基于專項審核視角的高校干部人事檔案管理效能提升路徑研究

楊立志 潘璐 金博

摘 ?要：高校干部人事檔案管理對落實黨的政策方針、建設(shè)高校人才隊伍具有重要價值，因而本文首先闡明了新時代高校干部人事檔案管理工作的重要作用，在此基礎(chǔ)上探究專項審核視角下，高校干部人事檔案管理存在的問題，最后從強化檔案意識、提升干部人事檔案內(nèi)容質(zhì)量、落實干部人事檔案管理工作、建設(shè)檔案管理人才隊伍、推進干部人事檔案信息化建設(shè)五方面構(gòu)建了高校進一步提升干部人事檔案管理效能的路徑。

關(guān)鍵詞：高校；干部人事檔案；專項審核；檔案管理

Abstract： The management of cadre personnel archives in colleges and universities is of great value to the implementation of the Party's policies and guidelines and the construction of talents. Therefore， this paper firstly expounds the important role of cadre personnel archives management in colleges and universities in the new era. Then， on this basis， it explores the problems from the perspective of special auditing. Finally， the paper constructs the path to further improve the management efficiency of cadre personnel archives from five aspects： strengthening the awareness of archives， improving the content quality， implementing the management work， building the personnel team of archive management and promoting the information construction.

Keywords： ?Colleges and universities; Cadre personnel archives; Special auditing; Archives management

1 引言

干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，是歷史、全面、系統(tǒng)地考察了解、評價使用干部、人才的重要依據(jù)，是建設(shè)高素質(zhì)高質(zhì)量干部人才隊伍、推動事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的重要基礎(chǔ)。[1]黨的十八大以來，黨中央深入推進全面從嚴治黨向縱深發(fā)展，不斷提升新時代干部人事檔案工作質(zhì)量和水平。2014年10月至2016年6月，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，首先從省管干部檔案審核，再到中層以上干部檔案審核，再到全覆蓋檔案審核。[2]隨后，2021年，相關(guān)高校按照中央組織部和教育部的工作部署開展了對具有副高級及以上專業(yè)技術(shù)職稱人員檔案專項審核工作。干部人事檔案專項審核暴露出了高校干部人事檔案管理存在的問題，同時也對高校干部人事檔案管理提出了更高的要求。

基于此，本文從專項審核視角探究了高校干部人事檔案管理中存在的問題，提出高校干部人事檔案效能提升路徑，旨在完善高校干部人事檔案管理機制，提升高校干部人事檔案管理效率，推動高校干部人事檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)干部人事檔案在高校建設(shè)發(fā)展與選拔人才中的價值。

2 高校干部人事檔案材料問題

高校干部人事檔案對高校人才隊伍建設(shè)具有重要作用，著力提升高校干部人事檔案管理質(zhì)量，有利于充分發(fā)揮干部人事檔案在人才選拔、調(diào)配、培養(yǎng)中的作用，但是通過專項審核工作反映出目前高校干部人事檔案還存在一些問題與不足，掣肘干部人事檔案價值的發(fā)揮。

高校干部人事檔案審核將檔案中的“三齡兩歷一身份”作為審核重點，在審核中發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”及其他重要信息存在填寫不規(guī)范、信息不一致、材料不齊全、涂改造假等問題，嚴重破壞了干部人事檔案的真實性、完整性，損害了干部人事檔案的價值。

2.1 檔案材料填寫不規(guī)范。在審核中發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案內(nèi)容填寫隨意，沒有遵循填寫規(guī)范，如沒有用公歷時間，順序有倒序也有正序，缺少簽字、黨委及組織部的意見和蓋章等，有的檔案還出現(xiàn)了單位意見早于填寫時間等不合理現(xiàn)象。[3]

2.2 檔案信息不一致。干部人事檔案中記載的出生時間、工作時間、入黨時間前后不一致現(xiàn)象在審核中十分突出，如入黨志愿書、干部任免審批表等檔案材料中記載的“三齡”不一致，[4]前后矛盾，有的是陽歷和陰歷交叉填寫，致使時間相差幾個月，有的將正式入黨時間與成為預(yù)備黨員時間弄錯，還有的因為自己記不清具體時間日期隨意填寫而造成的不一致，導(dǎo)致“三齡”信息的真實性存在疑問。

2.3 檔案材料不齊全。審核發(fā)現(xiàn)，干部的學(xué)籍材料、工作材料、調(diào)轉(zhuǎn)材料、黨團材料、獎勵材料等不完整，普遍存在缺失的情況。干部人事檔案缺失現(xiàn)象嚴峻，重要材料缺失則無法準(zhǔn)確證明干部的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份。例如，審核中發(fā)現(xiàn)缺少工作單位的干部履歷表，或者干部履歷表沒有加蓋公章[5]的現(xiàn)象十分嚴峻；還發(fā)現(xiàn)缺少入黨申請書、入黨志愿書等黨團材料等。

2.4 檔案涂改造假。審核發(fā)現(xiàn)，干部檔案涂改造假情況屢見不鮮，如對年齡、入黨時間、工作時間隨意涂改，破壞了干部人事檔案的真實性。無獨有偶，造假現(xiàn)象也層出不窮，如編造工作經(jīng)歷、求學(xué)經(jīng)歷、獲獎經(jīng)歷等，但是沒有任何文件證明，弄虛作假，嚴重損害了干部工作的公信力。

3 存在問題的原因分析

3.1 干部檔案意識薄弱。高校干部人事檔案管理工作普遍存在著“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想，檔案管理人員責(zé)任意識缺乏、隨意懈怠，開展檔案整理、審核、管理工作時不認真、不及時、不規(guī)范，導(dǎo)致干部人事檔案出現(xiàn)一系列漏洞。同樣，干部職工本人對檔案重要性認識不夠，缺乏檔案意識，填寫自己檔案時較為隨意，平時補充材料不積極配合，經(jīng)常出現(xiàn)交錯補錯，甚至拒絕補交，造成干部人事檔案的不完整、不真實?？梢钥闯?，領(lǐng)導(dǎo)干部輕視檔案工作是根源，檔案管理人員缺乏責(zé)任意識是后果，干部個人檔案意識薄弱是關(guān)鍵，這三方面共同引致干部人事檔案不完整、不規(guī)范、不齊全問題。

3.2 干部人事檔案管理工作落實不到位。由于高校檔案材料形成部門與檔案管理部門銜接不暢，材料歸檔不及時、滯后問題時有發(fā)生，檔案管理工作沒有落到實處。特別是近年來，高校為了提升學(xué)科發(fā)展的競爭力，人才流動頻繁，人才外流與人才引進時有發(fā)生，而高校干部人事檔案管理沒有緊跟人才流動的步調(diào)，管理不及時、不到位，導(dǎo)致人檔脫節(jié)，管人不管檔、管檔不管人、人與檔案失控問題頻發(fā)，造成了干部人事檔案不完整和缺失。

同樣，檔案日常審核管理工作也沒有落實到位，面臨著不系統(tǒng)、不全面的問題。《干部人事檔案工作條例》提出了對干部人事檔案堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的工作要求，但是從高校工作實際落實來看，對處級及以上領(lǐng)導(dǎo)干部的“提”“轉(zhuǎn)”時檔案審核落實得相對好，而對普通新進職工和處級以下干部的檔案審核落實得較差，審核工作不全面，未能完全實現(xiàn)監(jiān)督的作用。

同時，審核工作也存在不系統(tǒng)的弊端，大部分高校的組織部門和人事部門是分開設(shè)置的，檔案負責(zé)部門也不盡相同，有的是組織部門統(tǒng)籌，有的是人事部門負責(zé)，還有的在專門的檔案管理部門。檔案審核時，相關(guān)部門之間缺乏有效的信息溝通，沒有對檔案中不一致的問題進行充分討論，造成干部人事檔案審核的不系統(tǒng)、不健全。

3.3 干部人事檔案管理人員配備不足、專業(yè)性不強。目前我國高校人事檔案管理工作隊伍建設(shè)還有差距，檔案管理工作隊伍普遍人員不足。高校保管的現(xiàn)有在職人員檔案、退休人員檔案、死亡人員檔案、附屬單位人員檔案、編制外人員檔案等總和數(shù)量龐大，[6]經(jīng)常一個人要管理數(shù)千卷干部人事檔案，[7]無法細致入微到每一份檔案收集、整理、審核工作中。部分檔案管理人員缺乏檔案學(xué)專業(yè)背景，不清楚干部人事檔案管理中每一個環(huán)節(jié)的具體標(biāo)準(zhǔn)，缺少足夠的保密意識，工作水平有限，業(yè)務(wù)能力不足，對干部人事檔案管理不具有規(guī)范性。

3.4 干部人事檔案信息化建設(shè)滯后、開發(fā)利用不充分。目前很多高校干部人事檔案信息化建設(shè)處在剛剛起步階段，缺少信息化建設(shè)的規(guī)章制度，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，資金資助不足，技術(shù)不完備，并且檔案利用率較低，主要在考察、選用期間進行審核使用；工作調(diào)動、辦理退休、社會養(yǎng)老保險等業(yè)務(wù)作為憑證使用，平時多是只管不用，沒有發(fā)揮出干部人事檔案真正的價值。

4 提升高校干部人事檔案管理效能的路徑

高校干部人事檔案管理是一項復(fù)雜的工作，需要統(tǒng)籌多部門單位共同參與、利用技術(shù)賦能檔案管理工作，因而要從當(dāng)前高校干部人事檔案管理的困境中找到出路，就要明確高校干部人事檔案管理的前進路徑，從本質(zhì)上提升高校干部人事檔案的管理效果，如圖1所示，本文提出了高校干部人事檔案管理效能的提升路徑。

圖1 高校干部人事檔案管理效能提升路徑

4.1 廣泛宣傳，強化干部檔案意識。提升干部職工和相關(guān)單位的檔案意識，需要創(chuàng)新宣傳方式，形成宣傳的長效機制。加強專題講座、發(fā)放宣傳冊等傳統(tǒng)宣傳方式的同時，借助微博、微信公眾號、抖音平臺等新媒體，拓寬檔案的宣傳陣地，加大對干部人事檔案管理工作的宣傳力度。如北京聯(lián)合大學(xué)利用微信視頻號制作短視頻，講述干部人事檔案的日常管理工作和檔案檢索方式。上海財經(jīng)大學(xué)[8]、東華大學(xué)[9]在微信推文上通過圖解形式直接、清晰解讀干部人事檔案管理規(guī)定。

4.2 配置從優(yōu)，建設(shè)檔案管理人才隊伍。要健全配強檔案管理人員，強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升能力素質(zhì)，科學(xué)規(guī)劃隊伍建設(shè)，為更好地推進干部人事檔案管理奠定基礎(chǔ)。如吸納更多專業(yè)檔案人才和計算機人才、定期開展綜合培訓(xùn)、轉(zhuǎn)變干部人事檔案工作人員工作理念與思維模式等。

4.3 聚焦核心，提升干部人事檔案內(nèi)容質(zhì)量。首先，聚焦核心，解決干部人事檔案失真的關(guān)鍵痛點。通過關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如干部提拔、干部調(diào)轉(zhuǎn)、干部考核、干部審查、干部檔案接收與轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)[10]嚴格把關(guān)，確保檔案的真實性、系統(tǒng)和完整性。其次，嚴格標(biāo)準(zhǔn)，及時補救缺失檔案信息。依據(jù)中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休等手續(xù)時認定出生日期問題的通知》精神，認定臨近退休干部的出生日期，[11]依法依規(guī)，確保補充材料的真實性、可靠性，及時補救因檔案缺失而造成的損失。

4.4 完善機制，落實干部人事檔案管理工作。第一，建立健全干部人事檔案及時精準(zhǔn)收集機制。第二，建立健全審核鑒定機制。進一步規(guī)范歸檔程序，嚴格細致進行材料甄別，嚴把檔案材料入口關(guān)，不能讓一份不真實、不準(zhǔn)確、不規(guī)范的材料進入檔案。第三，建立健全部門聯(lián)動機制。加強相關(guān)單位和部門的協(xié)調(diào)配合，主動對接，在檔案材料接收和移交時明確各單位職責(zé)，保障干部人事檔案的完整性。如四川輕化工大學(xué)在《干部人事檔案管理細則》中就清晰規(guī)定指出了學(xué)校檔案館、黨委組織部、人事處等部門的職責(zé)[12]，為部門間的協(xié)同配合提供制度了保障。

4.5 全面統(tǒng)籌，推進干部人事檔案信息化建設(shè)。當(dāng)前高校干部人事檔案信息化水平不足，需要借助更先進的技術(shù)、理念和思維，加強干部人事檔案信息化的建設(shè)，推進干部人事檔案的信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

第一，選擇優(yōu)質(zhì)的外包服務(wù)商。高校干部人事檔案數(shù)量龐大，僅僅依靠檔案工作人員的力量是無法實現(xiàn)高校干部人事檔案信息化建設(shè)，因而一些高校陸續(xù)選擇服務(wù)外包的形式，實現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化。在選擇外包服務(wù)商時，要了解公司資質(zhì)和背景，必須具備國家秘密載體印制資質(zhì)證書，不得有涉外背景。[13]要通過多渠道、多角度地了解公司開展檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗，更重要的是要對項目的實施做到控制管理和全程管理，[14]確保干部人事檔案信息化工作的順利進行。如中國礦業(yè)大學(xué)[15]、電子科技大學(xué)[16]在干部人事檔案數(shù)字化服務(wù)中進行公開招標(biāo)，以此選擇優(yōu)質(zhì)外包服務(wù)商。

第二，建設(shè)干部人事檔案信息化平臺。構(gòu)建干部人事檔案信息化平臺，可以對各種干部人事檔案進行有序管理、合理組織，完善檔案信息檢索服務(wù)，簡化檔案利用的程序，實現(xiàn)遠程查檔功能，提高檔案工作效率，如四川大學(xué)充分利用“一網(wǎng)兩微”，推出“一站式”檔案服務(wù)微信平臺，實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的“遠程在線服務(wù)”。[17]同時，要充分利用新技術(shù)完成建設(shè)，如云計算技術(shù)能用較低的成本提供非常強大的處理能力和海量的存儲空間，既節(jié)約軟硬件成本又能提供無限存儲，[18]可以滿足干部人事檔案信息化平臺建設(shè)的需要。

第三，提升干部人事檔案安全保障，干部人事檔案信息化管理后，要加強對檔案安全的重視，要嚴格設(shè)置訪問權(quán)限，要及時修補網(wǎng)絡(luò)漏洞，避免有人惡意訪問，篡改、偽造干部人事檔案，防止干部人事檔案信息的泄漏，確保干部人事檔案的安全。

5 結(jié)語

高校干部人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程。高校需要提高政治站位，健全長效機制，讓干部人事檔案成為深化全面從嚴治黨的“風(fēng)向標(biāo)”，推進大學(xué)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的“能源庫”，科學(xué)嚴格選人用人的“情報站”。高校必須在干部人事檔案管理上下功夫，破解干部人事檔案管理困境，提升干部人事檔案的管理能力，更好地發(fā)揮干部人事檔案的價值。

*基金項目：2020年度吉林大學(xué)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗工作研究課題（推進高校紀(jì)律監(jiān)督與巡察監(jiān)督統(tǒng)籌銜接若干問題研究，編號：2020LZXZY004）。

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（作者單位：吉林大學(xué)黨委組織部 楊立志，碩士，副研究員；潘璐，碩士，助理研究員；金博，碩士，講師 來稿日期：2022-10-20）