機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)分析

邵華

［摘 要］在國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案信息資源的重要性不斷提高。在新時代背景下，有效整合信息資源可以促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，其工作任務(wù)繁重，涉及面廣。因此，需要相關(guān)管理部門對檔案進(jìn)行有效的收集、整理與儲存，同時需要對檔案信息資源的利用及開發(fā)予以重視。檔案管理工作人員需要重點(diǎn)解決相關(guān)問題，確保檔案信息管理工作更加具備安全性與完整性，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對工作決策、部署以及落實(shí)中獲得有效的依據(jù)，充分體現(xiàn)檔案信息在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。

［關(guān)鍵詞］機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案信息；資源開發(fā)

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透社會的方方面面，為許多行業(yè)的工作提供了足夠的便利，這也使得信息技術(shù)的應(yīng)用成為許多行業(yè)甚至政府行政機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要手段之一。只有正確認(rèn)識信息技術(shù)在現(xiàn)代社會中的地位，并在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作中不斷推進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用，才能使我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好地跟上社會發(fā)展的節(jié)奏。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的重要性

國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，主要履行社會職能。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更有效地發(fā)揮作用，為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。事業(yè)單位檔案在長期發(fā)展過程中收集了各類音頻、視頻、文字、圖片等資料。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中，要保證檔案管理的效率和質(zhì)量得到提高，更加積極地開發(fā)和應(yīng)用各類檔案信息資源?；ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下，現(xiàn)代人的生產(chǎn)生活更為便利，辦公效率得到了有效提升，檔案工作在落實(shí)中也產(chǎn)生了一定的變化。檔案信息資源主要通過電子檔案的方式進(jìn)行儲存，只需少量的空間就能夠?qū)Υ罅繖n案信息進(jìn)行儲存，使檔案資源儲存效率得到有效提升，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法相比，儲存密度得到了進(jìn)一步增大，檔案管理成本得到有效節(jié)約。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源應(yīng)用及開發(fā)的過程中，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠使檔案信息資源的利用及開發(fā)獲得諸多便利?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，檔案信息應(yīng)用與開發(fā)具備更加豐富的技術(shù)支撐，需要有關(guān)管理部門使用更加多樣的檔案管理方法，對于檔案資料內(nèi)的各類價值信息進(jìn)行深入挖掘，確保當(dāng)前信息使用者的多樣需求能夠得到滿足。另外，檔案部門需要將更為豐富且具有應(yīng)用價值的信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)平臺，用戶通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)λ璧臋n案信息進(jìn)行查詢與閱覽，使檔案信息資源應(yīng)用效率進(jìn)一步提升，使信息應(yīng)用與使用者的需求相符［1］。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)存在的問題

2.1 檔案管理制度規(guī)范性不夠

雖然我國出臺了一系列檔案管理規(guī)章制度，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位在應(yīng)用這些制度時，并非一帆風(fēng)順。一方面，一些規(guī)章制度不符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要在一定程度上進(jìn)行調(diào)整，不能直接轉(zhuǎn)讓適用規(guī)章制度。這類問題解決起來還是較為簡單的，只要管理人員結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身實(shí)際進(jìn)行簡單的調(diào)整即可。而另一方面就較為困難。由于檔案管理工作較為煩瑣，管理者無法做到面面俱到地檢查和審核，這就使得管理人員在開展管理工作時出現(xiàn)懈怠的情況。而管理人員的懈怠就會導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展延緩，當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要用到相關(guān)檔案資料時，無法快速有效地調(diào)取出來，進(jìn)而影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2 檔案管理人員專業(yè)性有待提升

在檔案信息資源的管理和開發(fā)中，檔案管理人員需要具備更加優(yōu)秀的工作能力，具備更扎實(shí)的專業(yè)知識，不斷提高自身的綜合信息素養(yǎng)。在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，工作能力相對薄弱，無法滿足新時代背景下檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的新要求。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理人員的招聘條件相對較低，甚至由其他部門職工兼職開展檔案管理工作。在此背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)度受到影響，檔案管理質(zhì)量相對較低，無法滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的要求。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)策略

3.1 提高對檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的重視度

檔案管理工作負(fù)責(zé)為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。目前，國家高度重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高對檔案信息資源開發(fā)利用重要性的認(rèn)識。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位會出現(xiàn)忽視檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的情況，沒有引起內(nèi)部職工的關(guān)注，其原因主要在于未做好宣傳工作，且思想觀念有待轉(zhuǎn)變。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對檔案管理工作宣傳范圍進(jìn)行擴(kuò)展，應(yīng)用新媒體等進(jìn)行廣泛宣傳。例如，可設(shè)置各類宣傳欄，舉辦視頻、圖片展覽等活動，確保廣大職工能夠了解檔案信息管理的作用，檔案信息管理的開發(fā)、應(yīng)用方法以及相關(guān)管理制度。在檔案信息資源應(yīng)用及開發(fā)過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要逐步增加人力資源及資金的投入，確保檔案資源在單位發(fā)展中能夠有效發(fā)揮其價值［2］。

3.2 從檔案管理入手，建立檔案管理體系

檔案管理工作是檔案開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)和前提，一旦檔案管理工作得不到很好的開展，那么檔案開發(fā)利用工作也會遇到重重障礙。因此，為了促進(jìn)檔案管理工作的開展，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)，檔案管理制度的建立就成為不可或缺的工作。檔案管理工作的重點(diǎn)主要分為兩部分：一部分是整理歸納和留存，這一部分工作大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都能夠很好地完成；還有一部分則是深度加工，這一部分工作很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位難以有效完成。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案深度加工主要包括建立電子信息數(shù)據(jù)庫，以及硬件設(shè)備的更新和管理人員素質(zhì)的提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要購進(jìn)較為先進(jìn)的硬件設(shè)備，如掃描儀、彩色激光打印機(jī)，甚至部分有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以購置3D打印機(jī)。此外，還要建立電子檔案信息數(shù)據(jù)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息進(jìn)行借閱瀏覽，促進(jìn)檔案信息資源的利用。在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的過程中，要制定詳細(xì)步驟，以確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性。首先，要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面的整理，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位所有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，按照時間順序、保管期限進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、準(zhǔn)確的整理。其次，將所有的紙質(zhì)檔案資料按照時間順序依次輸入信息庫中，形成檔案信息數(shù)據(jù)，并經(jīng)過綜合研判以后，對檔案信息的重要程度進(jìn)行劃分，確定哪些檔案資料是可以公開的，哪些是不可以公開的，確定保密程度，并將所有的檔案資料進(jìn)行備份儲存，對于重要信息要進(jìn)行多次備份。最后，對于紙質(zhì)檔案也要進(jìn)行妥善的保管，以保證電子檔案遺失后還有挽救的機(jī)會。同時，還要在平臺中搭建反饋功能，讓員工對于借閱過程中所遇到的問題進(jìn)行反饋，或者是提出自己的一些建議，以促進(jìn)平臺的構(gòu)建和使用。除了線上的反饋以外，還可以開通線下反饋渠道，定期向機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工發(fā)放問卷，借助問卷的形式，了解員工的使用情況，為檔案管理體系的構(gòu)建添磚加瓦。

3.3 對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化管理，提高服務(wù)的針對性

檔案信息資源是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的信息支撐，有利于提升事業(yè)服務(wù)部門的工作有效性和及時性。為公眾服務(wù)是檔案部門的宗旨。在信息資源的使用過程中，需要加強(qiáng)相關(guān)服務(wù)人員的意識，滿足公眾對信息利用的需求，使信息查詢過程更加方便、高效。為了保障公眾對信息資源的知情權(quán)，落實(shí)信息傳遞過程中的真實(shí)性和有效性，需要檔案工作者根據(jù)服務(wù)特點(diǎn)，按照檔案來源的屬性特征和專業(yè)化內(nèi)容，建立多種多樣的檢索方式，既能為信息利用者提供方便，也能夠使服務(wù)范圍拓寬，廣開服務(wù)門路，增強(qiáng)信息的覆蓋面。檔案信息重要的資源開發(fā)價值在于使社會運(yùn)轉(zhuǎn)呈現(xiàn)出良好的秩序，發(fā)揮信息的導(dǎo)向作用，將輿情和利益引入正確方向，擴(kuò)大檔案信息的社會知名度，發(fā)揮檔案信息的社會服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)價值。在檔案信息資源開發(fā)過程中，比較重要的一個開發(fā)內(nèi)容是建立信息高速傳輸信息網(wǎng)絡(luò)。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)的建立是這部分公開信息資源開發(fā)的重要保障，它能夠?qū)崿F(xiàn)橫向的區(qū)域性和縱向的專業(yè)性。通過輸入、存儲、輸出等環(huán)節(jié)的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，形成覆蓋全面、傳輸高效的信息網(wǎng)絡(luò)綜合系統(tǒng)，在全國都能達(dá)到信息網(wǎng)絡(luò)的互通。地區(qū)性的檔案部門在有條件的情況下，可以正確劃定保密級別，有選擇地進(jìn)入信息網(wǎng)，這樣既保證了信息資源的豐富性和建立信息交流渠道的通暢性，又保障了資源地區(qū)之間的針對性和精準(zhǔn)性，方便發(fā)揮信息網(wǎng)的輻射作用，同時能夠吸收更多的檔案信息進(jìn)入地區(qū)性網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案信息資源得到針對性開發(fā)、精準(zhǔn)性覆蓋［3］。

3.4 提升協(xié)作開發(fā)能力

檔案信息資源的開發(fā)利用通常被視為檔案管理部門的內(nèi)部工作，檔案部門相對封閉，工作模式保守。因此，需要不斷提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源的協(xié)同開發(fā)能力。借助數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中的開發(fā)利用模塊，可以建立專題檔案、經(jīng)驗(yàn)成果共享庫、問題案例庫等，實(shí)現(xiàn)各單位信息資源共享和互聯(lián)互通，打破地域空間的限制；通過與其他部門之間的協(xié)作與交流，合理有效利用資源，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨專業(yè)融合，將其他部門的新思路、新方法運(yùn)用到檔案信息資源的開發(fā)利用中，多元發(fā)掘檔案信息資源的內(nèi)在價值，實(shí)現(xiàn)部門協(xié)作“１＋１＞２”的效果，提升檔案信息資源開發(fā)利用的能力與水平［4］。

3.5 形成全面互通互聯(lián)的檔案開發(fā)利用格局

隨著區(qū)域經(jīng)濟(jì)開放程度的不斷提高，城市人才的頻繁流動已不再局限于地方層面。人才引進(jìn)是促進(jìn)人才合理流動、加強(qiáng)創(chuàng)新人才競爭、提高地方自主創(chuàng)新能力、實(shí)現(xiàn)人才發(fā)展戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要政策。目前，我國人才中心的實(shí)踐工作還局限在區(qū)域?qū)用?，人才流動的資源孤島現(xiàn)象仍然十分嚴(yán)重。很多優(yōu)秀的檔案資源沒有被充分挖掘，跨區(qū)域的人才供需矛盾依然十分突出。為了解決以上問題可以從兩個方面入手。

一方面，應(yīng)該從宏觀層面上建立全國互通、互聯(lián)的檔案開發(fā)利用格局，建立全國人才市場檔案庫，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理組織架構(gòu)，明確各個相關(guān)單位的檔案管理職能和流程，形成全國檔案資源開發(fā)利用服務(wù)目錄化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)各省市區(qū)之間人才流動和人才需求的有效對接。尤其是在跨區(qū)域的人才信息采集方面，應(yīng)堅持按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一格式進(jìn)行人才數(shù)據(jù)采集，按照“實(shí)施歸檔、定期采集、異地備份”等原則，對全國檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化收集和管理，形成檔案數(shù)據(jù)的全國大平臺管理格局。

另一方面，在建立全國統(tǒng)一檔案管理平臺的目標(biāo)下，我國應(yīng)該大力建設(shè)數(shù)字化、信息化和系統(tǒng)化的地方檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和平臺，以便實(shí)現(xiàn)與全國平臺的有效對接。專用的地方電子檔案管理系統(tǒng)，必須具備地方檔案的收集、分類、立卷、檢索、管理及銷毀功能，設(shè)置后臺管理、人員權(quán)限管理、系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)等管理模塊。加強(qiáng)技術(shù)安全保障設(shè)置，通過增設(shè)密碼保護(hù)機(jī)制、信息防盜系統(tǒng)、系統(tǒng)登錄驗(yàn)證模塊，維護(hù)系統(tǒng)安全管理。電子檔案系統(tǒng)還需實(shí)現(xiàn)與其他部門辦公系統(tǒng)的對接，基于全國人才數(shù)據(jù)資源的共享互通標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)地方檔案信息資源的最大化收集、利用和開發(fā)。例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在統(tǒng)一互聯(lián)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)基礎(chǔ)上，開發(fā)出一套內(nèi)部辦公系統(tǒng)和外部一站式服務(wù)平臺相互銜接的“檔案管理模塊”，利用該模塊系統(tǒng)，教育機(jī)關(guān)系統(tǒng)部門實(shí)現(xiàn)了電子檔案的自動歸檔管理。而檔案服務(wù)中心進(jìn)一步將歸檔系統(tǒng)遷移至服務(wù)中心的政務(wù)云平臺，利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)的計算機(jī)管理技術(shù)，為社會提供非涉密的、可靠的人才資源信息，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的整合、共享和開發(fā)［5］。

4 結(jié)束語

在新時代，隨著社會的快速發(fā)展和各種信息技術(shù)的逐步普及，有效實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的開發(fā)和應(yīng)用，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀，分析本單位檔案資源開發(fā)利用中存在的問題，并結(jié)合問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行深入分析，在對本單位檔案資源開發(fā)應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化的過程中，需要創(chuàng)新開發(fā)意識，進(jìn)一步對信息資源建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化。在拓寬信息資源服務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行處理，充分體現(xiàn)檔案資料的價值，同時強(qiáng)化檔案管理人員的綜合能力，從多角度滿足新時代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的創(chuàng)新需求。

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