“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設路徑研究

狄占石

（焦作大學黨政辦公室，河南 焦作 454000）

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校傳統(tǒng)的檔案管理體系表現(xiàn)出一定的滯后性，隨著檔案資源和類型的日益復雜，逐漸難以滿足實際的工作需求，無法實現(xiàn)理想的管理效率和水平。在檔案管理中引入互聯(lián)網(wǎng)技術，是突破發(fā)展瓶頸的必由之路，高校應該立足檔案管理改革的目標，順應互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢，積極作為、主動謀劃，開辟檔案信息化建設的新路徑，將管理形式從實體檔案升級為電子檔案，借助先進技術提升檔案管理的便捷性和規(guī)范性，從而落實檔案信息化建設目標，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供助力。

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設的必要性

1.1 實現(xiàn)檔案采集保存的智能化需要

隨著高校教育教學工作的不斷創(chuàng)新，檔案類別也越來越豐富。在介質(zhì)上可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，其中紙質(zhì)檔案還可以細分為教學、黨群、行政、財會等，電子檔案可以細分為照片、視頻、音頻等類別。面對內(nèi)容愈加豐富、類型愈加多樣的檔案，依靠傳統(tǒng)的人工管理方法，要完整地采集和整理檔案資源，難度是非常大的。在檔案存儲方面，以往檔案保存大多采用“檔案袋+檔案柜+檔案架”的方式，對空間和環(huán)境的要求比較高，后期查找和借閱都十分麻煩。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下推進高校檔案信息化建設，能夠完美解決以上問題，實現(xiàn)檔案采集和保存的智能化。第一，從檔案采集來說，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術系統(tǒng)，可以對檔案資料進行數(shù)字化轉換，把類型繁多的檔案分門別類，自動化編目編碼編號。這樣既規(guī)避了人工采集的失誤，也減少了檔案錄入和分類的繁瑣。第二，從檔案保存來說，利用信息化工具和互聯(lián)網(wǎng)技術，可以對紙質(zhì)檔案進行掃描編號，將其轉化為電子檔案，并統(tǒng)一歸檔于大數(shù)據(jù)庫。這些工作，依靠電腦和存儲器就能完成，既減少了對存儲空間的占用，后期還能進行快速、精確的檔案檢索（在管理軟件中輸入關鍵詞），從而使高校的檔案采集和保存模式，發(fā)生顛覆性的改變。

1.2 促進檔案管理模式規(guī)范化的需要

在高校傳統(tǒng)的檔案管理時代，一系列的管理工作主要由人工進行，以現(xiàn)場管理為主，技術含量比較低，運行和維護也較為簡單，高校各部門之間缺乏高度的協(xié)同性，導致檔案管理的功能非常有限，難以形成一個有機的系統(tǒng)。如果出現(xiàn)溝通不力、操作不當?shù)惹闆r，就會造成管理紕漏，引發(fā)管理不規(guī)范等問題，給檔案的保存和應用帶來不良影響?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景開展高校檔案信息化建設，能夠促進檔案管理模式的協(xié)同化、規(guī)范化發(fā)展。第一，高校依托計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術和物聯(lián)網(wǎng)技術，打造信息化管理平臺，可以更好地加速信息數(shù)據(jù)的融合。高校的檔案管理部門與其他工作部門，管理人員與檔案數(shù)據(jù)的查詢者，能夠在網(wǎng)絡背景下，進行有效地協(xié)同互動，解決信息孤島問題，確保高價值檔案的充分挖掘，從而擴大檔案管理的覆蓋面，實現(xiàn)規(guī)范、標準的檔案信息化建設。第二，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景還能提供更加開放的檔案管理環(huán)境，高校可以利用信息化平臺的優(yōu)勢，針對檔案管理，建立自上而下和自下而上的溝通反饋渠道，不斷收集反饋意見，用于改進和優(yōu)化管理模式，從而使檔案資源、管理手段趨向規(guī)范化，驅動高校檔案事業(yè)上升到新的臺階。

1.3 推動檔案服務工作社會化的需要

高校檔案是非常寶貴的信息資源和文化產(chǎn)品，隨著全球性競爭的日益激烈，以及社會行業(yè)產(chǎn)業(yè)從勞動密集型向資本、技術密集型的轉變，社會對高校檔案資源的利用需求越來越廣泛。比如，用人單位在聘用高校畢業(yè)生時，需要獲取學生的學籍檔案信息；企業(yè)在開發(fā)新產(chǎn)品時，也需要了解高校的科研項目資料，為科技成果的轉化牽線搭橋。但是，以往的檔案服務對象主要是校內(nèi)師生，沒有凸顯出高校檔案管理的社會服務功能，降低了檔案資源的利用率。立足“互聯(lián)網(wǎng)+”背景開展高校檔案信息化建設，能夠推動檔案服務工作的社會化，實現(xiàn)服務對象的多元化。高校需要樹立服務性觀念，發(fā)揮信息和網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，變被動為主動，針對社會各方面對檔案資源的需求，建立健全服務網(wǎng)絡，優(yōu)化檔案信息資源的配置，開啟檔案目錄信息庫、檔案全文信息庫和多媒體檔案信息庫，開展學歷鑒定、出具檔案證明、檔案利用輔助、科研成果推廣應用、檔案代存、代遞等多種類型的服務，力求把高校檔案部門建成為具有社會服務功能的數(shù)據(jù)中心和文化基地，從而彰顯檔案管理對社會和公眾的服務功能，實現(xiàn)高校檔案業(yè)務在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的突破和創(chuàng)新[1]。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設的路徑

2.1 提高思想認識，實施檔案信息化建設的頂層設計

思想決定行動，現(xiàn)階段高校對檔案信息化建設缺乏足夠的重視，檔案部門的地位不高，思想上也沒有做到與時俱進，還在因循過去的工作方式，阻礙了互聯(lián)網(wǎng)技術與檔案管理的深度整合。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校應該明確檔案信息化建設是大勢所趨，在思想層面提高認識，實施檔案信息化建設的頂層設計，為充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢推動檔案管理信息化的開展打下扎實的基礎。

第一，更新思想觀念。高校領導應該加強對檔案管理信息化的調(diào)查和研究，了解互聯(lián)網(wǎng)科技的先進性和便利性，以及推進網(wǎng)絡化檔案管理對學校教育、科研等工作產(chǎn)生的積極影響，摒棄“檔案工作無用論”，保持前瞻的思想觀念，積極擁抱互聯(lián)網(wǎng)，把檔案信息化管理與學校管理、教育教學管理以及其他管理活動緊密結合起來，超前謀劃信息化檔案工作思路，從而避免思想觀念上的故步自封，助推檔案管理抓住網(wǎng)絡時代的發(fā)展機遇[2]。

第二，建立管理制度。在高校檔案信息化建設的頂層設計中，最關鍵的內(nèi)容是制定管理制度?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的檔案管理有著更加規(guī)范的要求，傳統(tǒng)制度體系中的很多條例已經(jīng)不再適用。高校必須根據(jù)網(wǎng)絡環(huán)境和信息化管理的特點，建立適配的檔案管理制度。首先，高校應結合實際情況和檔案信息化建設的需求，對現(xiàn)有的制度結構進行優(yōu)化和完善，刪除陳舊、無用的內(nèi)容，增添新的管理細則，提高管理制度的可操作性和導向性，使信息化檔案管理做到依制而行。其次，管理制度應明確規(guī)定對學校檔案館的計算機網(wǎng)絡實行統(tǒng)一管理，細化對涉密網(wǎng)絡和非涉密網(wǎng)絡的區(qū)分辦法，要求管理人員定期監(jiān)督檢查涉密計算機及其網(wǎng)絡，從而借助完善的制度，更好地約束和指導高校檔案信息化建設工作[3]。

2.2 加大資金投入，構建檔案信息化的系統(tǒng)平臺

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案信息化建設的重要推力是技術，不僅需要充足的資金支持，還需要大量軟硬件設備的投入。以往正是因為投入不足，導致檔案管理的技術環(huán)境不成熟，在一定程度上降低了檔案信息化的效率。因此，高校必須根據(jù)檔案信息化建設的技術標準和要求，加大資金投入，通過改造硬件、更新軟件等方式，構建檔案信息化的系統(tǒng)平臺，使相關技術處于領先水平，從而發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)科技的優(yōu)勢，改善檔案信息化管理的條件。

首先，高校應積極籌備檔案信息化建設所需的資金?？紤]到管理設備和技術的更新速率，以及系統(tǒng)的維護和運行需求，在每年的年度預算中，預留相關經(jīng)費，避免建設資金出現(xiàn)缺口。其次，從檔案信息化的硬件改造來說，高校應該從網(wǎng)絡速度和存儲容量的要求出發(fā)，拓展校內(nèi)網(wǎng)絡寬帶，對用于檔案管理的計算機、服務器、存儲設備等進行總體的優(yōu)化改造，確保檔案數(shù)據(jù)高速度、大容量地錄入和存儲[4]。最后，從檔案信息化的軟件更新來說，軟件在管理系統(tǒng)平臺中占據(jù)著核心地位，對基礎應用功能已經(jīng)落后、升級價值非常低的管理軟件，高校應該予以淘汰，引進技術水平更高的新型管理軟件。在軟件的選擇上，應該具備界面友好、人機交互性強、門類齊全等特點，檔案業(yè)務、檔案分類等完全符合國家檔案事業(yè)標準，功能適用，覆蓋檔案采集、管理、利用、服務的完整體系，可與全文檢索、OCR、流媒體、安全訪問控制等系統(tǒng)集成；同時要易于整合，提供強大的WebService服務，實現(xiàn)與前端信息生成系統(tǒng)的無縫整合。通過資金和軟硬件設施的投入，構建形成綜合性的檔案管理系統(tǒng)平臺，為高校檔案信息化建設注入技術動力。

2.3 重視隊伍建設，強化檔案信息化的人才素養(yǎng)

人員是高校檔案信息化建設的主體，無論是對建設舉措的落實，還是對新型管理系統(tǒng)的應用，都需要具體的人員來執(zhí)行。尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員不僅要具備扎實的專業(yè)知識和業(yè)務能力，還應具有互聯(lián)網(wǎng)思維，熟練地掌握和應用各類信息化管理設備與技術。目前，高校檔案部門隊伍的建設還存在滯后性，部分人員還在沿用經(jīng)驗主義思想，對新型的管理模式和系統(tǒng)缺乏足夠了解，無法滿足檔案信息化的發(fā)展需求。為此，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”推進檔案信息化建設，高校必須堅持以人為本的原則，在構建技術環(huán)境的同時，重視檔案部門隊伍的建設，強化檔案信息化的人才素養(yǎng)，使其更好地適應檔案工作局面的變化。首先，高校應該意識到，人才是驅動檔案信息化建設的核心力量，大力引進精通互聯(lián)網(wǎng)技術、責任心強、有干勁的青年人才，使檔案管理的人員隊伍得到新生力量的補充。其次，從現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)提升來說，高校應該針對檔案信息化，建立常態(tài)化的學習制度，通過主題講座、學術溝通、信息化管理技術專項培訓等方式，組織檔案管理部門人員定期參加學習和培訓活動，促進人員實時了解互聯(lián)網(wǎng)視野下的檔案管理專業(yè)知識，掌握信息化管理系統(tǒng)的操控和維護方法，樹立嚴謹認真的責任感和服務意識，從而打造綜合性強、專業(yè)性高的工作隊伍，保質(zhì)保量地完成高校檔案信息化建設任務[5]。

2.4 健全保障機制，維護檔案信息化的管理安全

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景具有較強的開放性，在此背景下的高校檔案信息化建設追求向主動社會服務轉型。但是部分涉密檔案，不適宜對公眾開放，而網(wǎng)絡科技在為檔案工作提供快捷的手段和方法的同時，也給檔案信息安全增添了諸多不穩(wěn)定因素。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下實施檔案信息化建設，高校必須正確處理好開放與保密的關系，健全相應的保障機制，一方面，要貼近市場和利用者，圍繞社會需求開展服務；另一方面，要維護檔案信息化的管理安全，防止檔案失密、泄密的情況發(fā)生，從而規(guī)避檔案信息化的安全隱患。

首先，在現(xiàn)有的檔案管理計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)中，內(nèi)部局域網(wǎng)要與所有外網(wǎng)實行物理隔離，高校應該采用多種安全保密技術，包括身份鑒別、訪問控制、入侵監(jiān)控、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全等，對檔案數(shù)據(jù)庫進行定期的異地備份，防止重要的檔案資料遺失，對系統(tǒng)服務器和終端，實施嚴格的病毒控制和安全保密性檢測，及時堵塞網(wǎng)絡泄密漏洞，確保檔案管理在絕對安全可靠的環(huán)境下運行。其次，還應該結合檔案信息化的安全管理需要，制定具有針對性和可操作性的安全保密規(guī)定，尤其是對檔案著錄標引、數(shù)字化轉換、網(wǎng)站信息公布、檔案傳輸和存儲等環(huán)節(jié)，實行嚴密的安全防護措施；實行安全責任制，做到對所提供的檔案信息負責，非公開和保密的檔案不上網(wǎng)；加強對互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的監(jiān)督管理，建立安全預警和應急處理平臺，完善數(shù)字認證等設施，嚴防利用互聯(lián)網(wǎng)從事泄露檔案信息的違法活動。通過健全安全管理措施，全方位保障高校檔案信息化建設的安全性。

3.結語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下開展高校檔案信息化建設，能夠實現(xiàn)檔案采集和保存的智能化，促進檔案管理模式的規(guī)范化，推動檔案服務工作的社會化，是創(chuàng)新檔案工作體系的必由之路。高校應該延展互聯(lián)網(wǎng)思維，提高思想觀念，實施檔案信息化的頂層設計，加大建設資金投入，通過硬件改造和軟件更新，完善信息化檔案管理的系統(tǒng)平臺，重點強化檔案部門人才隊伍的信息化素養(yǎng)，建立健全的安全保障機制，從而加快高校檔案信息化建設步伐。