構(gòu)建干部人事檔案常態(tài)化審核機制的探索與實踐

劉娜

摘 要：在對干部人事檔案專項審核工作進(jìn)行總結(jié)的基礎(chǔ)上，指出高校干部人事檔案工作普遍存在的問題，提出建立“入職審”“接收審”“任前審”“專項審”“日常審”“退出審”等，全方位、多角度、常態(tài)化的審核機制和多部門聯(lián)動的材料收集補充機制，確保檔案材料齊全、審核認(rèn)定準(zhǔn)確、信息真實有效，切實發(fā)揮干部人事檔案在培育干部隊伍和服務(wù)人才等工作中的作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；常態(tài)化審核；機制

在2014年、2020年干部人事檔案專項審核工作中，各級黨委按照上級要求部署，集中組織力量對干部人事檔案進(jìn)行審核，對干部職工出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、干部身份、家庭成員信息、獎懲等主要信息進(jìn)行逐一核查，集中發(fā)現(xiàn)和梳理問題，對檔案涂改、造假等問題進(jìn)行了糾正，對“三齡兩歷一身份及家庭成員”等重要信息不一致的情況進(jìn)行了認(rèn)定，對缺失的重要檔案材料進(jìn)行了補充和完善，使干部人事檔案更加完整、真實、準(zhǔn)確，進(jìn)一步提升了干部人事檔案的工作質(zhì)效。結(jié)合所在高校干部人事檔案專項審核全覆蓋工作實際，重點剖析出生日期、參加工作時間、入黨時間及重要檔案材料缺失的成因，以及建立常態(tài)化審核和長效化工作機制的實踐探索。

一、專項審核總體情況

筆者所在學(xué)校系某省屬醫(yī)科大學(xué)，2020年10月，校黨委部署開展干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，將大學(xué)及直屬附屬醫(yī)院在編和人事代理職工人事檔案納入審核范圍，經(jīng)過初審、復(fù)審和組織認(rèn)定等環(huán)節(jié)，至2022年12月底，共審核干部人事檔案有12933卷。根據(jù)分類匯總分析，出生日期不一致的有1193卷，占9.22%；參加工作時間不一致的427卷，占3.3%；入黨時間不一致的有216卷，占1.7% ；學(xué)歷學(xué)位材料缺失的有1143卷，占審核總量的8.83% 。

梳理出的問題是表象，挖掘產(chǎn)生問題的原因才是根本。根據(jù)對各類問題的梳理匯總分析，發(fā)現(xiàn)造成干部職工“三齡兩歷”等重要信息不一致的既有檔案意識薄弱、填寫不規(guī)范等主觀原因，也有關(guān)鍵檔案材料缺失、錯漏等客觀因素，具體情況分析如下。

1.出生日期不一致的原因分析

一是干部職工檔案意識薄弱。審核發(fā)現(xiàn)，涉及出生日期不一致的，90%以上集中在中學(xué)階段形成的材料，如《入團(tuán)志愿書》等檔案材料由他人代寫，導(dǎo)致出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確的情況。二是陰陽歷換算問題。訪談中了解，有些地方人們習(xí)慣用陰歷（農(nóng)歷）記錄出生日期，辦理身份證時，以陽歷（公歷）出生日期為準(zhǔn)，造成檔案材料中出生日期填寫不一致的問題，一般相差1～2個月。三是虛填年齡，個別干部職工因入學(xué)、入黨、入伍或參加工作達(dá)不到年齡要求，而故意將年齡填大。四是涂改造假。在審核中，對出生日期涂改造假并不多見，但是性質(zhì)極為惡劣。

2.參加工作時間不一致的原因分析

干部職工參加工作時間關(guān)系到工齡、薪級工資、養(yǎng)老保險等福利待遇。干部人事檔案中記錄參加工作時間的材料主要有《干部履歷表》《勞動合同》《轉(zhuǎn)正定級表》《工資變動審批表》等。根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)，參加工作時間不一致的原因有多種。一是人為因素。《干部履歷表》一般由干部職工本人填寫，個別職工因記不清參加工作時間而隨意填寫；還有部分有國外工作經(jīng)歷的職工，將在國外就業(yè)時間誤認(rèn)為參加工作時間，與我國參加工作實際上是“為社會主義建設(shè)”的內(nèi)涵有所區(qū)別。二是人事部門工作存在偏差。

《勞動合同法》要求用人單位與勞動者建立勞動關(guān)系，應(yīng)當(dāng)簽訂書面勞動合同。《社會保險法》要求用人單位應(yīng)當(dāng)自用工之日起三十日內(nèi)為其職工向社會保險經(jīng)辦機構(gòu)申請辦理社會保險登記。因此，對參加工作時間的認(rèn)定，合同和社保是缺一不可的。審核中發(fā)現(xiàn)，部分職工入職、簽訂合同、社保繳納與入編批復(fù)四個時間存在不一致的情況。究其原因，人事部門在職工入職時沒有及時為其繳納社保，且人社部門入編批復(fù)需要一定周期，造成職工參加工作時間與實際工作時間不一致的情況。

3.黨齡不一致的原因分析

干部人事檔案中涉及填寫入黨時間主要反映在《干部履歷表》《干部任免審批表》《入黨志愿書》等材料中。黨齡不一致的原因主要有：一是在我們黨的歷史上，不同時期入黨時間的算法不一。例如，1969年4月1日至1977年8月11日期間，因當(dāng)時特殊的歷史環(huán)境，入黨時間為上級黨委批準(zhǔn)之日，無預(yù)備期，黨齡同時開始計算。如果對不同歷史時期入黨時間的算法不了解，計算黨齡時容易出現(xiàn)誤差。二是申請入黨時間在多處材料上不一致，如支部大會召開時間與上級黨委批準(zhǔn)的入黨時間不一致。

4.檔案材料缺失的原因分析

《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等要求，建立健全收集歸檔工作制度，不斷豐富檔案內(nèi)容。但審核中發(fā)現(xiàn)，檔案材料缺失、錯漏，信息長時間未更新的情況普遍存在。究其原因，一是人事檔案材料形成部門未能及時送交應(yīng)歸檔材料。由于檔案材料形成單位分散，形成時間也不固定，檔案收集歸檔中出現(xiàn)不及時、不完整的問題。二是管檔部門責(zé)任意識不強，對檔案材料收集渠道疏通不夠，未做到主動宣傳檔案收集工作的意義。三是缺乏檔案材料收集歸檔的制度。對歸檔材料只求數(shù)量不求質(zhì)量，導(dǎo)致材料缺少審批意見、印章等關(guān)鍵要素。

二、構(gòu)建常態(tài)化、長效化審核機制的路徑

專項審核結(jié)束后，檔案管理部門工作重心要從完成專項審核“階段性”任務(wù)向加強規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的“長效性”工作轉(zhuǎn)化，建立完善常態(tài)化審核機制。通過優(yōu)化措施，加強組織人事等部門的聯(lián)動，“凡進(jìn)必審”，把好人員入口關(guān)，做好新入職職工檔案審核；“凡提必審”，在干部動議、考察、任職前公示前，做好與考察組的聯(lián)動，加強干部人事檔案任前審核；“凡獎必審”，在評優(yōu)評獎等工作中，加強檔案審核；“凡轉(zhuǎn)必審”，對干部管理權(quán)限發(fā)生變化的、干部職工因?qū)W習(xí)、出國、離職等情況需要轉(zhuǎn)遞檔案的，做好轉(zhuǎn)遞前的審核工作；“凡退必審”，干部離任或退休，提前做好檔案審核，確保年齡和工齡認(rèn)定準(zhǔn)確。通過“進(jìn)”“提”“獎”“轉(zhuǎn)”“退”等環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)審核干部人事檔案，織密常態(tài)化審核的網(wǎng)絡(luò)，確保審得嚴(yán)、認(rèn)得準(zhǔn)，經(jīng)得起歷史考驗。

1.“入職審”的重點及要求

入職檔案審核，是人事部門在招聘工作中，對新錄用職工的檔案進(jìn)行審核，主要根據(jù)招聘條件，審核職工是否具有崗位要求的學(xué)歷、職業(yè)資格、任職資格等條件，如應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)籍學(xué)歷材料必須完整齊備，有工作經(jīng)歷人員的入編或入職資料、工作合同、保險證明必須交齊補足，是黨員的入黨資料必不可少，做到新進(jìn)人員全員檔案材料無缺失?！叭肼殞彙笔菄?yán)把新進(jìn)檔案入口關(guān)，從源頭著手規(guī)范檔案管理的重要方式。

2.“任前審”的重點及要求

干部人事任前審核是按照“凡提必審”的要求，利用干部人事檔案材料進(jìn)行提拔考察的一種方式，凡是擬提拔考察對象、轉(zhuǎn)任重要崗位干部人選，都要按照管理權(quán)限對干部檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，重點審核干部“三齡兩歷一身份”、民族、家庭成員及重要社會關(guān)系，審查是否存在影響干部使用的問題。

3.“接收審”的重點及要求

干部人事檔案接收審核是按照“凡進(jìn)必審”的要求，管檔部門對新接收的干部人事檔案進(jìn)行審核，重點是“三查”。一查檔案目錄，看檔案內(nèi)容是否齊全；二查“三齡兩歷一身份”，重點看出生日期前后記載是否一致，有無涂改，參加工作時間、入黨時間是否認(rèn)定準(zhǔn)確，學(xué)歷學(xué)位材料是否真實、齊全，工作經(jīng)歷是否屬實，干部身份是否真實；三查明細(xì)分類，甄別檔案材料內(nèi)容是否全面規(guī)范，能否完整反映干部成長的歷程，確保干部檔案信息準(zhǔn)確無誤。對檔案裝訂不規(guī)范、信息認(rèn)定不準(zhǔn)確、材料缺失等問題，由報送單位負(fù)責(zé)整改完善，確保轉(zhuǎn)來的檔案內(nèi)容真實可信、材料齊全完整。

4.“日常審”的重點及要求

“日常審”是管檔人員在平時整理干部檔案時進(jìn)行的隨機審核，主要審核檔案與人員是否一致，是否存在“人檔分離”情況；審核借出檔案是否及時歸還；審核檔案材料是否錯漏、有無錯裝錯放、張冠李戴等情況，對缺少的材料進(jìn)行登記和催補，盡力確保每卷檔案類別正確，資料完整。

5.“專項審”的重點及要求

“專項審”是根據(jù)中組部的要求，集中時間和力量對干部職工人事檔案進(jìn)行全方位的審核，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”和家庭成員及主要社會關(guān)系，檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。專項審核一般是組織、人事、紀(jì)委等部門分工合作，經(jīng)過初審、復(fù)審和登記等環(huán)節(jié)，對檔案“三齡兩歷”等重要信息一致的，需在《干部人事檔案專項審核專用任免審批表》上簽字確認(rèn)，如存在不一致的情況，還需要進(jìn)行調(diào)查取證、組織認(rèn)定，由干部職工本人在《干部人事檔案審核認(rèn)定表》上簽字。

6.“退出審”的重點及要求

“退出審”是人事部門對即將達(dá)到退休年齡界限的干部職工檔案進(jìn)行的審核。一是核實出生時間，確定退休時間。二是核實參加工作時間，核算社保養(yǎng)老費用。三是核實職工的身份，確定退休時間。男性年滿60周歲，女性（工人）年滿50周歲，且連續(xù)工齡滿10年的即可辦理退休；女性干部身份，55歲辦理退休；副處級以上女性干部可60歲辦理退休。四是核定職稱、國家人才等待遇，核算退休待遇等，如教齡滿30年，退休金按足額發(fā)放。

職工新參加工作的“入職審”、提拔任用的“任前審”、退出職業(yè)生涯的“退出審”，以及檔案轉(zhuǎn)入的“接收審”、整理過程中的“日常審”、集中的“專項審”，貫穿了干部檔案的一生，各種審核方式緊密聯(lián)系，但審核的主體和側(cè)重點各不同，一起織密了檔案審核的網(wǎng)絡(luò)，使審核更加嚴(yán)密有效。

三、建立干部人事檔案材料收集聯(lián)系制度

按照中組部《干部人事檔案工作條例》《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件規(guī)定，干部人事檔案材料收集范圍涉及干部職工個人不同成長階段形成的文件材料，建立干部人事檔案收集聯(lián)系制度，織密收集網(wǎng)絡(luò)，勢在必行。筆者所在高校制定了干部人事檔案材料收集聯(lián)系制度，對歸檔部門、歸檔材料、歸檔時間及歸檔要求等做了詳細(xì)規(guī)定，詳見下表。

四、加強干部人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案信息化是鞏固專項審核成效的有力措施，有效避免紙質(zhì)檔案的涂改造假。干部人事檔案信息化除了實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化外，還可以對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行提取，建立干部職工信息庫。筆者所在高校將干部檔案主要信息提取，錄入干部信息庫，在信息日常維護(hù)更新的基礎(chǔ)上，對干部異動或有變化的個人信息及時進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，每個年度對所管理干部的家庭成員及主要社會關(guān)系信息進(jìn)行集中采集和更新，做到有變動申報，無變化備注。保證信息準(zhǔn)確對稱，為領(lǐng)導(dǎo)了解干部情況和干部管理部門動議干部提供信息支持。

制度建設(shè)是治本之策，健全完善制度體系是做好一切工作的前提和基礎(chǔ)保障。建立干部人事檔案工作聯(lián)系機制，在部門合作上持續(xù)用力，有助于材料的收集、確保檔案材料“全”，建立常態(tài)化審核機制，從“入職審”“接收審”“任前審”到“日常審”“專項審”“退出審”，多方面、多維度、多部門的審核，保證審核的權(quán)威性和信息的準(zhǔn)確度，確保檔案材料“真”。管檔部門和管檔人員一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神和習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要指示批示精神，為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)，將干部人事檔案審好、管好與用好。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[N].《人民日報》，2018-11-29.

[2]《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》[OL].http：//www.gxgsxy.com/public/zzrsc/fgzd/bwj/2018/05/29/10473830518.html.

（作者單位：安徽醫(yī)科大學(xué)）