事業(yè)單位干部人事檔案管理效率的提升對策

程曉俠

摘 要：新時(shí)期，干部人事檔案工作的管理與利用呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和要求，如何著力提高干部人事檔案管理效率，推動(dòng)檔案事業(yè)和組織工作的互融互促發(fā)展，成為檔案管理部門和人事部門共同面臨的問題。本文以新時(shí)期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率的基本遵循為切入點(diǎn)，提出強(qiáng)化干部人事檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)干部誠信教育；建立健全監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制，提升審核水平；提高信息化管理水平，推動(dòng)干部人事檔案共建共享；拓展利用渠道，創(chuàng)新服務(wù)方式的對策，為干部人事檔案高水平發(fā)展提供重要參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；干部人事檔案；管理效率

干部人事檔案是按照黨的干部政策，在個(gè)人學(xué)歷、工作、培訓(xùn)中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，簡稱“三齡二歷一身份”[1]。隨著檔案管理理念、方法和工具地進(jìn)步，干部人事檔案在新時(shí)期也迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），總結(jié)吸收了黨的十八大以來從嚴(yán)管理干部人事檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)新成果，對未來一段時(shí)期內(nèi)干部人事檔案工作的方向、任務(wù)和要點(diǎn)提供了政策指引[2]。而如何回應(yīng)新時(shí)代下干部人事檔案管理的新需求，著力提高干部人事檔案管理效率，推動(dòng)檔案事業(yè)和組織工作的互融互促發(fā)展，成為檔案管理部門和人事部門共同面臨的問題。

1 新時(shí)期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率的基本遵循

1.1 提高政治站位

中央政治局常委，全國人大常委會(huì)委員長栗戰(zhàn)書曾指出，檔案工作具有鮮明的政治性。檔案工作無論發(fā)展到什么階段，仍要堅(jiān)定不移強(qiáng)化檔案工作政治屬性，切實(shí)履行“黨管檔案工作”責(zé)任?！稐l例》也指出要“提高政治站位，切實(shí)把干部人事檔案作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源”。干部選拔任用要考察政治素養(yǎng)、綜合素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富等要素。目前，在干部的選任中，組織部門對于新晉升的干部都要求“有過多崗位鍛煉經(jīng)驗(yàn)”“具有一定年限的管理經(jīng)歷”“經(jīng)過多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)崗位鍛煉”“具有復(fù)雜問題處理能力和統(tǒng)籌全局能力”，這些都表明了“經(jīng)驗(yàn)”和“能力”是干部選拔任用的重要標(biāo)準(zhǔn)，而檔案就直觀、真實(shí)反映了干部的“經(jīng)驗(yàn)”和“能力”[3]。除此之外，在依法治國的整體框架下，干部人事檔案所發(fā)揮的監(jiān)督價(jià)值、司法價(jià)值也起到了不可替代的資政作用，這些都提升了干部人事檔案管理的重要性和地位，也要求了檔案管理人員應(yīng)始終保持著較高的政治站位，提高政治認(rèn)識(shí)。

1.2 全面從嚴(yán)管理

干部人事檔案的政治屬性的資政作用決定了其必須進(jìn)行全面從嚴(yán)管理，2014年10月開始的全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作歷經(jīng)兩年，集中解決了干部人事檔案中存在的材料不齊全、不標(biāo)準(zhǔn)、不一致的問題，嚴(yán)厲整治了檔案造假問題。新時(shí)期，《條例》中也增加了關(guān)于的檔案審核的內(nèi)容，要求在管理過程中應(yīng)遵循“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則。同時(shí)，《條例》中也增設(shè)了“紀(jì)律和監(jiān)督”這一新內(nèi)容，對開展干部人事檔案管理的紀(jì)律、監(jiān)督檢查主體等問題進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，也標(biāo)志著干部人事檔案全面從嚴(yán)管理邁上了新臺(tái)階。在檔案信息化建設(shè)的大背景下，干部人事檔案管理工具、技術(shù)、理念上的革新一定程度上提高了管理效率，在與此同時(shí)也帶來很多管理漏洞，這就要求檔案管理部門要以高度的責(zé)任感和使命感，貫徹和落實(shí)好干部人事檔案的分類、分級(jí)監(jiān)管檢查。

1.3 科學(xué)化、制度化、規(guī)范化

傳統(tǒng)干部人事檔案收集與利用通常依托于機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部的組織部門或行政主管部門，具有顯著的中心化特征，人事檔案利用與服務(wù)地發(fā)起也通常由分管部門辦公室發(fā)起。但在信息化背景下，隨著檔案管理理念、制度和模式的革新，越來越多的干部人事檔案保管與利用開始由個(gè)人發(fā)起，如通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)起，通過審核后便可自助辦理，大大簡化了業(yè)務(wù)流程，很多細(xì)分業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文書檔案保管利用都落實(shí)到了個(gè)人層面?？梢灶A(yù)見到的是，未來干部人事檔案的利用領(lǐng)域會(huì)進(jìn)一步增多，而在這一過程中，就要把握好“利用”與“管理”間的平衡。同時(shí)，還應(yīng)做好細(xì)分領(lǐng)域的制度建設(shè)和規(guī)范建設(shè)，著力提高干部人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

1.4 維護(hù)檔案真實(shí)性

真實(shí)性是檔案的生命性，而干部人事檔案作為黨選拔干部的重要參考依據(jù)，真實(shí)性的重要不言而喻。近年來，中央層面加大了對干部人事檔案專項(xiàng)審核的力度，要求嚴(yán)把“質(zhì)量關(guān)”“準(zhǔn)確關(guān)”“認(rèn)定關(guān)”。對干部人事檔案的專項(xiàng)審核，不僅能夠發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題，去偽存真，查缺補(bǔ)漏，同時(shí)也能進(jìn)一步營造風(fēng)清氣正的檔案管理分為，消除檔案造假的土壤和條件，是推動(dòng)落實(shí)全面從嚴(yán)治黨的重要舉措。

1.5 提高檔案管理效能

干部人事檔案涉及干部任職、成長和獎(jiǎng)懲的方方面面，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，具有參考、憑證、教育和文化傳承等多元價(jià)值。很長一段時(shí)間內(nèi)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理都較為封閉，“重管理輕利用”的現(xiàn)象普遍存在，這也使得干部人事檔案的效能沒有被完全發(fā)揮。新時(shí)期，干部人事檔案作為一種重要的信息資源，其數(shù)據(jù)價(jià)值進(jìn)一步凸顯，很多在過去沒有收到重視的過程性信息很多都成為單位行政管理、業(yè)務(wù)改革等工作中需要參考的有價(jià)值信息，《條例》也對干部人事檔案服務(wù)與利用方面的內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化，在利用理念、利用程序、利用方式和利用效能方面提供了方向指引。與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)引進(jìn)的新技術(shù)和新工具也使得對干部人事檔案內(nèi)容的深度分析成為現(xiàn)實(shí)，通過多過去文書檔案的整理、歸案和總結(jié)，能夠幫助單位在未來的組織工作中“揚(yáng)長避短”，更為科學(xué)地做好干部隊(duì)伍建設(shè)。

2 干部人事檔案管理存在的問題

2.1 干部人事檔案存在失真現(xiàn)象

主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是干部的出生日期和工齡被篡改；二是干部檔案中的學(xué)歷資料與真實(shí)情況不符合，缺少學(xué)歷認(rèn)證材料甚至造假；三是干部在工作經(jīng)歷中所獲得的獎(jiǎng)懲不符；四是由于移交前的單位管理不善導(dǎo)致的檔案材料缺少，特別是已經(jīng)撤銷或者不存在的單位，真實(shí)情況無從考證；五是工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷銜接不上，存在空擋。這些問題都影響著干部人事檔案管理效率，導(dǎo)致很多員工無法認(rèn)定干部身份，不僅影響員工個(gè)人發(fā)展，也影響著事業(yè)單位的人才隊(duì)伍建設(shè)工作。在中組部2016年的通報(bào)中，420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，186人因檔案問題被記錄在案，表明干部隊(duì)伍中政治信仰薄弱、責(zé)任缺失等情況，對于從事干部人事檔案管理工作者是一個(gè)警醒[4]。

2.2 干部人事檔案管理信息化水平滯后

新時(shí)期，事業(yè)單位管理逐漸朝著現(xiàn)代化、智能化和智慧化的方向轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的應(yīng)用已無處不在，這也給干部人事檔案管理帶來新的要求。由于電子干部人事檔案的效力尚未得到明確認(rèn)可，許多事業(yè)單位目前仍是以手工方式管理干部人事檔案，目前在查詢和利用上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了部分?jǐn)?shù)字化，但整體干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢，紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案存在較大的代際落差，在閱讀、查詢、利用上難以統(tǒng)一，不僅損壞了檔案的完整性和真實(shí)性，也為后續(xù)的管理和利用埋下隱患。與此同時(shí)，在電子政務(wù)水平不斷提高的趨勢下，市面上關(guān)于政務(wù)管理的管理信息系統(tǒng)產(chǎn)品更加多樣，但在干部人事檔案管理系統(tǒng)方面還較為滯后。特別是在事業(yè)單位干部人事檔案工作領(lǐng)域，部分信息不能實(shí)現(xiàn)完全線上管理，電子人事檔案的效力也缺乏統(tǒng)一的定論，這也就使得很多單位的干部人事檔案管理信息化水平不平衡，受管理人員主觀因素影響較大[5]。

2.3 干部人事檔案監(jiān)督和審核機(jī)制有待完善

《條例》出臺(tái)后，對事業(yè)單位干部人事檔案管理進(jìn)行了具體和實(shí)踐層面的規(guī)范，但人事檔案是一項(xiàng)長期的工作，在過去部分單位對干部人事檔案管理工作不夠重視，管理簡單化、粗放式，對于人事檔案的收集、歸檔、管理、借閱等基礎(chǔ)操作的標(biāo)準(zhǔn)不明確，這也導(dǎo)致很多人事檔案的內(nèi)容無從查證。監(jiān)督和審核機(jī)制的缺少使得干部人事檔案管理長期處于“沒問題”的狀態(tài)，只有等到中央層面的專項(xiàng)審核時(shí)才加以重視，帶來了很大的管理風(fēng)險(xiǎn)。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理效率的提升對策

3.1 強(qiáng)化干部人事檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)干部誠信教育

3.1.1要提升認(rèn)識(shí)高度。檔案工作應(yīng)由事業(yè)單位黨委領(lǐng)導(dǎo)，把好方向，在組織培訓(xùn)會(huì)、干部培訓(xùn)會(huì)和黨委會(huì)中開展專題學(xué)習(xí)，黨委常委、中層干部和檔案管理人員應(yīng)定期集中各項(xiàng)黨建會(huì)議的精神，在常態(tài)化學(xué)習(xí)中提升干部政治素養(yǎng)，讓干部人事檔案工作的重要性入腦入心，從根源上提升對檔案工作的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，業(yè)務(wù)層面應(yīng)加強(qiáng)對《條例》等干部人事檔案管理政策的解讀和學(xué)習(xí)，依托事業(yè)單位的微信公眾號(hào)、內(nèi)部OA網(wǎng)等渠道對政策法規(guī)、典型案例、違規(guī)情況進(jìn)行通報(bào)，營造良好的檔案管理氛圍。對于干部隊(duì)伍，應(yīng)把管思想、管工作、管作風(fēng)、管紀(jì)律相結(jié)合，嚴(yán)格落實(shí)政治體檢，及時(shí)運(yùn)用個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告、提醒函詢誡勉等制度，整合運(yùn)用紀(jì)檢監(jiān)察、巡視巡察、審計(jì)、信訪舉報(bào)等信息資源，構(gòu)筑安全堤壩，確保干部檔案真實(shí)可靠。深化日常談心談話，堅(jiān)持思想波動(dòng)、苗頭傾向、職務(wù)變動(dòng)、群眾反映“四個(gè)必談”，引導(dǎo)年輕干部厚植教育情懷、提升修養(yǎng)境界。全程跟蹤教育背景、專業(yè)特長、經(jīng)歷能力、德才表現(xiàn)等情況，建立健全組織干部成長檔案。

3.1.2要提升使命感。在檔案管理人員的選拔上要“德才兼?zhèn)洌缘聻橄取?。同時(shí)，讓檔案管理人員參與到干部任免、人才引進(jìn)和干部監(jiān)督工作中，在履職中提升檔案管理人員的使命感和責(zé)任感；對于領(lǐng)導(dǎo)干部，要將誠信教育和廉政教育結(jié)合起來，建立干部廉政自律檔案和干部誠信檔案，通過多種方式引導(dǎo)干部形成健康的政績觀。

3.2 建立健全監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制，提升審核水平

3.2.1建立健全監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制。第一，完善日常研判，加強(qiáng)指導(dǎo)督查。把加強(qiáng)干部人事檔案監(jiān)督工作納入領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)整體規(guī)劃，分層分級(jí)加強(qiáng)日常分析研判，增強(qiáng)干部人事檔案監(jiān)督工作的前瞻性、計(jì)劃性、科學(xué)性。單位黨委應(yīng)每年至少專題研究2次干部人事檔案工作，并向上級(jí)相關(guān)部門報(bào)送干部人事檔案專項(xiàng)審核情況。組織部門每年對干部檔案進(jìn)行2次專項(xiàng)研判，干部調(diào)整動(dòng)議人數(shù)較多時(shí)開展及時(shí)研判，有針對性地發(fā)現(xiàn)和解決重點(diǎn)難點(diǎn)問題，促使干部人事檔案監(jiān)督機(jī)制常態(tài)長效；第二，問責(zé)方面，進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案資料不齊全和造假的問責(zé)力度，以《檔案法》《公務(wù)員法》和其他黨內(nèi)法規(guī)為基礎(chǔ)，建立健全問責(zé)機(jī)制，特別是對檔案造假行為的判定、查處、糾錯(cuò)應(yīng)細(xì)化、量化。同時(shí)，明確不同管理主體在干部人事檔案工作中發(fā)生失職行為的后果和責(zé)任。

3.2.2提升審核水平。一要及時(shí)審核新轉(zhuǎn)入的檔案，對于“三齡二歷一身份”嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)調(diào)查取證，按照監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制進(jìn)行核實(shí)和登記。二是完善審核保障。專項(xiàng)審核過程中應(yīng)設(shè)有專項(xiàng)資金，在業(yè)務(wù)部門和職能部門設(shè)立兼職檔案館員，采取分級(jí)分類的審核模式，由干部個(gè)人、兼職檔案館員、人事部門、組織部門共同參與審核，確保干部人事檔案信息真實(shí)、可靠、無遺漏。三是要提高干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平。干部人事檔案審核時(shí)，要確保所有的檔案數(shù)據(jù)都通過平臺(tái)數(shù)據(jù)庫完成，以實(shí)現(xiàn)對每一份人事檔案完整的記錄和查閱采集。在這一階段，檔案管理部門應(yīng)參考檔案管理與利用需求多元化的趨勢，充分整合原生電子檔案和傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化產(chǎn)品。檔案管理部門應(yīng)事先編制好檔案的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn)，考慮到干部人事檔案的載體特征，在針對不同崗位、不同事項(xiàng)時(shí)提供同一模板和標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3.3 提高信息化管理水平，推動(dòng)干部人事檔案共建共享

3.3.1構(gòu)建數(shù)字干部人事檔案資源庫。提升干部人事檔案管理效率的目的最終是要“服務(wù)于人”，這就有賴于特色化和專題化的館藏資源。為進(jìn)一步發(fā)揮干部人事檔案管理效能，應(yīng)將除文本外的影音資料、珍貴照片進(jìn)行數(shù)字化保存。對于缺少電子簽名、內(nèi)容不完整的檔案及時(shí)整改方可歸檔存儲(chǔ)。利用率較高的圖片和文檔應(yīng)遵循“輕量化”存儲(chǔ)的原則，便于后期的調(diào)用和流轉(zhuǎn)。

3.3.2要優(yōu)化干部人事檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案公建共享。對檔案共享編輯工作應(yīng)采用全面的數(shù)據(jù)標(biāo)記，確保數(shù)據(jù)在可控范圍內(nèi)。與此同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)進(jìn)一步完善權(quán)限機(jī)制，根據(jù)人事檔案價(jià)值的大小、利用需求和使用場所將訪問用戶分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、一般用戶和禁止訪問等幾類，并根據(jù)用戶的調(diào)用、查閱、流轉(zhuǎn)等操作進(jìn)行權(quán)限匹配。除此之外，檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)還應(yīng)推動(dòng)各類數(shù)據(jù)與管理平臺(tái)的共享共建，進(jìn)一步完善檔案資源易地備份模式，共同構(gòu)建檔案共享的長效機(jī)制。還要加強(qiáng)信息安全管理工作。在軟件系統(tǒng)開發(fā)或外包時(shí)，應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。與此同時(shí)，在查閱權(quán)限的管理上應(yīng)采用多種方式，線下查閱嚴(yán)格遵循《條例》中的規(guī)定，線上查閱則應(yīng)采用身份授權(quán)、人臉識(shí)別等方式確認(rèn)查詢?nèi)松矸輀6]。

3.4 拓展利用渠道，創(chuàng)新服務(wù)方式

3.4.1在干部人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，建立專題數(shù)據(jù)庫。在確保授權(quán)合規(guī)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容實(shí)時(shí)查詢功能，建立集收集、加工、管理、流轉(zhuǎn)、查閱為一體的服務(wù)體系，應(yīng)用數(shù)字簽名對使用過程進(jìn)行記錄，以建立安全快捷的干部人事檔案利用方式。在利用渠道方面，要遵循《條例》中對干部人事檔案查閱的規(guī)定，嚴(yán)格檔案調(diào)閱流程，與此同時(shí)，內(nèi)部要打通職能部門的交流渠道，外部要暢通黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位優(yōu)秀人才的流通與交流，為干部的教育管理、優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作、紀(jì)檢監(jiān)察案件辦理與監(jiān)察工作、編志修史等工作提供相應(yīng)的信息，發(fā)揮好干部人事檔案對于黨和國家組織人事工作的基礎(chǔ)支撐作用。

3.4.2創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。根據(jù)本單位發(fā)展重點(diǎn)和干部需求，在資政、參考、憑證、文化、教育等重點(diǎn)領(lǐng)域創(chuàng)新干部人事檔案服務(wù)方式。改變傳統(tǒng)干部人事檔案的中心服務(wù)模式，縮短人和檔案之間的距離，化解傳統(tǒng)模式下的信息孤島難題，構(gòu)建出多主體參與的協(xié)同服務(wù)模式。

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作者簡介：程曉俠，陜西省韓城市人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中心助理館員，研究方向：事業(yè)單位個(gè)人人事檔案管理。