航天企業(yè)共享型辦公資源素材庫建設(shè)探討

鳳言 /中國空間技術(shù)研究院西安分院

航天企業(yè)作為知識(shí)密集型企業(yè)的典型代表，內(nèi)部知識(shí)、數(shù)據(jù)的信息量呈現(xiàn)幾何式增長，其中絕大多數(shù)更是以文件、郵件、圖片等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式分散存儲(chǔ)在個(gè)人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，當(dāng)個(gè)人需要某方面信息時(shí)，由于缺乏集中、開放、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)平臺(tái)，往往需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力查閱。因此，通過建設(shè)一個(gè)具有科學(xué)性、實(shí)用性、方便性的大型素材庫，有效提高辦公效率，加速組織內(nèi)部運(yùn)作流程，成為航天企業(yè)發(fā)展的重要課題?；诖?，筆者提出建設(shè)共享型辦公資源素材庫的構(gòu)想，旨在通過平臺(tái)建設(shè)，有效規(guī)避日常辦公過程中的大量重復(fù)性勞動(dòng)，同時(shí)打破信息孤島使信息資源供企業(yè)內(nèi)部共享，成為員工個(gè)人儲(chǔ)存、查閱、共享知識(shí)的重要工具。

一、共享型辦公資源素材庫國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

共享辦公資源庫建設(shè)歷程大致可劃分為建設(shè)初期、應(yīng)用時(shí)期和發(fā)展時(shí)期3 個(gè)階段，其中建設(shè)初期，通過借助信息化手段，實(shí)現(xiàn)日常性、基礎(chǔ)性辦公文檔資料管理；成熟應(yīng)用階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程審批、會(huì)議管理、公文流轉(zhuǎn)等辦公系統(tǒng)的實(shí)用功能，為協(xié)同辦公提供了基礎(chǔ)保障；進(jìn)入發(fā)展階段后，辦公資源實(shí)現(xiàn)由依靠單一的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)展到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)。同時(shí)，更多關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)縱向各級(jí)部門和人員的協(xié)同、橫向跨部門和人員的協(xié)同以及內(nèi)外部各種資源的有效組合和傳遞，從而為員工提供高效的共享工作平臺(tái)。

但是，在資源庫建設(shè)過程中，還存在一些問題：一是數(shù)據(jù)庫資源數(shù)量呈海量增長，但資源內(nèi)容與實(shí)際需求差距很大，資源利用率低；二是資源庫的可持續(xù)性較差，缺乏持續(xù)的維護(hù)與更新，已成為資源庫建設(shè)的“瓶頸”。

二、建設(shè)共享型辦公資源素材庫的重要意義

通過搭建共享型辦公資源素材庫，能夠有效推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的分享、溝通，將部門之間的信息、員工的經(jīng)驗(yàn)型知識(shí)進(jìn)行匯總、傳播，使員工能夠隨時(shí)訪問關(guān)鍵信息，及時(shí)解決相關(guān)問題。同時(shí)能夠存儲(chǔ)企業(yè)重要數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失，實(shí)現(xiàn)信息互通，釋放企業(yè)無形資產(chǎn)在組織運(yùn)行中的價(jià)值，有效提高工作效率。

一是增強(qiáng)員工所在領(lǐng)域的專業(yè)技能，學(xué)習(xí)同崗位同事的工作技巧，走出業(yè)務(wù)困境。通過不斷的知識(shí)積累，快速提高工作能力，從而有助于員工的職業(yè)發(fā)展，提高對(duì)組織的潛在貢獻(xiàn)。

二是促進(jìn)部門之間的溝通交流，打破信息孤島。企業(yè)內(nèi)部員工可以使用平臺(tái)查詢資料，同時(shí)可以上傳分享資料，從而加速信息流通和傳遞，實(shí)現(xiàn)各類信息、數(shù)據(jù)共享。

三是通過篩選、審核后的長期知識(shí)共享的過程，將企業(yè)資料、核心數(shù)據(jù)、工作經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行科學(xué)的管理和使用，逐漸形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而推動(dòng)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化水平全面提升。

三、建設(shè)共享型辦公資源素材庫的構(gòu)想

1.建設(shè)思路

辦公資源共享素材庫是面向日常辦公需要的電子素材庫，通過將跨職能、跨部門工作人員積累的豐富經(jīng)驗(yàn)和大量辦公資料進(jìn)行匯集，構(gòu)建起各類不同業(yè)務(wù)需求下的公共資源素材庫。該素材庫以優(yōu)質(zhì)辦公資源、業(yè)務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)和手段為保障，將原本分散在不同職能部門的公共資源進(jìn)行整合，搭建統(tǒng)一的管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)輸出平臺(tái)，為員工提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

建設(shè)該平臺(tái)能夠?qū)⒃拘问礁鳟?、結(jié)構(gòu)分散的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)一處理并編碼輸出，在有效解決資源分散和信息孤島問題的基礎(chǔ)上，形成結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。員工根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，有效獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新知識(shí)，實(shí)現(xiàn)在組織、部門和個(gè)人之間開展及時(shí)高效、有序可控、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理服務(wù)活動(dòng)。

2.主要內(nèi)涵

（1）共建共享，促進(jìn)效能提升

辦公資源共享素材庫是以集中優(yōu)質(zhì)辦公資源、滿足員工個(gè)性化需要，促進(jìn)工作效能大幅提升的平臺(tái)，素材庫建好后要最大限度實(shí)現(xiàn)高度共享。因此，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一組織規(guī)劃，按步驟實(shí)施素材庫建設(shè)工作，避免重復(fù)開發(fā)，迅速整合現(xiàn)有分散在各部門及個(gè)人手中的優(yōu)質(zhì)辦公資源，促進(jìn)交流分享，推動(dòng)工作效能整體提升。

（2）嚴(yán)格管理，統(tǒng)一素材標(biāo)準(zhǔn)

素材庫建設(shè)的核心在于建立統(tǒng)一的管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。因此，要注重對(duì)素材的嚴(yán)格篩選、甄別，保證建成實(shí)用有效的素材庫。一方面包含文本、圖片、視頻等格式類標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，另一方面則是文字、信息、數(shù)據(jù)等內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，逐漸培育形成統(tǒng)一、專業(yè)、高質(zhì)量的工作標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)發(fā)展提供有力的管理支撐。

（3）統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)多元化應(yīng)用

在素材庫平臺(tái)建設(shè)前期，應(yīng)當(dāng)開展充分的頂層規(guī)劃。在統(tǒng)一部署基礎(chǔ)上，主要考慮多元化應(yīng)用需求，盡可能建立全面、豐富的模塊類別。在使用過程中，員工可根據(jù)自己的需要進(jìn)入相應(yīng)版塊，查詢獲取相應(yīng)資源。同時(shí)，平臺(tái)在建設(shè)過程中要充分考慮可延伸性，實(shí)現(xiàn)辦公資源共享數(shù)據(jù)庫現(xiàn)有功能提升、模塊完善等延伸建設(shè)。

3.素材庫的組成

（1）基本結(jié)構(gòu)框架

辦公資源共享素材庫劃分為管理層、查詢層和應(yīng)用層（見圖1）。其中，管理層負(fù)責(zé)底層數(shù)據(jù)庫的日常管理，為指定人員授予相應(yīng)權(quán)限，以確保素材質(zhì)量；查詢層是查詢結(jié)果的動(dòng)態(tài)生成層，面向全體員工開放共享；應(yīng)用層面向全體用戶，在查詢到可用素材的基礎(chǔ)上，進(jìn)行再編輯、再修改，滿足個(gè)人辦公需要。

圖1 共享型辦公資源素材庫結(jié)構(gòu)

（2）主要內(nèi)容

結(jié)合職能部門工作實(shí)際，共享型辦公資源素材庫分為六大類別，分別是政策文件類、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類、軟件工具類、業(yè)務(wù)流程類、崗位職責(zé)類、培訓(xùn)課程類。其中，政策文件類主要包括對(duì)行業(yè)信息、上級(jí)文件、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及組織內(nèi)部政策要求的收集匯總，為各類業(yè)務(wù)開展提供依據(jù)和指引；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類包括人員、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域中，經(jīng)審核確認(rèn)可公開數(shù)據(jù)的匯集上傳，以充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)資源利用率，減少各類基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)、資料收集等重復(fù)性勞動(dòng)；軟件工具類主要包括Excel、Word、PPT 等常用辦公軟件的基礎(chǔ)操作教程、可編輯模板、圖片文字素材等，同時(shí)收集辦公需求，上傳常用軟件地址供員工下載使用；業(yè)務(wù)流程類主要通過對(duì)常用辦事流程進(jìn)行梳理，形成可視化流程說明，供員工在辦理業(yè)務(wù)中隨時(shí)查詢，為業(yè)務(wù)辦理提供指導(dǎo)；崗位職責(zé)類是對(duì)綜合管理層各部門、崗位進(jìn)行系統(tǒng)梳理，劃清職責(zé)界面，方便員工辦理業(yè)務(wù)時(shí)及時(shí)找到相應(yīng)的崗位人員；培訓(xùn)課程類包括案例庫、教學(xué)錄像、學(xué)習(xí)指導(dǎo)、多媒體課件等教學(xué)資源并提供在線瀏覽和下載，內(nèi)容涵蓋技術(shù)、管理、經(jīng)濟(jì)、文化、心理等方面，課程資源將隨時(shí)更新、完善，為員工自我學(xué)習(xí)提升搭建平臺(tái)。

4.素材庫的技術(shù)要求

一是文本類，文件格式一般應(yīng) 為Doc(x)、Xls(x)、Pdf；超過10 頁需插入頁碼；計(jì)量符號(hào)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；文件不加密。二是圖片、圖像類，所有圖片資料應(yīng)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的圖像文件，并使用Jpg、Gif、Png格式，便于存儲(chǔ)和傳送。三是視頻類，格式一般為Flv、Rmvb、Mp4、Mvb；彩色視頻素材每幀圖像顏色均為真彩色。四是課件類，格式一般為PPT 或PPTX 格式，如果有內(nèi)嵌音頻、視頻或動(dòng)畫，應(yīng)單獨(dú)提供一份未嵌入的文件。

5.信息來源及保障要求

首先，基于素材庫的豐富性、動(dòng)態(tài)性和應(yīng)用性特征，牽頭部門要切實(shí)發(fā)揮好組織領(lǐng)導(dǎo)作用，強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在建庫前期充分調(diào)研需求，完成資源庫總體框架構(gòu)建，設(shè)置科學(xué)的模塊分類，確保建成一個(gè)框架模塊穩(wěn)定、素材收集全面、可持續(xù)更新的優(yōu)質(zhì)辦公資源庫。其次，在框架建立的基礎(chǔ)上，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的進(jìn)入、更新與維護(hù)是素材庫投入使用的前提保障。為避免出現(xiàn)素材時(shí)效性差、內(nèi)容大同小異、放置模塊不統(tǒng)一等問題，應(yīng)當(dāng)在各部門指定工作人員，為其開通相應(yīng)權(quán)限，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的日常管理與動(dòng)態(tài)更新，充分保障提供素材的質(zhì)量；再次，員工作為辦公資源共享素材的提供主體，應(yīng)當(dāng)通過相應(yīng)政策或制度建立，切實(shí)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，充分調(diào)動(dòng)員工參與建庫的主動(dòng)性和積極性；最后，可考慮將資源共享數(shù)量與個(gè)人申報(bào)成果、職稱晉升等掛鉤，或給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而更好地促進(jìn)優(yōu)質(zhì)辦公經(jīng)驗(yàn)和資源的交流共享，推動(dòng)資源庫建設(shè)持續(xù)更新。