會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型模式探究

樓炯銘 金衍珍 朱淼 李四海

【摘要】近年來， 財政部、 國家檔案局和有關(guān)主管部門大力推進電子會計檔案管理， “大智移云物區(qū)”等新興技術(shù)的飛速發(fā)展為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了良好的技術(shù)支持。本文從會計檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、 特點、 目標(biāo)、 原則出發(fā)構(gòu)建會計檔案數(shù)字化模型， 同時結(jié)合國網(wǎng)浙江溫州公司的實踐經(jīng)驗， 提出企業(yè)應(yīng)該借助財務(wù)中臺建設(shè)契機， 從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個層面發(fā)力， 構(gòu)建以“電子數(shù)據(jù)協(xié)同共享、 業(yè)財檔數(shù)據(jù)深度融合”為理念的全程無紙化財務(wù)體系， 打造以“數(shù)據(jù)在線歸檔自動化、 檔案利用智慧化”為特點的數(shù)字化環(huán)境新型會計檔案應(yīng)用模式， 實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、 檔案管理信息化、 檔案利用知識化， 助力業(yè)務(wù)處理自動化、 智能化， 推動會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

【關(guān)鍵詞】會計檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；財務(wù)中臺；新興技術(shù)

【中圖分類號】F275? ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A? ? ? 【文章編號】1004-0994（2023）11-0091-6

一、 引言

傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式保存的會計資料存在打印和存儲成本高、 匹配整理時間長、 歸檔占用空間大、 信息安全性不足等問題， 已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的要求。數(shù)字信息化時代， 伴隨著電子政務(wù)的加快推進， 電子發(fā)票、 財政電子票據(jù)、 銀行電子回單等電子形式憑證得到廣泛應(yīng)用， 企業(yè)管理中的電子化應(yīng)用十分常見， 會計資料載體也逐漸向電子化發(fā)展。因此， 會計檔案數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢。

2015年12月財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》明確指出， 由電子設(shè)備形成、 傳輸與存儲的檔案文件也屬于會計檔案； 2020年3月財政部和國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》確定了電子會計憑證的法律效力， 同時允許將會計資料歸檔為電子會計檔案，? 進一步推進了電子會計憑證歸檔工作的發(fā)展。自2016年以來， 國家檔案局積極開展電子檔案相關(guān)的試點工作， 為數(shù)字化時代會計檔案轉(zhuǎn)型提供了良好的實踐經(jīng)驗。此外， “大智移云物區(qū)”的飛速發(fā)展為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了良好的技術(shù)支持。

企業(yè)會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠幫助企業(yè)高效管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化管理， 提高企業(yè)會計檔案的管理效率， 同時挖掘會計檔案的利用價值， 引領(lǐng)檔案管理的無紙化、 電子化、 自動化、 智能化趨勢。國網(wǎng)浙江溫州公司在財務(wù)中臺總體建設(shè)規(guī)劃下， 從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個方面出發(fā)， 構(gòu)建了一套無紙化體系， 優(yōu)化梳理了業(yè)務(wù)流程， 實現(xiàn)了企業(yè)系統(tǒng)互通互聯(lián)， 完善了檔案管理人員的發(fā)展通道， 最終實現(xiàn)了會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本文基于該公司會計檔案電子化管理的實踐經(jīng)驗，? 探索會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方法。

二、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索

1. 傳統(tǒng)會計檔案管理存在的問題。

（1）以 紙質(zhì)載體為主， 檔案管理效率低。國網(wǎng)浙江溫州公司在日常運營管理工作中， 以紙質(zhì)載體為主的會計檔案存在較多管理和利用問題。首先， 該公司歷經(jīng)數(shù)十年的發(fā)展， 累積了大量的紙質(zhì)會計檔案， 且其數(shù)量還在不斷增加， 加之未達規(guī)定保存年限的會計檔案不能銷毀， 所以紙質(zhì)會計檔案會占用企業(yè)大量儲存空間， 產(chǎn)生較高的儲存與管理成本； 其次， 大量的紙質(zhì)會計檔案保存在固定的空間內(nèi)， 即使有規(guī)律的分類方法， 檔案使用人員調(diào)用所需檔案仍存在一定的困難， 而且以紙質(zhì)形式保存的會計檔案使會計信息受制于紙質(zhì)文件而難以實現(xiàn)信息流動， 所以紙質(zhì)會計檔案存在管理效率低、 利用受限的問題； 最后， 由于紙質(zhì)載體易受環(huán)境、 人為因素的影響而發(fā)生損壞， 如檔案紙張更易受潮濕、 火災(zāi)等環(huán)境的影響， 存在較大的安全隱患。

（2）被動管理， 未進行價值挖掘。傳統(tǒng)的檔案管理過程為“原始憑證—記賬憑證—賬簿—報表—會計檔案”， 檔案管理人員常常只是在業(yè)務(wù)后端等待會計檔案的形成， 并對其進行分類記錄保存。之后檔案管理人員很少會主動對其進行價值挖掘， 一方面是因為會計檔案調(diào)用不便， 另一方面是因為檔案保管人員缺乏主動價值挖掘意識與能力。因此， 會計檔案僅僅發(fā)揮了記錄功能， 而沒有成為企業(yè)會計信息動態(tài)流動中一環(huán)， 其信息價值大大降低。

（3）關(guān)聯(lián)不全面， 信息無法共享。歷經(jīng)數(shù)十年的發(fā)展， 國網(wǎng)浙江溫州公司構(gòu)建了業(yè)財鏈路貫通的信息化體系， 越來越多的財務(wù)信息以電子數(shù)據(jù)形式產(chǎn)生， 依托各項精益管理變革行動， 公司價值管理的各項要求正在不斷下探到最末級組織、 深入到最小顆粒度場景， 多維、 精準(zhǔn)、 快速的高質(zhì)量數(shù)據(jù)需求呈井噴態(tài)勢。但是， 公司的會計檔案管理系統(tǒng)并沒有實現(xiàn)數(shù)字化， 仍按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式運行， 數(shù)據(jù)生成、 傳遞、 運用的效率較低， 而且傳統(tǒng)的會計檔案管理已經(jīng)無法與數(shù)字化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)， 企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)成為信息孤島。

2. 會計檔案數(shù)字化內(nèi)涵。本文認(rèn)為， 會計檔案數(shù)字化是指將“大智移云物區(qū)”等新興技術(shù)融入會計檔案管理工作， 構(gòu)建會計檔案電子化管理體系， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化， 以提高會計檔案管理效率并深入挖掘會計檔案利用價值的過程。具體會計檔案數(shù)字化內(nèi)涵闡述如下：

（1）軟件工程理論指出， 高質(zhì)量的軟件開發(fā)需要將已有的管理方法與能實現(xiàn)的最好技術(shù)相結(jié)合， 同時要有效地維護軟件。如今數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營過程中不可缺失的要素， 企業(yè)要實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化， 就要將《會計檔案管理方法》與“大智移云物區(qū)”等新興技術(shù)結(jié)合起來， 以電子數(shù)據(jù)為載體進行會計檔案管理乃至企業(yè)管理?！按笾且圃莆飬^(qū)”等新技術(shù)的引入， 一方面實現(xiàn)了企業(yè)財務(wù)管理中流程化工作的自動完成， 減輕了財務(wù)人員工作量， 另一方面保障了企業(yè)財務(wù)信息的安全性， 避免企業(yè)財務(wù)信息被盜取、 篡改。此外， 現(xiàn)有的明/暗水印技術(shù)、 二維碼與RFID射頻識別技術(shù)、 OSS技術(shù)、 OFD文件預(yù)覽等技術(shù)也為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了支持。

（2）會計檔案電子化管理體系旨在實現(xiàn)會計資料的采集、 歸檔及會計檔案管理的電子化， 會計檔案是歸檔后的會計資料， 會計檔案的電子化管理要以會計資料的電子化管理為起點。因此， 會計檔案電子化管理體系也以會計資料的電子化采集為起點， 以會計資料的歸檔為關(guān)鍵， 以會計檔案的管理為目的。

（3）施先旺（2014）認(rèn)為， 將業(yè)務(wù)流、 資金流和信息流三流合一可以解決會計信息孤島問題， 基于信息論， 會計檔案電子化可以抽象為檔案信息沿著會計檔案管理的步驟在數(shù)字化環(huán)境下運動而形成的一種“信息流”， 業(yè)財檔一體化是在業(yè)財一體化業(yè)務(wù)流程、 財務(wù)會計流程及管理流程的基礎(chǔ)上將會計檔案流程融入， 將會計檔案電子化管理產(chǎn)生的“信息流”融入， 進一步解決信息孤島問題。

（4）在傳統(tǒng)的會計檔案管理過程中， 大量的會計檔案以紙質(zhì)形式保存， 不僅占用大量的空間， 而且存在尋找查看困難的問題， 因此會計檔案僅僅作為一種記錄文件被保存而沒有發(fā)揮其“信息”功能。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后， 會計檔案以電子化形式存儲， 在會計檔案電子化管理系統(tǒng)中可以輕松獲取， 難度大大降低， 而且會計檔案與相關(guān)的經(jīng)營業(yè)績、 財務(wù)處理相關(guān)聯(lián)， 大大豐富了會計檔案的信息含量， 提高了其信息價值， 為檔案使用人員進行深入挖掘奠定了基礎(chǔ)。

3. 會計檔案數(shù)字化特點。本文認(rèn)為會計檔案數(shù)字化具備以下特點： 一是全面關(guān)聯(lián)。微觀上， 將會計資料及會計檔案的全生命周期相關(guān)聯(lián)， 向前關(guān)聯(lián)到會計資料的采集， 向后關(guān)聯(lián)到會計檔案的利用； 宏觀上， 將會計檔案電子管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、 業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及報賬系統(tǒng)等相關(guān)聯(lián)， 各個系統(tǒng)之間相互補充、 相互制約， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化， 最大化企業(yè)每個系統(tǒng)的功效。二是價值服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案最大的作用在于記錄保存， 而當(dāng)會計檔案的載體電子化后， 形式上檔案使用人員可以方便地在線調(diào)用會計檔案， 內(nèi)容上會計檔案與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)， 信息價值大大增加， 檔案使用人員在查看會計檔案的同時可以查看所有與檔案相關(guān)的其他資料， 會計檔案的信息價值大大增加。三是電子載體。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后， 依據(jù)相關(guān)檔案法律規(guī)定， 將大部分會計檔案以電子檔案的形式儲存， 可大大減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量， 釋放企業(yè)儲存空間。四是實時更新。在會計檔案數(shù)字化中引入“大智移云物區(qū)”等最新技術(shù)的同時也要注重技術(shù)的更新， 力求使用最先進、 最合適的技術(shù)進行會計檔案管理工作。

4. 會計檔案數(shù)字化目標(biāo)。會計檔案數(shù)字化服務(wù)于以下目標(biāo)： 一是通過會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 有效解決基層單位種類繁多、 數(shù)量龐大的紙質(zhì)憑證打印、 裝訂、 流轉(zhuǎn)、 歸檔問題， 實現(xiàn)會計資料采集、 歸檔及管理自動化、 智能化， 解放一線財務(wù)人員， 提高會計檔案管理效率； 二是進一步將公司大量零散、 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)變?yōu)榫酆稀?結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資產(chǎn)， 繁榮數(shù)據(jù)應(yīng)用生態(tài)， 服務(wù)價值創(chuàng)造； 三是推動業(yè)務(wù)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)以及會計檔案管理系統(tǒng)的全面關(guān)聯(lián)， 形成業(yè)財檔一體化， 使會計信息在企業(yè)內(nèi)部動態(tài)流動， 實現(xiàn)信息全面共享； 四是助力公司“雙碳”目標(biāo)落地， 推動全社會數(shù)字互聯(lián)、 綠色發(fā)展的生動實踐， 以財務(wù)工作無紙化“小變革”實現(xiàn)有效賦能各方的“大成效”。

5. 會計檔案數(shù)字化原則。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型對企業(yè)來說是一項全新的工作， 因此要明確并遵守一定的工作原則（黃鶴楠， 2007）， 一方面要使會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作有依據(jù)， 另一方面要提高會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效率。

（1）合法性原則。企業(yè)的任何活動都要做到依法進行， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型自然也不例外?！稌嫏n案管理辦法》是企業(yè)進行會計檔案管理的基礎(chǔ)法規(guī)， 它同時適用于傳統(tǒng)會計檔案與電子會計檔案， 企業(yè)進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時要注意電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案之間法律規(guī)定的相同與不同之處， 以制定相應(yīng)的管理方法。

（2）成本效益原則。企業(yè)作為一個經(jīng)濟組織， 盈利是其重要目標(biāo)， 會計檔案數(shù)字化本質(zhì)上也是為了幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)這一目標(biāo)。因此， 企業(yè)在進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時需要充分考慮其經(jīng)濟效益， 將其與自身需求相結(jié)合， 摒棄自身不需要或作用不大的部分， 避免在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中過分追求非必要環(huán)節(jié)， 按計劃循序漸進， 并采用最優(yōu)的流程和最合適的技術(shù)。

（3）長期收益原則。企業(yè)仍處于傳統(tǒng)會計檔案管理時期， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型幾乎是從零開始。短期來看， 企業(yè)必然投入大量的人力、 物力、 財力， 而數(shù)字化轉(zhuǎn)型沒有完全完成就不能實現(xiàn)收益最大化， 所以在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中甚至轉(zhuǎn)型完成一段時間后， 企業(yè)在該項目中的凈收益可能仍然為負(fù)。但長期來看， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后， 會計檔案的管理效率大大提高， 企業(yè)會計信息不僅流動得更加充分， 而且其內(nèi)在價值也被深度挖掘， 短期的投入也將漸漸被彌補。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項前期投入、 后期受益的長期項目， 所以企業(yè)要具備長遠(yuǎn)目光， 遵守長期收益原則， 避免因小失大。

（4）協(xié)同管理原則。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后會計檔案管理系統(tǒng)建立起來， 會計檔案由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體， 除了可以節(jié)約儲存空間， 還為會計檔案以“信息流”的形式在管理系統(tǒng)內(nèi)流動提供了條件。但這些信息只在會計檔案管理系統(tǒng)中流動是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的， 而是要打破系統(tǒng)框架的束縛， 與其他系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)。因此， 在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)過程中要遵守協(xié)同管理原則， 數(shù)據(jù)格式、 運行標(biāo)準(zhǔn)、 儲存方法都要與其他系統(tǒng)匹配統(tǒng)一。

（5）信息安全原則。會計信息是企業(yè)重要的內(nèi)部資源， 必須妥善儲存以防止被盜用， 數(shù)字化轉(zhuǎn)型后會計檔案以電子檔案的形式保存， 與紙質(zhì)檔案完全不同， 因此也面臨著不同的信息風(fēng)險。之前僅需保證檔案的安全， 如今還要注重網(wǎng)絡(luò)安全以及財務(wù)、 業(yè)務(wù)等相關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的安全， 所以， 在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中要時刻遵守信息安全原則， 在各個環(huán)節(jié)保證信息安全。

（6）與時俱進原則。信息化時代， 各種技術(shù)都在不斷更新?lián)Q代。因此， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)并不是一勞永逸的， 企業(yè)需要遵守與時俱進原則， 實時關(guān)注相關(guān)技術(shù)的發(fā)展情況， 適時對系統(tǒng)進行更新升級， 保證會計檔案的管理效率。

6. 會計檔案數(shù)字化模型。為了推動企業(yè)進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 構(gòu)建會計檔案數(shù)字化體系， 根據(jù)會計檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、 特點、 目標(biāo)及構(gòu)建原則， 建立如圖1所示的會計檔案數(shù)字化模型。

（1）獲取外部電子憑證。會計資料是會計檔案的基礎(chǔ)， 要獲取電子會計資料， 其中最為重要的是獲取電子憑證， 所以， 會計檔案數(shù)字化模型以獲取外部電子憑證為起點。首先， 與外部系統(tǒng)互聯(lián)， 將會計檔案管理系統(tǒng)與各種同企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的個體關(guān)聯(lián)起來， 主要包括銀企互聯(lián)、 稅企互聯(lián)、 政企互聯(lián)以及企企互聯(lián)四種外部互聯(lián)通道， 通過這些外部互聯(lián)通道可以直接將與企業(yè)相關(guān)的外部電子憑證采集到企業(yè)的會計檔案管理系統(tǒng)。其次， 推動企業(yè)內(nèi)部各種系統(tǒng)貫通以及生態(tài)協(xié)同， 使原始憑證順利通過編制記賬憑證、 審核等各種企業(yè)內(nèi)部處理程序。最后， 獲取的外部憑證或經(jīng)過內(nèi)部處理的電子文件需要集中保存， 因此會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需要建立企業(yè)級數(shù)據(jù)資源池， 將獲取的各種票據(jù)按規(guī)定的格式進行儲存。

（2）內(nèi)部業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。首先， 將電子文件與業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)， 在業(yè)務(wù)發(fā)起環(huán)節(jié)（如填寫報賬單）或業(yè)務(wù)處理末端（如掛接銀行回單）對存儲在數(shù)據(jù)資源池中的電子文件進行引用， 使整個業(yè)務(wù)流程都與相對應(yīng)的電子文件相關(guān)聯(lián)， 在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都可以調(diào)閱相關(guān)的電子文件， 下游的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)能夠查看相關(guān)上游業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的電子文件， 實現(xiàn)“一次引用， 全程關(guān)聯(lián)”。其次， 利用大數(shù)據(jù)、 知識圖譜等技術(shù)智能分析電子文件內(nèi)容， 使電子文件根據(jù)業(yè)務(wù)場景自動聚類， 聚焦業(yè)務(wù)場景智能化。

（3）電子歸檔。電子會計資料連同相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一起被采集進入電子會計檔案管理系統(tǒng)， 將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為檔案格式的文件， 并進行真實性、 安全性、 可用性、 完整性檢測（“四性”檢測）后， 根據(jù)檔案類別按照對應(yīng)歸檔流程進行歸檔。

電子會計檔案管理系統(tǒng)區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案管理系統(tǒng)的一個重要特點就是， 可以充分發(fā)揮檔案的利用價值， 具有搜索、 顯示等一系列數(shù)據(jù)信息服務(wù)功能。通過搜索功能， 檔案使用人員可以輕松調(diào)用目標(biāo)檔案及檔案相關(guān)的報銷單、 發(fā)票等原始憑證和其他相關(guān)業(yè)務(wù)信息。此外， 還可以通過大數(shù)據(jù)及知識圖譜技術(shù)對會計檔案根據(jù)內(nèi)容進行自動場景分類， 建立各類精準(zhǔn)的專項檔案服務(wù)庫， 實現(xiàn)電子會計檔案數(shù)據(jù)知識化應(yīng)用。

（4）系統(tǒng)支持保障。一是數(shù)據(jù)長期安全保存保障。首先， 運用先進的信息技術(shù)保障信息安全， 使用系統(tǒng)前必須進行身份認(rèn)證， 同時采用區(qū)塊鏈、 防讀寫等技術(shù)從源頭上確保會計檔案的安全性， 滿足信息防偽、 防篡改的安全需求； 其次， 采用 “分區(qū)分域、 安全接入、 動態(tài)感知、 全面防護”的安全策略， 賦予特定角色特定的數(shù)據(jù)權(quán)限， 避免數(shù)據(jù)泄漏。二是財務(wù)人員能力轉(zhuǎn)型。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型改變了傳統(tǒng)的會計檔案管理模式， 并引入了新興信息技術(shù)與之相匹配， 企業(yè)應(yīng)提高財務(wù)人員及檔案管理人員的整體素質(zhì)， 推動他們進行能力轉(zhuǎn)型。首先， 需要轉(zhuǎn)變工作模式， 樹立主動管理意識， 主動挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)及會計檔案的信息價值； 其次， 需要更新已有的知識體系， 掌握計算機技術(shù)， 在新的會計檔案管理系統(tǒng)下更好地發(fā)揮職能。三是數(shù)智化技術(shù)支撐。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一次企業(yè)檔案管理層面的技術(shù)變革， 信息技術(shù)是支撐會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵， 無論是會計資料的采集還是會計信息的流動、 會計檔案的儲存都需要信息技術(shù)的支撐， 因此需要推動“大智移云物區(qū)”先進技術(shù)在企業(yè)內(nèi)的運用， 為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎(chǔ)。

三、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐

基于會計檔案數(shù)字化模型， 國網(wǎng)浙江溫州公司的會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個層面發(fā)力。首先， 搭建“高效、 實時、 創(chuàng)新”的企業(yè)財務(wù)管理無紙化體系， 加強業(yè)財檔融合； 其次， 整合優(yōu)化會計檔案管理的業(yè)務(wù)流程， 提升會計檔案管理效率和質(zhì)量， 同時， 打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的隔閡， 實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在線歸檔自動化和檔案數(shù)據(jù)反哺； 最后， 通過組織重塑完善檔案管理人員發(fā)展通道， 助力檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。具體會計檔案數(shù)字化建設(shè)步驟如圖2所示。

1. 構(gòu)建會計檔案無紙化體系。國網(wǎng)浙江溫州公司在會計檔案管理體系革新上勇于創(chuàng)新、 敢于破局。在管理手段方面， 以財務(wù)無紙化為基礎(chǔ)， 將檔案收集、 整理、 組卷、 裝盒、 上架、 保管、 借閱、 鑒定、 銷毀及編研等檔案管理職能從線下變成線上、 由手工變成自動， 以數(shù)據(jù)驅(qū)動管理， 實現(xiàn)會計檔案在線歸檔自動化、 檔案管理信息化、 檔案利用智慧化。在管理理念與制度保障方面， 組織相關(guān)專家人員研究財政部、 國家檔案局和有關(guān)主管部門近年來出臺的政策標(biāo)準(zhǔn)、 發(fā)展規(guī)劃及業(yè)務(wù)規(guī)范指南， 以《國家電網(wǎng)公司會計檔案整理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法》《會計基礎(chǔ)管理辦法》等內(nèi)部管理制度為指導(dǎo)， 修訂完善了《國網(wǎng)浙江省電力有限公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)審核手冊》《國家電網(wǎng)有限公司會計基礎(chǔ)管理辦法》等內(nèi)部業(yè)務(wù)制度規(guī)范， 并結(jié)合新技術(shù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 新增編制了《國網(wǎng)浙江省電力有限公司電子會計憑證歸檔元數(shù)據(jù)方案》《國網(wǎng)浙江省電力有限公司電子會計檔案檢測規(guī)范》。在會計檔案管理理念上與時俱進， 完善制度建設(shè)， 為會計檔案管理保駕護航， 推進實現(xiàn)財務(wù)工作全程無紙化。

2. 會計檔案管理流程重組。依托國網(wǎng)財務(wù)中臺建設(shè)， 以“處理自動、 響應(yīng)敏捷、 分析智能、 決策智慧、 生態(tài)共贏”為指導(dǎo)原則， 對會計檔案管理流程進行重組設(shè)計， 重新設(shè)計的會計檔案管理流程包含以下幾個核心環(huán)節(jié)：

（1）采集環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的涉財源數(shù)據(jù)主要是由業(yè)務(wù)人員線下收集， 離線提交。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后， 銀企、 政企、 稅企、 企企及企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)互通， 以線上采集為主、 離線采集為輔， 全量采集涉財相關(guān)電子文件信息及其對應(yīng)的結(jié)構(gòu)化信息， 通過中臺服務(wù)進行集中規(guī)范、 統(tǒng)一管理， 實現(xiàn)電子文件全程不落地， 一次采集、 全鏈路使用。

（2）報銷入賬環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的業(yè)財處理主要是由業(yè)務(wù)人員手工發(fā)起、 財務(wù)人員人工審核。數(shù)字化時代， 借助電子發(fā)票、 電子合同、 電子客票、 財政電子票據(jù)等數(shù)字化載體， 輔以“大智移云物區(qū)”、 數(shù)字孿生、 虛擬現(xiàn)實等新興技術(shù)， 有效支撐業(yè)務(wù)自動發(fā)起、 全程智能審批、 財務(wù)自動入賬、 風(fēng)險智能監(jiān)控、 業(yè)務(wù)全鏈條檢索等價值增值服務(wù)。

（3）檔案歸檔環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案收集是在業(yè)務(wù)處理完成后， 將待歸檔資料交給檔案管理部門。數(shù)字化時代， 在業(yè)財系統(tǒng)中同步規(guī)劃電子會計檔案歸檔功能， 著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入會計檔案歸檔要求， 在業(yè)務(wù)處理完成時同步生成符合歸檔要求的全套電子會計檔案， 完成真實性、 完整性、 可用性和安全性檢測并自動入庫， 保障會計檔案實時采集， 切實推動會計檔案以電子形式單套制歸檔。

（4）檔案利用環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案利用方式是由利用人發(fā)起的， 檔案管理者在線下根據(jù)利用人的需求提供相對應(yīng)的服務(wù)， 檔案管理者在檔案利用過程中處于被動位置。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后， 檔案管理人員應(yīng)樹立主動管理的思想， 通過知識管理、 大數(shù)據(jù)等管理技術(shù)， 針對檔案利用人的普遍需求主動深層次地加工會計檔案信息， 同時針對檔案利用人的特定需求提供相應(yīng)的特色化服務(wù)， 從而實現(xiàn)主動、 全面且具有個人特色的檔案管理服務(wù)。

3. 完善信息系統(tǒng)建設(shè)。依托財務(wù)中臺建設(shè)， 國網(wǎng)浙江溫州公司對現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行優(yōu)化升級， 具體措施如下：

（1）新增采集通道。針對外部獲取憑證， 與稅務(wù)、 財政、 銀行、 鐵路、 民航等主管部門建立發(fā)票、 財政票據(jù)、 回單、 對賬單、 鐵路客票和航空運輸電子客票行程單的在線直連通道， 并配合相關(guān)機構(gòu)建立完善數(shù)據(jù)對外共享機制及標(biāo)準(zhǔn)。

（2）變革報賬系統(tǒng)。在報銷環(huán)節(jié)， 依托匯集的發(fā)票、 財政票據(jù)等數(shù)據(jù)， 員工發(fā)起報銷申請， 從發(fā)票池中獲取待報銷電子票據(jù)， 實現(xiàn)金額、 稅額、 稅率、 供應(yīng)商等報銷信息的自動填充。在審批環(huán)節(jié)， 將稅票相關(guān)法規(guī)、 制度內(nèi)置為系統(tǒng)規(guī)則， 系統(tǒng)判斷合規(guī)性， 簡化后續(xù)審核工作。同時開展業(yè)務(wù)無紙化改造， 設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)格式， 以電子簽名和簽章替代紙質(zhì)簽字和簽章， 在流程結(jié)束后對接數(shù)字化檔案館， 實現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)自動填報、 智能審批和自動歸檔。

（3）升級財務(wù)系統(tǒng)。在過賬環(huán)節(jié)， 在線聚合發(fā)票、 合同及報銷單等載體信息， 區(qū)分業(yè)務(wù)類型內(nèi)嵌記賬規(guī)則， 實現(xiàn)會計憑證100%自動生成， 系統(tǒng)控制不可再次發(fā)起報銷， 并將相關(guān)票據(jù)狀態(tài)信息反饋給稅務(wù)、 財政等外部機構(gòu)， 形成票據(jù)管理的完整閉環(huán)。同時開展業(yè)務(wù)無紙化改造， 在業(yè)務(wù)流程中嵌入會計憑證、 會計賬簿、 財務(wù)報表歸檔要求， 財務(wù)業(yè)務(wù)處理完成即同步生成符合歸檔要求的電子會計檔案。

（4）建立數(shù)字化檔案館。在業(yè)務(wù)處理過程中， 實時接收業(yè)財系統(tǒng)傳入的待歸檔會計資料， 并對照歸檔對象（會計憑證、 會計賬簿、 財務(wù)報表）把相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（業(yè)務(wù)單據(jù)、 文件、 審批流程記錄等）完整封裝為檔案格式版式文件和對應(yīng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息， 進行真實性、 完整性、 可用性、 安全性檢測， 通過后進行檔案編號、 編目， 以數(shù)字簽名等手段形成不可篡改的文件再進行保存。

（5）構(gòu)建一站式檔案利用平臺。借鑒現(xiàn)有軟件開發(fā)經(jīng)驗， 會計檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檢索、 推薦及知識服務(wù)等在內(nèi)的“一站式”服務(wù)。此外， 利用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)， 使會計檔案管理系統(tǒng)自動識別和理解會計檔案的內(nèi)容， 同時自動為每個會計檔案添加內(nèi)容相關(guān)的標(biāo)簽， 實現(xiàn)會計檔案的自動分類， 最終實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化。

4. 組織職能調(diào)整。傳統(tǒng)會計檔案管理對象主要是紙質(zhì)會計憑證、 會計賬簿和財務(wù)報告等， 檔案管理的主要工作集中在檔案收集和整理上， 這耗費了檔案管理人員至少80%的工作時間。數(shù)字化時代下， 檔案的收集和整理工作逐步由系統(tǒng)自動實現(xiàn)， 檔案管理人員的工作逐步轉(zhuǎn)向檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定和檔案深度利用。

財務(wù)是企業(yè)天然的數(shù)據(jù)中心， 站在業(yè)務(wù)與經(jīng)營管理的視角， 挖掘財務(wù)會計檔案數(shù)據(jù)價值， 實現(xiàn)決策科學(xué)化及資源配置優(yōu)化， 用數(shù)據(jù)和算法賦能企業(yè)業(yè)務(wù)管理與經(jīng)營決策， 這將會是檔案管理人員職能轉(zhuǎn)型及職業(yè)發(fā)展通道升級的良機。國網(wǎng)浙江溫州公司會計檔案管理人員以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為契機， 發(fā)揮檔案管理職能優(yōu)勢， 以會計檔案管理專家身份指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門規(guī)范化歸檔， 協(xié)助業(yè)務(wù)部門順利迎檢迎審， 在充分發(fā)揮會計檔案價值的同時提升業(yè)務(wù)洞察力， 實現(xiàn)電子檔案管理時代下會計檔案管理崗位價值。

四、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)成效

1. 提升了基層用戶體驗。打通稅企直連通道， 實現(xiàn)發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全量采集， 會議通知線上流轉(zhuǎn)， 員工免票出行， 確保業(yè)務(wù)發(fā)起即合規(guī)， 提交即過賬； 實現(xiàn)培訓(xùn)差旅、 會議差旅、 生產(chǎn)性出差等差旅報銷全場景“無紙化”應(yīng)用上線， 員工單筆報銷流程提報時長縮短至5分鐘， 報銷效率提升50%以上， 智能防控重報、 錯報等風(fēng)險， 提高報銷準(zhǔn)確性， 大幅提升基層用戶獲得感和體驗感。

2. 打通了數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)鏈路。積極推動全社會互聯(lián)互通， 配合浙江省財政廳打通“浙里辦”政務(wù)服務(wù)平臺， 實現(xiàn)醫(yī)療票據(jù)的直聯(lián)采集， 上線應(yīng)用企業(yè)報銷業(yè)務(wù)， 結(jié)合業(yè)務(wù)習(xí)慣重新設(shè)計優(yōu)化醫(yī)藥費報銷、 審批、 記賬、 支付流程， 實現(xiàn)醫(yī)療票據(jù)的無紙化流轉(zhuǎn)， 報銷費用自動計算， 醫(yī)藥費報銷線下“一次都不跑”， 提升員工報銷體驗感， 提高業(yè)務(wù)處理效率。此外， 通過應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)， 讓工程施工、 設(shè)計、 監(jiān)理單位、 項目管理部門及財務(wù)部門加入聯(lián)盟鏈， 實現(xiàn)工程量報審單在線審批， 結(jié)算單據(jù)線上流轉(zhuǎn)， 結(jié)算金額智能校驗， 雙方賬務(wù)實時核對， 結(jié)算憑證自動歸檔。

3. 提高了財務(wù)工作效率。全面上線應(yīng)用電子回單， 優(yōu)化銀企對賬功能從而實現(xiàn)回單與憑證自動掛接、 關(guān)聯(lián)查詢， 付款類憑證“無紙化”歸檔， 避免檔案管理人員進行重復(fù)性工作， 切實提高財務(wù)人員工作效率。銀行單證信息在線閉環(huán)傳遞， 安全備份、 永久儲存， 可隨時查找來源， 財務(wù)管理工作效率得到提升。

4. 推進了會計檔案深化利用。突破企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)之間的隔閡， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化， 同時通過稅企、 政企、 銀企互聯(lián)互通提升信息互通共享能力， 在應(yīng)用可視化知識圖譜、 檔案自動分類標(biāo)簽、 全文搜索、 條件搜索等技術(shù)的同時推動會計檔案管理人員轉(zhuǎn)型， 從信息及信息使用者兩方面出發(fā)， 全面推進會計檔案的深化利用。

5. 降低了公司經(jīng)營風(fēng)險。財務(wù)工作無紙化變革試點使公司發(fā)票、 回單、 合同、 內(nèi)部單據(jù)等重點原始憑據(jù)形成電子憑據(jù)， 保證財務(wù)報賬、 入賬、 歸檔均有電子憑據(jù)作為依托， 保證賬實相符， 大幅提升會計核算質(zhì)量， 有效降低公司經(jīng)營風(fēng)險。

五、 結(jié)語

本文從會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵、 特點、 目標(biāo)、 原則出發(fā)， 探索了會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 建立了會計檔案數(shù)字化模型， 并結(jié)合國網(wǎng)浙江溫州公司建設(shè)實踐， 創(chuàng)新了數(shù)字化時代會計檔案管理模式， 為企業(yè)會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 特別是企業(yè)財務(wù)無紙化建設(shè)提供了一定的實踐參考， 切實推動了智慧電子會計檔案管理工作的發(fā)展。

【 主 要 參 考 文 獻 】

施先旺．沙盤推演視角下的業(yè)務(wù)流、資金流和信息流融合研究［C］//中國會計學(xué)會第十三屆會計信息化年會報告論文集，2014：174 ～ 181．

黃鶴楠．?dāng)?shù)字化背景下檔案工作基本原則研究［D］．沈陽：遼寧大學(xué)，2007．