新時(shí)代高校學(xué)生學(xué)籍管理工作新模式探析

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；高校；學(xué)籍管理；管理效率

學(xué)籍管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，需要記錄下所有學(xué)生最真實(shí)的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)情況，這些信息能呈現(xiàn)出學(xué)生的人格特點(diǎn)與個(gè)性愛(ài)好，能對(duì)企業(yè)招聘、教師了解學(xué)生起到重要作用。因此，高校必須要做好學(xué)籍管理工作，增強(qiáng)全體教職工與學(xué)生的學(xué)籍管理意識(shí)，打造完善的學(xué)籍管理制度，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的學(xué)籍管理隊(duì)伍，保證學(xué)籍管理的信息化建設(shè)。

1高校學(xué)生學(xué)籍管理的相關(guān)概述

1.1學(xué)籍管理的內(nèi)容

學(xué)籍代表著學(xué)生在高校的身份，也是認(rèn)可其在學(xué)校資格的一種方式，取得學(xué)籍是學(xué)生進(jìn)入高校生活和學(xué)習(xí)的重要前提。從這一角度來(lái)看，學(xué)生和學(xué)籍之間的關(guān)系非常緊密。學(xué)籍管理指的是學(xué)生在進(jìn)入學(xué)校一直到畢業(yè)結(jié)束時(shí)，高校根據(jù)法律法規(guī)、相關(guān)政策，管理學(xué)生學(xué)籍的一項(xiàng)工作，涉及學(xué)生成績(jī)、入學(xué)、考核、注冊(cè)等多個(gè)方面，同時(shí)也包括學(xué)籍調(diào)動(dòng)，如復(fù)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)、降級(jí)、休學(xué)等。做好學(xué)籍管理就是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，同時(shí)也可實(shí)現(xiàn)教育管理水平的提高，在幫助學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展、培養(yǎng)優(yōu)秀人才方面起到推動(dòng)作用。

1.2學(xué)籍管理工作的特點(diǎn)

第一，工作量大。學(xué)籍涉及較多內(nèi)容，包括學(xué)生日常生活和學(xué)習(xí)的諸多數(shù)據(jù)和信息，也包括各種調(diào)動(dòng)。每年學(xué)校的學(xué)生人數(shù)劇增，這給學(xué)籍管理工作帶來(lái)較多壓力，而管理人員的數(shù)量有限，無(wú)法保證學(xué)籍管理的質(zhì)量。因工作量較大的問(wèn)題，管理人員只能將所有的時(shí)間和精力都放在學(xué)籍管理上，無(wú)法顧及其他方面，這也是較為常見(jiàn)的一種工作情況。

第二，內(nèi)容要求真實(shí)和準(zhǔn)確。學(xué)籍是學(xué)生至關(guān)重要的資源，也是最有力的證明。在進(jìn)行學(xué)籍管理時(shí)，必須要保證有效性和真實(shí)性，要貼合每一個(gè)學(xué)生最真實(shí)的情況，避免影響到學(xué)生的畢業(yè)、學(xué)習(xí)以及就業(yè)。此外，大部分高校都已開(kāi)始采用信息化管理的方式，這就要求管理人員必須要在錄入信息時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)性，確保學(xué)生真實(shí)情況與信息相符，尤其是在錄入一些數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)進(jìn)行細(xì)致、嚴(yán)格的核查與驗(yàn)證，避免在錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

第三，形式要求較多，時(shí)間較為集中。在日常工作中，學(xué)籍管理人員最常做的事情就是學(xué)籍學(xué)歷證明、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)等，也會(huì)做一些日常維護(hù)、成績(jī)方面的常規(guī)工作。此外，在每年的開(kāi)學(xué)季、畢業(yè)季也會(huì)制作各種類(lèi)型的圖表上報(bào)學(xué)籍整理工作，在整理和分析某些數(shù)據(jù)后還需儲(chǔ)存在不同的部門(mén)中。因各部門(mén)之間的職能存在一定差異，因而需要制定不同類(lèi)型的各種報(bào)告與圖表，以此滿(mǎn)足不同單位、機(jī)關(guān)的不同要求與需求，而這意味著學(xué)籍管理存在形式要求較多、時(shí)間較為集中的特點(diǎn)。

第四，檔案材料的時(shí)間完整性和跨越性。學(xué)籍管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的管理工作，需要管理本科生、研究生、專(zhuān)科生的檔案資料，管理服務(wù)的對(duì)象具有多層次、多樣性。此外，檔案材料的產(chǎn)生與教育教學(xué)工作有關(guān)。因此，高校教育應(yīng)根據(jù)學(xué)年、學(xué)期開(kāi)展，而這就使得時(shí)間層面上學(xué)籍檔案管理具有跨越性，其中包括持續(xù)性和階段性，同時(shí)也具有雙重屬性，即檔案材料的時(shí)間具有完整性特點(diǎn)。由此得到結(jié)論，學(xué)籍檔案管理應(yīng)貫穿到整個(gè)教育教學(xué)過(guò)程中，是隨著教學(xué)工作落實(shí)而逐漸產(chǎn)生的，只有將檔案管理工作和教育教學(xué)工作、規(guī)律融合起來(lái)，才能最大程度地提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和完整性。

2高校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

2.1提高學(xué)籍管理意識(shí)

如今，教育事業(yè)正在快速發(fā)展過(guò)程中，教育部門(mén)針對(duì)高校學(xué)籍管理陸續(xù)出臺(tái)了非常多的指導(dǎo)性文件，這對(duì)學(xué)籍管理工作提出了更多、更高要求。因此，高校的學(xué)籍管理必須要朝著合理化、規(guī)范化以及信息化的方向發(fā)展，這樣才能緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐。目前，高校的教育處通常都會(huì)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍管理部門(mén)，主要工作就是做好所有學(xué)生的學(xué)籍管理工作。學(xué)籍管理涉及較多內(nèi)容，包括革新信息維護(hù)、學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、個(gè)人信息管理等。例如，在每年學(xué)生入校時(shí)，學(xué)籍管理人員需打印好學(xué)生的錄取通知書(shū)，做好名單核對(duì)工作，將錄取通知書(shū)發(fā)往招生考試院，進(jìn)行審核與蓋章工作，所有環(huán)節(jié)不能出現(xiàn)一絲差錯(cuò)。此類(lèi)型的工作不僅時(shí)間較為緊張，還具有較為繁重的工作量，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須要保證嚴(yán)格把關(guān)，從根本上避免各種差錯(cuò)的出現(xiàn)。在新生報(bào)到時(shí)，學(xué)籍管理人員必須要統(tǒng)計(jì)具體情況，并將遇到的問(wèn)題反饋給主管部門(mén)。在入學(xué)時(shí)，新生需要帶好所有的憑證，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)來(lái)校報(bào)道，同時(shí)完成入學(xué)注冊(cè)手續(xù)。如果出現(xiàn)無(wú)法按時(shí)入校，那么可在開(kāi)學(xué)后向?qū)W校管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并辦理延期入學(xué)手續(xù)，時(shí)間則需控制在兩個(gè)星期以?xún)?nèi)。如果在開(kāi)學(xué)一周后仍未辦理入學(xué)注冊(cè)，并且也并未辦理延期手續(xù)的學(xué)生，那么應(yīng)取消其入學(xué)資格。如果學(xué)生因病需要延期入學(xué)，那么高校也能夠根據(jù)規(guī)定和要求辦理休學(xué)手續(xù)。

如今，高校開(kāi)始實(shí)行信息化管理模式，學(xué)生畢業(yè)后的各種學(xué)歷證明也應(yīng)當(dāng)納入學(xué)籍管理中。高校需做好宣傳工作，讓更多教職工、學(xué)生也認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要性；構(gòu)建出更加系統(tǒng)的續(xù)集管理制度，為后續(xù)開(kāi)展工作做好充足準(zhǔn)備，如利用宣講、培訓(xùn)、會(huì)議等方式，積極宣傳各項(xiàng)學(xué)籍管理相關(guān)的新規(guī)定，進(jìn)一步強(qiáng)化全體師生的學(xué)籍意識(shí)和學(xué)籍觀念，使其都能主動(dòng)參與到學(xué)籍管理中，為學(xué)籍管理人員提供更多幫助，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理質(zhì)量的提高。

2.2構(gòu)建系統(tǒng)學(xué)籍管理制度

要想保證學(xué)籍管理質(zhì)量的提高，那么就需要高校能制定出更加系統(tǒng)和完善的管理制度，為學(xué)籍管理工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。高校還應(yīng)監(jiān)督學(xué)籍管理制度的工作情況，保護(hù)好學(xué)生的權(quán)益，促使學(xué)籍管理能始終向著規(guī)范化的方向發(fā)展。在日常開(kāi)展學(xué)籍管理工作時(shí)，高校應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，明確社會(huì)主義辦學(xué)方向，在所有工作中滲透立德樹(shù)人理念，樹(shù)立學(xué)籍管理的指導(dǎo)思想與具體原則；第二，真正落實(shí)素質(zhì)教育改革的各項(xiàng)規(guī)定與要求，為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)制定完善的規(guī)章制度。高校應(yīng)建立帶有本校特色的管理制度和監(jiān)督機(jī)制，同時(shí)保證二者符合本校學(xué)生的發(fā)展特點(diǎn)，這能為學(xué)籍管理工作的開(kāi)展、學(xué)籍管理制度的完善提高較好的促進(jìn)作用；第三，高校應(yīng)始終堅(jiān)持以生為本的教育理念，必過(guò)逐步落實(shí)到學(xué)籍管理工作中，根據(jù)我國(guó)的規(guī)章條例、法律法規(guī)打造出全新的管理型高效。在日常教學(xué)中，高校應(yīng)營(yíng)造公平、自由、和諧的學(xué)術(shù)氛圍，留給學(xué)生更多權(quán)利，給予其充足的保護(hù)與尊重，保證學(xué)生的全面、個(gè)性化發(fā)展。高校需規(guī)范學(xué)籍管理工作的內(nèi)容與形式，努力適應(yīng)教育改革的實(shí)際需求；第四，轉(zhuǎn)變學(xué)籍管理人員的工作理念，使其能懂得為學(xué)生服務(wù)。高校應(yīng)正確處于學(xué)生與學(xué)籍管理人員之間的關(guān)系，學(xué)籍管理人員能給予學(xué)生更多幫助，學(xué)生能履行個(gè)人義務(wù)，促使學(xué)籍管理工作能向著人性化、全面化的方向發(fā)展；第五，高校應(yīng)安排好學(xué)籍管理人員需完成的具體任務(wù)，保證所有工作都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，所有學(xué)籍管理人員都能明確自身職責(zé)，這樣才能保證學(xué)籍管理制度的合理性與科學(xué)性，更好地維護(hù)教師和學(xué)生的合法權(quán)益，充分發(fā)揮學(xué)籍管理工作的作用與價(jià)值。

2.3打造高質(zhì)量的學(xué)籍管理隊(duì)伍

學(xué)籍管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)將會(huì)直接影響到工作的效率與質(zhì)量。因此，高校應(yīng)格外重視學(xué)籍管理道德建設(shè)，增強(qiáng)學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識(shí)。學(xué)籍管理人員的工作能力、綜合素養(yǎng)，不僅會(huì)影響到工作的效率和質(zhì)量，還代表著高校的管理水平與形象。因此，在打造學(xué)籍管理隊(duì)伍時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

第一，針對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍管理人員，高校應(yīng)定期開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，使其能掌握更多的管理知識(shí)、管理技巧以及注意事項(xiàng)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，使其能自覺(jué)約束和規(guī)范自己的工作行為。在實(shí)際開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)，高校應(yīng)選擇最恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)方式。例如，在當(dāng)前的信息時(shí)代下，微信逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚闹匾獌?nèi)容，為人們之間的交流、溝通提供更多便利。因此，高?？蓸?gòu)建專(zhuān)門(mén)的微信群，并在群內(nèi)定期發(fā)布與學(xué)籍管理相關(guān)的規(guī)章制度、知識(shí)技巧等，使學(xué)籍管理人員能隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)知識(shí)、掌握技能。為了保證所有學(xué)籍管理人員都能自覺(jué)學(xué)習(xí)知識(shí)，高校還應(yīng)重視考核工作的開(kāi)展，借助各種考核測(cè)試了解其當(dāng)前的學(xué)習(xí)情況。只有通過(guò)考核的學(xué)籍管理人員，才能重新回歸到各自的崗位上；如果考核不通過(guò)，那么則需經(jīng)過(guò)多次考試合格后才能回到崗位。

第二，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)籍崗位的實(shí)際情況，制訂科學(xué)、完善的招聘計(jì)劃，尋找更多高素質(zhì)、高能力的人才。在實(shí)際招聘過(guò)程中，高校應(yīng)明確規(guī)定學(xué)籍管理崗位的福利待遇、學(xué)歷要求等，在最大范圍內(nèi)尋找更多優(yōu)秀人才，保證其滿(mǎn)足崗位的實(shí)際需求。

第三，高校應(yīng)制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度。之所以要制定獎(jiǎng)懲制度，主要是為了激勵(lì)表現(xiàn)較為優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員，處罰工作中表現(xiàn)較差、出現(xiàn)較大失誤的工作人員。利用這樣的獎(jiǎng)懲措施，可全面調(diào)動(dòng)每個(gè)學(xué)籍管理人員的工作熱情，使其能在未來(lái)工作中投入更多的時(shí)間與精力，重視工作能力和質(zhì)量的提高，爭(zhēng)取獲得更多的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.4加強(qiáng)學(xué)籍管理創(chuàng)新

在當(dāng)前的信息時(shí)代下，傳統(tǒng)學(xué)籍管理工作已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮作用，無(wú)法促使高校向著更好的方向發(fā)展。因此，高校必須要認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新學(xué)籍管理工作的重要性，并注意以下幾點(diǎn)：

第一，優(yōu)化預(yù)警淘汰機(jī)制。學(xué)籍管理工作不僅包括基本的服務(wù)維度，還包括約束維度。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，高校應(yīng)構(gòu)建出系統(tǒng)的預(yù)警淘汰機(jī)制，保證學(xué)籍管理工作在遵從法律法規(guī)的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理。例如，學(xué)生尚不具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，高校需根據(jù)學(xué)生的情況，針對(duì)學(xué)生可能出現(xiàn)的留級(jí)、降級(jí)、退學(xué)等情況做出有針對(duì)性處理，準(zhǔn)確把握警示和教育之間的度。

第二，提高學(xué)籍變更的管理水平。學(xué)籍管理工作應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)，高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)變更調(diào)整，保證學(xué)籍管理工作能取得較為理想的管理效果。在此過(guò)程中，高校應(yīng)積極與其他高校進(jìn)行溝通，借鑒更多優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)，并在此基礎(chǔ)上積極開(kāi)展學(xué)籍變更調(diào)整工作，讓學(xué)籍變更調(diào)整能向著更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。在此過(guò)程中，學(xué)籍管理人員需全面了解學(xué)校的實(shí)際管理和發(fā)展情況，經(jīng)常與教師、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，從而收集更多的建議和意見(jiàn)。

第三，優(yōu)化學(xué)籍宣傳氛圍與環(huán)境。在開(kāi)展學(xué)籍管理工作時(shí)，高校教師、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作并非完全是內(nèi)部工作。該項(xiàng)工作的最初目標(biāo)是保證學(xué)校和高校能實(shí)現(xiàn)常態(tài)化溝通，并借助溝通的方式落實(shí)學(xué)籍管理工作。因此，高校應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況、學(xué)籍管理工作，借助科學(xué)合理的方式構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的宣傳氛圍與環(huán)境。具體來(lái)說(shuō)，學(xué)籍管理人員可借助音頻、視頻、圖片相結(jié)合的方式，展現(xiàn)出學(xué)籍管理的內(nèi)容，積極宣傳實(shí)踐知識(shí)和理論知識(shí)，逐步拉近與學(xué)生的關(guān)系。這樣，學(xué)生能在正確引導(dǎo)下認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要性，發(fā)現(xiàn)自身學(xué)習(xí)與學(xué)習(xí)及管理之間的關(guān)系。

第四，全面發(fā)揮專(zhuān)業(yè)政策的優(yōu)勢(shì)。激勵(lì)維度的制定和落實(shí)將會(huì)影響到學(xué)籍管理工作的創(chuàng)新情況。學(xué)籍管理人員應(yīng)充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)政策的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，深入分析與學(xué)籍管理相關(guān)的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)制度，了解政策所具有的優(yōu)勢(shì)紅利。部分學(xué)生在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)校生活后可能會(huì)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)，從而選擇更適合自己的專(zhuān)業(yè)方向。也就是說(shuō)在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習(xí)后，學(xué)生會(huì)發(fā)現(xiàn)最初的選擇并非是最佳選擇，那么就需要高校積極配合學(xué)生，及時(shí)進(jìn)行學(xué)籍管理工作，幫助學(xué)生及時(shí)調(diào)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)，為其日后發(fā)展和學(xué)習(xí)提供更為廣闊的空間、更多全新的機(jī)會(huì)。

第五，發(fā)揮高校的獨(dú)特作用。高校在學(xué)籍管理工作中發(fā)揮重要作用，需要正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍管理工作，根據(jù)實(shí)際情況制訂系統(tǒng)、完善的學(xué)籍管理工作計(jì)劃，并將工作真正落實(shí)到位。學(xué)籍管理人員必須要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)展工作，全面提高學(xué)籍管理的工作效率與質(zhì)量。

2.5加強(qiáng)學(xué)籍管理的信息化建設(shè)

為了穩(wěn)定提高學(xué)籍管理效果，高校應(yīng)打造出更契合高校特點(diǎn)的學(xué)生學(xué)籍檔案專(zhuān)屬數(shù)據(jù)庫(kù)，滿(mǎn)足信息化管理的具體需求。高校應(yīng)構(gòu)建出更具有整體性、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高學(xué)籍管理的效率。學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅能系統(tǒng)整理大量的數(shù)據(jù)資源，還能打造出全新的學(xué)籍管理路徑，大幅度提高學(xué)籍管理的效果。因此，高校應(yīng)靈活運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，設(shè)計(jì)、構(gòu)建出功能全面、運(yùn)行穩(wěn)定、使用安全的線上學(xué)籍管理系統(tǒng)，為學(xué)籍管理人員開(kāi)展工作提供更多的幫助。如管理人員可利用先進(jìn)的軟件、設(shè)備等掃描學(xué)籍檔案，取代原本手工錄入、人工記錄的工作模式，提高各類(lèi)數(shù)據(jù)資源整合的效率與記載的精度。對(duì)于學(xué)生群體來(lái)說(shuō)，可從系統(tǒng)中輸入自己的賬號(hào)與密碼，就可獲取與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，改變過(guò)去受到空間、時(shí)間等客觀因素限制的情況，節(jié)省更多的成本。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，學(xué)籍管理是高校發(fā)展過(guò)程中至關(guān)重要的內(nèi)容，不僅能為學(xué)生未來(lái)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，還能顯著提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。因此，高校必須要認(rèn)識(shí)到開(kāi)展學(xué)籍管理的重要性，借助構(gòu)建學(xué)籍管理制度、增強(qiáng)學(xué)籍管理意識(shí)、打造學(xué)籍管理隊(duì)伍、加強(qiáng)學(xué)籍管理創(chuàng)新與信息化建設(shè)等方式，將學(xué)籍管理工作真正落實(shí)到位。

作者簡(jiǎn)介：張劍（1973— ），男，漢族，安徽亳州人，本科，助理研究員，研究方向：教育管理。