的問題，如建設(shè)機制不完善、人事檔案整理不規(guī)范、檔案資源利用率低和檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，這些問題都會影響人事檔案管理信息化的建設(shè)。通過深入分析網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下人事檔案管理信息化的內(nèi)容及優(yōu)勢、現(xiàn)狀問題，提出解決措施，有助于人事檔案管理信息化工作質(zhì)量的提升。

一、網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下人事檔案管理信息化的內(nèi)容與優(yōu)勢

1.內(nèi)容

從目前來看，為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代發(fā)展潮流，單位人事檔案管理工作必須做出合理改變，從多個方面開展人事檔案管理信息化建設(shè)。

（1）檔案資料信息化處理。傳統(tǒng)工作模式下，單位檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，這和人事檔案管理信息化要求不相符，需要對其進行轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便利用信息化技術(shù)手段對其管理。

（2）做好電子檔案的整理及歸檔工作。對電子檔案進行批量處理，按照統(tǒng)一存放、批量命名的方式對其集中管理。

（3）做好電子檔案的編輯和存儲工作。通過檔案管理軟件編輯和存儲電子檔案，以便使用和分析檔案信息。

（4）檔案查閱。將人事檔案信息整理好，利用搜索功能搜索和調(diào)閱檔案數(shù)據(jù)，為后續(xù)檔案工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.優(yōu)勢

一方面，從人事檔案管理信息化的優(yōu)勢層面分析，其高效性優(yōu)勢突出，能夠借助軟件快速查詢?nèi)耸聶n案信息，將電子檔案信息及時傳遞給用戶，滿足用戶的信息需要。在用戶得到檔案數(shù)據(jù)的時候，可以利用軟件調(diào)取員工的檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)更高的工作效益。另一方面，人事檔案管理信息化體現(xiàn)出較高的安全性，可以將檔案保存在計算機中，提升人事檔案的安全性。在應(yīng)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案資料的有效備份，并對歸檔資源進行加密處理，避免了檔案被毀壞和被盜竊等風(fēng)險。此外，人事檔案管理信息化體現(xiàn)出較強的直觀性。檔案管理人員只需要在電腦上輸入一個關(guān)鍵詞，就可以直接使檔案資料內(nèi)容得到充分展示。積極開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，還能夠?qū)n案信息采取不同的形式進行展示，如電子表格、圖像以及其他形式，可以提高檔案管理的工作效率。

二、網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.人事檔案管理信息化建設(shè)機制不健全

在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，需對相關(guān)要求與標準加以明確，進一步確定信息化建設(shè)的內(nèi)容及格式標準，做到分工明確，優(yōu)化資源配置，保證各項工作順利進行。

目前，人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題較多，未能提前做好規(guī)劃，使得各項工作的開展受到影響。一方面，人事檔案管理信息化建設(shè)目標不夠明確，不少單位把工作重心放在短期目標，對長期目標的考慮不夠深入，使得在人事檔案管理信息化發(fā)展中出現(xiàn)各種各樣的問題，造成了嚴重的資源浪費。另一方面，雖然人事檔案管理信息化建設(shè)的時間及內(nèi)容有所確定，但是沒有明確采用哪一種建設(shè)方式，信息化建設(shè)缺陷較多，使其作用難以得到有效發(fā)揮。因此，需持續(xù)完善人事檔案管理信息化建設(shè)機制。

2.人事檔案整理工作環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性

在單位人事檔案管理工作開展過程中，由于對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，未能嚴格做好人事檔案管理工作，使得人事檔案使用價值難以得到有效發(fā)揮，產(chǎn)生了較多的不良影響。例如，未能堅持辨別仔細、歸類正確、完整、目錄有序及安全保管的原則，使得人事檔案存在信息缺失等問題；再如，在人事檔案整理中，未能及時補充檔案資料，人事檔案不能反映出員工的整體情況。此外，有些人事檔案的清晰度不高，難以對其進行掃描，未能及時更新履歷照片，使人事檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量難以得到有效提高。

3.檔案資源利用率不高

在單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，既要做好人事檔案整理工作，又要對檔案資源進行有效利用，將檔案資源的使用價值發(fā)揮出來。就實際情況來看，許多單位沒有將工作重心放在檔案管理工作中，使檔案資源的利用率偏低，進而使檔案資源的利用價值很難得到有效提升。在檔案管理體系之中，缺乏完善的檔案查閱機制，在人事檔案的管理與利用中不能落實安全保密的要求。同時，檔案編研工作存在一定的滯后性，檔案管理人員不能對檔案資料集中匯編，大大降低了檔案資源的使用價值。

4.檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

隨著人事檔案管理朝著信息化方向持續(xù)發(fā)展，單位對人事檔案管理人員的要求隨之提高，想要提升人事檔案管理的工作效果，發(fā)揮信息化在人事檔案管理中的優(yōu)勢，就必須加強檔案管理隊伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從實際情況來看，人事檔案管理工作人才流失情況較為嚴重，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)受到較大程度的影響。比如，單位的薪酬待遇不符合員工的預(yù)期，很難留住人才，使得員工跳槽的情況時有發(fā)生。許多單位對員工的工作及生活缺乏關(guān)注，不了解員工離職的原因，也就無法制定有效的方案來吸引人才、留住人才，導(dǎo)致企業(yè)面臨著較大的人才損失。

三、網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下實現(xiàn)人事檔案管理信息化的具體措施

1.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到我國各個領(lǐng)域，給群眾生活帶來諸多便利，人事檔案管理工作也面臨著更多挑戰(zhàn)和機遇，想要保證人事檔案管理的有效性，必須對其改進，提升人事檔案管理信息化水平。同時，人事檔案的內(nèi)容更加復(fù)雜，其數(shù)量顯著增多，需要加強人事檔案管理信息化建設(shè)，對信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)合理應(yīng)用，使人事檔案管理工作效率能夠得到有效提高，并保證人事檔案管理工作順利、有序推進。為適應(yīng)時代潮流發(fā)展，可通過微博、微信、抖音自媒體等新媒體平臺，做好檔案信息化管理理念宣傳教育工作，促進檔案管理人員思想認識的提升，加深其對大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的重要認識，并掌握這些技術(shù)的使用方法。此外，可以采用互聯(lián)網(wǎng)平臺、新媒體平臺等進行內(nèi)部宣傳，幫助檔案管理工作人員有效開展檔案管理信息化建設(shè)。

2.建立健全人事檔案管理信息化建設(shè)機制

第一，從人事檔案管理信息化水平提升的角度考慮，有必要建立健全信息化建設(shè)機制，明確其信息化建設(shè)標準及內(nèi)容，并優(yōu)化信息化建設(shè)流程。第二，需要建立相關(guān)的規(guī)章制度，確定信息化建設(shè)的內(nèi)容，明確圖片、錄音錄像、電子文件類的格式。第三，要把握好《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》等行業(yè)標準及國家標準，細化人事檔案管理信息化的內(nèi)容，以便順利完成人事檔案移動服務(wù)平臺及人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。第四，需要明確分工，保證檔案人員和技術(shù)人員能夠認真履行崗位職責，使人事檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)制度化發(fā)展。

3.做好人事檔案整理，提高檔案管理質(zhì)量

在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，需要做好人事檔案收集及整理工作，確保人事檔案內(nèi)容的真實性及完整性，有效發(fā)揮人事檔案資料的使用價值，提升人事檔案管理工作的服務(wù)水平。第一，應(yīng)考慮人事檔案的數(shù)量及其內(nèi)容的變化，做到及時整理人事檔案。比如，工作人員的崗位調(diào)動、履歷更新，要對員工的工作變動進行了解，將相關(guān)的檔案信息收集起來，及時清理價值不高或已經(jīng)失效的檔案信息，以此促進人事檔案資料使用價值的提升。第二，需要合理選擇人事檔案辨別方法，從信息準確性、連續(xù)性及真實性的角度進行人事檔案信息審核，及時處理存在問題的人事檔案，積極與相關(guān)人員進行溝通，有必要時可以請相關(guān)人員現(xiàn)場說明情況，并嚴格審查原始記錄，杜絕發(fā)生檔案被篡改、檔案造假等問題。

4.注重人事檔案的開發(fā)利用

開展人事檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)充分重視人事檔案的開發(fā)利用，把人事檔案的作用發(fā)揮出來。在人事檔案開發(fā)利用的時候，應(yīng)堅持高效、科學(xué)和安全保密的原則。首先，檔案工作人員應(yīng)按照高效、科學(xué)的原則利用檔案，對人事檔案進行數(shù)字編研，整合具有使用價值的資源，以便提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，做好人事信息的統(tǒng)計工作。其次，檔案工作人員應(yīng)按照安全保密的原則利用檔案，對涉密檔案科學(xué)保管，建立完善的檔案保密機制，改進優(yōu)化檔案保密措施，確定各工作人員在檔案保密方面的職責，杜絕發(fā)生檔案信息泄露、檔案丟失等情況。同時，在做好檔案保密工作時，也要考慮檔案資源在查閱利用上的便利性，優(yōu)化檔案查閱機制，以便實現(xiàn)檔案信息的有效利用。

5.深化信息技術(shù)應(yīng)用

首先，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強檔案數(shù)據(jù)深度檢索模型的建設(shè)，對人事檔案中的圖片和字節(jié)深度檢索，確保用戶不同的檢索需求得到滿足，方便檔案開發(fā)利用和檔案編研工作。其次，需要充分利用云共享技術(shù)，做好人事檔案資源的存儲備份，以便在檔案被破壞時，能夠及時對其恢復(fù)，使檔案資源能夠得到規(guī)范存儲。最后，需持續(xù)優(yōu)化管理系統(tǒng)功能，優(yōu)化檔案移交和接收的路徑。從外部移交接收方面來看，對接外部單位的人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，形成一站式管理的檔案管理模式；從內(nèi)部移交接收方面來看，可打通人事組織、檔案管理系統(tǒng)等各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，建設(shè)一體化檔案管理模式，及時歸檔內(nèi)部產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)。

6.做好人事檔案管理隊伍建設(shè)工作

為提升人事檔案管理信息化建設(shè)水平，對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力提出了更高的要求，特別是要提高人事檔案管理人員信息化的應(yīng)用能力，使其能夠應(yīng)用信息化技術(shù)完成現(xiàn)代化檔案崗位工作，從而促進人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。首先，需要對在職檔案管理人員進行培訓(xùn)，將理論與實踐相結(jié)合，使其能夠掌握相關(guān)的專業(yè)知識和實踐技能，熟練操作檔案管理軟件，發(fā)揮信息化技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢。其次，可以從外部引進優(yōu)秀的人才，保證新入職的員工具備較強的信息化應(yīng)用能力，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作的方式方法，以此實現(xiàn)其信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的目標。從外部引進專業(yè)的信息化人才，可以使檔案管理隊伍綜合素質(zhì)獲得全面提升，以此為檔案信息化建設(shè)提供更加可靠的人才支撐。最后，可以建立專門的技術(shù)交流論壇，方便人事檔案管理人員交流，分享優(yōu)秀的經(jīng)驗，對人事檔案管理信息化建設(shè)中的重、難點問題展開討論，持續(xù)、穩(wěn)定地進行人事檔案管理信息化建設(shè)。

7.合理增加資金投入，促進檔案管理信息化建設(shè)

在人事檔案管理信息化建設(shè)中，計算機、電子掃描儀、數(shù)碼攝像機等設(shè)備需要滿足實際的使用要求，要保證設(shè)備設(shè)施的運行性能能夠達到要求，以此保證檔案信息化管理工作順利進行。檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施的采購費用較高，需要對其合理增加資金投入，杜絕使用存在故障問題的設(shè)備設(shè)施，確保人事檔案信息化管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行。同時，需要考慮人事檔案信息化管理系統(tǒng)的維護費用，根據(jù)系統(tǒng)維護的需要進行人員安排，保證人員數(shù)量合理，不能出現(xiàn)人力浪費的情況，并保證資金的合理使用。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展，需要提高對新技術(shù)的關(guān)注，調(diào)整經(jīng)費投入，以便引進新的技術(shù)，進一步完善人事檔案管理信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

開展人事檔案管理信息化建設(shè)，需要確保其能夠與網(wǎng)絡(luò)信息時代發(fā)展的要求相適應(yīng)，根據(jù)信息化建設(shè)中存在的問題，采取有效的措施解決問題。通過轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員的理念，完善人事檔案管理信息化建設(shè)機制，做好人事檔案整理工作，增加資金投入，合理引進并應(yīng)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等措施，進一步完善檔案信息化建設(shè)，全面提升人事檔案管理工作的水平。

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（作者單位：濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）