現(xiàn)代人力資源管理下的人事檔案管理工作探討

摘要 人事檔案是事業(yè)單位開展人力資源管理工作的基礎(chǔ)材料，其記錄員工的基本情況，通常作為單位任用人才的依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，人力資源管理工作重要性越來越突出。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，其在推動(dòng)人力資源開發(fā)與建設(shè)方面表現(xiàn)出非常重要的作用。目前，國(guó)內(nèi)人事檔案管理工作仍處于改革階段，披露出眾多檔案造假行為。在這樣的背景下，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更嚴(yán)苛的要求。而如何做好檔案管理工作，已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理人員迫切解決的問題。基于此，本文就對(duì)現(xiàn)代人力資源管理理念下如何開展人事檔案管理工作進(jìn)行探究，以期能給相關(guān)人員提供參考，推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案；管理

引言

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，用人單位對(duì)人才提出更高的要求，不僅要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，同時(shí)也有具備較強(qiáng)的實(shí)踐能力。人事檔案主要記錄人才的基本情況，是用人單位開展人力資源管理工作的依據(jù)。可見，人事檔案管理與人力資源管理關(guān)系密切。新時(shí)代背景下事業(yè)單位必須積極優(yōu)化與革新人事檔案管理，以便能夠?yàn)槿肆Y源管理工作提供依據(jù)，為人才提供更全面的服務(wù)，進(jìn)而保證人才在實(shí)際工作中充分發(fā)揮其作用與價(jià)值。因此，事業(yè)單位就要對(duì)當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在現(xiàn)代人力資源管理指導(dǎo)下對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與改革。

1.相關(guān)概念

1.1人力資源管理

人力資源管理主要是指一系列人力資源政策及相關(guān)管理活動(dòng)，這些活動(dòng)包含制定人力資源戰(zhàn)略、員工招聘、培訓(xùn)與開發(fā)、薪酬管理、員工關(guān)系管理等。企業(yè)通過現(xiàn)代化管理手段，對(duì)人力資源進(jìn)行有組織、有計(jì)劃地控制與協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的管理行為。新時(shí)代背景下，人力資源管理具有如下特征：一是人才具有更多的選擇權(quán)與自主決定權(quán)。新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的人才已不再是通過勞動(dòng)獲得工資收入，而是與資本共享創(chuàng)造果實(shí)。因此，事業(yè)單位必須從讓人才內(nèi)在需求出發(fā)，為人才提供他們需求服務(wù)與產(chǎn)品，進(jìn)而留住人才，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的價(jià)值。二是人力資源部門是具有導(dǎo)向性的戰(zhàn)略伙伴。新經(jīng)濟(jì)時(shí)代人力資源管理部門也從幕后走到臺(tái)前，參與到事業(yè)單位管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，對(duì)事業(yè)單位的生存與發(fā)展起到了非常大的推動(dòng)作用，是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的重要途徑。三是更關(guān)注知識(shí)型員工的開發(fā)與管理。由于知識(shí)型員工獨(dú)有的特征，推動(dòng)了事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)變，要求領(lǐng)導(dǎo)人與被領(lǐng)導(dǎo)者之間建立良好的互動(dòng)方式，這就要求人力資源管理要將知識(shí)工作系統(tǒng)以及創(chuàng)新機(jī)制的建立作為重點(diǎn)工作內(nèi)容。四是人力資源管理信息化發(fā)展。隨著信息技術(shù)的普及與成熟，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。信息技術(shù)在人力資源管理中應(yīng)用不僅可以提高工作效率，同時(shí)也使得人力資源管理業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范化。

1.2人事檔案管理

人事檔案管理是對(duì)人事檔案中收集、整理、儲(chǔ)存以及銷毀等一系列活動(dòng)的總稱，是人力資源管理的重要組成部分，也是開展人才管理的主要依據(jù)。人事檔案是證實(shí)個(gè)人身份、學(xué)歷以及資歷等信息的直接依據(jù)，其與工資待遇以及社會(huì)勞動(dòng)保障關(guān)系密切，具有法律效用。另外，人事檔案具有動(dòng)態(tài)性、全面性、服務(wù)性、機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性以及流動(dòng)性六大特點(diǎn)。

1.3現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理之間的關(guān)系

現(xiàn)代人力資源管理中強(qiáng)調(diào)對(duì)人的管理，其不僅是管理的主體，同時(shí)也是管理的客體，人必須具備較強(qiáng)的管理能力才能完成此項(xiàng)工作。隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，人才已經(jīng)成為當(dāng)前首要資源。因此，人力資源管理也成為了事業(yè)單位管理的重點(diǎn)。人事檔案管理不僅記載著人力資源管理中所有員工的基本信息，同時(shí)又儲(chǔ)存著員工的一些歷史記錄，如記過、立功等。人事檔案真實(shí)地記錄每個(gè)人的人生軌跡，不可篡改，是考察、選拔人才的重要依據(jù)，是人力資源管理重要的組成部分。人力資源管中很多職能都與人事檔案管理息息相關(guān)，真實(shí)、完整的人事檔案管理可以為人力資源管理提供非常有價(jià)值的信息，不僅可以幫助人力資源管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)埋沒的人才，同時(shí)也可以減少濫竽充數(shù)的情況。因此，人事檔案管理可以促進(jìn)人力資源管理的開發(fā)與建設(shè)，進(jìn)而提升人力資源管理水平。

2.現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的要求

隨著社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人力資源管理也行政性事務(wù)中解放出來，人力資源管理工作也發(fā)生了很大的變化。在這樣的背景下，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人事檔案管理提出了新的要求，具體如下：第一，構(gòu)建核心價(jià)值體系。事業(yè)單位文化建設(shè)與核心價(jià)值觀關(guān)系密切，是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。優(yōu)秀的單位文化可以更深層次地挖掘出更多的資源，對(duì)單位的發(fā)展起到指導(dǎo)作用，有助于實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。第二，多層次評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展背景下，傳統(tǒng)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求。因此，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也要緊跟發(fā)展需求進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。對(duì)員工的考察不局限于工作能力，還要考察其綜合素質(zhì)。這樣的考察結(jié)果更加全面、客觀，同時(shí)這種多層次評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也是人事檔案管理工作評(píng)價(jià)的主要趨勢(shì)。第三，以職業(yè)化導(dǎo)向來衡量人才。以職業(yè)化導(dǎo)向衡量人才，可以有效提升人才競(jìng)爭(zhēng)力。人事檔案中除了要記錄員工的學(xué)歷、身份等基礎(chǔ)信息外，還要記載員工的職業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)道德、職業(yè)精神以及價(jià)值觀念，以便于人力資源管理人員可以對(duì)員工進(jìn)行全面的衡量，使人才選拔更加科學(xué)性，人崗高度匹配，進(jìn)而有效提升人力資源管理效果。第四，構(gòu)建科學(xué)的薪酬體系?？茖W(xué)的薪酬體系不僅可以留住員工，同時(shí)還可以提升員工工作的積極性。因此，用人單位在構(gòu)建薪酬體系時(shí)要保證其具備較高的激勵(lì)效應(yīng)。

3.現(xiàn)代人力資源管理下加強(qiáng)人事檔案管理的措施

若想人事檔案管理能夠在人力資源管理中充分發(fā)揮其作用，那就需要事業(yè)單位根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行深入探索，并從多方面對(duì)人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與改革。

3.1重視人事檔案管理

人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，是對(duì)員工進(jìn)行管理與評(píng)價(jià)的直接依據(jù)。因此，相關(guān)人員必須人認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并發(fā)揮帶頭作用，從實(shí)際行動(dòng)上給予人事檔案管理支持，使人事檔案能夠充分發(fā)揮其在人力資源管理方面的價(jià)值。換言之，只有領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，才能讓單位內(nèi)部員工從根本上重視人事檔案管理，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。其次，人力資源管理部門強(qiáng)化認(rèn)知，將人事檔案管理落到實(shí)處，同時(shí)也要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行定期考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中存在不足，推動(dòng)人事檔案管理工作趨向規(guī)范化與程序化發(fā)展。再次，定期開展檔案相關(guān)的宣傳活動(dòng)，讓更多員工認(rèn)識(shí)到人事檔案在個(gè)體利益以及單位人事決策中發(fā)揮的作用，即完整、真實(shí)的人事檔案不僅有助于個(gè)人成長(zhǎng)與發(fā)展，同時(shí)還可以為人力管理部門開展人事調(diào)動(dòng)工作提供便利。另外，單位還可以通過宣傳欄或展示墻宣傳檔案相關(guān)的知識(shí)，逐步在單位內(nèi)部形成檔案文化，并在檔案文化潛移默化的影響下形成良好的檔案管理氛圍，推動(dòng)單位人力資源管理工作開展，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2完善人事檔案管理機(jī)制

人事檔案管理機(jī)制是人事管理人員開展工作的基礎(chǔ)，也是保證人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)與任務(wù)，原有的管理機(jī)制已經(jīng)無法對(duì)人事檔案管理工作起到指導(dǎo)作用，甚至在一定程度上制約著人事檔案管理。在這樣的背景下，人事檔案部門必須對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善與優(yōu)化。首先，制定嚴(yán)格的檔案收集、保管、利用以及銷毀等業(yè)務(wù)流程，促使人事檔案管理更加規(guī)范化與科學(xué)化。其次，結(jié)合單位實(shí)際情況以及新形勢(shì)下的要求對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，以保證人事檔案管理制度的可操作性與指導(dǎo)性。再次，構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制，事業(yè)單位組建人事檔案管理監(jiān)督小組，以保證人事檔案中個(gè)人信息的真實(shí)性與完整性。同時(shí)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，以便能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的不足，并督促人事檔案部門改進(jìn)，提升人事檔案管理質(zhì)量。最后，制定獎(jiǎng)懲制度。制定獎(jiǎng)懲制度不僅可以調(diào)動(dòng)工作人員工作的積極性與主動(dòng)性，同時(shí)還可以減少日常工作中不規(guī)范行為，降低工作失誤，進(jìn)而保證人事檔案管理工作的質(zhì)量與效果。

3.3建立高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理人員工作水平的高低直接決定了人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率，因此事業(yè)單位必須重視高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。首先，事業(yè)單位在招聘人事檔案管理人員時(shí)，必須對(duì)應(yīng)聘人員的綜合能力進(jìn)行評(píng)估，保證其達(dá)到崗位要求。其次，定期對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)。事業(yè)單位在對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)前，可通過對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查與訪談，了解當(dāng)前工作崗位中需要提升的技能與知識(shí)，同時(shí)結(jié)合新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求制定培訓(xùn)方案，以保證培訓(xùn)工作能夠滿足人事檔案管理人員實(shí)際需求，避免培訓(xùn)工作流于形式。在培訓(xùn)后還有對(duì)參與人員進(jìn)行考核，了解培訓(xùn)效果以及培訓(xùn)中的不足，為改進(jìn)培訓(xùn)工作提供方向，從而更好地服務(wù)人事檔案管理。再次，事業(yè)單位要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行思想方面的教育，如職業(yè)道德、愛國(guó)精神、服務(wù)精神等，保證人事檔案管理人員自覺抵制腐朽思想的侵蝕。最后，人事檔案管理人員也要自覺通過多種渠道學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)與技能，不斷提升自身專業(yè)能力，為做好人事檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

3.4加快人事檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來，各種前沿科技被廣泛地應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，人事檔案管理工作也不例外。人事檔案管理信息化建設(shè)不僅可以有效提升事業(yè)單位人事管理水平，同時(shí)還可以保證人事檔案信息的真實(shí)性與全面性。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，事業(yè)單位加大資金投入，積極引進(jìn)信息化設(shè)備。信息化設(shè)備是人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，人事檔案管理部門向上級(jí)申請(qǐng)資金，購(gòu)入檔案管理信息化設(shè)備，推動(dòng)信息化辦公場(chǎng)地建設(shè)，同時(shí)也要在部門內(nèi)部營(yíng)造信息化工作氛圍。另外，人事檔案部門也要安排專業(yè)人員對(duì)信息設(shè)備以及系統(tǒng)進(jìn)行定期檢修與系統(tǒng)更新。其次，推進(jìn)人事檔案信息資源數(shù)據(jù)化。相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理而言，人事檔案管理信息系統(tǒng)主要是通過電子化、數(shù)據(jù)化開展檔案管理工作。完整的人事檔案信息是推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的前提，因此人事檔案管理人員要做好人事檔案信息數(shù)據(jù)化工作，通過計(jì)算機(jī)將大量文字轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在人事檔案管理系統(tǒng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化與數(shù)字化。此外，人事檔案管理人員也要注意人事檔案信息的安全性與備份，以免人事檔案管理系統(tǒng)遭到病毒攻擊時(shí)仍能正常開展人事檔案管理工作。

3.5提升人事檔案工作的服務(wù)性

現(xiàn)代人力資源管理中主要是以人作為管理對(duì)象，詳細(xì)的人事檔案能夠讓領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)員工進(jìn)行更全面、系統(tǒng)的分析，從而保證人力資源管理工作的高效性。人事檔案工作的服務(wù)性不僅是人事檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，同時(shí)也是根本目的，其主要是通過提供檔案材料服務(wù)人事工作，如當(dāng)對(duì)員工進(jìn)行任命時(shí)，通常需要對(duì)其工作經(jīng)歷進(jìn)行全面了解，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)量化評(píng)估員工的能力，判斷其是否可以勝任新的崗位，以保證職務(wù)任命的科學(xué)性與合理性。同時(shí)，人事檔案管理的重要性也就由此凸顯出來。因此，人事檔案部門必須重視人事檔案工作的服務(wù)性，端正自身態(tài)度，樹立正確的服務(wù)思想，明確服務(wù)方向，只有這樣才能提高人事檔案工作的服務(wù)性，落實(shí)人事檔案管理工作，保證人力資源管理工作順利進(jìn)行。

總結(jié)

綜上所述，我們不難看出人事檔案管理與現(xiàn)代人力資源管理息息相關(guān)，是保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位要在現(xiàn)代人力資源管理指導(dǎo)下做好人事檔案管理工作。但因多方面因素影響，我國(guó)人事檔案管理仍存在諸多問題，無法達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的要求，這就需要人事檔案管理人員在工作實(shí)踐中不斷探索，對(duì)當(dāng)前的人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與改革，進(jìn)而提升事業(yè)單位人力資源管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：但薇，女，1976年3月生，漢族，四川雅安人，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源