關(guān)于M公司差旅費管理流程分析及內(nèi)控風(fēng)險應(yīng)對

摘要：本文以某地方國有企業(yè)集團公司下屬的M公司差旅費管理流程為例，重點梳理和分析了差旅費管理流程的幾個關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，辨析其中存在的主要風(fēng)險，評價控制設(shè)計的有效性及缺漏，針對控制實施過程中存在的問題提出了改進建議。通過此次審計和整改，集團差旅費控制取得了比較顯著的成效。。

關(guān)鍵詞：國企；差旅費審計；流程梳理；內(nèi)控風(fēng)險應(yīng)對

中圖分類號：F276.3

引言：M公司是某市市屬國有企業(yè)下屬的全資子公司。M公司的主要業(yè)務(wù)是提供工程建設(shè)項目管理服務(wù)，收入主要來源于建管費收入。由于建設(shè)工地所處位置多為跨區(qū)域，M公司的管理成本中，差旅費所占的比重較大。M公司雖然有差旅費管理制度，但是控制設(shè)計不合理、不完善。從出差申請到報賬付款，整個流程的主要實質(zhì)控制均集中在財務(wù)部門，且有的控制措施并未在控制設(shè)計中體現(xiàn)，控制的有效性在很大程度上依賴于財務(wù)部實施審核的崗位人員的責(zé)任心。審計部會同M公司財務(wù)部和綜合部，對差旅費管理制度和實施過程進行了詳細梳理，認真辨析其中存在的主要風(fēng)險，評價控制設(shè)計的有效性及缺漏，針對控制實施過程中存在的問題提出了改進建議。通過此次審計和整改，集團差旅費控制取得了比較顯著的成效。

一、M公司差旅費管理及報銷流程現(xiàn)狀

集團審計部果斷以M公司差旅費流程為切入點，調(diào)整了年度工作計劃，組織開展差旅費專項審計。鑒于其他部分子公司也存在類似的共性問題，審計項目完成后，還單獨撰寫了一份報告，將該典型案例總結(jié)分析的過程和結(jié)果向全集團發(fā)布，以使各單位自查自糾，舉一反三，提升管理水平。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，M公司現(xiàn)行差旅費管理及報銷基本流程為：出差人填制出差審批單（事前審批）——綜合部審核并派車——出差人填制差旅費報銷單（事后審批）——綜合部集中報賬——財務(wù)審核付款。其中，普通員工的報銷單審批（審核）流程為：部門負責(zé)人簽字——財務(wù)簽字——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字——綜合部統(tǒng)一呈交執(zhí)行董事（總經(jīng)理）審批——綜合部統(tǒng)一交財務(wù)付款。

二、辨析關(guān)鍵控制點

一般地，企業(yè)差旅費管理及報銷流程的關(guān)鍵控制點在于：

（一）部門負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審簽環(huán)節(jié)

對出差真實性、必要性及效果的審核控制。業(yè)務(wù)線事前審批的主要控制點包括：出差的必要性審核（出差事由是否真實并合理？）；出差人數(shù)及天數(shù)（要完成本次出差目標(biāo)，是否必須這些人參加？預(yù)計出差時間是否明顯偏長？）。事后審批的主要控制點包括：報銷單填列的及時性及準(zhǔn)確性（是否按制度規(guī)定，在出差返回后的時限內(nèi)提交報銷申請；金額、出差天數(shù)等報銷單要素填列是否正確）；出差效率及效果（本次出差是否解決了事前計劃要解決的問題或擬完成的任務(wù)，是否存在故意拖延出差進度的情況等）。

（二）綜合部審核環(huán)節(jié)

綜合部在派車環(huán)節(jié)的主要控制點是審核出差申請單是否按制度完成了全部事前審批程序，無誤則填制派車單并編號，登記派車臺賬。差旅費報銷環(huán)節(jié)的主要控制點是審核報銷單填列內(nèi)容與派車單是否一致（本次出差確實是派車而不是自駕車；報銷單上的出差人員姓名及目的地是否與出差審批單、派車單填列的信息一致；派車單號是否唯一以排除重復(fù)報賬等）。審核無誤則應(yīng)將對應(yīng)的派車單進行銷號登記（臺賬）。

（三）綜合部臺賬報銷登記環(huán)節(jié)：

主要控制點是對已完成審批的差旅費報銷單進行逐筆、逐人、逐日登記，以排除出差人重復(fù)報銷同一日期出差費的風(fēng)險。

（四）財務(wù)部對報銷單據(jù)進行審核環(huán)節(jié)

主要控制點包括：必要的附件是否齊全（有無出差審批單？如果是派車，有無派車單？綜合部有無銷號記錄等）；附件及報銷單是否按規(guī)定完成審核或?qū)徟ㄊ虑皩徟蛨箐N審批程序是否符合制度規(guī)定）；報銷單填列是否及時、準(zhǔn)確（報賬時限是否超過制度規(guī)定；報銷標(biāo)準(zhǔn)、金額及其它填報信息是否有誤）等。

（五）時間節(jié)點控制

包括出差人報賬的及時性控制；審核人或?qū)徟藢箐N單簽字的及時性控制；財務(wù)入賬的及時性控制。

（六）事后監(jiān)督環(huán)節(jié)

主要控制措施是財務(wù)部或?qū)徲嫴砍椴楣救耸虏块T存檔的月度考勤表，排除非工作日報銷出差費的風(fēng)險。

（七）考核及懲戒環(huán)節(jié)

主要控制點是對錯誤或違規(guī)行為的處理或考核控制?？刂拼胧┲攸c在控制設(shè)計環(huán)節(jié)，在差旅費管理制度中明確當(dāng)出差人被發(fā)現(xiàn)有虛報出差費、重復(fù)報銷費用、超過報銷時限、跨年報銷、應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票的住宿費開成普通發(fā)票等情形時公司損失的稅額由出差人承擔(dān)的比例等。

（八）單據(jù)流轉(zhuǎn)交接登記環(huán)節(jié)

關(guān)鍵控制點是差旅費報銷單及其附件在綜合部、財務(wù)部等不同部門和崗位流轉(zhuǎn)時，應(yīng)有交接登記，促使相關(guān)崗位采取措施妥善保管單據(jù)，減少單據(jù)遺失的風(fēng)險。

（九）差旅費預(yù)算及執(zhí)行環(huán)節(jié)

關(guān)鍵控制點在于公司預(yù)算控制設(shè)計環(huán)節(jié)。對于差旅費占成本費用比例較大的M公司，為完成集團下達的年度利潤目標(biāo)，公司應(yīng)參考近三年歷史數(shù)據(jù)，在年初合理制定差旅費年度預(yù)算控制總目標(biāo)，然后分解至各部門。預(yù)算完成情況與績效考核掛鉤。由財務(wù)部或?qū)徲嫴慷ㄆ跈z查預(yù)算執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)偏差較大時及時預(yù)警。

三、風(fēng)險識別及風(fēng)險分析

經(jīng)初步了解及分析，該公司差旅費管理由于部門職責(zé)劃分不明晰等問題，在某些審核環(huán)節(jié)出現(xiàn)流程阻滯。經(jīng)對上述關(guān)鍵控制點進行分析，M公司差旅費管理及報銷流程中的主要風(fēng)險有：

（一）控制設(shè)計層面的風(fēng)險

1.各部門崗位職責(zé)分工不明確。

差旅費管理流程中，各審批環(huán)節(jié)不清楚自己的審核控制點，造成簽字流于形式，對業(yè)務(wù)的真實、合理性不能形成有效控制。比如，財務(wù)部與綜合部角色混淆，財務(wù)部可能承擔(dān)了綜合部的部分控制職能。權(quán)責(zé)不清的另一個風(fēng)險是，出現(xiàn)問題時各部門和崗位互相推諉扯皮，責(zé)任無法界定。

2.未制定控制規(guī)范或控制措施有漏洞。

對錯誤及違規(guī)行為的處罰或考核機制不健全的表現(xiàn)是：（1）公司未建立處罰或考核機制;（2）制度設(shè)計的處罰或考核措施不具有操作性。以上情況會導(dǎo)致其它環(huán)節(jié)的控制效力減弱甚至失效。原因在于制度執(zhí)行人（出差人及各審核節(jié)點控制人）守規(guī)矩與不守規(guī)矩沒有區(qū)別，既定規(guī)則對執(zhí)行人沒有威懾力，對其不能形成有效約束。

預(yù)算制度缺失可能導(dǎo)致費用失控的風(fēng)險，各部門暗中攀比，差旅費發(fā)生額年年增長，不利于M公司完成集團下達的年度目標(biāo)任務(wù)。

差旅費制度的漏洞以及薪酬分配制度設(shè)計的不合理，也可能造成部分員工由于薪酬所得與崗位創(chuàng)造的價值不匹配而產(chǎn)生心理失衡，從而千方百計鉆差旅費制度的空子以提高自己的收入。

制度中對于出差完成后的報賬時限未作出規(guī)定，可能導(dǎo)致出差人或?qū)徍斯?jié)點拖延報賬或?qū)徍藭r間，產(chǎn)生跨月或跨年報賬的情況，影響當(dāng)期財務(wù)報表數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）控制實施層面的風(fēng)險

1.出差前未經(jīng)審批，或未按差旅費管理辦法進行適當(dāng)審批，事前控制失效。比如，部門負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)未按控制點嚴格把關(guān)，審核流于形式，造成差旅費失控，公司無法實現(xiàn)年度利潤目標(biāo)；

2.虛報出差天數(shù)、同一天重復(fù)報賬、填報的出差地點與實際出差地點不一致等，導(dǎo)致公司差旅費虛高，利益受損；

3.出差人完成出差后，未按制度規(guī)定的期限及時報賬；報銷單未能及時流轉(zhuǎn)至財務(wù)部，導(dǎo)致費用入賬延遲，當(dāng)期報表數(shù)據(jù)（費用和利潤等）不準(zhǔn)確。如果幾個月合并入賬，還將導(dǎo)致月度利潤表收入與成本費用不匹配，利潤波動較大。跨年集中報銷甚至?xí)绊懩陥笮畔⒌臏?zhǔn)確性，對經(jīng)營業(yè)績指標(biāo)評價產(chǎn)生影響。

4.公司未按制度規(guī)定實施處罰或考核扣分等，導(dǎo)致執(zhí)行人漠視規(guī)則，控制措施無效。

5.單據(jù)交接無簽收手續(xù)，在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)票等重要附件遺失的風(fēng)險。

6.差旅費超預(yù)算導(dǎo)致公司無法完成全年利潤指標(biāo)，公司可分配的績效工資減少。

四、M公司差旅費內(nèi)部控制現(xiàn)狀、控制缺陷及改進建議

（一）M公司差旅費管理控制實施層面的主要有效控制：

1.授權(quán)審批環(huán)節(jié)：事前及事后（簽字）審批手續(xù)完善；

2.派車環(huán)節(jié)：每一份派車出差審批單均有對應(yīng)的派車單號；

3.綜合部審核環(huán)節(jié)：由綜合部接收單據(jù)進行初步把關(guān)，并統(tǒng)一交執(zhí)行董事簽字，提高了報賬審簽效率。

4.財務(wù)審核環(huán)節(jié)：（1）財務(wù)部對差旅費報銷單進行逐筆、逐人、逐日登記，有效糾正避免了同一出差人重復(fù)報銷同一日期出差費的風(fēng)險；（2）財務(wù)部將報銷單出差日期與公司人事部門存檔的月度考勤表進行比對，有效避免了非工作日報銷出差費的風(fēng)險。

（二）本次檢查發(fā)現(xiàn)的M公司內(nèi)控缺陷及改進建議

1.內(nèi)控設(shè)計層面：

（1）公司《差旅費管理辦法》及《資金支付管理辦法》兩個制度，對員工出差過程中形成的各種單據(jù)流轉(zhuǎn)及交接等均未作出具體規(guī)定。建議梳理出差及報銷流程，完善相關(guān)制度，進一步明確綜合部和財務(wù)部在單據(jù)流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的審核次序及責(zé)任。比如：①綜合部應(yīng)對派車單進行登記及已報銷標(biāo)記，對提交報賬的派車單唯一性負責(zé)；財務(wù)部對出差天數(shù)的唯一性負責(zé)。②在差旅費相關(guān)制度中對單據(jù)處理時限作出規(guī)定。綜合部應(yīng)對接收的派車差旅費報銷的及時性負責(zé)；財務(wù)部應(yīng)對接收的差旅費入賬的及時性負責(zé)。出差人應(yīng)對出差后在規(guī)定時限內(nèi)報賬負責(zé)。③出差人與綜合部交接單據(jù)、綜合部與財務(wù)部交接單據(jù)，均應(yīng)當(dāng)有交接登記，避免遺失單據(jù)無法認定責(zé)任方。④綜合部每次集中統(tǒng)一交單給財務(wù)部之前，應(yīng)將報銷單編號，并匯總形成清單一并交與財務(wù)部簽收。清單應(yīng)至少包括：報銷單號、派車單號、出差日期、出差人、報銷金額等。⑤財務(wù)審核把關(guān)節(jié)點應(yīng)放在最后環(huán)節(jié)，避免二次交接或增加復(fù)核工作量。⑥財務(wù)應(yīng)當(dāng)對綜合部交來的報銷單清單（匯總表）應(yīng)進行清點復(fù)核。

（2）審計未見公司有對錯誤及違規(guī)行為的處罰或考核機制，影響各環(huán)節(jié)控制人對報賬或簽字把關(guān)的重視程度和責(zé)任心。建議在差旅費相關(guān)制度中增加處罰或考核條款。

（3）公司沒有正式的部門職責(zé)分工及各崗位說明書，出差審批和差旅費報銷流程中各環(huán)節(jié)控制人的職責(zé)不明。突顯了公司以人管人而不是制度管人的內(nèi)控風(fēng)險。財務(wù)審核壓力大，發(fā)現(xiàn)問題進行溝通糾錯時，難以取得業(yè)務(wù)部門的理解。

2.內(nèi)控實施層面

審計部本次抽查的差旅費報銷憑證顯示：一是差旅費入賬時間滯后，有的距出差日后兩三個月方入賬；二是報銷單集中入賬，記賬憑證復(fù)核或?qū)徲嫊r無法對應(yīng)抽查；三是綜合部審核環(huán)節(jié)在報銷單及附件上未留痕；四是抽查發(fā)現(xiàn)有重復(fù)的報銷單（同一次出差事項有兩份報銷單，附件審批單上填寫的派車單號相同）。經(jīng)與入賬金額核對，財務(wù)審核時已將重復(fù)報賬金額剔除，但單據(jù)未抽出。審計認為：

（1）重復(fù)填制報銷單問題體現(xiàn)了較大的控制缺陷和風(fēng)險。重復(fù)報賬如果既成事實，問題的性質(zhì)會比較嚴重，應(yīng)當(dāng)追責(zé)，同時完善制度流程以堵塞漏洞，從根本上解決問題，而不能發(fā)現(xiàn)問題僅退單或留檔不付即可。

（2）針對延遲報銷、集中入賬的問題，建議重新梳理流程，各環(huán)節(jié)控制人及時處理單據(jù)，最終審批節(jié)點完成簽字的報銷單及時交給財務(wù)部（盡量不跨月，禁止大批量跨年報賬）。財務(wù)部及時處理接收的單據(jù)，將入賬前登記臺賬的程序加入財務(wù)內(nèi)控制度。

（3）從實際控制流程看，綜合部是派車出差審批單及報銷單的重要審核環(huán)節(jié)，但綜合部的審核把關(guān)在審批單和報銷單上均未有體現(xiàn)。建議修改相應(yīng)制度及單據(jù)格式，增加綜合部簽字欄。

五、本項目實施效果后續(xù)跟蹤檢查

審計部對M公司實施本次專項檢查之后，向該公司出具了內(nèi)控分析報告，并組織公司相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)召開了專題研討會，對問題產(chǎn)生的原因進行了深入的剖析，更重要的是大家集思廣益，通過充分討論，完善了整改措施及思路。審計部針對M公司存在的不同層面問題提出了相應(yīng)的整改要求。并將整改工作納入集團對子公司月度績效考評指標(biāo)。

隨后兩個月，審計部對整改情況實施了后續(xù)跟蹤檢查。子公司層面，M公司對集團審計部的報告及建議高度重視，其后兩個月完成了內(nèi)控設(shè)計層面整改，修訂了《差旅費管理辦法》，完善了出差業(yè)務(wù)事前及事后審批、審核等關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，進一步明確了業(yè)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)部門在差旅費管理控制流程中的職責(zé)，并對相關(guān)人員進行了培訓(xùn)，要求各個環(huán)節(jié)涉及的人員嚴格按修訂后的制度執(zhí)行。

集團審計部層面，充分利用這次審計成果，將案例分析分享上傳至審計部建立的財審交流微信群中，要求各個子公司參考及自查，達到了舉一反三、事半功倍的效果。

參考文獻

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作者簡介：尹江月，1972年3月生，女，漢族，大學(xué)本科，會計師，國際注冊內(nèi)部審計師，咨詢工程師（投資），研究方向：企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險管理審計。