新時代高校實物檔案管理與教育功能的構(gòu)建及實現(xiàn)

摘 要：高校實物檔案是高校歷史文化的見證和記載，是高等學(xué)校的寶貴財富。新時代高校實物檔案管理呈現(xiàn)出多樣化的載體形式、高度的珍貴性和安全要求、高效的數(shù)字化管理、系統(tǒng)化的分類和管理、資源共享和服務(wù)功能愈加凸顯的特點。本文基于新時代高校實物檔案管理的特點，分析了高校實物檔案具有記憶屬性、文化屬性、知識屬性等教育功能屬性，認(rèn)為高校實物檔案發(fā)揮教育功能具有較強的吸引力、極大的說服力和十足的感染力，并提出實現(xiàn)的途徑和方法，旨在為高校實物檔案的管理和利用提供新的思路和實踐經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：新時代；高校實物檔案；檔案管理；教育功能

高校實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，在高校發(fā)展和各類工作、活動中形成的，或高校根據(jù)情況征集、征購的，具有保存和利用價值的特定物品及其相配套的文字說明等材料，包括但不限于各種文物、名人字畫、名人手稿、教案教具，榮譽證書、牌匾、錦旗、獎杯、獎?wù)拢鞣N紀(jì)念品、禮品，印章、徽標(biāo)，以及其他學(xué)校重大事件、重要活動中產(chǎn)生的有保存價值的實物。高校實物檔案“是高校檔案不可缺少的重要組成部分，是紙質(zhì)檔案的有效補充，是學(xué)校的寶貴財富”[1]。新時代高校實物檔案管理需要創(chuàng)新思路和方法，將傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理。同時，高校實物檔案管理也需要與高校的教育教學(xué)相結(jié)合，充分發(fā)揮實物檔案在高校教育中的作用。通過挖掘高校實物檔案資源，構(gòu)建多元化的教育功能，為高校師生提供更加豐富、深入、立體的教育體驗。

1 新時代高校實物檔案管理的特點

1.1 多樣化的載體形式

相比于其他類型的檔案，高校實物檔案的實物形式更加多樣化和特殊化，典型的有字畫、雕塑、教案教具、儀器設(shè)備、榮譽牌匾和獎杯等，它們的載體形式非常豐富，能夠更加直觀地展現(xiàn)歷史和文化的真實面貌，同時也更容易激發(fā)人們的感性認(rèn)識，產(chǎn)生教育功能和作用。

1.2 高度的珍貴性和安全要求

實物檔案通常由人工制作或生產(chǎn)，有的實物檔案具有較高的藝術(shù)價值，且具有唯一性，因此具有高度的珍貴性。與其他綜合檔案保存在檔案館庫房相比，高校實物檔案除了保存在實物檔案庫房，有的還被展覽于校史館以及其他各種臨展，更容易被竊取、丟失或損壞，對安全性要求更高。因此，高校實物檔案管理應(yīng)建立完善的安全管理機(jī)制，加強實物檔案的保護(hù)，確保檔案的安全性。

1.3 高效的數(shù)字化管理

隨著檔案數(shù)字化的不斷普及，很多高校也通過掃描、拍攝等手段對實物檔案進(jìn)行了數(shù)字化。數(shù)字化管理可以大大提高檔案管理和利用的效率，同時也可以更好地保護(hù)實物檔案原件。2022年4月，國家檔案局發(fā)布《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》，“規(guī)定了實物檔案數(shù)字化工作的組織與管理，以及實物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理與實物檔案驗收、移交和入庫等工作要求，填補了國內(nèi)實物檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的空白，為高校實物檔案的數(shù)字化提供了具體指導(dǎo)”[2]。而貴州大學(xué)檔案館（校史館）也早在2021年就啟動了實物檔案的數(shù)字化，并于2022年6月完成了實物檔案數(shù)字化驗收，實現(xiàn)了高效的數(shù)字化管理。

1.4 系統(tǒng)化的分類和管理

高校實物檔案資源不斷豐富，而實物檔案由于大小、形狀、材質(zhì)各不相同，系統(tǒng)化的分類和管理十分重要。新時代許多高校實物檔案管理已基本建立了完善的分類和管理體系，如貴州大學(xué)初步將實物檔案分為文物、校史（SW11）、榮譽類（SW12）、紀(jì)念品、禮品類（SW13）、印信類（SW14）、其他（SW15）五種大類，五大類還下設(shè)各個小類，方便分類管理。還建立了相關(guān)的實物檔案收集歸檔、借閱等管理制度，這些制度需要嚴(yán)格遵守。同時還需根據(jù)實物檔案的特殊性進(jìn)行防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的長期保存和可持續(xù)利用。

1.5 資源共享和服務(wù)功能愈加凸顯

高校實物檔案不僅是高校自身的重要文化和歷史遺產(chǎn)，也是為廣大社會提供服務(wù)的重要資源。因此，新時代的高校實物檔案管理還應(yīng)具備資源共享和服務(wù)功能。通過開展檔案數(shù)字化、展覽等活動，將高校實物檔案的價值最大化，提高檔案的利用率和社會影響力。此外，高校實物檔案管理還應(yīng)注重用戶需求，提供便捷的查詢、借閱等服務(wù)，讓用戶更加方便地獲取和利用檔案資源。

2 高校實物檔案教育功能的屬性和優(yōu)勢

2.1 高校實物檔案教育功能的屬性

2.1.1記憶屬性。高校實物檔案記錄了高校歷史發(fā)展的各個方面，是高校歷史的見證和記錄。實物檔案中的珍貴文獻(xiàn)、名人日記等資料，可以幫助人們回顧高校的發(fā)展歷程，保持對歷史的記憶。通過對高校實物檔案的管理和利用，可以讓高校師生深入了解高校歷史文化，從中汲取歷史經(jīng)驗和智慧，增強歷史文化自覺和認(rèn)同感。

2.1.2文化屬性。高校實物檔案是高校文化的一部分，能夠反映一所高校的文化傳承、價值觀念。高校實物檔案中包含著大量的高校文化遺產(chǎn)，如不同時期的校歌、校徽等，這些都是高校文化的重要載體。通過對高校實物檔案的整理和利用，可以加強高校文化的傳承和發(fā)展，同時也可以推動高校文化的多元化和創(chuàng)新化。

2.1.3知識屬性。高校實物檔案中保存了豐富的知識資源，如重要學(xué)術(shù)著作、教學(xué)手稿等。這些資料是高校教育教學(xué)和科學(xué)研究的重要參考資料，可以為高校師生提供豐富的學(xué)習(xí)資源和知識支撐。通過對高校實物檔案的整理和利用，可以加強高校知識資源的共享和利用，提高高校教學(xué)科研水平，為高校師生的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新提供更多的支持和幫助。

3 高校實物檔案發(fā)揮教育功能的優(yōu)勢

3.1 較強的吸引力

高校實物檔案因其載體豐富性、形態(tài)多樣性、珍貴性、獨特性和形象直觀性，在發(fā)揮教育功能時，能夠?qū)逃龑ο螽a(chǎn)生極大的吸引力。同時，通過展示設(shè)計、燈光效果等手段還能夠提高實物檔案的視覺沖擊力，激發(fā)他們的興趣和好奇心。如貴州大學(xué)在新建的校史館中留了整面墻來放置學(xué)校教師和學(xué)生獲得的各類國家級、省級榮譽證書等實物檔案，這種大篇幅的展現(xiàn)能夠極大地吸引參觀者的注意力，同時使參觀學(xué)生對母校產(chǎn)生強烈的自豪感和榮譽感。

3.2 極大的說服力

在教育的過程中，若想增強教育的說服力，使學(xué)生在思想上產(chǎn)生認(rèn)同并內(nèi)化吸收，就要選取真實的、貼近生活的教育資源[3]。高校實物檔案來自真實的人和事，背后通常還隱藏著感人的故事，因此具有較強的教育說服力。例如貴州大學(xué)的實物檔案中，有一封來自貴州大學(xué)2020級校友、排雷英雄杜富國寫給貴州大學(xué)書記、校長的信，講述了這位失去雙手和雙眼的英雄校友在貴州大學(xué)的求學(xué)經(jīng)歷，信中他對學(xué)校提供的各種便利條件表示了極大的感謝。這封感情真摯的書信，可以讓學(xué)生了解這位英雄校友的感人事跡，從而產(chǎn)生對身邊的英雄模范的崇敬之情，以及刻苦學(xué)習(xí)報效祖國的決心。

3.3 十足的感染力

3.3.1可以通過對校園環(huán)境和校園文化的塑造來增強教育感染力。高校實物檔案具有獨特的歷史文化價值，能夠為高校注入深厚的文化底蘊。利用實物檔案塑造校園文化環(huán)境，可以使其價值得到較好的發(fā)揮。如貴州大學(xué)檔案館（校史館）將校辦工廠向陽機(jī)床廠的機(jī)器設(shè)備作為實物檔案搬遷到新校區(qū)，在學(xué)校建立了“貴州大學(xué)檔案館（校史館）室外展區(qū)”，能讓參觀者通過觸摸機(jī)器來感受上世紀(jì)該工廠的工作氛圍。

3.3.2可以通過各種實物檔案線上展來增強教育感染力。高校實物檔案進(jìn)行數(shù)字化以后，可以被應(yīng)用于各種線上展，線上展的形式更加靈活，還可加上配樂以及配音解說，不但能有效擴(kuò)大實物檔案的影響范圍，還能增強教育感染力。

4 新時代高校實物檔案管理與教育功能的構(gòu)建及實現(xiàn)

4.1 加強實物檔案收集，豐富檔案資源

4.1.1做好校內(nèi)收集和整理。加強校內(nèi)收集的力度，制定高校實物檔案收集歸檔范圍以及高校實物檔案管理辦法，將實物檔案收集納入每年綜合檔案常規(guī)收集工作之中。做好實物檔案整理，對實物檔案嚴(yán)格按照清理（或清洗）、分類、編號、制作標(biāo)簽、錄入系統(tǒng)、上架等步驟進(jìn)行管理。對于有破損或損壞的實物檔案，還要及時進(jìn)行修復(fù)保護(hù)。建立專門的實物檔案庫房，對收集整理的實物檔案進(jìn)行妥善保管。日常要注意做好實物檔案庫房的溫濕度管理，確保檔案資源的安全。

4.1.2做好校友、退休老教師和社會征集。加強與學(xué)校校友會、離退休工作處的聯(lián)系，及時了解校友及退休老教師集體活動，抓住時機(jī)做好實物檔案收集工作。如貴州大學(xué)檔案館在了解到離退休工作處要組織退休老教師們參觀新校區(qū)后，準(zhǔn)備好宣傳冊，大力向退休教師宣傳檔案收集工作，吸引了一大批老教師捐贈檔案。同時還要主動作為，加強上門收集。很多退休老教師對捐贈檔案很有積極性，但是因為年紀(jì)大或距離遠(yuǎn)而無法到館捐贈，因此需要檔案工作人員主動上門收集。

4.1.3加強宣傳，拓寬網(wǎng)絡(luò)征集渠道。加強宣傳，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺宣傳實物檔案收集，如可以利用學(xué)校和檔案館的官網(wǎng)、微信公眾號，以及校園論壇等，向師生、校友和公眾發(fā)布實物檔案征集啟示。利用社交媒體平臺加強互動，如微博、微信、QQ等，開展互動話題、在線答疑、征集意見等活動，吸引更多人關(guān)注高校的發(fā)展和實物檔案收集工作，同時也能及時獲取用戶的反饋和建議，提高實物檔案收集的效率和質(zhì)量。建立數(shù)字化平臺對外征集，例如建立專門的電子郵件、微信公眾號或其他數(shù)字平臺，向公眾征集相關(guān)實物檔案，更廣泛地吸引校友和社會公眾的參與。

4.2 開展實物檔案多層次多渠道的開發(fā)利用

4.2.1加強實物檔案挖掘和研究，增強教育引導(dǎo)功能。一件實物檔案，背后隱藏的是一個人物、一個事件、一個故事。對這些人物、事件、故事進(jìn)行深入的挖掘、研究和宣傳，可以增強高校實物檔案的教育引導(dǎo)功能。如貴州大學(xué)檔案館近兩年曾收到優(yōu)秀校友趙國權(quán)捐贈的在校期間獲得的三好學(xué)生獎學(xué)金榮譽證書，他是在向?qū)W校捐贈2000萬元教育發(fā)展基金的同時捐贈了這份榮譽證書。他說，當(dāng)年他生活困難，獲得了學(xué)校20元的獎學(xué)金，如今他回饋母校2000萬元。這份實物檔案背后的故事，能夠極大地激起學(xué)生們努力學(xué)習(xí)、回饋母校的沖動。要深入挖掘這類實物檔案背后的故事，并對這些故事進(jìn)行多層次、多渠道的宣傳，如在校內(nèi)國際檔案日和檔案工作會議，在學(xué)校發(fā)文系統(tǒng)、學(xué)校和檔案館網(wǎng)站、微信公眾號等進(jìn)行宣傳，發(fā)揮其教育引導(dǎo)功能。

4.2.2爭取場地和經(jīng)費支持，建設(shè)實物檔案專題展。實物檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有載體豐富性、形態(tài)多樣性、珍貴性、獨特性和形象直觀性，具有較強的吸引力、極大的說服力和十足的感染力。將同一主題的實物檔案聚集到一起，以實物檔案為主，其他檔案為輔，建設(shè)實物檔案專題展廳，能以具體的實物感觀，給觀眾以直觀感受，增強展覽效果和說服力[4]。貴州大學(xué)檔案館在新建的校史館附樓，計劃建設(shè)幾個實物檔案專題展廳。如120周年校慶期間收集了很多實物檔案，以這些實物為主，選取其中有代表性的實物檔案，建設(shè)“貴州大學(xué)建校120周年專題展廳”，可以直觀地反映學(xué)校120周年校慶的各項工作，120年以來學(xué)校的各項成果，以及社會各界對學(xué)校發(fā)展的關(guān)注和支持。又如建立“貴州大學(xué)脫貧攻堅專題展廳”，展出學(xué)校12個產(chǎn)業(yè)團(tuán)隊在貴州省脫貧攻堅工作中做出的各項工作、研發(fā)的各種產(chǎn)品、編著的各種書籍手冊、所獲的各項榮譽等，能夠讓學(xué)生們真正了解如何把所學(xué)的知識和技術(shù)應(yīng)用于產(chǎn)業(yè)和服務(wù)社會發(fā)展，把論文寫在祖國大地上。

建設(shè)實物檔案專題展廳，需要處理好一些注意事項。第一，需要足夠的場地支持和經(jīng)費支持。第二，需要處理好實物檔案與其他檔案的主配角關(guān)系。第三，要做好實物檔案專題展中實物檔案的保護(hù)工作。實物檔案的珍貴性和獨特性要求在展覽中一定要做好防盜措施以及其他保護(hù)措施，對于極其珍貴的實物檔案，必要時可采取3D打印技術(shù)，制作實物檔案的仿真復(fù)制品替代原件，以保護(hù)實物檔案原件[5]。

4.2.3利用先進(jìn)數(shù)字技術(shù)，建設(shè)實物檔案線上展。實物檔案數(shù)字化的開展，為實物檔案專題展提供了另外一條路徑——實物檔案線上展。線上展具有很多優(yōu)勢。一是不受場地和經(jīng)費限制，成本較低；二是不受時空限制，容易傳播，因此受眾非常廣泛；三是便于交互，可以設(shè)置知識問答和討論區(qū)等，容易與用戶產(chǎn)生互動，也可得到改進(jìn)意見；四是保存要求低、時間長，只要一個小小的U盤，便可永久保存，只要互聯(lián)網(wǎng)存在，便可永久傳播。因此，線上展越來越受到檔案部門和受眾的青睞。尤其是近三年來在疫情的影響下，各種類型的檔案線上展覽更是為人們提供了寶貴的精神食糧。貴州大學(xué)檔案館在建立向陽機(jī)床廠室外展區(qū)的同時，還上線了網(wǎng)上展陳系統(tǒng)，讓參觀者掃描二維碼即可實現(xiàn)線上觀展。

然而目前的各類線上展也存在一些局限性，如大多數(shù)線上展是以圖片和文字為主，缺乏感染力。如果能利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，“完成數(shù)字檔案由數(shù)據(jù)到圖形或者圖像的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)由靜態(tài)檔案到動態(tài)影像的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)歷史場景的重現(xiàn)”（如故宮博物院的《清明上河圖》）[6]，這種參觀會帶給人們沉浸式的體驗，將會使實物檔案線上展發(fā)生革命性的變化，也能極大地改變實物檔案和檔案館在人們眼中的形象。如貴州大學(xué)檔案館的向陽機(jī)床廠網(wǎng)上展陳系統(tǒng)，如果能夠利用這種數(shù)字技術(shù)，展示這些機(jī)器如何操作和運轉(zhuǎn)，再現(xiàn)當(dāng)年老工廠里的工作場景，將會給參觀者帶來極大的震撼。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：趙財霞，貴州大學(xué)檔案館（校史館）館員，研究方向為檔案管理、檔案編研。