“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化研究

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的融入轉(zhuǎn)變了高校傳統(tǒng)檔案管理工作模式，實現(xiàn)了檔案管理工作的信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。為了充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”對提升高校檔案管理工作質(zhì)量和效率的巨大優(yōu)勢，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下高校檔案管理的內(nèi)涵、發(fā)展現(xiàn)狀以及必要性與可行性分析，深入剖析“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化發(fā)展產(chǎn)生的影響及作用，從思維建設(shè)、制度建設(shè)、平臺建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)、服務(wù)模式建設(shè)以及安全建設(shè)等幾方面著手，全面分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化的發(fā)展策略，為推動高校檔案管理模式實現(xiàn)縱深發(fā)展，提升管理水平，提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；高校檔案管理；轉(zhuǎn)型優(yōu)化；發(fā)展策略

隨著信息時代的來臨，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)逐步深入社會各行各業(yè)的發(fā)展中，對促進(jìn)各行業(yè)的新工作模式形成及其轉(zhuǎn)型升級發(fā)揮了重要的技術(shù)支撐作用。高校檔案管理在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維模式下，對傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型優(yōu)化進(jìn)行深入探索，依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段全面升級檔案管理的服務(wù)模式和運(yùn)行方式，深度挖掘檔案數(shù)字化信息資源的價值，為高校學(xué)生管理、教學(xué)管理、黨群建設(shè)、行政管理以及科研工作提供信息支撐。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理的基本概述

1．“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理的內(nèi)涵

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，高校檔案管理工作的內(nèi)涵是通過有效運(yùn)用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式和工作內(nèi)容，形成檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以及信息化的檔案管理工作模式，為高校各項工作提供更高效、更高質(zhì)量的服務(wù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”的有效融入為高校檔案管理的轉(zhuǎn)型升級提供了全新的發(fā)展契機(jī)，高校大力推動“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的縱深發(fā)展，需要將檔案管理工作提升至信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的戰(zhàn)略發(fā)展層面，催生出高校檔案管理的跨界融合新生態(tài)，使傳統(tǒng)檔案管理得到優(yōu)化升級，并在高校數(shù)據(jù)分析決策方面產(chǎn)生新的工作使命。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

開放性極強(qiáng)是“互聯(lián)網(wǎng)+”的典型特征，資源共享的優(yōu)勢被無限放大。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的巨大價值面前，當(dāng)前我國大多數(shù)高校檔案管理工作都對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的縱深工作模式引起了足夠的重視，各高校構(gòu)建了專門的檔案管理信息化系統(tǒng)，加大對檔案管理信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的投入力度。但目前部分高校針對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的全新工作模式并沒有形成完善的管理制度和運(yùn)行機(jī)制，管理團(tuán)隊的信息化專業(yè)水平也有待提升，檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)環(huán)境和信息安全建設(shè)也存在短板，使得“互聯(lián)網(wǎng)+”的功能和作用并沒有得到完全發(fā)揮。

3.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理轉(zhuǎn)型優(yōu)化的必要性與可行性

一是必要性。高校的現(xiàn)代化發(fā)展不僅給檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量提出了更高的要求，也對檔案管理的工作職能提出了創(chuàng)新要求。高校學(xué)生管理、教學(xué)管理、黨群建設(shè)、行政管理以及科研工作等都需要數(shù)字化的檔案資源提供分析依據(jù)，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)字化檔案資源的分析提供決策基礎(chǔ)，推動“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”不僅是高校實現(xiàn)全面信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容，也是滿足高校對檔案管理創(chuàng)新需求的必要途徑。

二是可行性?，F(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展以及高校整體信息化建設(shè)的深入，為高校推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”奠定了堅實的技術(shù)和發(fā)展基礎(chǔ)，高校信息化管理平臺實現(xiàn)了高校各項職能模塊化管理，OA系統(tǒng)的全面應(yīng)用為高校檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建提供了充足的數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)了高校內(nèi)部檔案信息的集成共享。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化發(fā)展產(chǎn)生的影響及作用

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化發(fā)展產(chǎn)生的影響

（1）思維觀念的轉(zhuǎn)變

檔案管理工作需要為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研管理、行政管理以及校外單位提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息服務(wù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，高校檔案管理的服務(wù)需求和工作方式呈多元化發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)、被動的借閱、查詢服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足新時期高校管理的創(chuàng)新要求，因此，高校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變服務(wù)思路和工作理念，從被動管理變?yōu)橹鲃臃?wù)，滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理精準(zhǔn)化服務(wù)的創(chuàng)新需求。

（2）管理內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，高校檔案管理的工作內(nèi)容悄然發(fā)生轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案查閱、開具證明、檔案復(fù)制、材料掃描和寄送、提供證明材料等，在信息化OA辦公模式的支撐下變得更加便捷，高校各職能部門對檔案管理部門提出了創(chuàng)新要求，期望檔案管理部門能夠深度應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，通過利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)價值挖掘，為高校各項工作的決策制定提供有價值、有深度以及有維度的數(shù)據(jù)依據(jù)。

（3）管理對象的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的高校檔案管理服務(wù)對象主要針對個人，為全校師生、校友以及工作人員查找、提供與個人有關(guān)的檔案信息，并提供相關(guān)部門進(jìn)行信息核實。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，高校檔案管理的數(shù)字化信息價值被充分挖掘出來，除了提供傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)以外，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的創(chuàng)新模式還能夠服務(wù)高校各個職能部門，以及相關(guān)學(xué)位認(rèn)證企業(yè)、企事業(yè)單位以及黨政機(jī)關(guān)等，為這些部門提供檔案信息資源的同時，提供科學(xué)、全面的信息分析，進(jìn)而為相關(guān)工作的調(diào)整和優(yōu)化提供決策性依據(jù)。

（4）管理方式的轉(zhuǎn)變

在信息時代背景下，高校的管理服務(wù)逐步向快捷的信息化服務(wù)方式發(fā)展，傳統(tǒng)獨(dú)立的信息服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足新時期高校檔案管理工作的創(chuàng)新要求，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的推動下，高校檔案管理從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、從線下步入線上，從傳統(tǒng)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芡扑头?wù)，檔案管理的業(yè)務(wù)流程也逐步向著信息化的PC端和移動終端邁入?？梢哉f，“互聯(lián)網(wǎng)+”的深度融合推動了高校檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，各種新媒體平臺的應(yīng)用更加豐富了檔案管理服務(wù)的載體和渠道。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化發(fā)展的作用

（1）提升檔案管理采集工作的智能化程度

高校檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型優(yōu)化，全面提升了檔案信息資源采集工作的智能化程度，檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變豐富了數(shù)據(jù)資源的采集方式，極大降低了在人力、財力、物力方面的投入，互聯(lián)網(wǎng)的虛擬空間及其便捷的傳輸方式都極大地拓展了高校檔案信息的存儲空間和傳輸渠道，使高校檔案信息資源的采集范圍變得更加廣泛，采集方式也更加智能。

（2）推動高校檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校在構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的創(chuàng)新工作模式中，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的信息感知技術(shù)，幫助檔案管理信息化OA系統(tǒng)落實具體的智能化操作環(huán)節(jié)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化OA系統(tǒng)的應(yīng)用會使得檔案管理的業(yè)務(wù)流程變得更加規(guī)范、精準(zhǔn)和有效?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”思維下，檔案管理服務(wù)平臺使一切相關(guān)業(yè)務(wù)均在標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)框架內(nèi)有序推進(jìn)，推動了高校檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（3）促進(jìn)高校檔案管理實現(xiàn)便捷化和智能化服務(wù)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作模式在拓展檔案信息資源采集范圍的同時，結(jié)合信息化OA系統(tǒng)和智能平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的高度集成和服務(wù)共享，檔案信息變成了共享性資源，再加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面應(yīng)用，用戶借助高校檔案管理服務(wù)平臺就能夠處理一切檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，通過檔案信息化服務(wù)平臺中的相關(guān)服務(wù)模塊，能夠第一時間獲得所需資料和查詢服務(wù)，幫助高校檔案管理實現(xiàn)了服務(wù)智能的便捷化與智能化發(fā)展。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化的發(fā)展策略

1.強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)意識和數(shù)字化管理思維

首先，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，高校檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型優(yōu)化需要強(qiáng)化信息化建設(shè)意識，高校管理者和檔案管理工作者要充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要作用，不斷更新自身發(fā)展觀念，學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識，做好統(tǒng)籌與宣傳工作，從管理層面和建設(shè)層面達(dá)到高度統(tǒng)一，將高校檔案管理的信息化建設(shè)作為一項戰(zhàn)略基礎(chǔ)性工作，全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)；其次，高校檔案管理工作者要不斷強(qiáng)化自身的數(shù)字化管理思維，對信息化檔案管理模式、數(shù)字化檔案管理工作方式以及智能化管理發(fā)展趨勢有著清晰的認(rèn)知，不斷加大大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的深度應(yīng)用，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的轉(zhuǎn)型優(yōu)化奠定堅實的技術(shù)基礎(chǔ)，通過數(shù)字化管理思維推動高校檔案管理融入“智慧高?！钡慕ㄔO(shè)中。

2.完善檔案管理信息化建設(shè)整體規(guī)劃和制度建設(shè)

首先，高校檔案管理模式推進(jìn)轉(zhuǎn)型升級需要從宏觀角度著手，從頂層設(shè)計方面完善檔案管理信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，通過科學(xué)的規(guī)劃和整體設(shè)計來提升檔案管理信息化建設(shè)的合理性，有效縮短建設(shè)時間，提升整體建設(shè)效率；其次，高校在推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級的建設(shè)過程中，需要依照實際情況和工作流程，構(gòu)建完善的信息化檔案管理制度，強(qiáng)化對檔案管理人員的監(jiān)督管理，為高校檔案管理信息化工作模式的順利構(gòu)建和穩(wěn)定運(yùn)行創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

3.構(gòu)建檔案管理信息中心服務(wù)平臺

高校通過構(gòu)建檔案管理信息服務(wù)平臺來落實檔案管理信息化的各種職能，以信息服務(wù)平臺為載體，推動各項具體工作。相關(guān)工作者需秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展思維，以推進(jìn)高校檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提升數(shù)字檔案信息的收集、整理、分析、存儲、價值挖掘以及決策利用為目標(biāo)，打造“一網(wǎng)一號一平臺”的一體化綜合服務(wù)管理平臺，并完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，檔案管理者還要深度應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將“二維碼”引入紙質(zhì)檔案的資料管理工作中，實現(xiàn)信息服務(wù)平臺與實體紙質(zhì)檔案的連通對接，為用戶提供“線上+線下”全方位服務(wù)。

4.構(gòu)建檔案管理信息資源系統(tǒng)

高校在搭建完成基礎(chǔ)框架和數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)對接架構(gòu)之后，需要通過構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案管理信息資源系統(tǒng)來幫助信息服務(wù)平臺實現(xiàn)資源整合。首先，要強(qiáng)化校內(nèi)各個職能部門的共同參與建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，形成各部門協(xié)同工作的統(tǒng)籌工作機(jī)制，使檔案資源的收集、獲取、整理實現(xiàn)全過程性和即時性建設(shè)；其次，還要實現(xiàn)與校外其他相關(guān)就業(yè)單位和政府部門的戰(zhàn)略合作關(guān)系，秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”跨界融合的發(fā)展思維，充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺的合作優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的開放共享，打造良性的服務(wù)圈，借助信息資源共享和大數(shù)據(jù)分析決策，促使檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

5.優(yōu)化配置檔案管理各項資源

（1）完善硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)是一項投入大、周期長、科技含量高的系統(tǒng)性工程，高校要想充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的巨大優(yōu)勢就必須在信息化硬件基礎(chǔ)配置上給予足夠的支持，加大對檔案管理相關(guān)硬件設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的投入力度，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)基礎(chǔ)，引入先進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)，以促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展的轉(zhuǎn)型要求。

（2）完善人力資源基礎(chǔ)建設(shè)

高校還需要秉承“硬件過硬，軟件不軟”的基本原則，不斷提升高校“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的軟性實力，不斷完善信息化檔案管理的人力資源基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化信息化、專業(yè)化的數(shù)字管理人才儲備建設(shè)，依照“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式建設(shè)和運(yùn)行的專業(yè)化要求，規(guī)劃和調(diào)整專業(yè)化人才的儲備結(jié)構(gòu)，定期開展專業(yè)化培訓(xùn)，積極引入專業(yè)化的技術(shù)人才，全面提升高校檔案管理團(tuán)隊的服務(wù)能力和專業(yè)水準(zhǔn)。

6.優(yōu)化檔案管理運(yùn)行及服務(wù)模式

（1）提升檔案信息利用效率

高校信息化檔案管理需要加速推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)，完善數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為高校檔案管理提供相關(guān)業(yè)務(wù)服務(wù)奠定良好的資源基礎(chǔ)。同時，還要進(jìn)行電子文件存檔和掃描文件存檔，滿足與校內(nèi)其他職能部門和企業(yè)或政府部門的電子化辦公需求，提升檔案憑證提供的服務(wù)效率，全面提升檔案信息的利用效率。

（2）提升檔案服務(wù)滿意度

高校在實現(xiàn)檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)與校內(nèi)其他辦公系統(tǒng)對接建設(shè)的過程中，為了切實提升用戶對檔案管理服務(wù)的滿意度，還要推動檔案管理OA系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)、校友系統(tǒng)、就業(yè)企業(yè)系統(tǒng)以及政府相關(guān)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，實現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案信息提取和提供憑證，在用戶提供合規(guī)身份認(rèn)證和材料使用目的的前提下，高校檔案管理信息系統(tǒng)可以通過對接系統(tǒng)或企業(yè)微信等三方平臺，實現(xiàn)信息傳遞、咨詢服務(wù)以及憑證服務(wù)，提升檔案管理的服務(wù)滿意度。

（3）充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式

高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化還要充分借助自媒體網(wǎng)絡(luò)、新媒體平臺的資源優(yōu)勢，提供更加寬廣、多維的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺使電子信息資源或者檔案查詢變得更加精準(zhǔn)、快捷。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式積極探索電子檔案的服務(wù)模式，拓展高校檔案管理的服務(wù)范圍。

7.重視檔案管理信息安全建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，高校檔案管理模式實現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)型優(yōu)化，極大拓展了檔案信息資源的采集渠道和服務(wù)渠道，提升了檔案信息資源的共享性，但網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的介入也給高校檔案管理帶來巨大的安全風(fēng)險，因此，高校要想確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”模式能夠?qū)崿F(xiàn)安全穩(wěn)定的運(yùn)行就必須重視信息安全建設(shè)。首先，高校要形成一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理流程和規(guī)范條例，加大對檔案信息流轉(zhuǎn)過程的安全監(jiān)督管理力度，形成嚴(yán)格的檔案信息安全管理機(jī)制；其次，高校需加大網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)的投入力度，構(gòu)建安全系數(shù)更高的網(wǎng)絡(luò)防火墻，引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，從技術(shù)手段提升檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全防御能力，進(jìn)一步提升高校檔案信息資源的安全性。

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（作者單位：廣東海洋大學(xué)）

基金項目：廣東省檔案局檔案科研項目《高校誠信檔案歸檔范圍和保管期限研究》，批準(zhǔn)編號：YDK-201-2018。

作者簡介：李奇勇（1974—）男，漢族，吉林通化人，本科，助理研究員，研究方向：檔案管理。