信息化時代，創(chuàng)新檔案管理服務模式探究

趙志強

摘 要：新時代，信息技術的不斷發(fā)展對檔案管理工作產生了一定影響，只有充分結合檔案管理工作的實際情況，積極轉變傳統(tǒng)的檔案管理服務模式，才能保證檔案管理工作取得理想效果。文章對信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務模式的必要性進行了簡要分析，并從多個方面入手對創(chuàng)新檔案服務模式的策略進行了深入研究，希望能夠為相關人員提供一定參考。

關鍵詞：信息化；檔案；服務模式

隨著科技水平的不斷提高，信息技術在各行各業(yè)中都得到了廣泛應用，并對檔案管理工作產生了深遠影響。如何在新時代下創(chuàng)新檔案管理服務模式成為檔案管理者重點思考的問題。

一、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案服務模式的必要性分析

事業(yè)單位在社會發(fā)展中承擔著重要職責，其內部工作內容也是比較繁雜的，要想保證各項工作順利進行，就必須要有高效的檔案管理服務模式作為保障。因此，為了充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，就必須要重視檔案管理服務模式的創(chuàng)新。要想實現這一目標，需要轉變服務理念，積極完善檔案管理機制，強化對人員素質的培養(yǎng)，并結合時代發(fā)展的實際情況對檔案管理工作內容進行不斷調整與完善。另外，在實際工作中，事業(yè)單位還需要提高對信息技術的重視程度，通過信息技術來開展檔案管理工作。

此外，事業(yè)單位內部需要利用大數據來實現檔案信息資源的優(yōu)化配置?？梢栽趯嵺`中將大數據技術與傳統(tǒng)信息技術相結合，實現對數據資源的有效利用。例如，在錄入檔案信息資料時，可以利用大數據技術對信息內容進行深入挖掘與分析。另外，大數據技術還可以幫助工作人員解決一些高難度問題，有效提高工作效率。為實現這一目標，需要充分結合事業(yè)單位內部實際情況，為其提供完善的檔案管理服務模式，以推動事業(yè)單位各項工作順利進行。

二、利用信息技術促進事業(yè)單位檔案服務工作有效開展

在信息化時代背景下，事業(yè)單位應該結合自身實際情況，合理利用信息技術，促進檔案管理服務工作的有效開展。首先，應該構建檔案管理信息系統(tǒng)。有效開展檔案管理信息化建設工作，能夠促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。在構建檔案管理信息系統(tǒng)過程中，要結合單位實際情況，并對檔案管理部門及其相關部門進行協(xié)調整合，以此來構建完善的信息化管理系統(tǒng)。其次，需要提升工作人員綜合素養(yǎng)。要想確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠取得理想效果，就需要工作人員具備較高的綜合素質。在新時代背景下，檔案管理工作人員應進一步加強自身學習能力，提升自身業(yè)務素質。同時，還需要不斷提高自身專業(yè)技能，以適應新時代下事業(yè)單位的發(fā)展需求。最后，要保證檔案服務工作的有效性。通過建立檔案信息系統(tǒng)能夠有效促進檔案信息資源的共享。但是，由于信息化系統(tǒng)的安全性較低以及服務平臺建設不足等原因，致使信息資源不能充分發(fā)揮其應有價值，為了確保事業(yè)單位檔案服務工作得到有效開展，必須加強對事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)利用。

1.做好檔案開發(fā)利用工作

檔案開發(fā)利用工作是檔案管理的主要內容，在對檔案開發(fā)利用過程中，可以有效提升事業(yè)單位檔案信息資源的利用價值以及利用率。首先，應該對事業(yè)單位檔案資源進行全面收集。在收集過程中，要將紙質、電子等形式的檔案全部收集齊全，并對其中存在的問題進行及時處理，確保檔案資料的完整性。其次，應該做好檔案信息資源的檢索工作。在對事業(yè)單位檔案信息資源進行有效開發(fā)的過程中，應該將檔案信息資源作為主要對象，并結合工作實際情況確定檢索內容以及檢索方式，在此基礎上開展檢索工作。最后，可以對已經形成的信息進行深入加工處理。在對事業(yè)單位檔案信息資源進行有效開發(fā)的過程中，工作人員應該加強對其中蘊含價值內容的挖掘與利用。

例如，在進行檔案管理工作中，需要加強對相關數據信息內容的收集、整理與分析。在此基礎上形成有價值的信息資源內容，為日后事業(yè)單位有效開展檔案管理工作提供參考。當前，很多事業(yè)單位對工作人員的專業(yè)能力要求較低，在具體開展業(yè)務過程中會存在很多問題，不利于提高工作人員的專業(yè)能力水平。為了解決這一問題，就需要進一步提高工作人員的綜合素質。在此基礎上，應合理利用網絡技術來加強工作人員業(yè)務培訓和指導。此外，還需要進一步提升檔案管理信息化程度，在進行信息化建設過程中不斷提高工作人員的信息技術水平。

2.明確檔案信息資源建設目標

事業(yè)單位開展檔案信息資源建設工作，應明確檔案信息資源建設目標，以此來促進檔案信息資源開發(fā)工作。同時，事業(yè)單位檔案信息資源建設工作的開展還需要利用相關技術，并結合信息化管理系統(tǒng)，從而實現信息資源的共享。在檔案信息資源開發(fā)過程中，應該采用多元化的開發(fā)方式。首先，可以采用知識圖譜技術、虛擬現實技術和人機交互技術等多種技術方法對檔案信息進行開發(fā)；其次，可以利用大數據、人工智能以及物聯網等多種現代信息技術手段，進行檔案信息資源的開發(fā)。

此外，事業(yè)單位還應該重視對傳統(tǒng)檔案管理模式的轉變。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時應該將其服務意識、服務理念以及服務職能等進行全面轉變。在事業(yè)單位檔案管理過程中，需要不斷強化工作人員業(yè)務培訓力度。同時，還需要建立健全事業(yè)單位檔案服務管理制度，建立完善的事業(yè)單位數據庫信息平臺。

三、以用戶為中心創(chuàng)新檔案管理服務模式

用戶是檔案管理工作的服務對象，也是檔案管理服務的主體，只有充分考慮到用戶的需求，才能更好地服務于用戶。在檔案管理工作中要想創(chuàng)新檔案管理服務模式，必須要充分結合用戶需求，以用戶為中心進行服務。例如，在開展檔案查詢時，檔案管理員可以通過網絡平臺的方式，為用戶提供相關查詢內容、時間等方面的信息。要想保證這種方式的有效性，需要在檔案查詢服務工作開展過程中，注重對用戶需求的收集和分析，并以此為基礎有針對性地開展查檔服務工作；再如，在對各類單位進行歸檔時，可將這些單位在業(yè)務活動過程中產生的歸檔文件作為檔案管理服務的主要內容，并將其歸檔到對應的單位當中。此外，還可以根據用戶需求開展檔案編研工作、建立專業(yè)數據庫和開展信息資源共享等，這些措施都是以用戶需求為中心開展的。

1.建立專業(yè)檔案數據庫

在檔案管理服務工作中建立專業(yè)數據庫，是檔案管理服務工作中創(chuàng)新服務模式的重要措施。利用檔案數據庫進行信息的收集、整理、存儲以及加工，并通過網絡平臺為用戶提供相關的檔案信息，保證檔案信息的實效性。在信息化時代背景下，利用現代化網絡技術開展檔案管理工作，不僅能提升檔案管理服務模式創(chuàng)新的效果，還能節(jié)省成本。這種方式不僅能夠保證資源利用效率的提升，還能降低管理成本。基于此，為了使信息化時代下的檔案管理服務能夠更加高效、便捷，在實際工作開展過程中應注重建立專業(yè)數據庫，利用數據庫中的信息資源，實現對傳統(tǒng)檔案管理工作模式的創(chuàng)新。例如，在對電子文件管理時，就需要在專業(yè)數據庫中存儲相關電子文件資源，從而提高工作效率。同時，在進行電子文件歸檔時，可利用數據庫系統(tǒng)實現自動歸檔，以保證電子文件管理服務模式創(chuàng)新取得實效?？傊?，通過建立專業(yè)檔案數據庫，能夠保證檔案信息資源的高效利用。

2.根據用戶需求提供服務

在傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程中，往往只重視對檔案的收集和整理，忽視了對檔案信息資源的開發(fā)利用，這也是導致檔案管理工作效率低、水平低的重要原因之一。但是，隨著互聯網技術的普及，信息資源越來越豐富，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。通過互聯網平臺、網絡工具等，能夠使用戶與檔案管理工作之間的聯系更加密切。因此，在開展檔案管理工作時，可以結合用戶需求進行服務模式創(chuàng)新。例如，在對用戶進行信息挖掘時，可以利用搜索引擎和應用軟件等工具來獲取相關的信息數據資源，能夠最大程度上滿足用戶需求，從而提高服務質量和水平。同時，在進行信息開發(fā)時還要注重對用戶需求的收集和分析，根據用戶需求來進行相關服務工作的開展。此外，還要注重對用戶行為特點的分析和研究。通過對用戶行為的分析和研究，能夠更好地了解到用戶的真正需求以及偏好。例如，在對用戶需求進行收集時，可以采用問卷調查的形式來了解用戶的需求和偏好。在實際工作開展過程中，還可以根據不同用戶對不同資源類型需求進行個性化服務，如在為教師提供教學活動相關資源服務時，要根據教師教學內容、教學評價等方面來提供相應的資源服務；在為學生提供學習材料時，要根據學生不同時期、不同階段，為其提供相應的學習資料等方面的服務。

四、實現檔案數據資源共享

1.檔案信息的有效保存

檔案信息的有效保存是檔案數據資源共享的前提條件，也是檔案服務模式創(chuàng)新和發(fā)展的基礎。因此，為了能夠實現檔案數據資源共享，就需要加強對檔案信息保存工作的重視程度，通過加大資金投入力度、加強技術手段建設和建立健全相應管理制度等方式，全面提高檔案信息保存水平。具體而言，在開展相關工作時，需要明確檔案管理人員的職責和任務，通過科學與合理的任務分工能夠進一步提高工作效率和質量。此外，還需要積極引進先進的技術手段，確保檔案信息資源得到有效保存。比如，可以借助計算機和信息技術建立起一個電子文件庫，通過優(yōu)化和改進電子文件的收集、整理、歸檔和保管等工作流程，全面提高電子文件歸檔質量和水平。為了能夠提升電子文件歸檔質量和水平，還需要進一步完善電子文件歸檔流程和制度建設。此外，還需要加大對相關設備設施的更新力度，積極引進先進設備設施，如，在開展檔案數據資源共享工作時，需要借助計算機技術來實現相關設備的科學管理與規(guī)范使用。同時，還需要重視對人才隊伍建設工作的開展，通過加強人才隊伍建設，能夠有效提升相關工作人員對檔案數據資源管理的認知水平和綜合素質。通過不斷提高管理人員專業(yè)能力和綜合素質水平，可以全面提升檔案數據資源的保存水平。

2.確保檔案數據資源的安全性和可靠性

為了確保檔案數據資源共享的安全性，需要對檔案數據資源的相關信息進行有效保護，確保其安全性和可靠性。同時，為了實現對檔案數據資源的有效管理，還需要建立完善的檔案數據管理機制。首先，需要做好基礎工作，要保證數據信息能夠滿足相關部門和單位的需求；其次，需要對基礎設備設施進行全面升級和完善，通過引入先進的網絡技術和硬件設備，實現對數據資源管理水平的有效提升；最后，還需要在確保檔案管理制度科學性和完整性的基礎上，構建完善的檔案數據信息安全保障體系。比如，可以運用防火墻技術，或者在檔案數據資源共享過程中，加強對網絡系統(tǒng)和網絡信息技術使用安全性的重視程度和保護措施。此外，還需要通過定期檢測系統(tǒng)安全性，確保檔案信息安全以及傳輸的安全性。

3.保證數據資源共享的公平性

在開展檔案數據資源共享過程中，需要避免出現數據資源不公平的問題。為了確保檔案數據資源共享的公平性，需要在具體工作過程中充分發(fā)揮計算機技術的優(yōu)勢，從而為檔案數據信息的查詢、統(tǒng)計和分析提供便利，以便各部門、單位之間能夠充分利用本部門或單位所產生的檔案信息數據，提高檔案管理服務效率。除此之外，相關工作人員還需要做好檔案信息資源共享平臺的建立和完善工作，并嚴格按照相關規(guī)范要求開展相應工作。在開展數據資源共享時，還要確保各部門、單位之間能夠有效溝通和交流，以便實現檔案信息資源共享平臺的有效運行。此外，還需要做好檔案信息管理制度和人員隊伍建設工作。

五、建立專業(yè)的信息管理隊伍

專業(yè)的信息管理隊伍對于促進檔案管理工作的開展具有重要意義。在新時代，檔案管理部門必須要重視對相關人才的選拔和培養(yǎng)。

首先，檔案管理人員應該積極提升自身的專業(yè)素質，了解信息管理的相關理論知識，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的相關操作方法。在此基礎上，還應該強化對相關軟件操作技能的培訓，使其能夠熟練掌握操作流程，滿足信息化時代下檔案管理工作開展的需要。

其次，在檔案管理工作開展過程中，應該積極鼓勵檔案管理人員多參與到實際工作中，只有通過實際參與，才能使其自身能力得到有效提升。同時，還應該引導和鼓勵檔案管理人員積極進行創(chuàng)新和改革，使其能夠樹立正確的工作理念，提升自身綜合素養(yǎng)。此外，還應該幫助檔案管理人員加強理論知識學習和專業(yè)技能培訓。在人才選拔方面，應該以德才兼?zhèn)錇闃藴?，從多個方面進行考察。在業(yè)務素質方面可以通過考核等形式來對檔案管理人員進行綜合評價；在知識水平方面可以通過開展相應的培訓課程來提升業(yè)務水平；在服務理念方面可以通過日常培訓和考核等方式進行宣傳引導。

最后，還應該建立健全激勵機制。只有建立健全有效的激勵機制才能使檔案管理人員將工作熱情和積極性充分調動起來。因此，在實際工作中應該對其進行科學、合理的規(guī)劃和引導，使其能夠根據自身發(fā)展需要制定出一套完善的激勵機制。例如，在績效考核方面可以根據考核結果，對相關人員進行獎勵或者懲罰；在職稱評定方面可以進行相應提升；在工資待遇方面可以進行一定調整，使其能夠將更多精力投入檔案管理工作中去。

六、結束語

綜上所述，在當前信息技術不斷發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足現代社會發(fā)展需求，必須要從多方面入手進行創(chuàng)新，才能保證檔案管理工作取得理想效果?；诖?，文章對創(chuàng)新檔案服務模式的必要性進行了簡要分析，從創(chuàng)新服務理念、提高管理人員專業(yè)素質、加強基礎設備設施建設和引入先進技術等多方面入手，對創(chuàng)新檔案服務模式的策略進行了深入研究。希望通過文章的論述能夠為相關工作人員提供一定參考。

參考文獻：

[1]陳素問.信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務模式探究[J].科技資訊，2022（13）：1-3.

[2]邱瑩瑩.信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務模式探究[J].辦公室業(yè)務，2022（07）：83-85.

[3]李 桃.信息化時代下檔案管理服務創(chuàng)新模式探究[J].黑龍江檔案，2021（05）：132-133.

（作者單位：山東省濟寧市金鄉(xiāng)縣檔案館）