科學(xué)事業(yè)單位電子憑證實(shí)踐研究
——以A研究所為例

高靜文

（中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)環(huán)境與可持續(xù)發(fā)展研究所，北京 100081）

2015 年5 月國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)動(dòng)力的意見》（國(guó)發(fā)〔2015〕24號(hào)）提出要“逐步推行電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案，完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度”，標(biāo)志著我國(guó)會(huì)計(jì)憑證電子化進(jìn)程進(jìn)入快車道。2021 年3 月24 日中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見》提出全面推進(jìn)稅收征管數(shù)字化。黨的二十大明確提出“加快建設(shè)數(shù)字中國(guó)，加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)”“推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展綠色化、低碳化”的有關(guān)精神，電子憑證應(yīng)用成為新時(shí)代下會(huì)計(jì)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

2017 年財(cái)政部啟動(dòng)財(cái)政電子票據(jù)試點(diǎn)應(yīng)用工作。2021 年《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》（國(guó)辦發(fā)〔2021〕32號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《若干意見》）[1]明確提出要改進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理方式，推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)無(wú)紙化報(bào)銷試點(diǎn)，減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)。2022 年財(cái)政部開展電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)工作，其中包括9家中央科研單位。2023 年財(cái)政部等9 部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)深化試點(diǎn)工作的通知》（財(cái)會(huì)〔2023〕7 號(hào)），擴(kuò)大試點(diǎn)單位數(shù)量、試點(diǎn)電子憑證范圍，進(jìn)一步深化電子憑證試點(diǎn)工作。如何實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證電子化成為了科學(xué)事業(yè)單位面臨的重大課題。

1 電子憑證應(yīng)用的意義

首先，電子憑證推廣應(yīng)用不僅僅是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)問(wèn)題，更是一項(xiàng)打基礎(chǔ)、利長(zhǎng)遠(yuǎn)的工程，是推進(jìn)國(guó)家治理現(xiàn)代化的重要舉措，在行業(yè)發(fā)展史中具有里程碑式的意義。其次，電子憑證應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)科學(xué)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手。電子憑證應(yīng)用將拓展財(cái)務(wù)工作新格局，有力推動(dòng)財(cái)務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展，作為促進(jìn)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變，深化會(huì)計(jì)數(shù)字化改革創(chuàng)新的重要抓手，對(duì)提升科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)管控能力具有重要戰(zhàn)略意義。再次，電子憑證應(yīng)用是科學(xué)事業(yè)單位貫徹《若干意見》文件精神，扎實(shí)推進(jìn)科研放管服的重要舉措。電子憑證應(yīng)用將為全面推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷無(wú)紙化、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)電子化奠定工作基礎(chǔ)，有效解決科研資金報(bào)銷手續(xù)煩、會(huì)計(jì)檔案查閱煩的問(wèn)題，深入推動(dòng)科研與財(cái)務(wù)融合。最后，電子憑證應(yīng)用將打通科學(xué)事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化最后一公里，推動(dòng)財(cái)務(wù)工作全面信息化。A研究所在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)方面具有較為領(lǐng)先的經(jīng)驗(yàn)，該文通過(guò)調(diào)研電子憑證試點(diǎn)單位經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)現(xiàn)階段財(cái)政部試點(diǎn)電子憑證特點(diǎn)，擬對(duì)A 研究所電子憑證應(yīng)用提出規(guī)劃方案。

2 A研究所基本情況

A 研究所為國(guó)家級(jí)非營(yíng)利性科研機(jī)構(gòu)，從2007 年始開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，信息化基礎(chǔ)良好，目前已搭建功能較為完善的財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)和銀企直聯(lián)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全業(yè)務(wù)線上審批，以及從預(yù)算、審批、核算到支付的線上管理。同時(shí)A 研究所按照《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號(hào)）文件要求[2]，創(chuàng)新服務(wù)方式，統(tǒng)一招聘、培養(yǎng)財(cái)務(wù)助理團(tuán)隊(duì)，服務(wù)科研團(tuán)隊(duì)日常財(cái)務(wù)工作，代替科研人員進(jìn)行日常報(bào)銷與資料查閱等工作。由于受報(bào)銷憑證限制，A研究所會(huì)計(jì)檔案電子化一直是管理上的難點(diǎn)[3]。

3 A研究所電子憑證應(yīng)用方案

3.1 強(qiáng)化組織謀劃

（1）提高認(rèn)識(shí)。電子憑證應(yīng)用將降低單位紙張、耗材、憑證保管等成本，減少社會(huì)資源消耗，這是貫徹新發(fā)展理念，實(shí)現(xiàn)綠色低碳、單位高質(zhì)量發(fā)展的要求[4]。同時(shí)電子憑證應(yīng)用將為全面推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷無(wú)紙化、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)電子化奠定工作基礎(chǔ)，有效解決科研資金報(bào)銷手續(xù)煩、會(huì)計(jì)檔案查閱煩的問(wèn)題，深入推動(dòng)科研與財(cái)務(wù)融合。A研究所應(yīng)高度重視電子憑證應(yīng)用工作。

（2）加強(qiáng)組織保障。為保障電子憑證應(yīng)用工作順利實(shí)施，A研究所需成立由所領(lǐng)導(dǎo)、分管財(cái)務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)組成的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組建由所財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)助理團(tuán)隊(duì)、系統(tǒng)開發(fā)人員組成工作專班，負(fù)責(zé)工作方案制定、組織實(shí)施、系統(tǒng)升級(jí)改造等，高質(zhì)量夯實(shí)應(yīng)用工作的開展。

（3）開展政策宣貫。為確保試點(diǎn)工作成效，A研究所應(yīng)組織開展電子憑證獲取、報(bào)銷、管理等相關(guān)政策培訓(xùn)與宣貫。

3.2 健全工作機(jī)制

（1）創(chuàng)新報(bào)銷機(jī)制。為落實(shí)科研“放管服”要求，增強(qiáng)科研人員在電子憑證應(yīng)用工作中的獲得感，A研究所財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)升級(jí)改造階段應(yīng)充分運(yùn)用好已有財(cái)務(wù)助理隊(duì)伍，發(fā)揮好電子憑證易取得的優(yōu)勢(shì)，探索建立數(shù)電票、鐵路電子客票、航空運(yùn)輸電子客票行程單等電子票據(jù)從購(gòu)買、報(bào)銷、入賬全流程由科研財(cái)務(wù)助理完成的工作機(jī)制。將應(yīng)用的實(shí)踐工作最大化轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)及助理人員，讓科研財(cái)務(wù)助理隊(duì)伍建設(shè)與會(huì)計(jì)信息化實(shí)施形成合力，真正將科研人員從會(huì)計(jì)相關(guān)事務(wù)性工作中解脫出來(lái)。

（2）建立健全電子憑證管理規(guī)范。為規(guī)范和管理電子憑證使用，根據(jù)電子憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)計(jì)電子檔案管理要求，在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)流程再造的基礎(chǔ)上，建立A 研究所電子憑證管理規(guī)范，明確電子憑證適用范圍與報(bào)銷流程，嚴(yán)格電子憑證接收、報(bào)銷、入賬、歸檔要求，規(guī)范電子憑證的有效使用、管理和保存，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全可控。

（3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。信息化建設(shè)中堅(jiān)持安全第一，切實(shí)防范財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行、電子數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)，確保財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)遵守上級(jí)部門網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、信息安全以及保密的要求。

3.3 信息化系統(tǒng)升級(jí)改造

2023 年《財(cái)政部會(huì)計(jì)司關(guān)于公布電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行版） 的通知》（財(cái)會(huì)便函〔2023〕18 號(hào)）[5]公布電子票據(jù)類型已擴(kuò)展到包括銀行回單、銀行電子對(duì)賬單、全面數(shù)字化的電子發(fā)票、增值稅電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書等電子憑證[6]，涉及到了單位收入、支出、銀行等各類業(yè)務(wù)。依托A 研究所現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建單位信息化系統(tǒng)升級(jí)改造方案，應(yīng)充分考慮電子憑證功能與涉及業(yè)務(wù)[7]，保證升級(jí)覆蓋所有類型電子憑證。

（1）優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。通過(guò)分析電子憑證實(shí)施對(duì)會(huì)計(jì)核算與檔案管理的影響以及電子憑證解析、存儲(chǔ)路徑及管理難點(diǎn)，A研究所應(yīng)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中，增設(shè)電子票據(jù)處理功能。應(yīng)用電子憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在發(fā)票上傳階段，準(zhǔn)確解析電子票據(jù)中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)接收、自動(dòng)識(shí)別、驗(yàn)簽驗(yàn)真、存儲(chǔ)、解析，將防范重復(fù)報(bào)銷、假發(fā)票等風(fēng)險(xiǎn)管控難點(diǎn)嵌入該模塊。同時(shí)建立電子憑證歸檔模塊，實(shí)現(xiàn)電子憑證生成并保存，最終實(shí)現(xiàn)電子憑證從接收、入賬和保存全過(guò)程信息化建設(shè)。

（2）升級(jí)銀企直聯(lián)系統(tǒng)。改造銀行電子回單、銀行電子對(duì)賬單專線接收模式，增設(shè)銀行票據(jù)解析模塊，實(shí)現(xiàn)銀行電子回單、銀行電子對(duì)賬單自動(dòng)批量獲取、自動(dòng)解析、自動(dòng)關(guān)聯(lián)憑證功能，實(shí)現(xiàn)銀行單據(jù)全流程自動(dòng)化處理。

（3）構(gòu)建會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)。A研究所應(yīng)以電子憑證應(yīng)用為契機(jī)，建立與前端銀企直聯(lián)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、核算系統(tǒng)相銜接的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)，精準(zhǔn)獲取各系統(tǒng)保存的電子憑證[8]，并按照檔案管理辦法和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔管理，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案歸檔、查閱、借閱全流程電子化，從根本解決科研人員調(diào)閱紙質(zhì)檔案定位查找困難、科研項(xiàng)目審計(jì)驗(yàn)收會(huì)計(jì)檔案復(fù)印工作量大等問(wèn)題[9]。

4 結(jié)語(yǔ)

電子憑證應(yīng)用是推進(jìn)會(huì)計(jì)無(wú)紙化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是推進(jìn)會(huì)計(jì)數(shù)字化重要保障，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的革命性舉措，要充分重視電子憑證應(yīng)用實(shí)施方案的研究和落實(shí)，推動(dòng)會(huì)計(jì)數(shù)字化建設(shè)[10]。