人事檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)策略研究

康焱珺

［摘 要］作為我國(guó)人事管理制度當(dāng)中的重要組成部分，人事檔案的管理工作具有極為重要的作用。本文以推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要要求作為切入點(diǎn)，介紹了當(dāng)前人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，并基于目標(biāo)構(gòu)建、流程梳理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、空間設(shè)計(jì)、文件備份及資料補(bǔ)齊等方面對(duì)優(yōu)化人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的措施進(jìn)行論述。

［關(guān)鍵詞］人事檔案；數(shù)字化建設(shè)；措施探討

［中圖分類(lèi)號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們的生活方式發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理模式的建設(shè)價(jià)值及建設(shè)意義，結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理工作開(kāi)展的主要發(fā)展方向及發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行全面推動(dòng)和普及，確保我國(guó)人事檔案管理效果及管理質(zhì)量的全面進(jìn)步，為實(shí)現(xiàn)人事管理制度的規(guī)范化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要要求

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化加工

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式大多以紙張作為載體，受環(huán)境影響較為顯著，難以實(shí)現(xiàn)高效的復(fù)制與傳輸，制約了檔案管理的效率與質(zhì)量，因此隨著技術(shù)的不斷改進(jìn)和時(shí)代的不斷變化，需要相關(guān)技術(shù)人員按照數(shù)字化建設(shè)規(guī)范和要求對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，確保其能夠得到更加便捷的儲(chǔ)存和傳輸。相關(guān)技術(shù)人員可依托數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面加工，充分提升管理效能，推動(dòng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有序開(kāi)展。

1.2 建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在人事檔案數(shù)字化加工工作初步完成后，需要結(jié)合相關(guān)管理要求建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。作為一項(xiàng)能夠?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魈峁﹨⒖嫉闹匾募牧?，檔案的形成具有一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)基于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)數(shù)字化檔案文件當(dāng)中的信息進(jìn)行全面梳理，針對(duì)存在缺陷的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)剔除，使人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中收錄的信息內(nèi)容更加完整規(guī)范，為全面促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的不斷進(jìn)步做出良好鋪墊［1］。

1.3 結(jié)合實(shí)際情況完善索引目錄

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作當(dāng)中，受技術(shù)因素的影響，管理人員查找檔案信息的難度較為顯著。在檔案數(shù)字化建設(shè)的背景下，管理人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況及相關(guān)管理要求對(duì)檔案信息的索引目錄進(jìn)行進(jìn)一步完善，按照檔案著錄規(guī)范及《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)化文件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的信息進(jìn)行再次分揀與整合，使得人事檔案數(shù)據(jù)信息的管理更加便捷，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

2 當(dāng)前人事檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量存在一定問(wèn)題

人事檔案的管理工作影響著干部任用工作、社會(huì)保障工作乃至升學(xué)工作的正常開(kāi)展。作為未來(lái)人事檔案建設(shè)工作的關(guān)鍵趨勢(shì)，推動(dòng)人事檔案管理體系向著數(shù)字化方向不斷發(fā)展已成為當(dāng)下管理人員面對(duì)的重要挑戰(zhàn)。然而在現(xiàn)階段一些單位和部門(mén)的人事檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，受人員素質(zhì)、技術(shù)流程等因素的影響，檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量存在一定的問(wèn)題，最終呈現(xiàn)的數(shù)字化文件難以有效反映出人事檔案的實(shí)際信息內(nèi)容，使數(shù)字化文件的效力嚴(yán)重不足。

2.2 檔案管理理念未能及時(shí)轉(zhuǎn)型

一些檔案管理人員的管理思維及管理模式受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響較為顯著，因此在思想和理念等方面未能針對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作無(wú)法順利推行，一方面給檔案管理部門(mén)帶來(lái)了額外的工作壓力，另一方面對(duì)提升人事檔案管理效能、強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量也造成了一定的阻礙。

2.3 重要文件材料存在缺失

人事檔案的文件材料關(guān)系著檔案主體的升學(xué)、工作等一系列成長(zhǎng)過(guò)程，然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于保存難度較大，可能會(huì)出現(xiàn)一些文件或材料的缺失現(xiàn)象，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中會(huì)給相關(guān)技術(shù)人員及檔案管理人員帶來(lái)一定的問(wèn)題和困難。很多數(shù)字化技術(shù)人員尚未針對(duì)檔案文件材料進(jìn)行及時(shí)有效的補(bǔ)齊，即將其他材料錄入系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，嚴(yán)重影響了人事檔案的完整性，對(duì)檔案信息的安全有效性產(chǎn)生了一定的沖擊與負(fù)面影響，阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展［2］。

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)制度落實(shí)不到位

作為人事檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性方向引導(dǎo)，積極落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)制度，對(duì)提升人事檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量和水平具有重要意義。然而在現(xiàn)階段，一些單位在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)管理制度與規(guī)定的研讀不到位，受人員、資金等方面因素的影響，只能采用外包的方式對(duì)本單位檔案信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，工作流程規(guī)范性差、檔案數(shù)字化建設(shè)流程較為粗放，阻礙了管理制度的充分落實(shí)及檔案數(shù)字化建設(shè)價(jià)值的充分顯現(xiàn)。

3 優(yōu)化人事檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)措施

3.1 積極構(gòu)建完備的檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)

為了進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，全面提升人事檔案管理工作，使其與當(dāng)前信息化市場(chǎng)發(fā)展的適應(yīng)性，應(yīng)當(dāng)督促相關(guān)檔案管理部門(mén)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建完備的檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，從而為人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供明確的方向把控與參考，實(shí)現(xiàn)管理流程及管理思路的優(yōu)化和進(jìn)步。具體來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理人員及管理部門(mén)可針對(duì)以下幾方面內(nèi)容采取措施進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的構(gòu)建。

首先，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案數(shù)字化管理模式的建設(shè)意義進(jìn)行全面分析和研討［3］。上級(jí)管理單位應(yīng)當(dāng)從宏觀角度針對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的主要價(jià)值進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，并針對(duì)當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀給出相應(yīng)的發(fā)展路線，使基層檔案管理單位能夠得到更加全面的發(fā)展建設(shè)信息參考，提升數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的可行性與有效性，為全面優(yōu)化與改進(jìn)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，提升人事檔案管理效能作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

其次，為了使人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展更加完備，避免建設(shè)過(guò)程當(dāng)中各項(xiàng)客觀因素和問(wèn)題的困擾和影響，相關(guān)管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理相關(guān)內(nèi)容構(gòu)建起相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)體系，針對(duì)數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)難題和困境進(jìn)行專業(yè)化分析與研討，并將其總結(jié)為相關(guān)流程和規(guī)范，為數(shù)字化目標(biāo)的積極調(diào)整及后續(xù)數(shù)字化建設(shè)工作的不斷推進(jìn)提供信息參考。

最后，在完善人事檔案管理目標(biāo)并進(jìn)行積極落實(shí)的同時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)關(guān)注到部門(mén)之間的積極協(xié)作。人事檔案管理工作涉及的環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，如人社單位、各地方街道、高等院校及人才交流中心等多項(xiàng)部門(mén)，因此在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化目標(biāo)構(gòu)建時(shí)，同樣也應(yīng)當(dāng)確保各部門(mén)之間信息的協(xié)調(diào)溝通，使數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)得到有效的貫徹和落實(shí)。

3.2 進(jìn)一步梳理檔案數(shù)字化管理流程

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，由于管理人員較為缺乏，導(dǎo)致相應(yīng)的管理流程及管理制度較為粗放，相關(guān)管理人員在針對(duì)人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行分析和調(diào)閱的過(guò)程較為復(fù)雜，不利于檔案利用價(jià)值的進(jìn)一步展現(xiàn)。因此，為了全面提升人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)檔案利用率的進(jìn)一步改善，相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)針對(duì)人事檔案數(shù)字化管理流程進(jìn)行全方位梳理和優(yōu)化，避免出現(xiàn)額外的管控風(fēng)險(xiǎn)。首先，應(yīng)當(dāng)分析數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，構(gòu)建起完善、合理、可行的人事檔案數(shù)字化建設(shè)方案。相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位人事檔案管理實(shí)際情況對(duì)相應(yīng)的建設(shè)方案進(jìn)行優(yōu)化，使其能夠與檔案管理相關(guān)要求相符合，使數(shù)字化建設(shè)流程更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，全面確保人事檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)符合相關(guān)管理指標(biāo)與目的的要求。其次，在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目承接單位及人員的資質(zhì)進(jìn)行全面審核，并按照檔案保密要求與數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)人員簽訂具有法律效力的協(xié)議與合同，并定期針對(duì)人事檔案項(xiàng)目數(shù)字化建設(shè)成果進(jìn)行跟蹤化驗(yàn)收與核查，使人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量滿足人事管理及檔案查閱工作的發(fā)展需要，推動(dòng)我國(guó)人事管理工作的不斷進(jìn)步。最后，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)完成后，管理人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其索引和目錄進(jìn)行編排，便于后續(xù)的查找與使用［4］。

3.3 推進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范的統(tǒng)一化實(shí)現(xiàn)

人事檔案作為人事管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及記錄檔案主體人生軌跡的重要依據(jù)，明確相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范對(duì)提升數(shù)字化建設(shè)效能具有關(guān)鍵性作用。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)清人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作在人事管理工作當(dāng)中的價(jià)值，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建起統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息數(shù)字化管理平臺(tái)，使人社、街道、高校等各相關(guān)單位能夠基于該管理平臺(tái)及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全方位管控，全面提升檔案信息交流的效率和速度，避免因人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致管理業(yè)務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題。上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)積極強(qiáng)化對(duì)人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的維護(hù)與管控力度，全面降低平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案信息造成的負(fù)面影響，提升檔案信息數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定性與安全性。

3.4 科學(xué)構(gòu)建功能完備的檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作受到其管理特點(diǎn)及管理流程的影響，導(dǎo)致在對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)閱和查找的過(guò)程當(dāng)中存在一定的問(wèn)題，阻礙了人事檔案管理的全面優(yōu)化與進(jìn)步。因此，在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，技術(shù)人員及管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合數(shù)字化建設(shè)相關(guān)要求針對(duì)檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間的特性進(jìn)行全面優(yōu)化，充分提升數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間的兼容性、通用性與安全性，使得人事檔案數(shù)據(jù)文件能夠在儲(chǔ)存空間當(dāng)中得到更加有效的管理和保護(hù)。

此外，技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)基于數(shù)字化加工過(guò)程當(dāng)中預(yù)先構(gòu)建的檔案索引目錄構(gòu)建起性能良好的檔案信息搜索引擎，使人事檔案管理人員能夠基于檔案主體及信息內(nèi)容對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效查找，進(jìn)一步提升人事檔案管理效能，為推動(dòng)人事檔案管理工作的全面發(fā)展作出良好貢獻(xiàn)。

3.5 將人事檔案數(shù)字化文件進(jìn)行有效備份

人事檔案在干部任免、社會(huì)保障及升學(xué)深造等活動(dòng)當(dāng)中具有極為關(guān)鍵的應(yīng)用價(jià)值，因此如何確保檔案信息和文件的安全性已成為當(dāng)下人事檔案管理者面臨的關(guān)鍵性挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體人事檔案管理模式當(dāng)中，受到載體特性及儲(chǔ)存方式等因素的制約和影響，管理人員難以結(jié)合檔案管理相關(guān)要求對(duì)文件材料內(nèi)容進(jìn)行有效備份，使得檔案安全系數(shù)受到嚴(yán)重沖擊和影響。為了提升檔案文件的安全性，一些單位不得不在檔案文件的形成過(guò)程當(dāng)中提供副本進(jìn)行備查，一方面降低了人事檔案的管理效率，造成了資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，另一方面也給檔案的查閱帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，基于數(shù)字化技術(shù)及信息化技術(shù)的人事檔案管理模式能夠使得檔案文件的儲(chǔ)存和查找更加便捷，與此同時(shí)還能依托數(shù)字化技術(shù)對(duì)人事檔案文件內(nèi)容進(jìn)行全方位備份，從而使傳統(tǒng)紙質(zhì)載體人事檔案的丟失、受損、涂改等現(xiàn)象得到有效規(guī)避，為原始檔案信息提供更加有力的查閱參考。此外，利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)人事檔案文件信息進(jìn)行備份，還能有效提升信息的傳遞效率與傳遞速度，使得人事部門(mén)對(duì)檔案的利用更加高效。

3.6 及時(shí)補(bǔ)齊缺失的文件材料

在人事檔案的管理和使用過(guò)程當(dāng)中，受到環(huán)境因素、管理因素等層面的影響和制約，導(dǎo)致檔案文件材料出現(xiàn)了一定的缺失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用效力。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)之前，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需求針對(duì)檔案基本內(nèi)容進(jìn)行梳理和檢查，針對(duì)存在文件缺失的情況進(jìn)行及時(shí)整合并上報(bào)，采取適當(dāng)?shù)拇胧?duì)人事檔案當(dāng)中存在的文件缺失情況進(jìn)行全面補(bǔ)齊，一方面使得人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作獲取到更加完備的物質(zhì)基礎(chǔ)，另一方面也能夠有效提升人事檔案的應(yīng)用效力，為全面推進(jìn)干部人事管理工作的發(fā)展和進(jìn)步作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)論

總而言之，隨著時(shí)代與技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。檔案管理單位及管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義，采取合理的手段與措施對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行全方位、立體化的改革，積極強(qiáng)化人事檔案管理效能，使人事檔案相關(guān)信息能夠?yàn)槲覈?guó)人事管理工作提供更加全面準(zhǔn)確的信息參考，實(shí)現(xiàn)組織建設(shè)水平的不斷進(jìn)步。

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