不動產(chǎn)信息檔案的電子化保管和利用初探

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我們國家對不動產(chǎn)統(tǒng)一登記和對不動產(chǎn)信息檔案的保管、利用有了新的推進(jìn)和部署，同時(shí)也提出了更高的需求。如何能在當(dāng)下的信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的電子信息化管理，進(jìn)一步完善不動產(chǎn)檔案保管和利用的規(guī)范性和科學(xué)性，更好地提升服務(wù)質(zhì)量、提高不動產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，已成為目前各級不動產(chǎn)檔案管理部門都面臨的一次新的考驗(yàn)。面對新形勢下對不動產(chǎn)檔案管理提出的新挑戰(zhàn)，不動產(chǎn)檔案管理部門需要緊跟信息化時(shí)代的步伐，要提出創(chuàng)新的工作方式和管理方式，更加現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)不動產(chǎn)信息檔案電子化管理平臺，加快不動產(chǎn)檔案管理的電子化進(jìn)程，同時(shí)也需要進(jìn)一步完善和健全不動產(chǎn)信息檔案電子化管理和應(yīng)用領(lǐng)域的相關(guān)法律法規(guī)，科學(xué)持續(xù)健康地發(fā)展不動產(chǎn)信息檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；不動產(chǎn)登記；電子化利用

不動產(chǎn)登記制度一直以來都是我們國家物權(quán)制度的重要組成部分，是指通過不動產(chǎn)所有者進(jìn)行申請，從而由國家專職部門對不動產(chǎn)物權(quán)及其變動事項(xiàng)做出記錄的一種行為。我們國家的不動產(chǎn)檔案的保管和利用因此而產(chǎn)生，其目的是為不動產(chǎn)的登記工作提供穩(wěn)定且重要的保障。傳統(tǒng)的不動產(chǎn)登記檔案主要基于人工書寫和保管，過程煩瑣復(fù)雜且容易出現(xiàn)登記信息錯(cuò)誤、檔案損毀等問題，對不動產(chǎn)所有人造成很大的損失。在如今信息化技術(shù)的時(shí)代，我們必須充分利用電子化信息技術(shù)的優(yōu)勢，對不動產(chǎn)登記檔案的利用和保管方式提出新的變革，實(shí)現(xiàn)其電子化和自主化，從根本上大幅度地提高不動產(chǎn)登記檔案的效率和質(zhì)量。本文就現(xiàn)有的不動產(chǎn)檔案管理和利用的問題進(jìn)行深入分析，提出進(jìn)一步的電子化管理的方法和措施，希望能為不動產(chǎn)檔案的電子化保管和利用提供有效參考依據(jù)。

隨著目前全球進(jìn)入信息化時(shí)代，不動產(chǎn)登記檔案作為國土資源管理的重要組成部分，如何更加充分地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案保管和利用的電子化和自主化，有效解決傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案保管和利用中帶來的弊端，有效提高不動產(chǎn)檔案管理和利用的效率，同時(shí)保證更高質(zhì)量的完成不動產(chǎn)登記工作，改善我國不動產(chǎn)登記服務(wù)地流程和群眾體驗(yàn)，為人民提供更好的服務(wù)和保障，更加有效的促進(jìn)不動產(chǎn)事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

1 不動產(chǎn)檔案電子化利用的意義

不動產(chǎn)，是指依自然性質(zhì)或者法律的規(guī)定在不可移動或移動后會引起其性質(zhì)、形狀改變的財(cái)產(chǎn)，包括土地、土地定著物、與土地尚未脫離的土地生成物、因自然或者人力添附于土地并且不能分離的其他物。2013年11月20日，國務(wù)院常務(wù)會議決定：整合不動產(chǎn)登記職責(zé)、建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，不動產(chǎn)登記參照《不動產(chǎn)登記管理?xiàng)l例》。這項(xiàng)決定更是大大提高了不動產(chǎn)權(quán)利人的合法財(cái)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，同時(shí)大幅度提升政府的效率和水平，具有重要的跨時(shí)代意義。不動產(chǎn)檔案的電子化利用即是實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)制度的重要方式，將傳統(tǒng)的混亂的不動產(chǎn)檔案信息進(jìn)行歸集、整合、電子化，可以大大提高不動產(chǎn)檔案的利用效率。

現(xiàn)代信息化處理的技術(shù)逐步深入到不動產(chǎn)檔案的管理和利用中，它以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，使傳統(tǒng)的檔案存儲方式發(fā)生了質(zhì)的變化。新一代電子存儲介質(zhì)體積小且存儲量非常巨大，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲量要高出數(shù)以億萬倍，同時(shí)新一代電子信息化的媒體不管是進(jìn)行新增輸入、刪除、查詢、修改等操作都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)媒體，而且隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用普及，不動產(chǎn)檔案的管理也可以實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的信息共享。

2 不動產(chǎn)檔案電子化保管和利用目前面臨的問題

2.1 不動產(chǎn)檔案的共享率較低

自2013年國務(wù)院提出全國的不動產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一登記的制度以來，面臨的最大問題就是不動產(chǎn)檔案的共享率較低。為解決此問題，我國已頒布了多項(xiàng)不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)條例和多項(xiàng)法律法規(guī)來從各個(gè)方面規(guī)范和整合不動產(chǎn)檔案的管理。然而事實(shí)上，由于在此之前的不動產(chǎn)信息登記和管理涉及公安、法院、民政、林業(yè)等多個(gè)部門，檔案分散管理混亂，各個(gè)系統(tǒng)之間沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，對開展新時(shí)代的不動產(chǎn)檔案管理工作造成了很大的阻礙。不動產(chǎn)的統(tǒng)一登記要求將原有的分散在房、地、農(nóng)、林、漁等各個(gè)職能部門的登記職責(zé)統(tǒng)一劃轉(zhuǎn)到不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)進(jìn)行登記，因此，對不動產(chǎn)檔案管理部門來說，如何把原來的分散在多個(gè)部門的檔案資料進(jìn)行整合統(tǒng)一管理，不管在工作量還是工作難度上來說，都是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

2.2 對各平臺整合存在較大技術(shù)難題

各部門都有自己的檔案管理規(guī)章和制度、檔案管理軟件或平臺、檔案編目方式，且有的實(shí)現(xiàn)電子化管理，有的依然沿用紙質(zhì)檔案管理的方式。因此，要整合分散在各部門間的檔案，并且進(jìn)行統(tǒng)一的編目、整理、電子化錄入等工作，不動產(chǎn)檔案管理部門面臨著巨大的工作量和工作壓力。工作人員在大量的重復(fù)工作中非常容易出現(xiàn)失誤，且這些失誤無法得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，在積累的未解決問題越來越多的情況下，工作人員的工作時(shí)間會日益緊張，最終影響到不動產(chǎn)登記工作的效率和質(zhì)量[1]。同時(shí)，要將統(tǒng)一整理之后的不動產(chǎn)檔案電子化也存在較大的技術(shù)瓶頸。由于之前各個(gè)職能部門并未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，這就導(dǎo)致在不動產(chǎn)統(tǒng)一登記之后，整合各平臺的數(shù)字化信息存在技術(shù)瓶頸，各平臺之間采用的編寫語言和內(nèi)部邏輯不盡相同，無法進(jìn)行統(tǒng)一。例如：原來在土地部門進(jìn)行登記的數(shù)據(jù)，絕大多數(shù)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都沒有和地籍?dāng)?shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)，范圍非常小而且數(shù)據(jù)更新也不及時(shí)，房產(chǎn)登記的數(shù)據(jù)上有很大一部分房源都沒有建立統(tǒng)一規(guī)范的樓盤表。而林地部門的登記則普遍采用傳統(tǒng)的紙張記錄信息，檔案資料的存儲也并未關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，相關(guān)信息也不完整。所以要實(shí)現(xiàn)各平臺間的數(shù)據(jù)整合還存在很多技術(shù)難題亟待解決。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

由于不動產(chǎn)統(tǒng)一登記之后面臨著巨量的數(shù)據(jù)整合，因此，原有的硬件設(shè)施的落后和老舊成為目前行業(yè)各個(gè)方向普遍存在的問題，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備沒有及時(shí)更新?lián)Q代的弊端對于不動產(chǎn)檔案的電子化管理和利用的推行造成了很大的影響。長期以來網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的病毒和漏洞的管理也不到位，對于推行不動產(chǎn)檔案的電子化管理的安全性更是存在極大的威脅。而對于工作人員來說，陳舊的設(shè)施設(shè)備也造成了電子化利用的實(shí)際感受非常差?？梢姡布O(shè)施老舊更新不夠及時(shí)、系統(tǒng)漏洞不完善無法保證安全的問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.4 相關(guān)法律法規(guī)不完善

2016年以來，國家和各省市地區(qū)先后出臺《不動產(chǎn)統(tǒng)一登記暫行規(guī)定》和《實(shí)施細(xì)則》等相關(guān)法律法規(guī)條例，但內(nèi)容相對比較寬泛且只有短短的幾個(gè)章節(jié)。不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)整合后應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移各個(gè)部門相應(yīng)的不動產(chǎn)登記檔案，但對于具體時(shí)間、規(guī)定、規(guī)范并沒有明確的規(guī)章制度，各個(gè)城市之間在協(xié)調(diào)原來職能部門的檔案移交工作時(shí)困難重重。雖然國家規(guī)定在國土資源安全局下設(shè)立了不動產(chǎn)登記局，專門負(fù)責(zé)不動產(chǎn)的統(tǒng)一登記的職責(zé)，但是目前相關(guān)的法律法規(guī)還不完善，各個(gè)部門之間也并沒有明確自身職能的界限，不確定不動產(chǎn)各部分的權(quán)利歸屬，不能保護(hù)所有者的合法權(quán)益，經(jīng)常會出現(xiàn)重復(fù)登記、權(quán)利交叉等問題，導(dǎo)致登記信息有誤，對不動產(chǎn)登記工作也有不利影響。

2.5 儲存介質(zhì)的壽命影響

在存儲壽命的問題上，電子檔案較紙質(zhì)檔案雖然有了大幅度的提升，但依舊會因?yàn)榇鎯橘|(zhì)的改變影響檔案的保存時(shí)間。紙質(zhì)檔案受到環(huán)境影響，例如溫度、濕度、霉菌等的影響，會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的保存壽命減少。同樣，電子檔案也會受儲存介質(zhì)的壽命影響，從而影響到電子檔案的壽命。隨著信息技術(shù)不斷推陳出新，電子儲存介質(zhì)也逐漸成熟和穩(wěn)定，從軟盤、光盤、硬盤發(fā)展到服務(wù)器、云儲存等，技術(shù)的革命為電子檔案的保管提供了有力的支持，但隨著檔案資料的大量增長，也在對儲存介質(zhì)的容量和安全性提出了更高的要求[2]。

3 針對不動產(chǎn)檔案電子化保管和利用過程中遇到問題的解決措施

3.1 強(qiáng)化思想認(rèn)識

目前我們面臨的是一個(gè)知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代、高科技時(shí)代。在現(xiàn)代化技術(shù)日益精進(jìn)的今天，不動產(chǎn)檔案的保管和利用技術(shù)的創(chuàng)新也顯得尤其重要。首先應(yīng)該做到觀念創(chuàng)新，從根本上認(rèn)識到科技知識在不動產(chǎn)檔案保管利用工作中的重要性，主動學(xué)習(xí)新知識、提升新技能。其次要改善我們工作中運(yùn)用的工具、設(shè)施和手段，它包括計(jì)算機(jī)、傳真、電子等現(xiàn)代化的辦公機(jī)具及通信手段。

不動產(chǎn)檔案的管理最基本的要求是工作人員必須具備比較強(qiáng)的責(zé)任感，持續(xù)的引進(jìn)具備扎實(shí)專業(yè)技術(shù)的新時(shí)代現(xiàn)代化檔案管理人才，從基層建設(shè)中強(qiáng)化隊(duì)伍的技術(shù)素養(yǎng)，大力推動各層級人才專業(yè)技能的不斷提高，加強(qiáng)對檔案管理人員的思想教育，形成統(tǒng)一的思想認(rèn)識，全國一盤棋，心往一處想，勁往一處使，早日實(shí)現(xiàn)我國的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記全面聯(lián)網(wǎng)。

3.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)

專業(yè)的人干專業(yè)的事，人才就是生產(chǎn)力。提高不動產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能迫在眉睫，一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有的不動產(chǎn)檔案管理部門人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人員的專業(yè)技能知識和素質(zhì)，另一方面就是要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理類人才，尤其是具有較高學(xué)歷和專業(yè)從事信息化建設(shè)的專業(yè)人才，擴(kuò)充不動產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍，提高隊(duì)伍的整體技能水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有這樣，才能應(yīng)對未來對不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)提出的更高要求。

3.3 加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是不動產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的重要載體，也是不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的基礎(chǔ)。未來，所有的不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)整合利用都要依存于數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，因此，不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就顯得尤為重要。數(shù)據(jù)庫是紙質(zhì)檔案和電子檔案間的重要橋梁，是提高不動產(chǎn)檔案利用效率的關(guān)鍵。它的建設(shè)在整個(gè)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作中占據(jù)著舉足輕重的地位。所以，要做好不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的維護(hù)，確保不動產(chǎn)登記信息的安全穩(wěn)定運(yùn)行，有效提高信息的交流質(zhì)量，需要從整體環(huán)境的角度進(jìn)行深入分析和思考，對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行分層管理，包括不動產(chǎn)登記的事務(wù)管理[3]，只有夯實(shí)了檔案庫建設(shè)這塊基石，才能建立起不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的高樓大廈。

3.4 完善相關(guān)的法律法規(guī)

目前，不動產(chǎn)的登記和檔案利用等工作的開展尚處于開展階段，相關(guān)法律法規(guī)的不完善和各地政策執(zhí)行的不統(tǒng)一，使我國不動產(chǎn)全國統(tǒng)一登記制度的實(shí)施和實(shí)行面臨很大的挑戰(zhàn)。提出并能切實(shí)開始實(shí)施一套完善的法律法規(guī)和實(shí)施細(xì)則是我國現(xiàn)在非常急切的任務(wù)，規(guī)范全國的不動產(chǎn)登記和檔案利用行為，做到不動產(chǎn)登記和檔案利用有法可依，有法必依。這樣才能為下一步的全國聯(lián)網(wǎng)鋪平道路，也有利于各部門之間的信息共享，只有這樣才能提高工作效率，規(guī)范工作流程，為之后的全國統(tǒng)一登記提供有力的法理支持。

3.5 保證電子檔案信息的安全

如何提高目前不動產(chǎn)電子檔案的保密和安全工作，我們急需根據(jù)現(xiàn)有情況，針對電子檔案管理制定一套完整的、切實(shí)有效的安全保密制度。第一，要保證電子檔案的調(diào)閱人必須是權(quán)利人本人或與本不動產(chǎn)存在利害關(guān)系的相關(guān)人員，并保證其在合法有效的范圍內(nèi)調(diào)閱和使用不動產(chǎn)電子檔案；第二，要保證電子檔案的時(shí)效性和真實(shí)有效性，并保證其不會被篡改；第三，運(yùn)用技術(shù)手段，對操作系統(tǒng)進(jìn)行加密升級，保證儲存介質(zhì)的穩(wěn)定和安全。

3.6 加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)檢查審核

確保不動產(chǎn)電子檔案信息的真實(shí)有效是不動產(chǎn)電子檔案歸集的首要條件，不動產(chǎn)信息的來源渠道有很多，從何落實(shí)房產(chǎn)檔案的收集工作是每個(gè)不動產(chǎn)信息工作者要上的第一課[4]。要確保搜集到的信息真實(shí)準(zhǔn)確，首先就是要上級檔案部門派遣人員到基層單位對檔案工作進(jìn)行檢查和督導(dǎo)，以便保證房產(chǎn)檔案的完整性，對房產(chǎn)檔案移交問題進(jìn)行探討，讓負(fù)責(zé)搜集信息的工作人員直接參與到實(shí)際項(xiàng)目中去，這樣就可以加深對檔案電子數(shù)據(jù)的了解，對后期數(shù)據(jù)的審核工作也可以起到一定的幫助；其次，對于已經(jīng)搜集和整理的原始檔案資料，在后續(xù)的處理過程中要嚴(yán)格遵循不漏、不改、不刪的原則，確保內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。如果收集上來的檔案數(shù)據(jù)本身就未遵循以上原則，那么就要經(jīng)過重新收集整理，再進(jìn)行歸檔。

3.7 完善激勵(lì)與保障機(jī)制

獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的建立是制度完善的必要環(huán)節(jié)。建立工作日志，可以有效地保證不動產(chǎn)電子檔案在整理、歸納和傳遞的每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的記錄，可以確保相關(guān)人員的職責(zé)[5]。對認(rèn)真負(fù)責(zé)或者有突出貢獻(xiàn)的相關(guān)單位和人員，應(yīng)當(dāng)給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，以此激勵(lì)所有工作人員在今后的工作中爭當(dāng)上游。此外，要體現(xiàn)不動產(chǎn)電子檔案在實(shí)際工作中所具有的效率優(yōu)勢，進(jìn)一步推進(jìn)不動產(chǎn)檔案利用的電子化步伐，為日后不動產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一登記鋪平道路。再者，建立暢通的反饋渠道也至關(guān)重要，一套合理高效的評價(jià)機(jī)制有助于提高工作人員的服務(wù)效率和質(zhì)量。

結(jié) 語

綜上所述，由于我國傳統(tǒng)的不動產(chǎn)登記檔案查詢利用方式已經(jīng)無法適應(yīng)于時(shí)代的發(fā)展需求，應(yīng)積極采取有效措施促進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案的電子化查詢與利用，要實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案資料的電子化儲存保管與利用，首先要加強(qiáng)從業(yè)人員的思想教育，統(tǒng)一認(rèn)識。其次要建設(shè)一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的管理隊(duì)伍，提高工作效率。最后就是要完善硬件設(shè)施，為不動產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。只有這樣，才能確保不動產(chǎn)檔案的電子化利用順利進(jìn)行，為全國的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記事業(yè)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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作者簡介：王鐸，西安市不動產(chǎn)信息檔案管理中心，助理館員，研究方向：檔案管理。