互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理辦法研究

劉海燕

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，將傳統(tǒng)以人工為主的紙質(zhì)管理模式，轉(zhuǎn)變成以信息技術(shù)為主導(dǎo)的現(xiàn)代化管理模式，以彌補(bǔ)不動(dòng)產(chǎn)傳統(tǒng)登記模式的不足，提升檔案管理質(zhì)量和效率。基于此，本文對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化的現(xiàn)實(shí)價(jià)值進(jìn)行了簡要分析，重點(diǎn)闡述了其在信息化建設(shè)中存在的問題以及具體的優(yōu)化策略，其中涵蓋了強(qiáng)化管理人員綜合素養(yǎng)、建立健全信息化管理機(jī)制以及完善檔案安全管理系統(tǒng)等，以期為相關(guān)人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代；不動(dòng)產(chǎn)登記；檔案管理

數(shù)字化是不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理發(fā)展的必然趨勢，科學(xué)、合理的應(yīng)用信息化技術(shù)，可以整合不動(dòng)產(chǎn)登記的相關(guān)信息，在此基礎(chǔ)上使用相關(guān)信息，既能夠保障不動(dòng)產(chǎn)登記的時(shí)效性，還能夠強(qiáng)化檔案管理的效果。但是，不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理在信息化建設(shè)的過程中，還存在諸多不足，影響了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。因此，相關(guān)人員要針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記在信息化建設(shè)中存在的問題，制定行之有效的解決措施，以此增強(qiáng)檔案管理的精準(zhǔn)性、可靠性以及安全性。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記信息化的意義

不動(dòng)產(chǎn)登記共包括三個(gè)階段的內(nèi)容，分別是申請(qǐng)、提交材料以及受理。在辦理不動(dòng)產(chǎn)登記的過程中，會(huì)涉及大量的信息和數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的登記模式缺少統(tǒng)一的信息登記流程，加之需要登記的內(nèi)容較多，需要登記人員投入大量的時(shí)間和精力在信息的記錄上，這種僵化的工作形式，不僅浪費(fèi)了大量的人力資源，還無法起到良好的工作效果。此外，由于登記信息眾多，性質(zhì)不一，在實(shí)施檔案管理工作的過程中，要?dú)w納處理海量的信息，使得檔案管理人員工作量繁重，信息處理效率低下。

然而，依托信息化技術(shù)的數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案管理，能夠有效解決信息處理質(zhì)量和效率低下的問題，還能夠減少人為失誤，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

其一，保障不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益。將信息化技術(shù)與不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案有機(jī)結(jié)合，能夠促使檔案更加細(xì)致化、數(shù)據(jù)化以及準(zhǔn)確化，以此為所有權(quán)人的合法權(quán)益提供堅(jiān)實(shí)的保障。從不動(dòng)產(chǎn)登記的實(shí)際出發(fā)，做好產(chǎn)權(quán)人的確有權(quán)登記工作后，還需要嚴(yán)格審核其不明不動(dòng)產(chǎn)權(quán)，并加以明確，進(jìn)而保證其明確的產(chǎn)權(quán)可以走向市場化，盤活不動(dòng)產(chǎn)權(quán)。當(dāng)明確產(chǎn)權(quán)進(jìn)入市場后，就能夠得到有效的經(jīng)營和運(yùn)作，在這種條件下，產(chǎn)權(quán)人的權(quán)益能夠得到真實(shí)、可靠的保障。

其二，提升工作效率。傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，要經(jīng)過層層審批，所有權(quán)人才能夠獲得產(chǎn)權(quán)證書。這種辦理模式，既浪費(fèi)了所有權(quán)人的時(shí)間，還弱化了服務(wù)效果。并且，一些審批部門為謀取不正當(dāng)利益存在私收費(fèi)用的行為。因此，將不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理數(shù)字化、信息化，可以使各項(xiàng)工作的效率逐步升高。相關(guān)人員將所有權(quán)人的各項(xiàng)信息錄入系統(tǒng)中，信息就會(huì)自動(dòng)儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫，在辦理后續(xù)業(yè)務(wù)時(shí)，檢索權(quán)利人的關(guān)鍵信息，就能夠調(diào)出其檔案，從而快速、準(zhǔn)確地為權(quán)利人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，促使不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)更加高效、便捷。

其三，實(shí)現(xiàn)資源共享。在信息化技術(shù)的支持下，各部門可以實(shí)現(xiàn)資源共享，提高信息的綜合利用效益。傳統(tǒng)的登記流程十分煩瑣且復(fù)雜，產(chǎn)權(quán)人的關(guān)鍵信息若出現(xiàn)變動(dòng)，就需要本人到不動(dòng)產(chǎn)登記部門，將新的信息提供給相關(guān)人員實(shí)行更新。但在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫具備自動(dòng)儲(chǔ)存和更新的功能，其可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的信息變化情況，加以更新和完善。在資源共享大環(huán)境下，產(chǎn)權(quán)人想要維權(quán)，不必受信息未更新的限制。此外，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)權(quán)人的信息可以更加完善，利用指紋以及面部識(shí)別等技術(shù)，采集產(chǎn)權(quán)人的生理信息，能夠從根本上避免發(fā)生假冒產(chǎn)權(quán)人獲取不正當(dāng)利益等不良情況。

二、在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理存在的問題

1.管理人員綜合能力不足

信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，給不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，但也使其面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理工作對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用程度日益加深，這對(duì)管理人員的綜合能力提出了更高要求，需要管理人員同時(shí)具備專業(yè)能力以及對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力。但從檔案管理工作目前的落實(shí)情況來看，大多數(shù)人員都能夠使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)著錄或者掛接紙質(zhì)檔案，但數(shù)字化檔案管理不僅要掌握傳統(tǒng)的管理技能，還需要熟練掌握并運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，大多數(shù)管理人員都存在信息化能力不足，無法快速將電子文件歸檔，對(duì)檔案管理系統(tǒng)了解不夠全面等問題。

2.信息化管理制度不完善

科學(xué)、有效的管理機(jī)制，是推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理工作順利推進(jìn)的重要內(nèi)容，但當(dāng)前有關(guān)部門的責(zé)任機(jī)制、監(jiān)管機(jī)制以及管理標(biāo)準(zhǔn)還存在不完善、不統(tǒng)一的情況，主要體現(xiàn)在信息化管理流程混亂、人員責(zé)任意識(shí)薄弱以及執(zhí)行效力不足等方面。

3.管理系統(tǒng)缺少安全維護(hù)

在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化平臺(tái)的建設(shè)中，有關(guān)部門投入了大量人力、物力以及財(cái)力，受內(nèi)外部等多種因素的影響，與信息化管理平臺(tái)配套的安全維護(hù)機(jī)制還不夠完善，缺少完備的安全維護(hù)系統(tǒng)，權(quán)利人相關(guān)信息的安全性就得不到有效保證?，F(xiàn)階段，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)安全維護(hù)機(jī)制不足，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

一是缺少安全維護(hù)系統(tǒng)，在信息化管理平臺(tái)運(yùn)行過程中，未設(shè)有報(bào)警程序，無法攔截非法操作。

二是安全軟件應(yīng)用不到位。為提升硬件端的操作效率，管理人員經(jīng)常手動(dòng)將防火墻等安全維護(hù)軟件關(guān)閉，加之部分人員安全意識(shí)薄弱，將安全維護(hù)軟件關(guān)閉后還使用外界硬件，隨意登錄各種網(wǎng)址，給病毒的入侵創(chuàng)造了條件，導(dǎo)致信息外泄。

三是在使用維護(hù)機(jī)制的過程中，還存在一系列問題，如缺少周期性維護(hù)，對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施維護(hù)力度不足等。

4.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后

為滿足信息化技術(shù)對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施的需求，相關(guān)部門投入了大量的資金用于硬件設(shè)備設(shè)施的更新和引進(jìn)。隨著時(shí)間的不斷推移，不動(dòng)產(chǎn)登記產(chǎn)生的數(shù)據(jù)日益增多，對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的要求也越來越高，這就需要相關(guān)部門加大投入力度。但因經(jīng)費(fèi)有限，很難及時(shí)更新老化、落后的軟硬件設(shè)備設(shè)施，若硬件設(shè)備設(shè)施老化情況嚴(yán)重，軟件無法快速運(yùn)行，就會(huì)給不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理的信息化發(fā)展造成限制。

三、在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化人員綜合素養(yǎng)

人員是不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重中之重，有關(guān)部門要做好人員的開發(fā)、培訓(xùn)以及引進(jìn)工作。

首先，可給予相關(guān)人員更好的薪資待遇，吸引更多高水平復(fù)合型人才，加入管理團(tuán)隊(duì)，為檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展注入新活力。同時(shí)，在招聘人員的過程中，要對(duì)其從業(yè)資質(zhì)展開嚴(yán)格審核，獲得計(jì)算機(jī)資格證書的人員，可優(yōu)先錄用。

其次，要建立常態(tài)化的主題培訓(xùn)機(jī)制。不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理是一項(xiàng)長期工程，管理人員的綜合能力要隨著信息化技術(shù)的發(fā)展不斷進(jìn)步，要做好管理人員的常態(tài)化培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)工作實(shí)施期間，要結(jié)合人員的具體情況，規(guī)劃培訓(xùn)的內(nèi)容，大部分管理人員都能夠掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)，但卻無法將其運(yùn)用到實(shí)際工作中，這就需要重點(diǎn)培訓(xùn)其技術(shù)能力，確保其能夠?qū)⒗碚摵蛯?shí)際有效銜接，為不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理的高效開展，提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

最后，要完善考核機(jī)制。將績效考核與薪資待遇、職位晉升相掛鉤，以激發(fā)員工工作熱情，進(jìn)一步強(qiáng)化信息化檔案管理能力。

2.完善信息管理體系

不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理工作想要有序?qū)嵭?，就要建立健全管理體系，明確管理流程，細(xì)化管理內(nèi)容，實(shí)施精細(xì)化管理。在建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案的信息化管理體系時(shí)，可以從以下幾方面入手：

其一，建立責(zé)任機(jī)制。個(gè)別管理人員責(zé)任意識(shí)不足，在實(shí)際工作過程中，存在互相推諉，不作為的情況，導(dǎo)致工作效率低下。通過崗位責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，詳細(xì)劃分檔案管理人員、數(shù)據(jù)庫工作人員以及系統(tǒng)運(yùn)維人員等相關(guān)人員的崗位責(zé)任，避免出現(xiàn)崗位交叉或空缺的情況，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理落到實(shí)處。

其二，建立監(jiān)管機(jī)制。通過內(nèi)部監(jiān)管和外部監(jiān)管兩種形式，全方位監(jiān)督和全過程管理檔案信息化工作。在監(jiān)督管理工作中，要將重點(diǎn)放在管理人員對(duì)信息化技術(shù)以及新工作模式的應(yīng)用上。個(gè)別管理人員受傳統(tǒng)工作理念影響較深，還在沿用以往的管理模式，阻礙了不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理信息化進(jìn)程。為此，要加大監(jiān)管力度，通過嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制，約束相關(guān)人員的行為，以增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案管理的規(guī)范性和紀(jì)律性。此外，管理部門要做好定期的自檢自查，上級(jí)部門要不定期抽查檔案管理部門的工作情況。

其三，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。針對(duì)管理人員懶工、怠工的問題，可以利用獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)其參與工作的積極性和主觀能動(dòng)性，對(duì)于部分態(tài)度消極，對(duì)信息化管理模式執(zhí)行不到位的人員，要給予嚴(yán)厲的問責(zé)和處罰。對(duì)于綜合能力強(qiáng)、態(tài)度積極，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理的信息化建設(shè)有突出貢獻(xiàn)的人員，要給予精神層面的鼓勵(lì)和物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，促使更多人員主動(dòng)參與到檔案信息化管理工作中。

其四，精細(xì)化管理。有關(guān)部門要聯(lián)系現(xiàn)實(shí)情況，持續(xù)優(yōu)化和升級(jí)信息化管理模式，以實(shí)現(xiàn)真正意義上的精細(xì)化管理。在電子文檔方面，可以明確規(guī)定檔案的掃描格式、存儲(chǔ)方式以及文件的分類要求等。同時(shí)，還要建立電子檔案的審核、收集以及移交等制度，促使電子檔案的使用更加規(guī)范化、流程化以及精細(xì)化。

3.健全安全維護(hù)機(jī)制

在建設(shè)安全系統(tǒng)時(shí)，要加強(qiáng)與第三方安全機(jī)構(gòu)的合作，選擇資深的安全公司，結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)登記工作及檔案管理工作的實(shí)質(zhì)，建設(shè)高防護(hù)能力的防火墻。在安全機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下，全面系統(tǒng)地了解，安全系統(tǒng)的操作流程以及形式，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的使用行為。為保障軟件系統(tǒng)的安全性和可靠性，要制定軟件升級(jí)機(jī)制以及平臺(tái)的安全使用準(zhǔn)則。在構(gòu)建維護(hù)機(jī)制的過程中，一是要加大對(duì)人力資源的投入，確保有足夠的人員開展不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案信息化管理，避免出現(xiàn)信息接收滯后、人力資源緊缺的情況；二是要升級(jí)維護(hù)機(jī)制，合理劃分相關(guān)人員的工作內(nèi)容。管理不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案信息化平臺(tái)的人員，要定期對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施展開維護(hù)，如清理灰塵、更換鼠標(biāo)和鍵盤等。水平較高的信息技術(shù)人員要對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施實(shí)行周期性檢測，在檢測過程中，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，避免因系統(tǒng)故障影響工作的正常進(jìn)行。同時(shí)，既要做好信息技術(shù)人員的技能培訓(xùn)，還要將設(shè)備設(shè)施問題交由廠家處理。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

軟硬件設(shè)備設(shè)施是不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理能夠得以順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。因此，相關(guān)部門要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)力度。

第一，機(jī)房和檔案庫要獨(dú)立存在，還要配置相應(yīng)的智能門禁以及監(jiān)控設(shè)施等。

第二，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)要具備獨(dú)立性，可建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。為增強(qiáng)信息的利用效果，需要疏通網(wǎng)絡(luò)渠道，可以建設(shè)上下互通結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，以確保信息傳輸?shù)臅r(shí)效性和安全性。同時(shí)，還要加強(qiáng)權(quán)限管理，結(jié)合部門性質(zhì)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，未獲得權(quán)限的部門，不得查閱相關(guān)資料。

第三，定期優(yōu)化軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)在運(yùn)行過程中若缺乏有效的升級(jí)和優(yōu)化，易發(fā)生卡頓等問題。有關(guān)部門要針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理中的重難點(diǎn)，深層次優(yōu)化軟件系統(tǒng)的相關(guān)功能，如打印、查找以及統(tǒng)計(jì)等功能，這些功能是日常工作必備的。為此，要結(jié)合實(shí)際情況，做好功能的升級(jí)，以強(qiáng)化部門的服務(wù)質(zhì)量。

第四，建設(shè)檔案信息庫。為實(shí)現(xiàn)信息共享，需要加大對(duì)檔案信息庫的建設(shè)，將不動(dòng)產(chǎn)登記的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息統(tǒng)一錄入信息庫和管理系統(tǒng)中，以便于整理和匯總產(chǎn)權(quán)信息，完成匯總后，還需要組建成名冊(cè)，供后續(xù)工作使用。

第五，有關(guān)部門要科學(xué)使用資金，做好資金的分配工作，盡可能為基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的完善提供資金支持，若發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施老化情況嚴(yán)重，要及時(shí)上報(bào)、更新。

四、其他優(yōu)化策略

1.更新思想意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。個(gè)別管理人員未能正確認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，對(duì)信息化管理模式存在抵觸情緒，習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的管理辦法。為保證相關(guān)人員能夠切實(shí)貫徹新型管理辦法，要采取多元化的手段，使其形成良好的信息化意識(shí)，幫助其重新定義信息化管理。當(dāng)員工對(duì)信息化管理有了正確的認(rèn)知后，就能夠主動(dòng)實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案的信息化管理，從而優(yōu)化信息化管理模式的執(zhí)行效能，營造積極向上的工作氛圍。

2.完善法律規(guī)章制度

新時(shí)期，房地產(chǎn)行業(yè)得到了顯著發(fā)展，但就不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理工作而言，還有一定的漏洞，若這項(xiàng)工作出現(xiàn)問題，將會(huì)直接影響房屋產(chǎn)權(quán)的歸屬，進(jìn)而給房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展造成不良影響。當(dāng)前，物權(quán)法是不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理的核心，房屋產(chǎn)權(quán)法律機(jī)制包括地方性法規(guī)以及國家法律規(guī)章等，但這種管理模式還存在界限模糊，規(guī)定不夠明確等問題。現(xiàn)行法律法規(guī)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理工作的約束較少，導(dǎo)致相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)低下，在審批文件的過程中存在謀取私利的情況。因此，國家有關(guān)部門要針對(duì)現(xiàn)行法律規(guī)章制度存在的漏洞加以補(bǔ)充和完善，為不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理模式的規(guī)范運(yùn)行提供法律保障。

五、結(jié)論

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記及其檔案管理要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，借助信息化技術(shù)優(yōu)化創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式，加大對(duì)信息化技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)工作。相關(guān)人員要加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用力度，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的不足，提出合理的意見和建議，促使該項(xiàng)管理工作向高效、便捷與安全發(fā)展。

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（作者單位：臨沂市不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心 ）