數(shù)字化時(shí)代學(xué)生檔案信息化管理探究

許奮

摘 要：隨著我國(guó)實(shí)施“數(shù)字社會(huì)”戰(zhàn)略，數(shù)字校園得到了迅速發(fā)展，學(xué)生檔案數(shù)字化管理和信息系統(tǒng)的建立亦隨之開展。學(xué)生檔案管理是學(xué)校管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要做到學(xué)生檔案的信息化管理，必須加大人力資源的投入，與時(shí)俱進(jìn)，改變管理方式和工作理念，優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，提升服務(wù)水平，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)與制度保障。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；學(xué)生檔案；信息化管理

隨著《國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要（草案）》的實(shí)施，政府提出了加速數(shù)字發(fā)展、加速數(shù)字社會(huì)、構(gòu)建數(shù)字中國(guó)的目標(biāo)。本文從全面認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案的基本內(nèi)涵和特征，剖析學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀及問題，提出推進(jìn)學(xué)生檔案信息化管理建設(shè)的措施，以促進(jìn)學(xué)生檔案信息化管理。通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)學(xué)生檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行探討。在此基礎(chǔ)上，提出一種基于分布式大數(shù)據(jù)映射技術(shù)的學(xué)生檔案信息安全存儲(chǔ)系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案系統(tǒng)的深度開發(fā)。在信息化社會(huì)背景下，學(xué)生檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，探索新模式，提高工作效率。通過對(duì)學(xué)生檔案管理信息化工作的研究，從管理方式、信息化建設(shè)、制度改革等方面進(jìn)行了論述，并對(duì)學(xué)校管理工作進(jìn)行探索，以期為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、教育教學(xué)科研管理等方面的工作提供依據(jù)，為學(xué)校管理工作的信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

一、學(xué)生檔案管理信息化概述

信息時(shí)代的來臨，促進(jìn)各行各業(yè)的快速發(fā)展，同時(shí)也為各種先進(jìn)的新技術(shù)提供了應(yīng)用支持。學(xué)校是整個(gè)社會(huì)的重要組成部分，必須抓住時(shí)代發(fā)展的潮流，對(duì)自己的工作進(jìn)行全方位改進(jìn)和優(yōu)化。從實(shí)踐角度來看，學(xué)生檔案管理工作是推進(jìn)學(xué)校行政服務(wù)模式創(chuàng)新，提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的一種有效途徑。學(xué)生檔案是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)、管理的真實(shí)記錄，是學(xué)校教育能力、建設(shè)水平的集中體現(xiàn)和總結(jié)。隨著《全國(guó)高等職業(yè)技術(shù)教育院校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的頒布，學(xué)校檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)得到了越來越多的重視，我國(guó)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作不斷深入，學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)也日益受到人們的關(guān)注。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷深入，學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)也逐漸成為學(xué)校管理的重要內(nèi)容之一。為了解決這一問題，進(jìn)一步改進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作，文章在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，提出一種新型的管理方式，使學(xué)校的工作更加有序、更加規(guī)范。檔案工作是學(xué)校教育工作中的一項(xiàng)重大工作，是學(xué)校教育改革發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于學(xué)校的擴(kuò)招，檔案資料的數(shù)目增多，使檔案工作變得更加困難。當(dāng)前，我國(guó)學(xué)校運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行管理，使其在某種意義上得到顯著的改善。

1.學(xué)生檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)

為規(guī)范學(xué)校的檔案工作，加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作，使之得到更好的保護(hù)與使用，2008年教育部發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》?！掇k法》明確指出，學(xué)校檔案是指學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理等工作中所產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等形式和載體，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保護(hù)作用的文字、圖表、聲像等。學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容主要有高中階段的檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案和畢業(yè)登記表。學(xué)校的檔案管理是學(xué)校檔案的收集、整理、保管、鑒定、歸檔、宣傳、利用、傳遞等方面的工作。各學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容、檔案的組織結(jié)構(gòu)等基本一致，但不同之處在于學(xué)生人數(shù)、檔案數(shù)量以及檔案組織的規(guī)模。學(xué)生檔案記錄學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲、社會(huì)實(shí)習(xí)、身心健康、黨團(tuán)建設(shè)等多層面的內(nèi)容，是為學(xué)生的發(fā)展提供依據(jù)。與其他的檔案工作相比，學(xué)生檔案資料來源廣泛，數(shù)量龐大，流動(dòng)性強(qiáng)，與學(xué)生的未來息息相關(guān)。學(xué)生檔案管理信息化是利用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化、數(shù)字化和共享，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和共享化。

2.數(shù)字化時(shí)代學(xué)生檔案信息化管理的必然性

要改變學(xué)生檔案的傳統(tǒng)管理方式，提高檔案信息質(zhì)量，是學(xué)生檔案管理在數(shù)字時(shí)代發(fā)展的需要。首先，學(xué)校要強(qiáng)化檔案資料管理，必須對(duì)學(xué)生的資料進(jìn)行信息化。學(xué)生檔案在學(xué)校用人等方面具有舉足輕重的地位。學(xué)生的資料是非常多的，能夠從檔案資料中得知學(xué)生的一些基本狀況，從而幫助老師在教育和管理中因材施教。通過對(duì)學(xué)生檔案資料的查閱，雇主可以更好地選擇合適的員工，從而增加員工與工作崗位之間的配對(duì)；對(duì)于學(xué)生來說，無論是學(xué)習(xí)還是工作，檔案則關(guān)乎他們的切身利益。學(xué)校的學(xué)生資料大多沒有備份，如果丟失了，將很難對(duì)其進(jìn)行核實(shí)和補(bǔ)充。有些學(xué)校雖然有備份文件，但也不可能把所有的資料都記錄下來。同時(shí)，還由于采用雙備的方式，造成大量重復(fù)文件處理。因此，提高學(xué)校檔案管理工作的信息化程度，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、儲(chǔ)存和管理，可以有效處理因檔案破損、丟失而導(dǎo)致的檔案查詢與補(bǔ)充問題。學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，在我國(guó)實(shí)行數(shù)字社會(huì)的今天，學(xué)校是一個(gè)具有重大意義的組織機(jī)構(gòu)，在各個(gè)方面都發(fā)揮著舉足輕重的作用，由于學(xué)生檔案數(shù)量龐大，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在處理、登記、整理、歸類、郵寄等過程中存在著大量的浪費(fèi)，因此，學(xué)校的數(shù)字化建設(shè)必須以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)為中心。目前，我國(guó)學(xué)生檔案管理還處于信息化初期，還沒有真正落實(shí)信息化。

二、學(xué)生檔案信息化管理分析

學(xué)生的檔案管理工作對(duì)學(xué)生、學(xué)校、用人機(jī)構(gòu)都起到了很大的促進(jìn)作用。

1.學(xué)生檔案管理需要的“人財(cái)物”投入不足

在學(xué)校的各種經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，對(duì)學(xué)生檔案管理的投入存在著很大的問題。學(xué)生檔案管理工作涉及許多部門，其中有學(xué)生事務(wù)處、教務(wù)處、安全部、德育處等，學(xué)生事務(wù)處是專門處理學(xué)生檔案，學(xué)生檔案資料很多，但由于缺乏管理人員，一些檔案工作者年紀(jì)偏大，又不是專業(yè)人員，其職業(yè)素質(zhì)較低，有些學(xué)校會(huì)安排一些學(xué)生協(xié)助工作。此外，由于學(xué)校人財(cái)物的投入不足，存在著檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)，在電子文件的信息化建設(shè)中，往往缺乏相應(yīng)的軟件和設(shè)備設(shè)施。

2.學(xué)生檔案信息化管理不及時(shí)、不全面

學(xué)生檔案必須要能夠準(zhǔn)確、真實(shí)、立體式反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和成長(zhǎng)過程。其主要包括黨團(tuán)發(fā)展、學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)學(xué)金貸款、實(shí)習(xí)活動(dòng)、身心健康、學(xué)年考核等內(nèi)容。由于學(xué)校缺乏專業(yè)的檔案工作，使得學(xué)生資料的更新、記錄與上傳不能與相關(guān)的信息系統(tǒng)整合，從而使得檔案資料無法全面展現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息使用者不能從檔案中了解學(xué)生全面、立體與動(dòng)態(tài)的成長(zhǎng)軌跡。

3.學(xué)生檔案管理方法陳舊、理念落后

由于學(xué)校學(xué)生的檔案管理方式傳統(tǒng)守舊、觀念落后、信息系統(tǒng)不完善等原因，造成學(xué)校檔案管理工作效能低下，使檔案工作滿意度降低。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，資訊科技飛速發(fā)展，給人們的工作帶來便利、快捷，但目前學(xué)校檔案工作仍然是以紙質(zhì)的傳統(tǒng)方式進(jìn)行，檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重落后。

4.偏管理而輕服務(wù)

學(xué)校學(xué)生的檔案工作存在著重視管理、忽視服務(wù)等問題，導(dǎo)致學(xué)校檔案的使用效率低下，使學(xué)校的檔案管理工作發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。目前，我國(guó)學(xué)校檔案工作主要集中在檔案的收集、整理、歸類、保存等日常工作中，而檔案資源的方便檢索和合理共享，以及檔案的互動(dòng)和共享性還沒有得到很好的開發(fā)和利用，檔案資源為學(xué)生的升學(xué)、科研、創(chuàng)業(yè)等提供服務(wù)的功能還有待提高。

5.學(xué)生檔案管理缺少頂層設(shè)計(jì)與制度保障

學(xué)校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)缺乏頂層的規(guī)劃和制度保障，使得學(xué)校檔案管理工作的價(jià)值沒有得到應(yīng)有體現(xiàn)，無法為學(xué)校的高水平發(fā)展提供有效支撐。學(xué)校把培養(yǎng)學(xué)生作為第一目的，要培養(yǎng)并發(fā)掘出優(yōu)秀的學(xué)生。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)未能正確理解檔案管理對(duì)學(xué)校辦學(xué)定位、發(fā)展戰(zhàn)略、制定政策等具有的重大意義，導(dǎo)致檔案部門設(shè)置、人才選拔和培訓(xùn)、工作獎(jiǎng)懲等方面缺少頂層設(shè)計(jì)與制度保障，影響學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展。

三、學(xué)生檔案信息化管理建設(shè)措施

解決學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，使學(xué)校的檔案信息化管理工作真正落實(shí)，是一個(gè)既繁重又必須不斷進(jìn)行的工作。這不僅關(guān)系到學(xué)校高素質(zhì)的發(fā)展，也關(guān)乎學(xué)生的切身利益和檔案管理工作人員的職業(yè)幸福感。同時(shí)，這也是數(shù)字化校園、數(shù)字化社會(huì)發(fā)展的必然要求。因此，如何加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化管理工作，是當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的“人財(cái)物”投入

加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的人力和財(cái)力的投入，為學(xué)校檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。既要培養(yǎng)專門的學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)，又要為其配備專門的工作場(chǎng)所和設(shè)備設(shè)施，為其配備專門的檔案存放室，以確保檔案的安全問題。

2.提高學(xué)生檔案信息化管理的及時(shí)性與全面性

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的及時(shí)性與全面性，展現(xiàn)學(xué)生的三維、動(dòng)態(tài)發(fā)展歷程。學(xué)校學(xué)生檔案信息來源多樣、內(nèi)容且豐富有價(jià)值，如果不及時(shí)、不全面、不精確地進(jìn)行信息錄入和展示，不但無法充分利用其信息的內(nèi)在意義，還容易給用戶帶來不良后果。因此，學(xué)生檔案管理館員要對(duì)所收集的學(xué)生資料進(jìn)行及時(shí)整理、歸納，并進(jìn)行信息化儲(chǔ)存，讓用戶能夠在線查詢到有關(guān)資料，從而更好地掌握有關(guān)資料，對(duì)于企業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展均具有十分重要的意義。

3.轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理工作方法和理念

要改變學(xué)校學(xué)生檔案管理工作方式，就必須更新工作觀念，提高工作效能，增強(qiáng)檔案工作滿意度。通過大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和檔案工作的融合，提高了學(xué)校檔案信息化管理工作效率，改變以往的檔案工作僅限于人工收集和查找的原始狀況，提高檔案工作效率，將檔案管理人員從機(jī)械、重復(fù)與緩慢的傳統(tǒng)工作狀態(tài)中解放出來。學(xué)校可定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其掌握先進(jìn)的檔案管理軟件和技術(shù)，熟練操作軟硬件的更新、維護(hù)和保養(yǎng)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，有效緩解檔案管理人員的職業(yè)倦怠感，提升其工作滿足度和幸福感。

4.提升學(xué)生檔案管理信息化服務(wù)內(nèi)容和水平

要提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量，必須要充分利用好學(xué)校的檔案信息資源，使檔案工作更好地為學(xué)校管理提供科學(xué)依據(jù)。學(xué)生檔案管理要在確保館藏信息保密基礎(chǔ)上，發(fā)揮其作用，促進(jìn)館藏信息的互動(dòng)和共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以把學(xué)生檔案管理電子政務(wù)系統(tǒng)和學(xué)生檔案基礎(chǔ)資料整合到一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中。例如，學(xué)生利用一卡通進(jìn)出宿舍、食堂和超市購(gòu)物、在圖書館自習(xí)和借書等，都構(gòu)成一系列多元化的信息。同時(shí)，可以在學(xué)校電子管理系統(tǒng)中設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的學(xué)生資料入口，將各學(xué)校的電子管理系統(tǒng)和學(xué)生資料都列入該系統(tǒng)中，由管理員和學(xué)生利用賬號(hào)和口令登錄，即可獲得在各自的權(quán)限范圍之內(nèi)的各種信息，并據(jù)此對(duì)其生活方式、性格和學(xué)習(xí)狀況進(jìn)行分析，以對(duì)其進(jìn)行未來的發(fā)展和工作推薦，并為其今后的繼續(xù)教育和工作推薦提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的頂層設(shè)計(jì)與制度保障

為促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作全面開展，把檔案管理工作認(rèn)真落到實(shí)處，從人員、經(jīng)費(fèi)、制度等方面建立健全各項(xiàng)制度，出臺(tái)檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰辦法，明確檔案工作日常管理規(guī)定，使檔案管理工作有章可循，有法可依，整合涉及學(xué)生檔案的學(xué)校各部門，使其成為統(tǒng)一整體。只有建立健全的制度，才能確保學(xué)校的檔案信息化管理系統(tǒng)得以充分利用，使檔案信息資源能夠更好地為學(xué)校發(fā)展提供有效的支撐，使學(xué)校的教育信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，從而促進(jìn)學(xué)校的高水平發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合目前學(xué)校學(xué)生檔案的管理實(shí)踐，從建立數(shù)據(jù)庫(kù)、引進(jìn)大數(shù)據(jù)等方面，提出一種新型管理模式，并將其運(yùn)用于實(shí)踐中。作者認(rèn)為，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)大量的學(xué)生資料進(jìn)行合理分類，既可以提高管理的有效性，又可以提高管理的準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)管理上的不規(guī)范現(xiàn)象，進(jìn)而提高學(xué)校的行政工作水平。在此基礎(chǔ)上，通過引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使該管理模式在實(shí)踐中的一些問題得到改進(jìn)，以使該管理方式更加適合學(xué)校的各項(xiàng)工作。同時(shí)，正確運(yùn)用管理手段，可以提高學(xué)生檔案資料的利用效率，充分挖掘其潛在價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張?chǎng)伍?學(xué)校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查——以遼寧市級(jí)公立本科學(xué)校為例[D].沈陽(yáng)：遼寧學(xué)校，2020.

[2]湯頂華.學(xué)校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀、困境和出路[J].檔案與建設(shè)，2018（07）：84-85.

[3]楊 蕾.“互聯(lián)網(wǎng)＋”視野下學(xué)校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J].資源信息與工程，2018（06）：201-204.

[4]周學(xué)芬.學(xué)校學(xué)生檔案全面信息化的必要性和可行性分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（02）：1.

[5]鄭 潔.學(xué)校學(xué)生檔案管理模式建構(gòu)創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)世界，2020（02）：25-26.

[6]吳麗偉.學(xué)生檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：135.

[7]馬秋妍.學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：86.

[8]孫康燕.大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策剖析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（09）：18.

[9]許 鑫.數(shù)字化校園背景下學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建——以呼倫貝爾學(xué)院為例[J].呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報(bào)，2020（6）：83-86.

[10]溫明明，張燕紅.數(shù)字化建設(shè)背景下檔案管理模式優(yōu)化研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（3）：72-73.

[11]張曉明.數(shù)字化建設(shè)背景下檔案管理模式優(yōu)化策略思考[J].文存閱刊，2021（26）：27.

[12]陳燕珍.中學(xué)檔案管理價(jià)值的開發(fā)和利用研究初探[J].暢談，2021（7）：196-198.

[13]曾憲力.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（9）：45-46.

[14]林 勇，郗 勇.高中學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理初探[J].神州（中旬刊），2013（10）：268.

[15]林李霞.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（5）：24-26.

（作者單位：海南省文昌中學(xué)）