數(shù)字化在地質檔案工作中的應用

王榮榮

摘 要：數(shù)字化檔案承載著新時代檔案工作的歷史使命，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設的重要組成部分，地質檔案信息化建設為企業(yè)的發(fā)展插上騰飛的翅膀，把信息數(shù)字化技術與檔案管理工作進行有效融合，運用數(shù)字化技術提高檔案管理工作效率，提高檔案利用價值，為檔案工作的提升發(fā)揮重要作用。利用檔案系統(tǒng)為信息的提取與應用提供科學、有效的保障，在檔案管理工作進程中構建數(shù)字化平臺系統(tǒng)極其重要，也是對檔案管理工作質量提供有效保證。本文主要研究在檔案管理工作中檔案數(shù)字化的運用特點及重要意義，并對其現(xiàn)在的運行和未來發(fā)展問題進行詳盡的探討。

關鍵詞：檔案；信息；數(shù)字化；服務；發(fā)展；應用

電子檔案是具有憑證、查考和保存價值的電子文件及其相關信息的集合，元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內容信息、結構信息和背景信息及其管理過程的數(shù)據(jù)。電子文件歸檔指歸檔部門將業(yè)務系統(tǒng)中具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權限向單位檔案部門提交的過程。

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，自2021年1月1日起正式施行。新檔案法第五章檔案信息化建設中指出：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。檔案法的第三十七條對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設等方面作出明確規(guī)定。對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺的建設提出要求。

一、地質檔案數(shù)字化進程

本單位作為石化企業(yè)下面的一個檔案館，應上級文件精神指示，開始嘗試接收電子檔案資料，并制定相應的歸檔標準。標準規(guī)定，石油天然氣勘探與開發(fā)地質成果報告的術語和定義、地質成果報告的組成、文字報告、附件、審批文件的編寫格式及要求、地質成果報告印制要求以及電子文件制作的要求。成果文件信息包括正文、審批、附圖、附表、附件、多媒體、數(shù)據(jù)庫、軟件和輔助信息庫等分類。在收紙質檔案的同時，把相應電子文檔刻錄在一張光盤上，文字的電子格式主要是Word格式，表格數(shù)據(jù)是EXCEL格式，圖片采用JPG等格式。這些承載電子文檔的光盤被存入專業(yè)的磁帶柜里，電子文件沒有存入原始檔案，只是作為復制本檔案存放，以便于借閱利用。地質檔案的種類涉及地質、物探、化探、鉆井、測井、錄井、試油氣、油氣田開發(fā)和科學技術研究等地質成果報告。

依據(jù)自然資源部關于加強地質資料管理的通知，自然資源部關于進一步加強地質資料社會化服務的指導意見?？瘫P電子文件使用內部開發(fā)的專業(yè)軟件制作。其制作過程包括以下階段，整理階段是根據(jù)相關規(guī)則開展地質檔案資料電子文件整理工作。源電子文件逐件整理，文件夾方式存放；存檔電子文件逐件整理，文件方式存放；其中，電子附件歸檔方式是將附圖冊歸為附件的整理方法。源電子文件整理是設立附圖冊的源電子文件夾，命名是該附圖冊的名稱。將所有源電子文件放到該文件夾下，將附圖冊的Word版本直接放到該文件夾下，或將封面、扉頁和目錄制作成一個Word文件。在附件界面分別掛接附件存檔和源電子文件，并完善目錄信息。數(shù)據(jù)整理包含數(shù)據(jù)庫、軟件和多媒體類等。對數(shù)據(jù)整理的總體要求：數(shù)據(jù)庫、軟件和多媒體單獨建冊，不可合并、拆分。數(shù)據(jù)庫、軟件類、安裝包、說明性文件和相關技術文檔等分別設立文件夾，多媒體可以單獨存放也可以設立文件夾。結構化數(shù)據(jù)庫和圖形數(shù)據(jù)庫需提供存檔電子文件。軟件類相關技術文檔存放在源電子文件夾。數(shù)據(jù)核查是電子檔案制作中的重要環(huán)節(jié)，其中，包括地質資料的齊全，各類電子文件數(shù)量齊全。地質資料完整，各類電子文件內容完整不缺失。地質數(shù)據(jù)表現(xiàn)在各類電子文件數(shù)據(jù)有效能打開。存檔、源電子文件內容一致合規(guī)。導入階段包括系統(tǒng)安裝、系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)主界面和信息導入，以礦權為單位對資料進行規(guī)范化制作，資料基本命名應符合要求。通過光盤制作軟件填報相關信息，并導入和掛載相關文件。導出階段要求利用光盤制作軟件導出規(guī)范化的數(shù)據(jù)包和相應表單，一鍵導出管理性表格及生成原始性信息記錄?，F(xiàn)行地質檔案電子文件歸檔與管理為后期的檔案信息數(shù)字化打下堅實的基礎。

隨著對地質檔案廣泛利用的需求，對前期純紙質檔案進行數(shù)字化加工。紙質檔案存放越是久遠，其載體的安全性就會降低，紙質檔案隨著時間推移和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的磨損甚至損壞，字跡也會越來越模糊老化，難以長時間保存。例如，高溫高濕等環(huán)境因素均可促進紙張發(fā)生水解，載體受損老化，不利于保存和利用；紙質檔案只能少數(shù)人借閱，多人共享比較困難。紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括以下部分：檔案前期整理、紙質檔案掃描、圖像檔案處理、圖像存儲、相對應目錄庫建設、電子數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份以及成果資料的管理等。在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，在數(shù)字化初期，對存放在庫房的全部紙質地質檔案進行全面清理與數(shù)字化部署工作。規(guī)范檔案中目錄內容，需要妥善拆除其上面的裝訂物，在拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害，掃描完成后需要及時用棉線再次裝訂完整。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，要先進行專業(yè)的技術修復，凹凸不平影響掃描質量的原件需先進行處理平整后再進行掃描。對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其存儲在光盤、硬盤等載體上，對其進行編號，參照紙質檔案的檔號及分檔辦法對其進行劃分種類，包括地質單井類電子檔案、地質綜合科研類檔案、地質實驗類檔案。地質檔案的特點是內容形式多種多樣，其中包含數(shù)據(jù)、圖紙、實物圖像、合同以及文件等。根據(jù)相關規(guī)范開展成果地質資料電子文件整理，通過專業(yè)軟件填報相關信息，并導入和掛載相關文件，導出規(guī)范化的匯交數(shù)據(jù)包和表單，完成對紙質檔案的數(shù)字化處理。

安全性對于檔案數(shù)字化顯得尤為重要，要保證檔案原件的安全。在檔案數(shù)字化過程中對檔案進行拆卷掃描時，每一步都要十分注意對檔案原件的保護，操作人員需要十分小心認真，不能因為人為的原因對檔案原件造成污染、損壞、丟失等無法挽回的損失。同時，要保證檔案信息內容的原始性和保密性。數(shù)字化副本異地保存，建立數(shù)據(jù)備份和恢復機制降低發(fā)生電子檔案災害時的損失，定期備份，相關服務器的數(shù)據(jù)也要同步更新備份。

由于館存紙質檔案數(shù)量大，紙質檔案易損性的特點，數(shù)字化過程比較漫長。首先，對一些利用率高的進行數(shù)字化處理；其次，根據(jù)檔案接收年份由新往舊的順序，逐步往前推動數(shù)字化的步伐，計劃分階段完成全面數(shù)字化。

二、數(shù)字化檔案的利用

第一，紙質檔案數(shù)字化以后，電子檔案為檔案的充分利用發(fā)揮了很大價值。為借閱者提供拷貝，數(shù)字化后的檔案信息一般都轉化成為通用的標準文檔存儲格式，以方便打開和利用，檔案館向利用者提供載體拷貝，一份電子檔案可以同時提供給多個利用者，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化后有利于檢索，縮短查閱時間，比紙質檔案逐頁翻閱要方便得多，很大程度上幫助借閱者對大量資料進行快速篩選，節(jié)約檢索時間，提高利用效率。電子檔案可以把檔案內容通過網(wǎng)絡傳輸給需要的人，數(shù)字化檔案能夠以網(wǎng)絡為載體，把檔案中的信息在較短時間內傳輸?shù)叫枰牡胤?，對于一些距離遙遠和偏僻的企業(yè)單位，電子檔案為他們節(jié)約大量的時間和財力。借閱者對數(shù)字化檔案的多樣化提出很多要求，他們不僅要查閱原始檔案材料，還要看原始圖像、原始視頻、原始數(shù)據(jù)等，數(shù)字化檔案多樣化存儲滿足了人們的需求。

第二，地質檔案數(shù)字化以后，為了方便利用，開通了在線利用平臺，設置在線搜索和借閱的主要窗口。搜索方式根據(jù)需要選擇，輸入查詢內容，點擊搜索按鈕，可以在線閱讀。如果需要實物地質檔案，利用者查找到需要的檔案后提交在線借閱單，檔案管理人員提取資料提供利用。對于利用者需要大批量拷貝地質檔案的情況，則需要填寫地質利用保護、保密承諾書。對于本單位以外人員，需要開具單位證明，所利用資料只用于執(zhí)行或完成介紹信需求內容，不用于除執(zhí)行或完成該內容外的其他任何目的，不向本單位非必要接觸人員提供所利用資料，不隨意丟棄、處置資料及其復制品；未經(jīng)本單位許可，不以任何方式將資料信息提供給第三方占有或使用。若項目需與第三方合作開發(fā)并利用本單位資料，則在經(jīng)本單位許可后，與第三方簽訂相應的安全保密責任書并實施有效監(jiān)督，在與第三方合作結束后監(jiān)督其銷毀；因個人保管不善和利用不當?shù)确遣豢煽沽σ蛩?，造成資料被泄露，由此而產生的一切直接或間接后果，依照國家有關法律、法規(guī)及本行業(yè)相關規(guī)定接受處理。

三、數(shù)字化檔案的質量保障

電子文件具有真實性、完整性、可用性和安全性，移交前由業(yè)務部門負責，移交后由檔案部門負責。業(yè)務部門應在電子文件歸檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。電子文件、電子檔案的內容、邏輯結構和形成背景與形成時原始狀態(tài)相一致的性質為真實性；電子文件、電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質為完整性；電子文件和電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質為可用性；業(yè)務系統(tǒng)負責電子文件歸檔格式的轉換，并保證電子文件和元數(shù)據(jù)文件可正常讀取。業(yè)務系統(tǒng)不使用壓縮文件及加密文件，如必須使用，歸檔前須解壓或解密后歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)?？勺匪菪员Ｕ想娮游募哪嫦蛄魍ü芾恚醋R別一個特定文件或檔案來源的能力，通過記錄標識的方法回溯某個數(shù)據(jù)或文件的形成來歷、審批流程、登記統(tǒng)計以及分析判別的性質為可追溯性。業(yè)務系統(tǒng)應具備文件全流程登記、統(tǒng)計以及展示功能，保障電子文件可追溯。電子檔案管理系統(tǒng)應對電子文件和電子檔案進行分析和判別，對發(fā)現(xiàn)問題進行自動登記和統(tǒng)計。安全性的保障體現(xiàn)在業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)應保證系統(tǒng)環(huán)境安裝了殺毒軟件并更新到最新病毒庫，檢測歸檔信息是否感染病毒，符合信息安全等級保護要求。電子文件歸檔時，其相關紙質原件應一并歸檔，移交人負責建立紙質與電子文件之間雙向索引。

四、電子檔案的發(fā)展

近幾年，為了規(guī)范各單位業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔工作，加強地質電子檔案管理，確保歸檔電子文件的質量，滿足電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相應的規(guī)范要求。通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子檔案進行的接收、管理、保存和利用。單位及個人在履行其法定職責或處理相關事務過程中，電子文件由內容、結構和背景信息組成，電子文件及元數(shù)據(jù)按指定結構形成的數(shù)據(jù)單元為數(shù)據(jù)信息包。檔案管理過程可控以及數(shù)據(jù)存儲可靠，未被破壞以及未被非法訪問的性質定為安全性。業(yè)務系統(tǒng)確保所形成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍以及保管期限和存儲格式符合檔案管理要求。

地質檔案業(yè)務系統(tǒng)對歸檔功能的要求，表現(xiàn)在內置電子文件分類方案以及保管期限表等工具方面，支持歸檔部門完整收集以及整理應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。能記錄電子文件擬制以及辦理過程中全部修改信息，能通過有效措施，防止電子文件被惡意篡改，能按內置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內存的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系。業(yè)務系統(tǒng)在向電子檔案管理系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)前，應對電子文件及封裝的元數(shù)據(jù)進行數(shù)字簽名，并以相應的文件格式傳遞歸檔電子文件元數(shù)據(jù)及電子文件流信息。在接口程序推送端要生成推送清單，包括推送時間和推送條目，推送是否成功等相關信息。地質檔案系統(tǒng)應能對收集、積累和歸檔的電子文件的所有操作進行跟蹤和審計。

目前，國際和國內在建設電子文件管理系統(tǒng)、構建電子文件管理流程方面均采用或者參考成熟的開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型。OAIS參考模型成為數(shù)字檔案系統(tǒng)普遍遵從的標準規(guī)范，來自圖書館、檔案館、科學數(shù)據(jù)和文化傳承等領域的相關項目和系統(tǒng)規(guī)劃和設計。從電子檔案移交、接收、管理和長期保存過程來看，電子檔案信息資源庫也可以劃分為電子檔案接收庫、電子檔案管理庫、電子檔案利用庫和電子檔案長期保存庫。

2020年8月，中國石化集團以新《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件為制定依據(jù)，發(fā)布《中國石化業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔管理規(guī)范》，用于加強中國石化業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔管理，提升中石化檔案管理的規(guī)范化和信息化管理水平?！兑?guī)范》要求電子文件歸檔和電子檔案管理須貫徹全程管理、前端控制和統(tǒng)一管理原則，并針對業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件提出具體要求，以適應中石化“爭創(chuàng)一流”的數(shù)字化轉型升級要求。有利于推動電子檔案科學管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設，確保電子檔案真實、完整、可用與安全。該標準的頒發(fā)能夠起到規(guī)范電子檔案管理過程的重要作用，并促進電子文件全程管理水平提升，對科學化、規(guī)范化和系統(tǒng)化提升電子檔案管理水平具有重要意義。

為推進“十四五”時期中國石化檔案事業(yè)高質量發(fā)展，集團于2021年末印發(fā)《中石化檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃》，明確要求有序推進數(shù)據(jù)資源整合共享，加強檔案數(shù)據(jù)治理，提高檔案數(shù)據(jù)質量，積極探索大數(shù)據(jù)等技術與檔案管理的結合，開展人工智能技術在檔案行業(yè)的應用研究，助推智慧檔案建設。

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（作者單位：中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司）