我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用存在的問題及對策

陳光杰

［摘 要］在公共衛(wèi)生事件發(fā)生至終結(jié)的過程中，會形成大量來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣的文獻(xiàn)。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，公共衛(wèi)生事件檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大變化，由原來的紙質(zhì)公共衛(wèi)生事件檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒碾娮訖n案管理，專業(yè)人員能夠快速完成檔案信息處理工作，不僅提高了公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還減輕了工作人員的工作量與工作壓力。本文通過對公共衛(wèi)生事件檔案的界定，對其價(jià)值表達(dá)進(jìn)行闡述，并根據(jù)目前的實(shí)際狀況，對公共衛(wèi)生事件檔案類型和特征進(jìn)行分析，并對其優(yōu)化和利用進(jìn)行探究，旨在優(yōu)化公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用工作。

［關(guān)鍵詞］公共衛(wèi)生事件檔案；管理與利用；存在問題；對策

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化、開放程度的提高，公共衛(wèi)生問題愈加受到重視。在發(fā)生公共衛(wèi)生事件后及時(shí)記錄檔案并加以有效管理，搜集全過程的資料，能夠?yàn)楹罄m(xù)的防控和治療工作提供依據(jù)。因此，必須加強(qiáng)對公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用，以推動我國社會的健康發(fā)展。

1 公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容多樣化

公共衛(wèi)生事件檔案是指在公共衛(wèi)生突發(fā)事件發(fā)生至終結(jié)期間所形成的各類信息，通常包括突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置方案、現(xiàn)場防控方案、診療方案、醫(yī)療器械使用方案等一系列應(yīng)急處理材料，還包括報(bào)刊、圖片、視頻等多媒體資料。各種不同的載體、形式的檔案資料能較好地反映出特定時(shí)期突發(fā)公共衛(wèi)生事件的政府應(yīng)對、善后處置、民眾意識的行為。

1.2 文件的非程序性

通常來說，文件的采集和管理都要遵循標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)步驟都要遵循一定的程序，但當(dāng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，檔案管理員和其他有關(guān)部門的工作人員還沒有做好充分的心理準(zhǔn)備，如果繼續(xù)按照原來的方法和程序來進(jìn)行收集和管理，是無法達(dá)到要求的［1］。所以，在突發(fā)公共衛(wèi)生突發(fā)事件時(shí)，檔案管理部門要結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，積極探索新的檔案采集方式。

1.3 檔案歸類的專業(yè)性

由于公共衛(wèi)生突發(fā)事件的特殊性，需要將應(yīng)急處理方案、現(xiàn)場控制措施、宣傳教育資料等按不同的類別進(jìn)行歸類，區(qū)別對待。因此，必須對各種突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，以保證其在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠起到重要的作用，以減少其危害。

1.4 檔案的保密性

公共衛(wèi)生事件是影響社會和諧穩(wěn)定的重要因素，所以，檔案必須有選擇地進(jìn)行，并予以保密。尤其是某些突發(fā)事件中所涉及的專業(yè)技術(shù)、某些極端情況下的應(yīng)對措施等，更是要嚴(yán)格保密。因此，在使用公共衛(wèi)生檔案時(shí)，要對使用制度、使用范圍等進(jìn)行嚴(yán)格的管理。

2 公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的意義

2.1 為醫(yī)療科研提供參考

公共衛(wèi)生事件檔案在醫(yī)療科研中起著舉足輕重的作用。查閱以往的公共衛(wèi)生事件檔案，可以更好地分析其發(fā)生的原因和進(jìn)程，為醫(yī)療科研工作提供借鑒。有助于相應(yīng)的診斷和疫苗的研發(fā)，從而提高醫(yī)療防控水平。

2.2 為醫(yī)療事故的決策提供基礎(chǔ)

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，可以根據(jù)以往類似事件所搜集的檔案信息，對其發(fā)展趨勢及潛在危害進(jìn)行預(yù)測，以便為醫(yī)療機(jī)構(gòu)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的應(yīng)急決策提供參考，并將其風(fēng)險(xiǎn)與社會危害降至最低。消息不對稱，也會影響到相關(guān)部門的緊急情況。

2.3 為進(jìn)行教育活動提供信息

各部門、各團(tuán)體都會以文字、圖片、視頻等方式對突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行記錄、保存，真實(shí)性高，能夠客觀地反映出在公共衛(wèi)生事件中的全過程。因此，在公眾對健康的關(guān)注日益增加的今天，有關(guān)部門可以將所搜集到的文獻(xiàn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，并利用其以引?dǎo)公眾正確地采取相應(yīng)的預(yù)防措施，以增強(qiáng)公眾對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防意識和應(yīng)急能力。由于大多數(shù)人在公共衛(wèi)生問題上都會產(chǎn)生一種恐慌情緒，而一般人又沒有足夠的過有關(guān)公共衛(wèi)生事件的知識，對整個(gè)事件的發(fā)生和處理方法也不了解，所以在日常工作中，要加強(qiáng)對公眾健康事件的記錄，使用公共衛(wèi)生檔案的方式來制作教育宣傳短片，并使之成為社會大眾了解傳染疾病相關(guān)知識的途徑［2］。

3 當(dāng)前我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用中存在的問題

3.1 檔案的搜集與保存意識薄弱

通常情況下，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，各單位都會將大量的資源投入預(yù)防、治療、應(yīng)急等工作中，而忽略了對公眾健康事件的記錄和保存。這會導(dǎo)致公共衛(wèi)生事件的第一手?jǐn)?shù)據(jù)流失，造成后續(xù)無法完整還原事故發(fā)生的原因，無法在以后處理類似的公共衛(wèi)生事件時(shí)借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)。特別是在公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應(yīng)急機(jī)制不健全的情況下，更是如此。一方面是因?yàn)楣娊】凳录臋n案搜集工作涉及的領(lǐng)域比較廣泛；另一方面，有關(guān)部門對檔案的收集和管理工作也不夠重視，導(dǎo)致了基層的檔案管理人員意識淡薄。

3.2 缺少專職的檔案管理人員

目前，我國還沒有建立專職的公共衛(wèi)生事件檔案管理機(jī)構(gòu)，現(xiàn)有的相關(guān)工作人員素質(zhì)也普遍不高。但是，從以上的研究結(jié)果來看，我國的公共衛(wèi)生事件檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它不但要求工作人員對檔案的搜集和管理有一定的了解，而且還要求具備一定的專業(yè)知識。比如，大多數(shù)的公共衛(wèi)生檔案除了包含有關(guān)政策、法規(guī)、應(yīng)急處理方案等常規(guī)信息，還包含了疫情防控、流行病學(xué)調(diào)查、醫(yī)療救治等一系列的專業(yè)信息。為了便于日后的核查，必須對其進(jìn)行分類編碼、存檔［3］。

3.3 檔案數(shù)據(jù)范圍分布廣，檔案管理工作難度較高

公共衛(wèi)生事件具有突發(fā)、波及范圍廣、持續(xù)時(shí)間長等特點(diǎn)，因此檔案資料所涵蓋的范圍很廣，分布較散，不僅涉及不同地區(qū)，還涉及不同部門，需要各地區(qū)、各部門共同努力，確保檔案資料的完整性。但實(shí)際操作起來卻很困難。一方面，我國尚未建立起一個(gè)統(tǒng)一的公共衛(wèi)生檔案管理機(jī)構(gòu)。在全國范圍內(nèi)，一旦出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件，難以及時(shí)搜集各種檔案，并妥善保管，以便日后進(jìn)一步調(diào)查和分析。另一方面是因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致一些基層干部缺乏大局觀，主觀上認(rèn)為只需要搜集到一些重要的信息即可。事實(shí)上，在突發(fā)公共衛(wèi)生問題的時(shí)候，哪怕是一件微不足道的小事也可能帶來巨大的影響。

3.4 檔案管理的信息化程度較低

現(xiàn)今，信息化技術(shù)在檔案管理中的地位日益凸顯，若能正確運(yùn)用資訊科技，不僅能提高工作效率，事半功倍，也能提升檔案資料的管理與利用。但是，目前我國在公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用方面，仍然沿用以往的傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化程度較低，對提高我國公共衛(wèi)生事件檔案的管理水平有很大的影響。這一方面是因?yàn)闄n案管理的信息化建設(shè)還不夠完善，另一方面是因?yàn)樵S多從事公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作人員對此并不了解。

4 我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的優(yōu)化措施

4.1 建立公共衛(wèi)生事件檔案管理應(yīng)急機(jī)制

為確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，有關(guān)單位要建立和完善檔案管理和突發(fā)事件處理制度，以便在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，及時(shí)、高效地進(jìn)行各種文件的收集和整理。首先，要明確相關(guān)部門的工作責(zé)任，專人負(fù)責(zé)收集、整理和管理，明確歸檔的范疇和方法，確保各類檔案資料按相關(guān)規(guī)定收集和管理。其次，要建立專門的檔案管理體系。因?yàn)楣残l(wèi)生事件檔案具有內(nèi)容多樣性、專業(yè)性和保密性等特點(diǎn)，需要對其進(jìn)行分類歸檔，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以方便日后利用。此外，要做好完善的搜集與管理工作，既要確保檔案的完整，又要客觀地反映事件的發(fā)生、發(fā)展及后續(xù)的處置；某些文件要嚴(yán)守秘密，以免為非法人士所用，危害社會穩(wěn)定。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

公共衛(wèi)生事件檔案相對特殊，因此對檔案管理人員既要掌握專業(yè)的檔案管理知識，又要掌握與之相適應(yīng)的醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)。要對公共衛(wèi)生事件檔案進(jìn)行有效的管理與利用，就需要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。首先，要建立專職的公共衛(wèi)生檔案管理團(tuán)隊(duì)，制訂相關(guān)的應(yīng)急方案，明確各部門職責(zé)和協(xié)調(diào)機(jī)制。其次，要定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，以增強(qiáng)檔案管理人員對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的有效管理意識和應(yīng)對措施。另外，要加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，因?yàn)槊恳淮瓮话l(fā)公共衛(wèi)生事件，都會出現(xiàn)許多意想不到的情況，而且，不同時(shí)期的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求也各不相同。為此，必須加強(qiáng)檔案管理人員的針對性學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，以全面提升其整體素質(zhì)［4］。

4.3 建立健全檔案分類管理制度

要提高公共衛(wèi)生事件檔案管理水平，必須建立健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范相應(yīng)的工作流程，制定合理的規(guī)章制度。首先，管理人員要根據(jù)實(shí)際情況建立完善的電子檔案管理制度，落實(shí)到實(shí)際工作中，管理人員要嚴(yán)格遵守，一旦發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為，要嚴(yán)懲，以樹立電子檔案管理制度的威嚴(yán)，使之真正發(fā)揮作用。其次，要加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)與配合，共同解決錯綜復(fù)雜的工作，有效地解決電子檔案管理中出現(xiàn)的問題，從而不斷提高公共衛(wèi)生事件檔案管理水平［5］。

在公共衛(wèi)生事件檔案的搜集、處理中，要做到寧缺毋濫，以確保檔案的真實(shí)性、完整性，并且要對不同的文件載體進(jìn)行分類管理，以便于今后的調(diào)查。比如，對一般的實(shí)物檔案、影像檔案等，按照常規(guī)檔案的管理要求，進(jìn)行編號、存檔，而病歷檔案要嚴(yán)格管理。不僅要對病人的基本資料進(jìn)行細(xì)致搜集，還要對病人的病情發(fā)展和擴(kuò)散進(jìn)行全面的調(diào)查。在保障病人的個(gè)人隱私和關(guān)鍵技術(shù)數(shù)據(jù)的同時(shí)，也要保證社會的和諧與穩(wěn)定。因此，必須建立公共衛(wèi)生事件的分類和編碼，并依據(jù)不同的性質(zhì)、造成的影響、應(yīng)急響應(yīng)級別和決策，建立傳染病、衛(wèi)生環(huán)境、食品安全和衛(wèi)生類別等，從而形成一個(gè)豐富、規(guī)范、有序的公共衛(wèi)生事件檔案。另外，要建立公共衛(wèi)生事件檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，對各類突發(fā)事件的檔案進(jìn)行規(guī)范，包括：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急預(yù)案、各相關(guān)部門協(xié)調(diào)材料、實(shí)時(shí)病情監(jiān)測數(shù)據(jù)、治療技術(shù)方案和實(shí)施指南、事件處理現(xiàn)場的視頻和新聞等。

4.4 加快檔案管理信息化進(jìn)程

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案的管理與利用提供了便利。應(yīng)從以下兩個(gè)方面來加強(qiáng)對公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作：一是要加強(qiáng)電子、數(shù)字公共衛(wèi)生事件檔案的建設(shè)，以便各部門、各地區(qū)可以在這個(gè)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新與共享，從而使得有關(guān)公共衛(wèi)生的檔案資料更加完整，便于日后的查詢與使用；二是可以通過微信公眾號發(fā)布公共衛(wèi)生事件的預(yù)防與對策等信息，讓公眾能夠根據(jù)自身需要獲得相應(yīng)的信息，從而增強(qiáng)民眾對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防意識和應(yīng)急能力，減少突發(fā)公共衛(wèi)生事件造成的危害［6］。

此外，由于影響檔案安全的因素較多，管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案安全完整。首先，在電子檔案管理方面，軟硬件設(shè)施要及時(shí)更新，落后的檔案設(shè)施存在較大的安全漏洞，因此應(yīng)合理選擇軟件，優(yōu)先采用穩(wěn)定、安全的軟件，從一定程度上保障檔案的安全。其次，管理人員要有較強(qiáng)的安全意識，在操作過程中嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不去點(diǎn)擊不明鏈接、圖片等，防止病毒侵入電腦；平時(shí)要做好安全防護(hù)措施，定期查殺病毒，不泄露電腦密碼，保證整個(gè)系統(tǒng)的安全。最后，檔案使用者要做好安全防護(hù)措施，避免使用過程中出現(xiàn)安全隱患；軟件開發(fā)人員和維護(hù)人員，必須嚴(yán)格保密，確保電子檔案安全。

5 結(jié)語

一般來說，公共衛(wèi)生事件的影響范圍廣、危害大，加強(qiáng)對相關(guān)檔案的有效管理與利用，對于政府有關(guān)部門進(jìn)行應(yīng)急決策、醫(yī)學(xué)研究、教育等方面都有著十分重要的作用。但是，由于各種因素的制約，當(dāng)前的公共衛(wèi)生檔案管理工作還存在著檔案管理人員不足、檔案資料面廣且分散、難以歸檔及檔案管理信息化水平不高的問題。要提高檔案管理與利用的質(zhì)量，就需要從以下幾個(gè)方面入手：建立檔案管理應(yīng)急機(jī)制，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，構(gòu)建檔案分類管理系統(tǒng)，加速檔案管理的信息化進(jìn)程。隨著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種制度特別是檔案的管理與利用機(jī)制的不斷健全，我國公共衛(wèi)生事件檔案工作將會有更大提升。

參考文獻(xiàn)

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