公路檔案數(shù)字化管理方法研究

摘 要：公路檔案數(shù)字化管理有利于為公路建設(shè)和養(yǎng)護管理提供支持，同時還可以為公路發(fā)展變化提供數(shù)據(jù)，但是，目前基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善、總體規(guī)劃不合理、安全管理也沒有落到實處，導(dǎo)致公路檔案數(shù)字化管理水平無法得到提升?；诖耍闹刑岢鎏岣咧匾暢潭?、做好安全管理以及完善現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等措施，以期為提高公路檔案數(shù)字化管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：公路檔案；數(shù)字化管理；管理方法

近年來，城市化進程速度不斷加快，我國在公路工程建設(shè)方面投入的關(guān)注度較高，公路里程不斷增加，對于運輸效率產(chǎn)生直接性影響，推動整個區(qū)域經(jīng)濟的建設(shè)和發(fā)展。新時期背景下，我國各領(lǐng)域都在朝著數(shù)字化的趨勢轉(zhuǎn)變和發(fā)展，公路系統(tǒng)檔案信息數(shù)量有明顯上升，但現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)力度不足、工作人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力較弱等，給檔案管理工作帶來不良影響。因此，相關(guān)部門要加強對公路檔案數(shù)字化管理的重視，將信息化技術(shù)合理應(yīng)用其中，保證公路檔案數(shù)字化管理水平得到提升。

一、公路檔案數(shù)字化管理的意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作在開展時，必須要加強對公路系統(tǒng)檔案信息管理的重要性，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息進行整合和利用，檔案信息一般都是人工操作的方式，所以，對人員的勞動依賴性要求普遍較高。雖然，在檔案管理的操作上相對簡單，但是，整個操作過程比較煩瑣，涉及的工作量也比較多，檔案管理人員很容易出現(xiàn)嚴重的審美疲勞等問題，無法為公路檔案數(shù)字化管理打下良好基礎(chǔ)，檔案管理的準(zhǔn)確性、可靠性等都會受到不良影響。在目前數(shù)字化發(fā)展背景下，通過合理利用信息技術(shù)手段，能夠為公路系統(tǒng)檔案的完整性和可靠性提供基本保證，同時，提高信息傳遞的效率，從過去人工勞動為主的方式逐漸轉(zhuǎn)變成軟件自動化處理的方式，有利于提高檔案管理的效率和效益，更為重要的是數(shù)字化檔案信息的錄入，可以降低人力、物力等各項資源的成本，促使公路系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理順利開展。

1.有利于為公路建設(shè)和養(yǎng)護管理提供數(shù)據(jù)支持

公路系統(tǒng)檔案工作的有序開展，可以對公路建設(shè)中涉及的基本信息進行全方位保存。結(jié)合目前公路行業(yè)的整體發(fā)展現(xiàn)狀，對各級公路提出的要求較高，必須提高對質(zhì)量以及安全管理的重視。在公路工程養(yǎng)護以及改擴建項目建設(shè)中，公路系統(tǒng)檔案具有至關(guān)重要的影響和作用，是保證公路可以安全運行的前提。在各級公路項目建設(shè)備設(shè)施工時，所有環(huán)節(jié)都必須要有充足的數(shù)據(jù)信息作為支持，通過現(xiàn)有數(shù)據(jù)的合理利用，能夠?qū)返膶嶋H情況展開深入了解，保證制定的方案具有針對性和可靠性，以此來推動各項工作有序開展。在公路工程項目建設(shè)中的數(shù)據(jù)都是非常重要的參考依據(jù)，需要檔案管理部門及時做好收集和處理，保證數(shù)據(jù)信息的完整性和真實性。在公路工程項目投入正式使用之后，仍然會遇到各類問題，要想解決現(xiàn)有問題，必須要有大量的技術(shù)資料作為支持，包括設(shè)計圖紙以及施工方案等，在詳細了解公路原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，合理設(shè)置養(yǎng)護措施，加大管理力度，為公路工程項目的穩(wěn)定運行提供保證。

2.有利于為公路發(fā)展變化提供數(shù)據(jù)依據(jù)

公路工程項目在規(guī)劃和建設(shè)時，其建設(shè)質(zhì)量會直接影響人們的出行安全以及交通運輸行業(yè)的發(fā)展，為保證項目有序開展，就必須要加強對公路檔案數(shù)字化管理的重視，將檔案信息的作用體現(xiàn)出來。在公路工程項目建設(shè)竣工后投入使用時，必須要保證養(yǎng)護管理工作持續(xù)性開展，但是，在整個過程中需要投入的資金較多。公路養(yǎng)護管理部門要想實現(xiàn)對各路段實際情況全方位掌握和了解，保證養(yǎng)護管理工作有序開展，必須仔細分析公路工程項目建設(shè)中涉及的各類信息，以對項目的整體建設(shè)質(zhì)量展開深入了解，保證養(yǎng)護管理措施具有針對性。公路系統(tǒng)檔案管理工作在開展時，需要對項目相關(guān)數(shù)據(jù)信息展開全方位的收集和保存，其與公路建設(shè)中涉及的環(huán)節(jié)具有密切聯(lián)系，無論是在投資建設(shè)或者是管理等方面都有對應(yīng)的檔案資料作為支持。目前，部分公路檔案管理工作在開展時，在不同階段可以通過各種檔案信息將真實情況客觀反應(yīng)出來?；诖耍嚓P(guān)部門必須加強對公路檔案數(shù)字化管理的重視，為檔案內(nèi)容收集的準(zhǔn)確性、合理性以及全面性提供基本保證。

二、公路檔案數(shù)字化管理現(xiàn)存問題

1.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不夠完善

為保證公路系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)有序開展，必須要對現(xiàn)有技術(shù)設(shè)施進行完善和優(yōu)化，這樣不僅有利于保證檔案信息管理工作有序開展，還可以根據(jù)實際情況的不同，提高檔案數(shù)字化管理的操作水平。結(jié)合目前提出的基本要求，保證設(shè)備采購以及配置等各項工作有序開展，包括計算機設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，合理推進公路系統(tǒng)檔案信息化管理，以此來實現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。結(jié)合目前公路系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，雖然管理人員已經(jīng)配備較為完善的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及專業(yè)技術(shù)等，但是，這些設(shè)備與技術(shù)之間缺少配套性和合理性，對于檔案管理的效果會產(chǎn)生直接影響，甚至?xí)粝聡乐氐碾[患問題，對于公路系統(tǒng)檔案管理工作的開展造成嚴重限制。

2.總體規(guī)劃不夠科學(xué)

信息技術(shù)在公路工程項目建設(shè)以及檔案管理中的應(yīng)用具有較為明顯的優(yōu)勢特點，尤其是在檔案分析以及檔案處理等方面的整體應(yīng)用效果相對良好。但是，目前公路檔案數(shù)字化管理整體水平較低，檔案管理工作也一直處于停滯不前的狀態(tài)，并沒有形成對現(xiàn)代信息技術(shù)的認識和了解。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，普遍都會選擇利用信息技術(shù)，但是，多數(shù)情況下都是以習(xí)慣為主，并沒有將信息技術(shù)在公路檔案數(shù)字化管理中的作用和價值發(fā)揮出來。由此可以看出，公路部門當(dāng)前開展的檔案管理信息化建設(shè)并沒有體現(xiàn)出系統(tǒng)性、科學(xué)性以及合理性，很難將信息技術(shù)的應(yīng)用價值體現(xiàn)出來，檔案信息很難實現(xiàn)共享功能，其整體利用率也比較低，嚴重限制了檔案管理工作的推進。

3.人員素質(zhì)不達標(biāo)

為提高公路檔案數(shù)字化管理水平，需要對高素質(zhì)的人才進行引進和聘請，并保證在職人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力可以得到提升。在目前數(shù)字化時代發(fā)展的形勢下，公路部門對公路檔案數(shù)字化管理的重視程度越來越高，整個發(fā)展形勢相對良好，對檔案管理人員的要求也普遍比較高。檔案管理人員在日常管理中，必須要具備良好的專業(yè)技能，將理論知識合理應(yīng)用在實踐中，保證檔案管理的效率和質(zhì)量得到提升。但是，目前公路檔案數(shù)字化管理人員在日常工作時的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力還未達到標(biāo)準(zhǔn)要求，過分依賴自身的經(jīng)驗，沒有充分掌握和了解新的知識以及技術(shù)，所以，數(shù)字化以及信息化技術(shù)的應(yīng)用作用也很難體現(xiàn)出來。

4.安全管理不到位

部分公路部門在檔案管理信息化建設(shè)時，其安全管理工作無法落到實處，從整體角度來看，部分檔案直接儲存在移動硬盤或者光盤當(dāng)中，如果儲存介質(zhì)受到破壞，那么檔案信息勢必丟失。除此之外，公路項目在建設(shè)時的檔案數(shù)量比較多，在對檔案內(nèi)容進行整理或者錄入時很容易出現(xiàn)檔案丟失的問題。在安全系統(tǒng)設(shè)置方面，缺少符合要求的網(wǎng)絡(luò)安全措施作為基礎(chǔ)，很容易受到病毒或者黑客的侵襲影響，最終造成檔案信息的嚴重泄露。

三、公路檔案數(shù)字化管理的實施策略

數(shù)字化時代背景下，計算機技術(shù)在實踐中的應(yīng)用和發(fā)展，對于各行業(yè)都會帶來不可忽視的影響，在顛覆性的改革和創(chuàng)新發(fā)展中，各種不同類型的信息軟件越來越多，檔案管理數(shù)字化以及信息化逐漸得到普及。檔案管理單位應(yīng)當(dāng)對先進的技術(shù)手段進行引進和利用，同時要及時更新現(xiàn)有管理軟件，保證檔案管理數(shù)字化和信息化水平得到提升。在公路檔案管理中要合理利用檔案信息，以先進的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將原本的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，同時儲存到計算機數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，以此來提高檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸效率和質(zhì)量，有利工作人員在后續(xù)查詢和調(diào)取檔案時縮短時間，將檔案在實際應(yīng)用中的價值體現(xiàn)出來。

1.提高重視程度

為保證公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化以及信息化建設(shè)工作有序開展，必須保證工作人員可以提高對檔案管理的重視和認識，將檔案管理在各項工作中的作用發(fā)揮出來，形成密切的聯(lián)系。因此，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予足夠的關(guān)注和重視，為其提供最基礎(chǔ)的資金保障，保證各部門以及工作人員可以積極主動地參與其中，這樣不僅可以保證各項管理工作有序開展，還可以提高檔案信息的整體利用率，為檔案管理提供最基本的支持。在條件允許的情況下，可以將檔案管理信息化建設(shè)作為日常性工作內(nèi)容，及時處理存在的各類問題。比如，在數(shù)字化檔案建設(shè)前期，由于工作量巨大，時間比較緊迫，可以在數(shù)據(jù)加工環(huán)節(jié)聘請臨時性人員協(xié)助完成工作，及時處理檔案管理中的各類問題，避免留下嚴重的隱患。

2.加強安全管理

在公路檔案數(shù)字化管理工作開展時，為取得良好的管理效果，必須要加強對資金的投入，保證資金充足，才能針對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)以及硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等進行不斷完善和優(yōu)化，這是保證數(shù)據(jù)備份以及存儲介質(zhì)更新相關(guān)工作有序開展的前提，確保提高檔案信息的安全性和可靠性。與此同時，要對檔案管理信息化建設(shè)過程進行監(jiān)督和管理，落實安全管理責(zé)任制度，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，一旦出現(xiàn)問題時可以追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，安排專業(yè)人員參與其中，保證計算機安全管理等各項工作有序開展。另外，要設(shè)置好防火墻以及殺毒軟件，定期更新系統(tǒng)，加強對病毒查殺等各項工作的重視，及時消除安全隱患。

3.完善現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

為提高公路檔案數(shù)字化管理水平，要根據(jù)公路工程項目建設(shè)的基本要求，積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有思想觀念，更為重要的是要將信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等合理應(yīng)用其中，這樣不僅有利于保證公路檔案管理的效率和質(zhì)量得到提升，還能滿足公眾項目在建設(shè)時的基本要求。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強對檔案信息化管理的重視，從全局角度著手實現(xiàn)全方位分析，制定整體規(guī)劃方案，為相關(guān)工作有序開展打下良好的基礎(chǔ)。同時，要對現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施進行完善和優(yōu)化，使計算機等設(shè)備得到及時更新。除此之外，還要合理選擇符合要求的軟件系統(tǒng)，體現(xiàn)出軟件系統(tǒng)在應(yīng)用時的兼容性特征，根據(jù)實際情況的不同，合理開發(fā)和利用各種系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)對檔案的高效管理。

4.加強對信息管理的重視

數(shù)字化背景下，公路部門在開展檔案管理時必須妥善處理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，將其合理錄入計算機系統(tǒng)當(dāng)中，逐漸形成電子檔案，合理構(gòu)建公路檔案信息庫，確保對數(shù)據(jù)檔案信息展開全方位管理，不僅有利于提高公路檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量，還可以為檔案后續(xù)的查詢和利用提供便利條件，更為重要的是可以降低檔案管理中的人力成本投入。工作人員在創(chuàng)建信息庫之后，需要立即安排專業(yè)人員參與其中，對檔案數(shù)據(jù)庫、信息庫等進行管理，為后續(xù)檔案信息的調(diào)取、利用等提供便利條件。與此同時，加強對信息管理的重視，可以降低檔案管理中的人力成本投入，節(jié)約人力資源，保證人力資源可以實現(xiàn)合理調(diào)配。通常在信息庫建設(shè)完成后，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等合理應(yīng)用其中，有利于提高檔案的共享率，實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用。

5.提高人員綜合素質(zhì)

公路部門在開展檔案數(shù)字化管理的時候，為保證提高檔案信息的整體利用率、共享率，將檔案信息在公路管理中的作用發(fā)揮出來，必須要根據(jù)檔案管理中提出的個性化要求，同時還要提高人員的綜合素質(zhì)。工作人員的綜合素質(zhì)對檔案管理的發(fā)展會產(chǎn)生一系列影響，因此，必須要加強對檔案管理工作的重視，保證檔案數(shù)字化建設(shè)水平得到提升，加強對人員的培訓(xùn)和教育，讓其深入了解和掌握相關(guān)知識以及理論，將先進技術(shù)合理應(yīng)用在檔案管理中，不僅為公路檔案數(shù)字化管理提供基本保障，還可以將人才的作用發(fā)揮出來，促使隊伍整體素質(zhì)得到提升。另外，在實踐中要對激勵機制以及約束機制進行合理構(gòu)建，不斷改善檔案管理的工作環(huán)境，促使檔案管理人員的工作積極性和主動性得到有效調(diào)動，以更加嚴謹?shù)膽B(tài)度面對各項工作，為工作的整體實施效果提供保證，以此來提高公路檔案數(shù)字化管理水平。

6.落實規(guī)范化制度建設(shè)

為保證公路檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平得到提升，需要以規(guī)范的制度為基礎(chǔ)，推動公路檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)時，公路部門應(yīng)當(dāng)保證制度建設(shè)等各項工作有序開展，將相應(yīng)的責(zé)任制度體現(xiàn)在各環(huán)節(jié)中，確定各個環(huán)節(jié)的基本職責(zé)，還要以監(jiān)督管理的方式保證檔案交接保存之間的無縫銜接，為檔案的完整性和安全性提供基本保證。同時，要對績效考核制度進行合理設(shè)置，針對檔案管理工作的具體情況開展全方位考核，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)運行現(xiàn)狀，及時發(fā)現(xiàn)隱藏在其中的問題，采取有效對策，避免出現(xiàn)檔案信息損壞或者丟失的問題。另外，要合理設(shè)置懲罰措施，對違反檔案管理制度的人員進行嚴肅處理，盡量避免在制度上存在管理漏洞。

四、結(jié)語

在數(shù)字化背景下，信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用受到了廣泛關(guān)注和重視，但是，在公路檔案管理中的應(yīng)用仍然存在很多問題，無法將先進技術(shù)的作用充分體現(xiàn)出來，同時也無法滿足公路事業(yè)在建設(shè)和發(fā)展中的基本要求。因此，公路部門要將數(shù)字化、信息化理念合理應(yīng)用在檔案管理中，及時轉(zhuǎn)變思想觀念，加強對現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的完善和優(yōu)化，合理創(chuàng)建檔案信息庫，培養(yǎng)專業(yè)人才，以保證檔案管理的信息化、數(shù)字化水平得到提升，提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，為公路事業(yè)的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展提供基本保障。

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（作者單位：煙臺市公路事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：王海英（1968—），女，漢族，山東龍口人，大學(xué)本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。