在信息資源共享下高校檔案管理共建與共享探究

盛娟

摘要：隨著信息化社會(huì)的建設(shè)，我國(guó)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域?qū)π畔①Y源的需求與日俱增。當(dāng)前，高校檔案是我國(guó)目前最大的一種資源儲(chǔ)存與管理平臺(tái)，但在實(shí)際應(yīng)用中，仍存在缺少職責(zé)和統(tǒng)一規(guī)劃、缺少信息資源立法制度、缺少檔案管理專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題。如何利用信息資源的共享，促進(jìn)高校檔案的共建和共享，成為整個(gè)社會(huì)的共同課題。本文就目前我國(guó)高校檔案工作中存在的問(wèn)題，提出了一些與之相適應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；高校檔案管理；共建與共享

高校在教育、科研、管理等方面都提供了大量的資料，高校檔案管理的“共享” 與“共建” 已成為當(dāng)前高校檔案工作與信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容。但“互聯(lián)網(wǎng)+” 時(shí)代，我國(guó)高校檔案的信息資源共建和共享還處于初級(jí)階段，針對(duì)當(dāng)前高校和高校存在合作意識(shí)薄弱、信息資源標(biāo)準(zhǔn)化不足、信息安全風(fēng)險(xiǎn)加大、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員短缺等制約高校檔案資源整合與共享的問(wèn)題，高校檔案與教學(xué)管理工作必須有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，并提出相應(yīng)的具體措施，以提高檔案管理與教學(xué)工作的整體水平。

一、信息資源共享背景下高校檔案管理共建與共享的意義與必要性

（一）意義

一方面，檔案資料共享使高校檔案資源的廣度和深度都得到了極大提高，而隨著大量的資料資源的支持，檔案利用與服務(wù)的發(fā)展，將會(huì)呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)，比如，人事檔案的共享，可以促進(jìn)學(xué)校人才隊(duì)伍和基層黨建隊(duì)伍的建設(shè)；另一方面，加強(qiáng)高校檔案資源共享促進(jìn)了高校檔案工作的高效運(yùn)行。檔案是一種寶貴的信息資源，而檔案管理員的二次處理，會(huì)使檔案的價(jià)值提高。檔案編目、研究、描述等工作的實(shí)施，對(duì)高校檔案的查詢(xún)與使用起到了很大的推動(dòng)作用，使學(xué)校的檔案資源得以共享，能夠收集地方、地區(qū)的檔案工作，為學(xué)校的日常工作提供了有力的支撐。此外，檔案資料的共享也能促進(jìn)學(xué)校的經(jīng)營(yíng)與運(yùn)作，如信息、通告、意見(jiàn)及其他資料，主要通過(guò)地方的教學(xué)平臺(tái)傳送至各附屬機(jī)構(gòu)，而檔案的搜集與儲(chǔ)存，則是由各大學(xué)自行處理。但從文獻(xiàn)交流的角度來(lái)看，如果只進(jìn)行一次保存，就會(huì)造成資源的重復(fù)、浪費(fèi)，有些學(xué)校的保存工作還不完善，很難為以后的參考和利用提供方便。因此，檔案管理共享則是一個(gè)很好的解決方案，它可以在一個(gè)平臺(tái)上記錄、發(fā)布檔案，從而降低工作的重復(fù)，從而提高管理和運(yùn)行的效率。

（二）必要性

一方面，高校檔案管理共建與共享是社會(huì)與高校發(fā)展的實(shí)際需要。近年來(lái)，高校為促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步做出了巨大貢獻(xiàn)。從高校檔案工作的角度來(lái)看，它包含了大量的文獻(xiàn)資料，其中包含了大量的前沿性的研究資料和科學(xué)研究成果，這些資料都具有重要的學(xué)術(shù)價(jià)值，深入挖掘、有效利用和共享，將有利于促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，推進(jìn)高校檔案資源的共建和共享，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。通過(guò)全面的檔案資料資源交換，可以為高校的管理、教育、科研工作提供有力的支撐，同時(shí)也能為學(xué)校的管理、教育、科研工作提供充足的信息支撐，使學(xué)生和學(xué)生的檔案資料得到更好的利用。另一方面，滿(mǎn)足檔案資源的客觀需要。檔案是一種具有實(shí)際價(jià)值、具有重要意義的信息資源，對(duì)其進(jìn)行二次處理，可以使其具有更大的價(jià)值。比如，文獻(xiàn)的著錄和編研方便了文獻(xiàn)的利用和檢索，廣泛的檔案管理成果可以集中體現(xiàn)區(qū)域的檔案管理成果，有助于學(xué)校的檔案管理工作。高校之間的信息資源交換，有利于高校之間工作與管理的優(yōu)化，如有關(guān)部門(mén)之間的溝通、意見(jiàn)等，都可以經(jīng)由地區(qū)教育平臺(tái)傳送到有關(guān)院校；信息資料的搜集與儲(chǔ)存與各高校無(wú)關(guān)。但是，從共建和共享的角度來(lái)看，各高校單獨(dú)存儲(chǔ)會(huì)造成工作內(nèi)容的重復(fù)，造成資源的浪費(fèi)。

二、信息資源共享背景下高校檔案共建與共享存在的問(wèn)題

（一）缺乏全面合作認(rèn)識(shí)

高校檔案管理工作的建立和共享，需要各相關(guān)主體之間的合作，一是要加強(qiáng)高校之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部流動(dòng)，減少部門(mén)之間的隔閡；二是高校與其他組織必須進(jìn)行交流，共享數(shù)據(jù)，打破信息障礙。但是，從當(dāng)前高校檔案管理、服務(wù)對(duì)象、信息資源建設(shè)和業(yè)務(wù)發(fā)展等幾個(gè)方面來(lái)看，當(dāng)前高校檔案建設(shè)與共享工作仍有很大的差距[1]。當(dāng)前，我國(guó)高校的檔案管理與共享機(jī)制尚不健全，缺少與之相適應(yīng)的權(quán)力，不能有效地協(xié)調(diào)各行業(yè)、領(lǐng)域和系統(tǒng)的永久性行政組織。高校在檔案資源的共建與共享方面，缺少統(tǒng)一的規(guī)劃與管理，缺少對(duì)檔案信息共建與共享的戰(zhàn)略制約。這就使得高校難以做到全方位的合作、不合理的分配、難以實(shí)現(xiàn)信息的交換。其具體表現(xiàn)是：高校在檔案信息化方面存在著各自的問(wèn)題，而學(xué)校檔案館之間缺乏有效的合作，以及人力、軟件、硬件設(shè)備的重復(fù)，造成了資源的重復(fù)和浪費(fèi)。

（二）信息資源標(biāo)準(zhǔn)化不足

信息資源共享的目的在于充分利用檔案價(jià)值，提高檔案資料的儲(chǔ)存能力，為其經(jīng)營(yíng)與服務(wù)模式的發(fā)展提供豐富的資源支持。但是，由于信息資源的共享，高校檔案面臨的數(shù)據(jù)數(shù)量以幾何倍數(shù)的速度增加，管理工作的壓力也隨之增大。目前，各高校的檔案收集整理歸檔工作存在著較大的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料的收集、整理、歸檔等方面存在著一定的問(wèn)題。但也存在著管理體制差異、信息資源共享等問(wèn)題。

（三）缺少規(guī)范制度對(duì)大學(xué)信息資源的制約

信息資源共享的基本目標(biāo)是使各種信息價(jià)值最大化，優(yōu)化信息存儲(chǔ)的效率，為信息服務(wù)和管理業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供了必要的資源支撐。當(dāng)然，信息資源共享也是高校檔案管理機(jī)構(gòu)面臨的信息量激增的信號(hào)，給各有關(guān)單位和管理人員帶來(lái)了極大的壓力。由于沒(méi)有充分了解學(xué)校的整體合作意識(shí)，有關(guān)部門(mén)的數(shù)據(jù)收集、收集和歸檔沒(méi)有規(guī)范化的制約，各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化的信息資源都集中在信息資源的共享過(guò)程中；下載與登記的數(shù)據(jù)量有顯著差別，嚴(yán)重影響了其他高校的數(shù)據(jù)處理能力。另外，在為檔案管理提供信息的時(shí)代，檔案管理部門(mén)也遇到了與資料共用終端不兼容、管理體系不統(tǒng)一等問(wèn)題，對(duì)檔案管理的共享與組織架構(gòu)造成不利的影響。

（四）信息安全的多方面風(fēng)險(xiǎn)

檔案的安全是學(xué)校命脈，特別是在高校檔案工作中，存在著大量的師生檔案、教學(xué)檔案和科研檔案，這些檔案不僅涉及到學(xué)生的個(gè)人隱私，也涉及到許多珍貴的科研資料、圖書(shū)版權(quán)等[2]。在信息資源共享的背景下，高校檔案建設(shè)和共享存在著兩個(gè)問(wèn)題：第一，建立和共享是建立在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的，海量的檔案資料往往也存放在第三方云端，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案的管理和使用變得越來(lái)越方便，但也面臨著被人惡意破壞、盜取、篡改的危險(xiǎn)；第二，由于各管理主體之間的檔案信息資源的流轉(zhuǎn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的信息安全管理能力都有很高的要求。檔案管理的共建共享具有明顯的“去中心化” 特點(diǎn)，其成員的地位、作用、職責(zé)均是一樣的，任何一方的信息安全管理出現(xiàn)差錯(cuò)，都可能造成所有成員的信息安全事件。

三、加強(qiáng)合作和共享的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立檔案管理共建和共享機(jī)制

一般而言，高校信息資源的傳播途徑不僅覆蓋了校園內(nèi)的傳播系統(tǒng)，還包括了各學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)之間的信息交流，呈現(xiàn)出了多維、多層的特點(diǎn)。因此，要建立有效的實(shí)施機(jī)制，保證各系統(tǒng)間的信息資源流通，使信息資源的共建和共享目標(biāo)得以落實(shí)，從而推動(dòng)高校檔案工作的改革。具體可以從以下方面進(jìn)行：一是建立利益制衡、法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的機(jī)制，保證高校檔案管理工作能夠真正地、長(zhǎng)久地進(jìn)行共享[3]。建立健全的檔案管理規(guī)范體系，可以有效地促進(jìn)檔案資源的共享，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要前提。在元數(shù)據(jù)規(guī)范和著錄標(biāo)引規(guī)則中，必須遵守相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。為此，一是要在協(xié)調(diào)委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)各有關(guān)部門(mén)的檔案資料資源進(jìn)行調(diào)查、整理、制訂總體的實(shí)施框架、做好“兜底” 設(shè)計(jì)、實(shí)施過(guò)程的監(jiān)控和管理，實(shí)現(xiàn)多個(gè)業(yè)務(wù)之間的協(xié)同作用，從而極大地提高信息處理的效率。其次，要實(shí)現(xiàn)軟件集成、后臺(tái)代碼和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化、規(guī)范化，以便后期文件管理、利用、服務(wù)等方面的統(tǒng)一開(kāi)發(fā)；二是建立一種鼓勵(lì)與合作的制度。高校檔案工作的交流與共建要以大學(xué)的全面合作為前提。在資源分配中，要明確各方面的責(zé)任、權(quán)力，并運(yùn)用合作機(jī)制，使檔案資源與檔案管理相結(jié)合。同時(shí)，要通過(guò)建立各種激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)各方面的了解與交流，有效地將資源配置的效益整合起來(lái)，讓各方面都能共建和共享各自的利益，從而激發(fā)各主體對(duì)檔案管理和共享問(wèn)題的積極性，積極提高檔案管理質(zhì)量共享程度，不斷為實(shí)現(xiàn)機(jī)制建設(shè)和推進(jìn)注入活力和動(dòng)力。

（二）健全信息安全保障系統(tǒng)

在信息資源共享的大背景下，高校檔案信息安全保障系統(tǒng)應(yīng)該從“人防”“物防”“技防” 三方面著手：第一，要強(qiáng)化信息安全、防范、問(wèn)責(zé)、危機(jī)處理等方面的意識(shí)，明確其權(quán)利和義務(wù)，并使其操作流程規(guī)范化。第二，要構(gòu)建統(tǒng)一的信息安全管理系統(tǒng)。高校檔案的信息資源交流應(yīng)當(dāng)包括師生檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案等。協(xié)調(diào)與管理委員會(huì)應(yīng)根據(jù)法律、法規(guī)、信息資源的特性，制定適合各主體的信息安全管理制度，保障檔案資料的安全，并在信息資源交流中建立靈活的尺度。第三，加大技術(shù)創(chuàng)新力度。所有的參加者都應(yīng)該積極地研究高安全性技術(shù)。與“去中心化” 的檔案共建與共享特性相比，云計(jì)算和區(qū)塊鏈技術(shù)更具適應(yīng)性和安全性，可以作為發(fā)展的重點(diǎn)。

（三）改善組織結(jié)構(gòu)

要切實(shí)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的有效整合，實(shí)現(xiàn)各方面的共享，必須建立健全組織結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步規(guī)劃和完善檔案管理頂層設(shè)計(jì)[4]。隨著時(shí)代發(fā)展，高校檔案管理水平、財(cái)力、人力等方面的資源狀況都有所改善，但要一次性將全國(guó)高校的檔案資源共享，難度很大，因此，可以采取分區(qū)統(tǒng)一的辦法，建立高校檔案聯(lián)盟，逐步推進(jìn)，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的組織與協(xié)調(diào)，既節(jié)省了經(jīng)費(fèi)，又是一種行之有效的方法；建立的聯(lián)合組織，其主要任務(wù)是制定學(xué)校（館際）間的檔案信息資源收集、共享等相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，制定出比較完整的檔案信息系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化、明確各方責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)，并制訂高校檔案資源共享方案，搭建共享平臺(tái)，制定相關(guān)規(guī)范。

（四）加強(qiáng)資源建設(shè)

高校檔案信息資源的整合和交流，是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源整合和交流的重要環(huán)節(jié)。這一領(lǐng)域的資源建設(shè)主要有兩個(gè)方面：一是要加強(qiáng)對(duì)高校檔案的搜集，要對(duì)高校檔案進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是增強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)。從目前的高校檔案管理體系來(lái)看，雖然形式多樣，但是質(zhì)量參差不齊，技術(shù)規(guī)范還沒(méi)有形成一個(gè)完整的體系，因此，作為區(qū)域機(jī)構(gòu)，應(yīng)結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+” 技術(shù)的發(fā)展，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)通信等新技術(shù)，建立適應(yīng)高校檔案信息發(fā)布與共享服務(wù)平臺(tái)，保證該平臺(tái)滿(mǎn)足高效、方便、安全和互操作性的目標(biāo)。該平臺(tái)可以為用戶(hù)提供收集、管理和檢索檔案資料功能，并為用戶(hù)提供了信息反饋途徑，并創(chuàng)建一個(gè)具有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。

（五）改進(jìn)人力資源體系

要促進(jìn)高校檔案的共建和共享，必須從培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)人才入手。一方面要加強(qiáng)檔案工作中的信息共享、信息安全保護(hù)、檔案利用和服務(wù)等方面的技能培訓(xùn)，要提高檔案信息素養(yǎng)、傳播素養(yǎng)、審美素養(yǎng)等綜合素質(zhì)，以滿(mǎn)足檔案業(yè)務(wù)多樣化的需求[5]。另一方面，要大力引進(jìn)高層次的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。新技術(shù)的開(kāi)發(fā)和運(yùn)用，以及檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新，都離不開(kāi)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校檔案管理部門(mén)可以通過(guò)將部分技術(shù)工作外包到第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的方式進(jìn)行優(yōu)化；同時(shí)，通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員，可以建立兩三個(gè)技術(shù)崗位，為聯(lián)合機(jī)構(gòu)和共享檔案管理工作提供技術(shù)支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案資源共建與共享是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)性的工作，涉及到資源整合、統(tǒng)籌規(guī)劃與合作等諸多要素，因此，高校檔案管理方式也在不斷地改變，建立一種新型、高效的信息資源共享系統(tǒng)，它可以有效地將高校檔案信息資源整合起來(lái)，為社會(huì)各個(gè)方面的工作提供相應(yīng)的服務(wù)。但高校檔案管理體系與模型的建設(shè)還有待于相關(guān)從業(yè)人員的不斷完善和探索，要在信息資源共享的基礎(chǔ)上，構(gòu)建高校的檔案管理與共享機(jī)制，健全高校檔案資源共享的規(guī)范化制度，健全檔案管理人才隊(duì)伍，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)。

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