人力資源共享背景下企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新策略研究

楊爽

摘 要：人力資源共享背景下企業(yè)人事檔案資源管理更加注重科學(xué)性、全面性，其利用價(jià)值更加凸顯。企業(yè)人事檔案管理應(yīng)注重全程優(yōu)化，增強(qiáng)檔案收集與開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)性，在源頭保障人事檔案的質(zhì)量。在人事檔案管理和利用過(guò)程中注重提高效率，同時(shí)兼顧檔案信息安全，從整體上提升人事檔案資源共享服務(wù)能力和水平。

關(guān)鍵詞：人力資源共享；人事檔案；智慧化；系統(tǒng)化；長(zhǎng)效化

人力資源共享對(duì)于優(yōu)化企業(yè)人才結(jié)構(gòu)具有積極意義，也是現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的一種重要方式。將各業(yè)務(wù)單元所涉到的人力資源行政事務(wù)性工作集中起來(lái)，成立服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)人力資源集中管理，有助于提升人力資源管理運(yùn)行效率。為了更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展變化，應(yīng)對(duì)企業(yè)人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。

1 企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)容及發(fā)展趨向

1.1 企業(yè)人事檔案管理逐漸走向科學(xué)化和現(xiàn)代化

人力資源共享背景下，企業(yè)人事檔案管理正逐漸由原來(lái)人工管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型，企業(yè)人事檔案信息管理變得更加科學(xué)規(guī)范，為人力資源管理功能實(shí)現(xiàn)提供全方位的人事檔案信息支持。通過(guò)對(duì)企業(yè)人事檔案信息的系統(tǒng)整合，能夠更好地反映企業(yè)員工的福利待遇、績(jī)效、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)情況，形成企業(yè)員工人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)分析，能夠?yàn)槿肆Y源合理配置提供更為精準(zhǔn)的檔案信息依據(jù)[1]。當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)支持之下，企業(yè)人事檔案管理正向科學(xué)化和現(xiàn)代化邁進(jìn)，在這一過(guò)程中，隨著更多先進(jìn)技術(shù)的引入，將有助于提升企業(yè)人事檔案信息管理質(zhì)量，密切企業(yè)人事檔案信息與企業(yè)人力資源管理工作聯(lián)系。

1.2 企業(yè)人事檔案管理逐漸走向共享化和智慧化

從智慧化層面看，為更好發(fā)揮企業(yè)人事檔案信息價(jià)值和作用，就要圍繞當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理實(shí)際需要，合理利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)人事檔案信息資源的有效整合，為企業(yè)人力資源管理工作和檔案管理工作提供準(zhǔn)確性、全面性的人事檔案信息支持。在這一過(guò)程中，人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)會(huì)使企業(yè)人事檔案管理工作逐漸向智能化方向轉(zhuǎn)型。隨著企業(yè)人事檔案管理平臺(tái)、大數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)功能不斷完善，會(huì)進(jìn)一步提升企業(yè)人事檔案智慧化管理水平，結(jié)合企業(yè)人力資源需求和人事檔案管理工作對(duì)人事檔案信息進(jìn)行智能化操作、智能化分析和智能化結(jié)果運(yùn)用，提升企業(yè)人事檔案信息的利用效果。

從共享的角度看，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能夠?qū)ζ髽I(yè)人事檔案信息進(jìn)行相關(guān)性和分類性分析，所提供的檔案服務(wù)能夠?yàn)槠髽I(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和人力資源開(kāi)發(fā)提供更精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)，能夠?yàn)槠髽I(yè)高層次人才引進(jìn)、人力資源規(guī)劃和崗位管理提供更為清晰的思路，使企業(yè)在人力資源管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)優(yōu)秀人才與崗位相匹配。在這一過(guò)程中，企業(yè)人事檔案信息不僅在在企業(yè)檔案管理部門與人力資源管理部門流動(dòng)共享，同時(shí)還可以結(jié)合業(yè)務(wù)工作需要以及其他人力資源管理需要，與其他部門進(jìn)行共享，解決當(dāng)前企業(yè)在管理過(guò)程中人力資源開(kāi)發(fā)精準(zhǔn)度不高的問(wèn)題。

2 現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)存的主要問(wèn)題

企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)人事檔案包含企業(yè)員工的各類信息，是企業(yè)進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合運(yùn)用，企業(yè)人事檔案管理存在一些亟待解決的問(wèn)題。

2.1 人事檔案材料內(nèi)容不齊全

當(dāng)前部分企業(yè)在人事檔案管理過(guò)程中，對(duì)人事檔案材料收集工作重視程度不足，導(dǎo)致人事檔案材料部分內(nèi)容缺失，影響人事檔案材料的真實(shí)性和完整性。一是針對(duì)人事檔案材料內(nèi)容收集，沒(méi)有形成完善的制度機(jī)制。人事檔案材料對(duì)于企業(yè)人事檔案管理以及后續(xù)人事檔案信息資源利用都起著關(guān)鍵性作用，一旦前期人事檔案材料收集工作沒(méi)有落實(shí)到位，勢(shì)必會(huì)影響后續(xù)工作。當(dāng)前圍繞人事檔案材料收集擬定的相關(guān)制度以上級(jí)檔案管理部門制度為主，并沒(méi)有結(jié)合企業(yè)人事檔案管理實(shí)際需要，相應(yīng)地在制度執(zhí)行過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)疏漏和偏差，這也就客觀上造成了人事檔案材料收集不全、不細(xì)。二是人事檔案材料收集是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，并不是階段性工作。但當(dāng)前部分檔案管理人員在人事檔案材料數(shù)據(jù)過(guò)程中缺少與企業(yè)員工的溝通和互動(dòng)，只是在年中或年底對(duì)人事檔案材料進(jìn)行集中收集，在這一過(guò)程中部分企業(yè)給員工會(huì)產(chǎn)生新的人事檔案材料，如果對(duì)這些重要的檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集，就可能會(huì)出現(xiàn)缺失或丟失問(wèn)題。

2.2 管理方式方法更新滯后

目前，部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不足，在推動(dòng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)方面方法不多；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理方式方法更新滯后，影響企業(yè)人事檔案信息管理質(zhì)量，不利于人事的信息資源的合理開(kāi)發(fā)和利用[2]。第一，企業(yè)人事檔案管理方式過(guò)于簡(jiǎn)單。當(dāng)前部分企業(yè)在人事檔案管理工作過(guò)程中對(duì)人事檔案信息收集不及時(shí)，在管理過(guò)程中方法過(guò)于粗暴、簡(jiǎn)單，或沒(méi)有圍繞企業(yè)員工的具體需求對(duì)企業(yè)人事檔案信息進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和利用。第二，企業(yè)人事檔案管理方式方法落后。目前部分企業(yè)在人事當(dāng)管理工作開(kāi)展過(guò)程中對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)引入還存在著猶豫和徘徊現(xiàn)象，企業(yè)人事檔案管理工作信息技術(shù)支持力度不足，方式方法過(guò)于落后。

2.3 人事檔案信息沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

目前在企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)的利用和開(kāi)發(fā)手段方式還相對(duì)簡(jiǎn)單，偏重日常管理，沒(méi)有對(duì)人員檔案信息進(jìn)行深層次整合和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，在一定程度上弱化了企業(yè)人事檔案信息資源利用價(jià)值。第一，企業(yè)人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，企業(yè)人事檔案信息要想對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需要扎實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的軟件系統(tǒng)和綜合性檔案管理人才，三者必不可少，但目前在企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還相對(duì)落后，特別是在硬件設(shè)施建設(shè)方面，如果沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，就難以對(duì)人事的信息進(jìn)行系統(tǒng)整合和有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)，也會(huì)影響企業(yè)人事檔案信息管理質(zhì)量。第二，企業(yè)人事檔案信息開(kāi)發(fā)缺少針對(duì)性和目的性，當(dāng)前在企業(yè)人力資源管理干部提拔重用以及獎(jiǎng)懲方面都需要企業(yè)人事檔案管理部門為其提供必要的信息支持。但目前部分企業(yè)在人事檔案管理和人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中還存在著一定的隨意性，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中與業(yè)務(wù)工作結(jié)合的不夠緊密，影響了企業(yè)人事檔案信息資源利用效果。

3企業(yè)人事檔案管理的共享化發(fā)展與創(chuàng)新策略

新時(shí)期，在企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中要以共享化作為重要目標(biāo)，在具體實(shí)施過(guò)程中要完善制度機(jī)制，為企業(yè)人事檔案信息資源共享提供扎實(shí)的制度保障，同時(shí)要增強(qiáng)人事檔案資源共享服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)人事檔案管理工作的深度融合。加強(qiáng)與人力資源管理部門合作，重視對(duì)企業(yè)人事檔案原始信息的合理開(kāi)發(fā)和利用，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理人員教育培訓(xùn)，持續(xù)提升企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和勝任力，更好地完成企業(yè)人事檔案管理各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)。同時(shí)要注重企業(yè)人事檔案信息安全，從制度層面、意識(shí)層面入手，為企業(yè)人事檔案信息高效共享、合理利用提供扎實(shí)保障。

3.1 依托制度建設(shè)推進(jìn)人事檔案資源共享的有序推進(jìn)

企業(yè)人事檔案信息資源共享需要走制度化和標(biāo)準(zhǔn)化道路，企業(yè)在人事檔案管理過(guò)程中應(yīng)依托制度建設(shè)，提升企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量[3]。第一，完善現(xiàn)有制度機(jī)制。企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)要將制度機(jī)制建設(shè)作為重要工作加以重視，樹(shù)立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，圍繞企業(yè)人事檔案管理工作，建立一套行之有效的制度規(guī)范，要求人事檔案管理部門以及相關(guān)職能部門要嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)制度機(jī)制。同時(shí)要通過(guò)制度規(guī)章明確企業(yè)人事檔案管理部門和具體崗位職責(zé)，理順企業(yè)人事檔案管理工作流程。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，為企業(yè)人事檔案管理工作提供了更全面的技術(shù)支撐，特別是人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為企業(yè)人事檔案管理共享化發(fā)展提供了全面的技術(shù)支持，相應(yīng)的在制度機(jī)制建設(shè)方面也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有的制度機(jī)制進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，圍繞現(xiàn)代信息技術(shù)形成新的制度規(guī)范，為企業(yè)人事檔案資源共享提供扎實(shí)的制度保障。第二，形成科學(xué)合理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。新時(shí)期，無(wú)論是企業(yè)人事檔案管理平臺(tái)建設(shè)，還是大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)都需要具體合理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為支持，才能夠確保收集上來(lái)的人事檔案信息符合平臺(tái)要求，符合檔案管理的技術(shù)要求，在信息共享方面才能夠有效的避免數(shù)據(jù)不兼容、技術(shù)端口不兼容等問(wèn)題[4]。為此，要從當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理共享需求入手，按照國(guó)家關(guān)于企業(yè)人事檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)規(guī)范對(duì)相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行創(chuàng)新和完善，進(jìn)一步增強(qiáng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、規(guī)范性和合理性。

3.2 依托技術(shù)支持增強(qiáng)人事檔案資源共享服務(wù)能力

隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等技術(shù)與企業(yè)人事檔案管理工作的深度融合，為人事檔案資源共享服務(wù)提供了技術(shù)可能。企業(yè)在人事檔案管理過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)的抓住信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的有利機(jī)遇，搭建企業(yè)人事檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息資源的云存儲(chǔ)。通過(guò)云存儲(chǔ)技術(shù)手段，滿足企業(yè)和相關(guān)部門對(duì)于人事檔案信息資源的共享需求。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)系統(tǒng)強(qiáng)大處理能力，對(duì)企業(yè)人事檔案信息資源進(jìn)行整合和加工，從而為不同主體提供多元化的人事檔案信息資源服務(wù)。同時(shí)借助區(qū)塊鏈技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)人事檔案信息資源的異地備份和全流程跟蹤，有效避免各種不可預(yù)判的外部因素對(duì)企業(yè)人事檔案信息資源帶來(lái)的不利影響。依托云存儲(chǔ)中心，能夠提升企業(yè)人事檔案信息資源共享服務(wù)能力，更好地發(fā)揮企業(yè)人事檔案信息資源對(duì)企業(yè)發(fā)展和人才服務(wù)方面的積極作用，讓企業(yè)人事單信息資源創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和服務(wù)價(jià)值。

3.3 依托管理隊(duì)伍提升人事檔案資源共享專業(yè)水平

信息時(shí)代背景下，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作提出更高要求，在企業(yè)人事檔案資源共享方面要將企業(yè)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)放在突出位置，圍繞當(dāng)前企業(yè)人事檔案資源共享實(shí)際需要，打造一支特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能創(chuàng)新、特別能服務(wù)的企業(yè)人事檔案管理人才隊(duì)伍，更好地滿足新時(shí)期企業(yè)人事檔案信息資源共享需要，全面提升企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量。一方面，從企業(yè)人事檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，重視對(duì)現(xiàn)有企業(yè)人事檔案管理人員教育培訓(xùn)，將區(qū)塊鏈、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)作為培訓(xùn)重點(diǎn)，提高企業(yè)人事檔案管理人員的勝任力和綜合素質(zhì)[5]。同時(shí)要重視企業(yè)檔案管理人員的道德培訓(xùn)和安全意識(shí)培訓(xùn)，更好地服務(wù)企業(yè)人事檔案資源共享工作。另一方面，企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到人才在企業(yè)人事檔案資源共享中的作用，給予企業(yè)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)更大支持力度，結(jié)合企業(yè)人事檔案管理實(shí)際需要，面向社會(huì)引進(jìn)一批高素質(zhì)管理型人才充實(shí)到企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍之中，適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)人事檔案資源共享需求。

3.4 依托安全管理保障人事檔案資源共享長(zhǎng)效運(yùn)行

在對(duì)企業(yè)人事檔案資源共享過(guò)程中，要處理好人事檔案信息資源共享與安全保護(hù)之間的關(guān)系。由于企業(yè)人事檔案信息涉及企業(yè)員工的切身利益，因此在企業(yè)人事檔案資源共享方面，一定要明確何種人事檔案信息能夠共享，何種人事的信息需要注重個(gè)人保密，并采取相應(yīng)安全措施，對(duì)不同類型的人事檔案信息進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源利用與保密的平衡。第一，重視企業(yè)人事的信息安全保護(hù)工作。要從技術(shù)層面入手，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段，切實(shí)保障存儲(chǔ)人事檔案信息相關(guān)系統(tǒng)運(yùn)行安全，及時(shí)對(duì)更新的企業(yè)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，有效地應(yīng)對(duì)一系列不確定風(fēng)險(xiǎn)。第二，完善企業(yè)人事檔案資源共享制度機(jī)制。要將企業(yè)人事檔案信息安全作為共享制度機(jī)制建設(shè)的重要方面，充分認(rèn)識(shí)到保障人事檔案信息安全的重要性和必要性，并通過(guò)制度機(jī)制建設(shè)，防止出現(xiàn)人為破壞行為，規(guī)范企業(yè)人事檔案資源共享流程。第三，為企業(yè)人事檔案信息營(yíng)造良好的外部環(huán)境，對(duì)重要的企業(yè)人事檔案信息應(yīng)實(shí)行系統(tǒng)單獨(dú)運(yùn)行，單獨(dú)存放，實(shí)現(xiàn)與外部網(wǎng)絡(luò)的物理隔絕，從源頭上避免外部黑客攻擊和病毒感染，切實(shí)保障企業(yè)人事檔案信息安全。

總之，企業(yè)應(yīng)將人事檔案管理工作作為企業(yè)工作的重要組成部分，在推動(dòng)企業(yè)人事檔案信息管理過(guò)程中應(yīng)樹(shù)立共享理念，圍繞企業(yè)人事檔案信息共享完善相應(yīng)制度機(jī)制，加大人才培養(yǎng)力度，為企業(yè)人事信息共享創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。同時(shí)要對(duì)企業(yè)人事檔案信息管理手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新，不斷地提升企業(yè)人事檔案信息管理水平，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

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（作者單位：陜西省一三九煤田地質(zhì)水文地質(zhì)有限公司）