人事檔案精細化管理探討

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理理念的更新，人事檔案管理的方式和方法也在不斷變革和創(chuàng)新。本文探討人事檔案精細化管理的概念和意義，分析其實施過程中面臨的問題和挑戰(zhàn)，探討如何克服這些問題和挑戰(zhàn)，提高人事檔案精細化管理水平，為單位的人力資源管理和發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞：精細化；人事檔案；基本路徑

人事檔案工作作為人力資源管理的重要組成部分，是單位管理的基礎(chǔ)性工作之一。人事檔案的管理精細化則是單位發(fā)展的重要保障之一。在現(xiàn)實中，許多單位對人事檔案的管理還存在著不少問題，給單位管理和發(fā)展帶來不利影響。研究人事檔案精細化管理的基本路徑，對于提高單位的管理水平、優(yōu)化人力資源配置、保障員工權(quán)益具有重要的意義。

1 人事檔案精細化管理概述

人事檔案管理是指對員工的各項信息資料進行收集、整理、分類、保管和利用的過程。在組織管理中，人事檔案是一個非常重要的組成部分，其管理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到組織管理的效率和員工的福利待遇。人事檔案管理具有以下幾個特點：一是長期性。人事檔案是伴隨著員工在組織中工作生活的整個過程而形成和積累的，因此具有長期性和歷史性[1]。二是保密性。人事檔案包含員工的各種敏感信息，如個人隱私、薪酬、績效等，所以必須嚴格保密，避免泄露和濫用。三是實用性。人事檔案是組織管理決策的重要依據(jù)，對于組織的管理和發(fā)展具有非常重要的意義。在人事管理工作中，人事檔案信息也是實現(xiàn)個性化管理、職業(yè)生涯規(guī)劃、人才梯隊建設(shè)的重要支撐。四是持續(xù)性。人事檔案管理是一個持續(xù)的過程，需要不斷地進行更新、完善和優(yōu)化，以確保檔案信息的準確性和完整性。綜上所述，人事檔案管理是一項非常重要的人事管理工作，其良好的管理對于組織的發(fā)展和員工的職業(yè)生涯規(guī)劃具有重要意義[2]。

2 人事檔案精細化管理的重要性

2.1 有利于提升人事檔案管理效能

首先，人事檔案是事業(yè)單位管理中的重要文件，管理不善將導(dǎo)致違反法律法規(guī)。對人事檔案的精細化管理能夠保證檔案的真實、準確、完整，避免因檔案不規(guī)范導(dǎo)致的管理漏洞和違法風險。精細化管理能夠加強人事檔案的保密工作，保障信息管理安全和合規(guī)性[3]。通過規(guī)范化的管理流程和措施，可以防止檔案遺失、泄露等問題的發(fā)生，同時也能夠更好地滿足相關(guān)法律法規(guī)的要求。其次，人事檔案是人事管理的基礎(chǔ)，人事管理離不開檔案資料。通過精細化管理人事檔案，能夠提供人員基礎(chǔ)信息、職業(yè)素質(zhì)、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，為人事管理決策提供有力支持。最后，人事檔案是事業(yè)單位管理的重要基礎(chǔ)，對于各項管理工作都有著重要的指導(dǎo)意義。

2.2 有利于全面發(fā)揮人事檔案的憑證參考價值

一方面，人事檔案是人力資源管理的基礎(chǔ)，通過對檔案的精細化管理，可以更好地了解和掌握員工的素質(zhì)、技能和經(jīng)歷等信息，對于人力資源的優(yōu)化配置和決策支持具有重要作用[4]。實際工作中，人事檔案的精細化管理可以提供事業(yè)單位的人員情況、結(jié)構(gòu)分析等信息，為組織調(diào)整和戰(zhàn)略決策提供支持，有助于事業(yè)單位更好地發(fā)揮自身特點，推動事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型升級。另一方面，隨著人力資源管理的不斷發(fā)展，精細化管理人事檔案也成為了現(xiàn)代化人力資源管理的必然趨勢。通過加強人事檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，可提高人力資源管理現(xiàn)代化水平；檔案管理不善將會導(dǎo)致各項工作效率降低，服務(wù)水平下降。通過精細化管理人事檔案，能夠提高工作效率和服務(wù)水平，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

3 人事檔案精細化管理實施過程中亟待解決的問題

3.1 檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

一是人事檔案管理系統(tǒng)功能單一。傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)通常只能提供基本的檔案查詢和管理功能，無法實現(xiàn)更復(fù)雜的分析和挖掘。為了提高管理效率和精度，需要不斷優(yōu)化和完善人事檔案管理系統(tǒng)的功能。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)利用滯后。隨著互聯(lián)網(wǎng)和移動技術(shù)的發(fā)展，人事檔案數(shù)據(jù)量急劇增加，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有需求[5]。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更好地處理海量數(shù)據(jù)，但是在實踐中，許多單位對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用仍然存在滯后現(xiàn)象。三是人工智能技術(shù)利用滯后。人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以提高人事檔案管理的智能化程度，但是目前大多數(shù)單位仍處于人工操作的階段，缺乏對人工智能技術(shù)的了解和應(yīng)用。四是區(qū)塊鏈技術(shù)利用滯后。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、不可篡改等特點，能夠保障人事檔案的安全性和可信度。但是，由于區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理還處于起步階段，許多單位對于該技術(shù)的應(yīng)用仍然存在滯后。五是云共享技術(shù)利用滯后。云共享技術(shù)可以方便地實現(xiàn)人事檔案的共享和交流，但在實際應(yīng)用中，許多單位仍然采用傳統(tǒng)的手工傳遞方式，缺乏對云共享技術(shù)的了解和應(yīng)用。六是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入滯后。

3.2 人事檔案管理缺乏規(guī)范化

在人事檔案精細化管理中，常常會出現(xiàn)管理不規(guī)范的問題。首先，立卷歸檔不完整。有些工作人員在立卷時，對于一些重要的信息，或者不重要但是規(guī)定必須要歸檔的信息，存在疏漏或者遺漏的情況。這就導(dǎo)致檔案不完整，影響檔案的完整性和準確性。其次，人事檔案審核不嚴格也是常見的問題之一。由于人事檔案是組織機構(gòu)管理人員的重要信息載體，審核人員在審核時應(yīng)該對檔案的真實性、準確性、完整性進行嚴格把關(guān)。有些工作人員存在工作疏忽或者其他原因，導(dǎo)致審核不夠嚴格，出現(xiàn)不準確、不完整的檔案，影響檔案的使用和管理。最后，人事檔案利用轉(zhuǎn)遞不科學(xué)也是一個常見的問題。在檔案利用過程中，應(yīng)該嚴格按照規(guī)定程序進行，不合理的利用和轉(zhuǎn)遞可能會造成檔案的損失和泄密等問題。

3.3 忽視人事檔案管理隊伍建設(shè)

在人事檔案管理隊伍專業(yè)化建設(shè)方面，仍然存在一些問題[6]。首先，招聘不科學(xué)。有些單位在招聘人事檔案管理人員時，只關(guān)注其學(xué)歷和工作經(jīng)驗，對專業(yè)技能和知識水平?jīng)]有明確的要求。這就導(dǎo)致了有些人事檔案管理人員雖然有工作經(jīng)驗，但對于人事檔案管理的專業(yè)知識和技能了解不足。其次，培訓(xùn)方式單一。有些單位只采用內(nèi)部培訓(xùn)，而忽略了外部培訓(xùn)的重要性。這樣，人事檔案管理人員的知識和技能水平難以得到有效提升。再次，職業(yè)晉升機制不完善。有些單位的人事檔案管理人員缺乏晉升的機會，導(dǎo)致其缺乏進一步提高自身素質(zhì)和能力的動力。最后，職稱評定機制不完善。有些單位對于人事檔案管理人員職稱評定的重視程度不夠，評定機制也不完善，導(dǎo)致人事檔案管理人員缺乏獲得職稱的和機會，進而失去動力。

4 人事檔案精細化管理的基本路徑

4.1 著眼管理技術(shù)化，以技促管增質(zhì)效

4.1.1優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)的功能。一方面，完善檔案查詢功能。提高檔案查詢的速度和精度，加強檔案信息的共享和交流?？梢圆捎萌臋z索技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和篩選，方便用戶查詢和利用。另一方面，打通人事檔案管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)（諸如考勤系統(tǒng)、任務(wù)指標系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享互聯(lián)目標，提升工作效能。

4.1.2探索大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對人事檔案中的大量數(shù)據(jù)進行分析和處理，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)對員工的工作績效、薪資、晉升等方面的數(shù)據(jù)進行分析，為單位制定人才培養(yǎng)計劃和激勵政策提供有力的數(shù)據(jù)支持。

4.1.3探索人工智能技術(shù)的應(yīng)用。人工智能技術(shù)可以實現(xiàn)對人事檔案的智能化管理和處理，如自動化檔案的分類、索引、查詢、歸檔等，減少了人力成本和管理復(fù)雜度，提高了工作效率和準確性。例如，采用人工智能技術(shù)對員工的職業(yè)生涯規(guī)劃和晉升路徑進行智能匹配，幫助單位和員工做出更加合理的選擇。

4.1.4要探索云存儲技術(shù)的應(yīng)用。云存儲技術(shù)可以實現(xiàn)對人事檔案的遠程存儲和備份，避免了傳統(tǒng)存儲方式的空間限制和安全隱患，同時也方便了用戶的查詢和管理。例如，采用云存儲技術(shù)可以實現(xiàn)多地備份和異地恢復(fù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和可靠性。

4.1.5建立健全的安全管理機制，保障人事檔案信息的安全性和保密性。包括對檔案信息進行備份、加密、權(quán)限控制等措施，防止檔案信息泄露。運用區(qū)塊鏈技術(shù)建立人事檔案存儲平臺，保證數(shù)據(jù)的真實性和不可篡改性。通過區(qū)塊鏈技術(shù)的分布式存儲和共識機制，確保人事檔案數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，有效地避免數(shù)據(jù)篡改等安全問題。通過建立云加密技術(shù)的人事檔案數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)備份的安全性和可靠性，有效地避免數(shù)據(jù)丟失和損壞的風險。

4.1.6加快人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入。首先，需要確定數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入的目標，包括要將哪些檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入，以及要達到的數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入效果。根據(jù)目標劃定數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入的范圍，確定年限、人員范圍等。其次，建立數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入的標準和規(guī)范，統(tǒng)一錄入格式、命名規(guī)則和數(shù)據(jù)內(nèi)容等，以確保數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入的準確性和可操作性。再次，建立數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入流程，包括檔案接收、分類、鑒定、掃描、錄入、審核、存儲等環(huán)節(jié)，以確保數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入的流程化和標準化。最后，采用高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入設(shè)備，選擇適當?shù)臄?shù)字化轉(zhuǎn)化錄入設(shè)備，如高速掃描儀、OCR識別儀等，提高數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入的效率和準確率。

4.2 著眼管理規(guī)范化，以查促用嚴審核

4.2.1做到人事歸檔材料應(yīng)收盡收。人事檔案管理部門制定檔案管理規(guī)章制度，規(guī)定每一份人事檔案所需歸檔材料的范圍，并及時完整地收集存檔。對人事歸檔材料不全的情況，應(yīng)當及時聯(lián)系有關(guān)部門和人員進行補充，以確保人事檔案材料完整性。此外，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對每份檔案進行標簽標注、分類、編號等管理措施，以方便管理和查詢。

4.2.2做好人事檔案的審核工作。為確保人事檔案的真實性和完整性，需要建立嚴格的審核制度，人事檔案管理人員必須按照標準認真審核檔案材料。具體措施包括：對人事檔案進行內(nèi)容審核，確保檔案內(nèi)容的真實性和準確性。對人事檔案的歸檔材料進行審核，確保歸檔材料的齊全性和真實性；對人事檔案的保存時間和位置進行審核，確保檔案能夠及時找到并維護。重點對檔案歷史遺留問題進行全面清查；重點對處理不到位、調(diào)查核實不清楚的檔案資料進行審核；重點對出生時間涂改、虛填，學(xué)歷學(xué)位認定依據(jù)不充分等情況進行核實。

4.2.3做好人事檔案利用轉(zhuǎn)遞。為保證人事檔案的安全性和完整性，在人事檔案利用和轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)該建立相關(guān)的管理制度。具體措施包括：對檔案借閱者進行身份確認，確保只有經(jīng)授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)檔案；對檔案的利用和轉(zhuǎn)遞進行登記管理，確保每份檔案的去向和借閱時間都能夠準確記錄；對檔案利用的目的和內(nèi)容進行審查，避免檔案被惡意利用。

4.3 著眼隊伍專業(yè)化，以訓(xùn)促學(xué)提能力

4.3.1加快招聘優(yōu)秀的人事檔案管理人才。人才是人事檔案管理隊伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。招聘應(yīng)以“能力為本、素質(zhì)為重”為原則，根據(jù)職位的特定要求招聘具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗的人才，同時要注重招聘人才的潛力和發(fā)展?jié)撃埽_保人事檔案管理隊伍的整體素質(zhì)不斷提高。

4.3.2通過培訓(xùn)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。對于已經(jīng)進入人事檔案管理隊伍的人員，應(yīng)該定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，提高工作技能和素質(zhì)，增強工作效率和管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括法律法規(guī)、信息化技術(shù)、檔案管理等方面，培訓(xùn)方式可以采用集中培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流、現(xiàn)場觀摩、自學(xué)等方式。

4.3.3加快人事檔案管理工作的交流學(xué)習。人事檔案管理隊伍的交流學(xué)習是提高整體素質(zhì)和工作效率的有效途徑?？梢酝ㄟ^定期組織學(xué)習、講座、座談會等活動，增強隊員之間的交流和協(xié)作，提高團隊的協(xié)同性和合作精神。

4.3.4完善職業(yè)晉升制度建設(shè)。建立合理的職業(yè)晉升制度，是激發(fā)人事檔案管理隊伍的積極性和創(chuàng)造性的重要手段。可以通過制定完善的晉升條件、晉升機制和晉升獎勵措施等方式，使隊員們有明確的職業(yè)發(fā)展目標，從而不斷提高專業(yè)水平和管理能力。

結(jié)束語

人事檔案精細化管理是在保證人事檔案安全、完整和準確性的基礎(chǔ)上，通過高效的管理手段和技術(shù)手段，將人事檔案管理做到極致，從而更好地服務(wù)于單位發(fā)展。具體而言，一是要著眼管理技術(shù)化，以技促管增質(zhì)效；二是要著眼管理規(guī)范化，以查促用嚴審核；三是要著眼隊伍專業(yè)化，以訓(xùn)促學(xué)提能力。只有立足職能定位、增強管理能力、提升服務(wù)效率，才能真正在人事檔案管理中書寫新篇章。

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作者簡介：趙瑩（1976—），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心館員，研究方向：勞動人事檔案。