公立醫(yī)院檔案專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)狀調(diào)查與分析報(bào)告

韋麗陽(yáng)　熊建芳

摘 要：目的：了解柳州市公立醫(yī)院檔案專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)狀。方法：采用文獻(xiàn)資料研究、實(shí)地調(diào)研與訪談等方法，對(duì)柳州市公立醫(yī)院檔案專業(yè)技術(shù)人員的基本情況以及工作情況進(jìn)行了解。結(jié)果：受訪單位共有專業(yè)技術(shù)人員23822人，其中檔案專業(yè)技術(shù)人員170人，占比為0.7%。檔案管理專業(yè)博士、碩士、本科及大專以下學(xué)歷者分別為0、2人、5人；高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)職稱人員分別占6人、7人、7人，其他120人。結(jié)論：柳州市公立醫(yī)院檔案專業(yè)技術(shù)人員工作存在職業(yè)技能缺失，能力缺乏；工作激情缺失，熱情不足；學(xué)習(xí)精神缺失，工作被動(dòng)；創(chuàng)新精神缺失，得過(guò)且過(guò)等問(wèn)題；需要從把好入口，提升專業(yè)技能；恰當(dāng)激勵(lì)，營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)氛圍；增強(qiáng)素質(zhì)，提高道德素養(yǎng)；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素質(zhì)以及打造多元化檔案專業(yè)技術(shù)人員團(tuán)隊(duì)等方面進(jìn)行改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案專業(yè)技術(shù)人員；工作；現(xiàn)狀；對(duì)策

掛靠項(xiàng)目：柳州市科協(xié)軟科學(xué)研究課題，項(xiàng)目編號(hào)：柳科協(xié)軟20210115號(hào)

引言

新時(shí)代背景，對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員提出了前所未有的挑戰(zhàn)，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展與推進(jìn)，要求檔案管理能夠符合信息化時(shí)代的需求，這樣才能提升檔案的服務(wù)效率與質(zhì)量。通過(guò)對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員工作現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，能夠進(jìn)一步明確當(dāng)前工作存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性提出改進(jìn)對(duì)策。本文即立意在此，以期望能夠?yàn)樘嵘龣n案專業(yè)技術(shù)人員工作水平提供有價(jià)值的參考。

1 檔案專業(yè)技術(shù)人員工作現(xiàn)狀

1.1 對(duì)象與方法

對(duì)象：柳州市二級(jí)以上公立醫(yī)院（31家，其中三級(jí)公立醫(yī)院11家、二級(jí)公立醫(yī)院20家）。方法：受疫情影響，主要通過(guò)電子郵箱發(fā)放問(wèn)卷和電話溝通的方式，調(diào)查受訪機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)技術(shù)人員的基本情況，包括人員數(shù)量、學(xué)歷情況、職稱情況、年齡構(gòu)成、性別比例、科研立項(xiàng)及論文發(fā)表情況、檔案年增長(zhǎng)情況、檔案數(shù)字化工作情況、崗位滿意度情況等。調(diào)查數(shù)據(jù)處理：將調(diào)查問(wèn)卷數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，利用Excel軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

1.2 調(diào)查結(jié)果

受訪機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、性別、年齡構(gòu)成：

受訪機(jī)構(gòu)共有檔案專業(yè)技術(shù)人員170人，專職人員20人，一人多崗150人，女性多于男性；年齡在26—55歲為主。見(jiàn)表1。

受訪機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷構(gòu)成：

受訪機(jī)構(gòu)檔案技術(shù)人員以本科為主，占77.64%；研究生只占1.76%。見(jiàn)表2。

受訪機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)技術(shù)人員職稱構(gòu)成：

受訪機(jī)構(gòu)檔案技術(shù)人員檔案系列職稱占比僅為11.77%，其他系列職稱占比達(dá)88.23%，從事檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重不足。見(jiàn)表3。

受訪機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)技術(shù)人員近五年科研立項(xiàng)及論文發(fā)表情況：

受訪機(jī)構(gòu)檔案技術(shù)人員近五年有市級(jí)科研立項(xiàng)項(xiàng)目1項(xiàng)，發(fā)表省級(jí)以上論文31篇?？蒲许?xiàng)目和論文發(fā)表都在三級(jí)醫(yī)院。見(jiàn)表4。

受訪機(jī)構(gòu)檔案年增長(zhǎng)情況和檔案數(shù)字化情況：

受訪機(jī)構(gòu)檔案年增長(zhǎng)在501—1500卷為主，檔案數(shù)字化工作幾乎尚未開展。見(jiàn)表5.

受訪機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)技術(shù)人員崗位滿意度情況：

受訪機(jī)構(gòu)檔案技術(shù)人員對(duì)崗位滿意占比11.77%，一般占比50%，不滿意占比38.23%。見(jiàn)表6。

2 檔案專業(yè)技術(shù)人員工作存在的問(wèn)題

2.1 職業(yè)技能缺失，能力缺乏

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作人員大多是轉(zhuǎn)崗人員或者是兼職人員，又是大多數(shù)人員年紀(jì)較大。從業(yè)務(wù)技能角度來(lái)看，接受專業(yè)技能培訓(xùn)較少，多數(shù)人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，因此與檔案專業(yè)技術(shù)人員的標(biāo)準(zhǔn)還有一定的差距。從檔案管理組織角度來(lái)看，絕大部分人員不是檔案管理專業(yè)，在實(shí)際工作中出現(xiàn)力不從心的情況。另外，檔案專業(yè)畢業(yè)的人才，在校學(xué)習(xí)存在理論脫離實(shí)際的情況，存在職能技能缺失的問(wèn)題，也就意味著無(wú)法滿足檔案管理工作的實(shí)際需求[1]。

2.2 工作熱情不足

檔案管理是一項(xiàng)集政策性、保密性、專業(yè)性、系統(tǒng)性于一身的工作，存在可能付出大量時(shí)間、精力之后，卻得不到期望的效果，出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”期，會(huì)不認(rèn)同職業(yè)以及自身價(jià)值，也就失去了工作熱情，更會(huì)影響到工作質(zhì)量。

2.3 學(xué)習(xí)精神缺失，工作被動(dòng)

從調(diào)查來(lái)看，由于各種因素的影響，部分檔案專業(yè)技術(shù)人員，尤其是部分年齡較大的工作人員，對(duì)于新興技術(shù)了解不夠，而且自身學(xué)習(xí)能力較低，因此難以跟上時(shí)代的需求。這是因?yàn)閷W(xué)習(xí)精神的缺失，思想上沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到新技術(shù)、新理念能夠?yàn)闄n案管理帶來(lái)的改變，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際工作始終處于被動(dòng)局面，也就難以提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[2]。

2.4 創(chuàng)新精神缺失，得過(guò)且過(guò)

檔案管理工作的自身的特點(diǎn)，使得很多檔案管理人員認(rèn)為創(chuàng)新與檔案工作不沾邊，按照既有的固定模式做好本職工作即可。從相關(guān)調(diào)查來(lái)看，大部分檔案專業(yè)技術(shù)人員缺失創(chuàng)新精神，認(rèn)為創(chuàng)新意義不大。同時(shí)，因?yàn)闄n案專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)能力參差不齊，所儲(chǔ)備的檔案管理知識(shí)不足，加之對(duì)崗位沒(méi)有更加深入的認(rèn)識(shí)，所以工作上就得過(guò)且過(guò)，“不求有功，但求無(wú)過(guò)”的思想比較嚴(yán)重，也就更談不上創(chuàng)新。

3 強(qiáng)化個(gè)人素質(zhì)、打造多元團(tuán)隊(duì)

3.1 檔案專業(yè)技術(shù)人員工作改進(jìn)對(duì)策

3.1.1把好入口，提升專業(yè)技能。提升檔案管理效率與質(zhì)量，必須提升檔案專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)。這就要首先把好入口。對(duì)于檔案管理部門而言，需要對(duì)從業(yè)人員的準(zhǔn)入規(guī)則進(jìn)行規(guī)范，提高準(zhǔn)入門檻，力求從源頭解決專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)較低的問(wèn)題。對(duì)于新的從業(yè)者而言，建議最好是專業(yè)或者是相近專業(yè)的人員，即使是轉(zhuǎn)崗人員，也應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，不僅要進(jìn)行專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，而且還要學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，讓檔案專業(yè)技術(shù)人員擁有一定的檔案管理能力，獲取對(duì)應(yīng)職業(yè)資格證書之后才能上崗。入職之后，檔案管理部門應(yīng)該定期或者不定期為檔案專業(yè)技術(shù)人員提供培訓(xùn)計(jì)劃以及培訓(xùn)平臺(tái)。同時(shí)，可以組織企事業(yè)單位之間開展有關(guān)檔案管理的交流活動(dòng)，共同探索檔案管理先進(jìn)技術(shù)、專業(yè)技術(shù)。此外，建議相關(guān)部門能夠制定以及頒布相關(guān)政策，最好是帶有一定激勵(lì)性質(zhì)的政策，這樣才能鼓勵(lì)更多檔案專業(yè)技術(shù)人員去主動(dòng)積極投身學(xué)習(xí)，從而實(shí)現(xiàn)專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)的提升[3]。

3.1.2恰當(dāng)激勵(lì)，營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)氛圍。檔案管理部門應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)、合理的績(jī)效評(píng)定規(guī)則，要做到賞罰分明?？?jī)效考核內(nèi)容應(yīng)該與崗位職責(zé)、工作目標(biāo)保持一致，其重點(diǎn)是考核崗位職責(zé)以及工作成績(jī)。人力資源管理理論指出，激發(fā)工作人員積極性的主要因素是“回報(bào)”，所以績(jī)效考核的結(jié)果應(yīng)該與回報(bào)進(jìn)行掛鉤，這對(duì)于檔案專業(yè)技術(shù)人員的工作熱情以及在工作崗位上的成長(zhǎng)來(lái)講非常重要?？己巳藛T需要將考核結(jié)果及時(shí)反饋給對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，要肯定檔案專業(yè)技術(shù)人員的優(yōu)點(diǎn)，最好能夠結(jié)合實(shí)例說(shuō)明優(yōu)點(diǎn)，避免空談，這樣才能對(duì)其他工作人員產(chǎn)生一定的激勵(lì)作用?？己私Y(jié)果應(yīng)該與獎(jiǎng)懲制度、薪資調(diào)整、職位晉升進(jìn)行掛鉤，讓所有員工能夠感受到“有付出就有收獲”的成就感，這樣能夠營(yíng)造出良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，有利于充分調(diào)動(dòng)檔案專業(yè)技術(shù)人員的工作熱情，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。

3.1.3增強(qiáng)素質(zhì)，提高道德素養(yǎng)。檔案專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培養(yǎng)可以從環(huán)境入手，通過(guò)創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，讓檔案管理工作進(jìn)入良性發(fā)展的階段。一方面，能夠凝聚檔案專業(yè)技術(shù)人員的人心；另外一方面，有助于塑造更多合格的檔案專業(yè)技術(shù)人員。此外，檔案管理部門應(yīng)該定期或者不定期組織與檔案專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)道德素養(yǎng)提升有關(guān)的交流會(huì)、講座會(huì)、主題活動(dòng)，使其能夠認(rèn)識(shí)到工作的重要性，強(qiáng)化其職業(yè)道德意識(shí)，使其能夠用嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)刻要求自己，特別是一些原則上的問(wèn)題，一定要擺正態(tài)度，追求工作之中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，這樣才能真正達(dá)到增強(qiáng)素質(zhì)以及提升道德素養(yǎng)的目的。

3.1.4加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素質(zhì)。對(duì)于檔案專業(yè)技術(shù)人員而言，檔案管理部門提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)以及培訓(xùn)平臺(tái)固然重要，其自身也需要具備一定的自主學(xué)習(xí)能力，不能過(guò)度依賴集中培訓(xùn)的被動(dòng)接受知識(shí)的方式，應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況以及崗位需求主動(dòng)積極投身到學(xué)習(xí)之中，了解檔案管理的前沿知識(shí)、理念以及技術(shù)。同時(shí)，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員的實(shí)際需求引起關(guān)注，可以通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的方式了解他們對(duì)于檔案管理工作的建議與意見(jiàn)，督促檔案專業(yè)技術(shù)人員知曉自身工作中的不足，這樣才能有針對(duì)性促使檔案專業(yè)技術(shù)人員通過(guò)自主學(xué)習(xí)彌補(bǔ)不足。此外，建議能夠?qū)⒆灾鲗W(xué)習(xí)納入到績(jī)效考核之中，對(duì)于自主學(xué)習(xí)有顯著成效的檔案專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣也有利于營(yíng)造良好的激勵(lì)環(huán)境，可以讓更多檔案專業(yè)技術(shù)人員投身到自主學(xué)習(xí)之中，從而達(dá)到提升職業(yè)素質(zhì)的目的[4]。

3.2 打造多元化檔案專業(yè)技術(shù)人員團(tuán)隊(duì)

3.2.1學(xué)習(xí)型管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理工作具有政策性、保密性、專業(yè)性、系統(tǒng)性的特征，這就對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員團(tuán)隊(duì)提出更高的要求。檔案管理部門要重視學(xué)習(xí)型檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，督促團(tuán)隊(duì)能夠相互合作，使其能夠主動(dòng)積極深入了解以及研究所涉及的專業(yè)知識(shí)與技能，熟悉掌握黨以及國(guó)家所制定的有關(guān)檔案管理工作的政策、法律法規(guī)以及文件精神，尤其是需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求，對(duì)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行不斷優(yōu)化。同時(shí)，要求檔案專業(yè)技術(shù)人員能夠共同深入了解以及學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外有關(guān)檔案管理工作的發(fā)展歷史、發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中的規(guī)律進(jìn)行分析與總結(jié)，注重實(shí)踐與理論的結(jié)合，這樣有利于整個(gè)團(tuán)隊(duì)精通本職工作。還要對(duì)信息技術(shù)引起高度重視，要求檔案專業(yè)技術(shù)人員主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)，能夠運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案信息資源的收集工作、加工工作、整理工作，將有利于提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3.2.2服務(wù)型檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理的目的是為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域提供檔案服務(wù)。檔案管理部門需要重視打造服務(wù)型檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確認(rèn)識(shí)檔案的服務(wù)性質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，使服務(wù)方式更加周到、服務(wù)效果更好。檔案管理部門引導(dǎo)檔案專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案信息資源及檔案管理的價(jià)值，雖然這份工作不像其他工作可以立竿見(jiàn)影看到成效，只要團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人積極付出，就能保障檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)作，為社會(huì)各領(lǐng)域提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

3.2.3 團(tuán)結(jié)和諧的管理團(tuán)隊(duì)。團(tuán)結(jié)合作能夠強(qiáng)化整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作力、戰(zhàn)斗力以及凝聚力。檔案管理部門積極構(gòu)建團(tuán)結(jié)和諧的檔案管理團(tuán)隊(duì)，讓檔案專業(yè)技術(shù)人員能夠相互了解、相互幫助、相互鼓勵(lì)，做到優(yōu)劣互補(bǔ)、揚(yáng)長(zhǎng)避短，朝著共同的管理目標(biāo)不斷前進(jìn)。只有在團(tuán)結(jié)和諧的檔案管理團(tuán)隊(duì)的支持下，檔案服務(wù)才能實(shí)現(xiàn)效率與質(zhì)量的提升[5]。

5? 結(jié)論

綜上所述，時(shí)代在不斷改變，科技技術(shù)在不斷進(jìn)步，對(duì)于檔案專業(yè)技術(shù)人員而言，將面臨新的挑戰(zhàn)，也有新的機(jī)遇。檔案信息資源在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用，特別是信息化時(shí)代背景下，檔案信息資源更加要追求精準(zhǔn)、客觀、完整、高效的目的，這就對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員提出更高的要求。因此，檔案專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)該主動(dòng)積極面對(duì)挑戰(zhàn)，認(rèn)清工作中存在的問(wèn)題，并抓住機(jī)遇不斷改進(jìn)，以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的工作需求，從而為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，并促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：韋麗陽(yáng)，本科學(xué)歷，館員，研究方向：檔案學(xué)專業(yè)。熊建芳，本科學(xué)歷，副研究館員，研究方向：檔案學(xué)專業(yè)。