電子文件的可信性與前端控制策略研究

王昱?胡安娜

摘 要：信息化時代下，電子文件作為互聯(lián)網(wǎng)時代的產(chǎn)物方興未艾，對其進(jìn)行歸檔、管理與利用已經(jīng)成為當(dāng)今檔案工作重要內(nèi)容之一。電子文件因其獨(dú)特性質(zhì)在日常管理中與紙質(zhì)文件有所不同，對其可信性的認(rèn)識與維護(hù)也應(yīng)與時俱進(jìn)。文章依據(jù)電子文件自身特征，推出其在可信性方面可能存在的問題，進(jìn)而指出在維護(hù)電子文件可信性上前端控制的重要意義，圍繞電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性的維護(hù)要求分別進(jìn)行探討，最終給出前端控制助力維護(hù)電子文件可信性的參考策略。

關(guān)鍵詞：可信性；前端；制度；標(biāo)準(zhǔn)化

隨著無紙化辦公、智慧化企業(yè)的廣泛應(yīng)用，電子文件廣泛頻繁形成于各單位、各領(lǐng)域。電子文件的收集歸檔工作成為許多單位檔案部門重要工作任務(wù)之一，做好電子文件管理工作，已經(jīng)成為新時期檔案工作者面臨的挑戰(zhàn)。近年來，通過不斷研究、探索、實(shí)踐，在電子文件的管理過程中了解了電子文件的來源及基本特點(diǎn)等，逐步制定、完善了一些管理辦法和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對其我們已經(jīng)不再陌生，而電子文件的可信性與前端控制策略的研究，對于應(yīng)對檔案工作新挑戰(zhàn)具有重要意義。

1 電子文件概念及主要特征

1.1 電子文件的概念

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》中對電子文件的定義為：“電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄[1]?！笨傮w來說，電子文件既有數(shù)字化特征，又有文件屬性，是數(shù)字信息與文件這兩個概念的集合。

1.2 電子文件主要特征

一是電子文件信息化設(shè)備直接生成，沒有經(jīng)歷紙質(zhì)等其他載體階段，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示。二是電子文件依賴計算機(jī)等數(shù)字系統(tǒng)閱讀、處理，脫離計算機(jī)系統(tǒng)人們無法管理，這就決定了電子文件本身與紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)類型載體的文件有截然不同的特點(diǎn)，其管理需要采取不同的技術(shù)方法。三是信息與載體的相對分離性。與紙質(zhì)文件相比，電子文件載體與信息之間不再是唯一的，文件可以自由在各載體間轉(zhuǎn)移。特別是當(dāng)今Web4.0時代條件下，電子文件產(chǎn)生到使用過程中一對多的信息傳播模式十分常見。四是信息的易變性。電子文件承載信息不必受載體束縛，信息具有相對獨(dú)立性，這使得人們對其信息的變更修改十分方便且不留痕跡。此外，電子文件載體也存在不穩(wěn)定性，信息化時代，極易出現(xiàn)因兼容性問題導(dǎo)致的載體間數(shù)據(jù)遷移，由于軟件、硬件、技術(shù)、操作等各方面的原因，轉(zhuǎn)換過程中可能導(dǎo)致信息的失真，信息損壞，信息失去可信性、變異風(fēng)險增大。

1.3 基于電子文件特征的歸檔要求

電子文件的產(chǎn)生和運(yùn)行是在單位或部門的辦公自動化及其它各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行的，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件截然不同。但與紙質(zhì)文件一樣的是其產(chǎn)生和運(yùn)行過程有一個基本程序，一般都分發(fā)和收兩大類，做好電子文檔歸檔工作，既要參照紙質(zhì)檔案歸檔制度規(guī)范，又要考慮到其新特征。2015年實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》操作規(guī)范中，就將電子文件整理納入適用范圍。目前，國內(nèi)大部分?jǐn)?shù)字化檔案館對電子文件整理基本按照組件→格式轉(zhuǎn)換→元數(shù)據(jù)收集→分類→排列→編號→編目→歸檔數(shù)據(jù)包組織→存儲，進(jìn)行規(guī)范整理。電子文件接收進(jìn)館后，其利用也應(yīng)更加注意，嚴(yán)格界定利用范圍，利用過程中不外借其載體、未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、利用時應(yīng)使用拷貝件、利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定，特別是對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)遵守國家或相關(guān)部門的保密規(guī)定，確保有穩(wěn)妥的安全保密措施。

總之，電子文件易被修改、不易留痕，導(dǎo)致其易失真；信息同載體無需綁定，技術(shù)更迭、存儲介質(zhì)更換導(dǎo)致信息損耗，影響其可用性；傳播過程和數(shù)據(jù)遷移不規(guī)范，導(dǎo)致其失去完整性等，都可能使電子文件失信。結(jié)合電子文件的產(chǎn)生和運(yùn)行流程，對其可信性及前端控制策略進(jìn)行研究十分必要。

2 可信性要素及前端控制的必要性

對電子文件的可信性國內(nèi)外有不少觀點(diǎn)。Inter PARES這一項目最先對可信性進(jìn)行研究后，不少專家學(xué)者在此基礎(chǔ)上又進(jìn)一步進(jìn)行探索。我國馮惠玲教授則將電子文件應(yīng)具有的質(zhì)量概括為真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性[2]。因此，對電子文件可信性進(jìn)行探索，需要從這四個要素入手。

2.1 各要素特點(diǎn)分析

2.1.1真實(shí)性。真實(shí)性是指形成的電子文件各要素與發(fā)生時的原始狀況一致，包括內(nèi)容、背景等，可以將真實(shí)性理解為“原始性”。要求電子文件具有真實(shí)性，除了必須是當(dāng)人當(dāng)事形成的原始資料的“淺層真實(shí)”之外，還需將便于系統(tǒng)、宏觀了解文件全貌的背景信息等“深層真實(shí)”做好記錄。電子文件形成后，載體和格式都會發(fā)生改變，因此需要相關(guān)信息證實(shí)電子文件的原始性，即真實(shí)性。

2.1.2可靠性。可靠性是內(nèi)容可信、流程合規(guī)、載體安全的統(tǒng)一，三者缺一不可。電子文件內(nèi)容本身必須做到可信，可充分、準(zhǔn)確地反映事實(shí)，存憑留史作為依據(jù)；文件必須按照正常業(yè)務(wù)流程被創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)，全播過程在信源、傳播渠道、信宿各環(huán)節(jié)中均安全可靠；電子文件載體也需安全，避免感染電子病毒、載體存儲功能損壞等。

2.1.3完整性。完整性是指電子文件各部分、各元素完整無缺損。不同于紙質(zhì)文件，電子文檔的歸檔不僅要考慮文件本身可視部分和不可視部分的完整性，還要注意分析文件超級鏈接、置標(biāo)語言等聯(lián)系各個要素的手段是否有效。對于分布在若干不同載體或數(shù)據(jù)，以若干份文件相連接的方式而存在的電子文件，全部相關(guān)文件及數(shù)據(jù)收集齊全才算具有完整性。

2.1.4可用性。可用性即電子文件的有效性。電子文件編碼過程要遵循一般規(guī)則，使信息容易正常解碼，增強(qiáng)被理解的可能和利用率。可用性可保證電子文件內(nèi)容可以精準(zhǔn)地被讀取和利用，得以更長久保存，沒有丟失和差錯。

2.2 前端控制的必要性

2.2.1前端控制的概念。對電子文件進(jìn)行前端控制，實(shí)質(zhì)就是在文件形成前采取行動，從電子文件產(chǎn)生源頭對文件和檔案工作進(jìn)行整體把握，做到提前介入、全程服務(wù)。電子文件的前端控制可以幫助檔案管理部門掌握“第一手資料”，提升可靠性。預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也可以保障歸檔電子文件的規(guī)范性，全程跟隨服務(wù)有助于保障文件安全性。比如，目前產(chǎn)生電子文件最多的自動辦公系統(tǒng)，它與最終歸檔的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，各部門在辦公中對于電子文件的管理、保存和利用等極易出現(xiàn)問題，若不能做好前端控制，協(xié)同辦公的“最后一公里”始終無法打通。要進(jìn)行高效率的檔案管理，必須實(shí)施前端控制。

2.2.2前端控制的要求。厘清前端控制的概念后，做好電子文件前端控制工作的要求就很好推出了。（一）前端控制并非介入文件產(chǎn)生過程。檔案管理部門僅限于對生成電子文件進(jìn)行收集保管利用，并非介入各業(yè)務(wù)部門工作，前端控制也不需體現(xiàn)檔案部門意志，越權(quán)實(shí)施“長臂管轄”是不現(xiàn)實(shí)也不應(yīng)該的。（二）前端控制不能局限文件本身。前端控制不僅是對檔案實(shí)體由后端拓展到前端進(jìn)行管理，也要關(guān)注文件產(chǎn)生部門前端整理流程、硬件設(shè)施等的合理性，并給出有利于銜接后續(xù)保管利用的建議。（三）前端控制要與數(shù)字化轉(zhuǎn)型相適應(yīng)。信息化時代，企業(yè)都在積極進(jìn)行數(shù)字化和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，諸如政府信息采集、進(jìn)行數(shù)字化加工信息的范圍等前端環(huán)節(jié)，檔案部門應(yīng)積極提供統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。比如，作為企業(yè)重要信息的電子文件，如果保存期是永久的，則應(yīng)該采取一切手段延長文件的壽命，且不能失去文件的真實(shí)性。

３ 新時代面臨的新問題及策略

電子文件的可信性受其四因素影響，新時代電子文件管理要做好前端控制，也要在增強(qiáng)其真實(shí)、可靠、完整、可用中找到策略。

3.1 前端控制面臨的問題

3.1.1文件內(nèi)容的復(fù)雜性。電子文件不受限于載體，形式多樣，文字、圖片、音視頻、超鏈接、動態(tài)靜態(tài)文件等大大增加了歸檔難度。各業(yè)務(wù)部門的具體業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料更是種類繁多，其歸檔范圍、保存價值、采集時間都需要綜合考量。

3.1.2檔案部門介入時機(jī)問題。電子文件產(chǎn)生于系統(tǒng)之中，業(yè)務(wù)部門所應(yīng)用載體型號配置各不相同，要想真正做好歸檔管理，文件管理系統(tǒng)也應(yīng)兼容差異性，如何恰到好處介入其中，避免有價值的檔案信息流失，是擺在檔案工作者面前的一大難題。檔案部門的介入，理論上應(yīng)該比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時間更超前，受限于人力、管理界面等原因，這一要求是目前檔案部門面臨的一大挑戰(zhàn)。

3.1.3歸檔流程完整性問題。前端控制強(qiáng)調(diào)提前規(guī)劃與管理，為日后歸檔打下堅實(shí)基礎(chǔ)，達(dá)到事半功倍效果，但前端控制與全程管理并不能割裂開。電子文件形成之后，無論最終走向永久保存還是銷毀都是一個過程性管理，只強(qiáng)調(diào)前端未免會頭重腳輕，不利于電子文件整體的保管、使用工作。

3.1.4線上接受社會面推廣難度大。目前社會層面文件產(chǎn)生部門與歸檔單位之間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通平臺仍未完全建立，雖然近幾年國家在大力推動數(shù)字化、信息化檔案館建設(shè)，部分企業(yè)綜合性檔案館也在為爭做示范性數(shù)字檔案館（室）不斷努力，但也僅僅局限于試點(diǎn)階段，大范圍推廣難度大。雖有部分較先進(jìn)企業(yè)嘗試通過業(yè)務(wù)部門開設(shè)端口、檔案部門連接端口進(jìn)行全程線上接收，但往往是點(diǎn)對點(diǎn)，試點(diǎn)展示意義大于實(shí)際應(yīng)用意義。

3.1.5檔案工作者職業(yè)素養(yǎng)新要求。前端控制理念，是對全程管理的優(yōu)化，利于提高工作效率，降低不必要的損耗，但這也對檔案工作隊伍提出了更高要求。不僅要對過去紙質(zhì)文檔歸檔全流程熟悉掌握，還要熟悉電子文件生命周期，對全過程各環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌謀劃、合理安排，達(dá)到最好利用效果；對相關(guān)的法律法規(guī)的新要求等，也應(yīng)考慮在前端控制規(guī)范化設(shè)計中。

3.2 前端控制的策略

3.2.1全程記錄保證電子文件的真實(shí)性。（一）相較于紙質(zhì)文件，電子文件更易被篡改，保證真實(shí)性是最重要的環(huán)節(jié)。前端控制要在介入之初便進(jìn)行記錄，對于文件使用過程中交接、簽署等工作進(jìn)行備注，保證文件真實(shí)性。（二）研究制定相關(guān)操作流程，盡可能細(xì)化各項標(biāo)準(zhǔn)，讓電子文檔歸檔中各項問題均有規(guī)可依。

3.2.2守職盡責(zé)保證電子文件可靠性。（一）明確檔案館職責(zé)屬性，以法定形式使維護(hù)可靠性成為檔案館的責(zé)任和義務(wù)。（二）將電子文件的制作規(guī)程納入法制化軌道，規(guī)范電子文件各流程、各環(huán)節(jié)上的運(yùn)行與利用。（三）確保載體安全可靠。電子文件感染病毒的渠道可以是多方面的，如計算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等。且病毒的種類日新月異，防不勝防。歸檔文件和歸檔介質(zhì)需在進(jìn)館前切斷風(fēng)險源。

3.2.3規(guī)范流程保證電子文件完整性。（一）建立電子文件的歸納整理規(guī)范。通過完善的制度來明確收集和積累電子文件，降低其被誤刪、或因存儲分散而收集不全的風(fēng)險。（二）設(shè)立電子文件暫存空間。電子文件辦理完畢后暫時保存的地址容易丟失，設(shè)立電子文件暫存空間可隨時將電子文件集中保存，防止遺漏、丟失。（三）制定元數(shù)據(jù)操作流程規(guī)范。數(shù)據(jù)產(chǎn)生過程中，即使存儲區(qū)域不同，也必須組成一體化管理的信息庫，使系統(tǒng)運(yùn)行過程中能自動把相關(guān)的元數(shù)據(jù)和電子文件連接到一起。

3.2.4安全檢查保證電子文件可用性。前端控制工作不僅服務(wù)當(dāng)下，更立足長遠(yuǎn)。檔案存史的性質(zhì)要求電子文件不僅要在形成時可利用，同時需要保證日后多次無差錯讀出的技術(shù)性能。（一）需要對其載體狀況進(jìn)行全方位檢查，對其支持軟件、操作系統(tǒng)信息進(jìn)行明確。（二）進(jìn)行文件容災(zāi)備份，保證在后續(xù)開發(fā)、利用、資政過程中提供電子文件數(shù)據(jù)支撐。

3.2.5電子文件前端控制需做好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（一）確保電子文件的長期性和有效性，必須對某些控制要素進(jìn)行分類設(shè)定和控制，對不同的載體形式、密級等，要有針對性方案，精準(zhǔn)管理服務(wù)。（二）確保電子文件從產(chǎn)生、使用到移交、歸檔、查詢利用各環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依，讓流程管事。（三）嚴(yán)格規(guī)范加密、授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)，通過專業(yè)化控制手段，進(jìn)行分類安全控制。

3.2.6培養(yǎng)專業(yè)化人才。檔案管理人員必須了解電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行的有關(guān)特征，了解國家和有關(guān)部門制定的關(guān)于電子文件管理的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，了解本單位的業(yè)務(wù)工作流程。在保證歸檔電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性的基礎(chǔ)上，提出本單位電子文件管理的具體要求[3]。檔案部門應(yīng)積極吸納相關(guān)領(lǐng)域人才，把水平高、能力強(qiáng)的納入隊伍中；加大教育培養(yǎng)力度，開設(shè)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)安全保障等培訓(xùn)，將學(xué)習(xí)培訓(xùn)常態(tài)化；積極吸取先進(jìn)地區(qū)、先進(jìn)單位經(jīng)驗(yàn)，比學(xué)趕超，強(qiáng)化自身隊伍建設(shè)。

４ 結(jié)語

前端控制需兼具“把關(guān)人”職責(zé)，因此對具備數(shù)字化專業(yè)知識的復(fù)合型人才需求更多，對人才隊伍建設(shè)要求更高，對文件產(chǎn)生單位所在行業(yè)的新事物、新業(yè)態(tài)也應(yīng)有所了解。電子文件歸檔管理需要創(chuàng)新理念，檔案管理人員要適應(yīng)崗位要求。企業(yè)檔案部門也應(yīng)根據(jù)各業(yè)務(wù)部門使用的電子信息系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)的新變化，積極做好各類電子信息系統(tǒng)及辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接，組織專業(yè)人士制定電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)全過程管理，增強(qiáng)可信性。

綜上所述，信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息化勢頭不可逆轉(zhuǎn)，但受大環(huán)境影響，新時期工作還有很長的路要走，檔案相關(guān)工作者需要打破傳統(tǒng)檔案管理模式，按照前端控制思路，鏈接檔案形成全過程，讓電子文件歸檔工作更加科學(xué)、高效，也是邁向數(shù)字化、建設(shè)數(shù)字化檔案館的重要舉措。而在對電子文件實(shí)施前端控制時，應(yīng)利用好檔案管理的OA系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員思想觀念，做好前端控制，以保障檔案的安全性。

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