基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理困境與創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策研究

馮朔

摘 要：基于大數(shù)據(jù)背景想，運(yùn)用文獻(xiàn)資料與邏輯分析的研究法對(duì)高校檔案管理存在困境進(jìn)行剖析，針對(duì)相關(guān)問題提出解決對(duì)策。研究認(rèn)為，大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理面臨著困境，即在檔案資料數(shù)據(jù)收集相對(duì)困難且容易缺失，多樣化檔案載體轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案相對(duì)較難，電子檔案的利用規(guī)則缺失等?；诟咝n案管理現(xiàn)狀，提出其創(chuàng)新發(fā)展之路。強(qiáng)化檔案“隨時(shí)收集”與“統(tǒng)一管理”，創(chuàng)新高校檔案工作觀念與規(guī)范管理，做好電子高校檔案的歸檔與安全保護(hù)，注重高校檔案的實(shí)際功用與深度開發(fā)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案；管理困境；創(chuàng)新對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647.24；G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2023）04-0029-03

大數(shù)據(jù)，又被稱為“超量數(shù)據(jù)處理”，是具有快速處理龐大數(shù)據(jù)的能力，以“大量、高速、多樣、真實(shí)不抽樣”為基本特征，即不需要采用抽樣的方式，便可對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析和處理，彌補(bǔ)了常規(guī)軟件工具對(duì)大量數(shù)據(jù)無法捕捉與管理的不足，其洞察能力更優(yōu)，更具有決策參考性[1]。近年來，隨著大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用與推廣，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，業(yè)已成為當(dāng)下智慧校園建設(shè)不可缺少的重要構(gòu)成。從技術(shù)服務(wù)與管理統(tǒng)一的視角來看，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用于高校檔案管理系統(tǒng)，一方面有助于高校檔案的歸類、統(tǒng)計(jì)與分析；另一方面，有助于查閱、保存與開發(fā)利用，為師生提供檔案信息服務(wù)的同時(shí)，豐富的檔案管理資料還為高校管理決策提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)支持[2]。高校檔案建設(shè)由傳統(tǒng)管理模式正在向檔案數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)型，在這一轉(zhuǎn)型過程中，如何更好地將大數(shù)據(jù)思維融入高校檔案建設(shè)是當(dāng)下亟待關(guān)注的問題?；诖?，本文針對(duì)基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理困境以及創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策進(jìn)行探討，以期為大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案建設(shè)管理提供借鑒。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的價(jià)值與主要特征

高校檔案是一個(gè)龐雜的體系，不僅包括黨群、科研、教師、行政，還包括教育、教學(xué)、財(cái)務(wù)、出版以及人事等，具體涉及高校教學(xué)、科研與管理中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與參照[3]。突出地表現(xiàn)在教育過程、教育成果、科研成果等方面，客觀而真實(shí)地反映了國家教育政策在高校的落實(shí)及管理績(jī)效，其種類多樣、形式復(fù)雜，其內(nèi)涵體現(xiàn)為以下三個(gè)方面：（1）高校檔案是教學(xué)、科研與管理的“全息記憶庫”。在高校的發(fā)展過程中，高校檔案一直貫穿著整個(gè)學(xué)校的發(fā)展體系，是對(duì)高校建校以來的各類信息的記憶與載體，為工作的開展提供了歷史借鑒。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案更是對(duì)歷史記憶的開發(fā)，是對(duì)各種信息的凝練。（2）高校檔案是高等教育人才培養(yǎng)的“案例庫”。高校檔案記錄著學(xué)生培養(yǎng)的過程、個(gè)體成長(zhǎng)的歷程、教與學(xué)相長(zhǎng)的過程和教學(xué)成果產(chǎn)出的過程，能夠較為清晰地呈現(xiàn)高校教學(xué)發(fā)展的過程，作為激勵(lì)在校生，對(duì)施教者有借鑒作用[4]。（3）高校檔案是教育實(shí)施的“經(jīng)驗(yàn)匯”。高校在課程設(shè)置、教案、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐等方面積累了大量的經(jīng)驗(yàn)材料，對(duì)教學(xué)質(zhì)量的提高有著重要的意義。在大數(shù)據(jù)背景下，宏大的數(shù)據(jù)經(jīng)驗(yàn)為教育工作者帶來教學(xué)內(nèi)容與方式上的集中指導(dǎo)。

相對(duì)于傳統(tǒng)意義上的高校檔案而言，大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案具有資源儲(chǔ)備、利用服務(wù)與安全保障等三個(gè)方面的特征。其一，資源儲(chǔ)備性特征。高校檔案管理的數(shù)據(jù)資源作為高校檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的重要條件，是高校檔案管理的根本性服務(wù)之所在。隨著技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息更新的速度越來越快，產(chǎn)生大量的檔案信息，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案由傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)資源的收集、整理和多樣化的技術(shù)分析[5]。其二，利用服務(wù)特征。大數(shù)據(jù)背景檔案作為資源性儲(chǔ)備存在，除了本身具備記憶、經(jīng)驗(yàn)的價(jià)值外，其服務(wù)性特征明顯，這也是高校檔案的根本特質(zhì)所在，即滿足高校師生的多元應(yīng)用需要，其服務(wù)的群體、服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容均產(chǎn)生轉(zhuǎn)為明顯的變化，形成了人性化與多元化的高校檔案服務(wù)特征。其三，保障安全特征。高校檔案中涉及教學(xué)、科研、管理等，其安全性顯得尤為重要。大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)高校檔案的信息量要求以及檔案的供給速度與日俱增，體現(xiàn)對(duì)高校檔案的更高要求，高校檔案更為精細(xì)，對(duì)其安全也提出了較高的要求，針對(duì)各項(xiàng)事務(wù)，高校檔案工作要更加細(xì)致，防止突發(fā)事件造成的損失、規(guī)避誤差，排除潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境

2.1 高校檔案資料數(shù)據(jù)收集相對(duì)困難且容易缺失

高校檔案建設(shè)正處在大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)型階段。人們?cè)谶M(jìn)行檔案資料建設(shè)與收集的過程中，先選擇了采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的方式進(jìn)行，而后再進(jìn)行電子檔案的整理與收集[6]。這樣常常會(huì)出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)資料收集不全的問題。由于高校檔案的特殊性與復(fù)雜性，有諸多檔案則難于收集與整理的現(xiàn)象，因?yàn)楦咝n案涉及教學(xué)、科研與管理，其中與教學(xué)、科研和管理相關(guān)的檔案也要被納入高校檔案收集范圍，形成電子檔案相對(duì)較難。因此，在進(jìn)行檔案歸類過程中，存在漏檔的隱患。在高校的基建檔案收集過程中，由于施工方一般是在政府的相關(guān)主管部門下進(jìn)行的，工程的現(xiàn)場(chǎng)資料則相對(duì)較難采集，尤其是工程現(xiàn)場(chǎng)的影像資料往往是被忽視的，使得高校的樓宇建設(shè)資料缺失[7]。若檔案資料未能做到“應(yīng)收盡收”，則為現(xiàn)場(chǎng)檔案丟失導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)不全，給檔案開發(fā)利用帶來了較大的困難。

2.2 多樣化檔案載體轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案相對(duì)較難

檔案是多樣、復(fù)雜的，主要體現(xiàn)在形式上與內(nèi)容上，檔案有實(shí)物的、電子的、紙質(zhì)的、影像的等等。各類形式的檔案向電子形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，在轉(zhuǎn)化過程中往往會(huì)遇到較多的問題，在高校普遍通用的紙質(zhì)的檔案由于年代久遠(yuǎn)，手抄件、復(fù)印本、打印本、傳真本等介質(zhì)不同，其紙質(zhì)表現(xiàn)出的印跡有較大差異，檔案在保管過程中出現(xiàn)各種缺損后，再進(jìn)行電子掃描等方式的處理難度更大。部分高校的檔案工作人員對(duì)歸檔的認(rèn)知不同，在歸檔的過程中，檔案整理不規(guī)范導(dǎo)致檔案的差、錯(cuò)檔等問題的出現(xiàn)，在傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中出現(xiàn)了較大的困難[8]。此外，伴隨著智慧校園的啟動(dòng)，諸多高校都進(jìn)行了電子檔案的建設(shè)，但由于不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)存在差異，開發(fā)周期的不同、開發(fā)人員不一、開發(fā)工具的新舊不統(tǒng)一，在轉(zhuǎn)化電子檔案時(shí)受到影響，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)無法整合以及信息孤島現(xiàn)象，檔案信息無法閉環(huán)，檔案數(shù)據(jù)之間無法實(shí)現(xiàn)有效的業(yè)務(wù)信息交換[9]。

2.3 高校電子檔案利用的相關(guān)規(guī)則缺失

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，云技術(shù)、區(qū)域鏈、機(jī)器深度學(xué)習(xí)等新一代技術(shù)的出現(xiàn)，國家對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用充分重視，并不斷地?cái)U(kuò)大電子檔案的范圍與增量電子化工作，出臺(tái)了一系列的規(guī)范性文件與管理制度，極大地豐富了檔案的利用。但電子檔案收集、運(yùn)用缺失規(guī)范也是當(dāng)下非常嚴(yán)重的問題，尤其是在保障在利用電子檔案信息的有效性、完整性、電子簽章以及時(shí)間戳等的有效使用方面，電子檔案的利用權(quán)限亟待出臺(tái)。高校接收的檔案與對(duì)外推出的檔案都涉及編研開發(fā)，需要提供學(xué)生相關(guān)信息等一系列查詢功能。在高校畢業(yè)季，將考生的相關(guān)信息轉(zhuǎn)化為電子檔案是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的過程[10]，招生底數(shù)與畢業(yè)生底冊(cè)存在著的人數(shù)的差別、專業(yè)的增減以及招生與培育過程人數(shù)統(tǒng)計(jì)的調(diào)整，這項(xiàng)工作都需要非常詳細(xì)的檔案，并且要權(quán)責(zé)到位。

3 大數(shù)背景下高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策

3.1 強(qiáng)化檔案隨時(shí)收集和統(tǒng)一管理

隨時(shí)收集是檔案管理工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理的重要前提。集中統(tǒng)一管理則是檔案的有效管理，就檔案管理本身而言，集中統(tǒng)一管理有助于檔案的保護(hù)與統(tǒng)一開發(fā)。高校檔案門類豐富且種類繁多，大數(shù)據(jù)的介入為高校檔案管理提供了技術(shù)上的支持，在一定程度上幫助高校檔案管理部門做到檔案的隨時(shí)收集[11]。高校檔案的主管部門要積極協(xié)調(diào)，創(chuàng)新檔案收集與管理辦法。一方面，要給予相關(guān)部門積極提供設(shè)備和技術(shù)支持，即大數(shù)據(jù)相關(guān)的平臺(tái)、設(shè)備與軟件等。另一方面，高校檔案管理部門要建立數(shù)據(jù)管理制度，要制定數(shù)字化管理的相關(guān)措施，嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)檔案的歸檔期限，保證歸檔率及檔案的憑證收集等工作，及時(shí)做好檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)與管理系統(tǒng)的對(duì)接。首先要明晰大數(shù)據(jù)檔案收集的核心是電子檔案與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的對(duì)接，對(duì)接效果直接影響檔案的利用與開發(fā)，只有協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與管理系統(tǒng)，才能使大數(shù)據(jù)平臺(tái)更好地服務(wù)于檔案管理。其次，要做好大數(shù)據(jù)背景下電子檔案信息與物理載體的有效結(jié)合，在整理檔案的過程中，要有意識(shí)地實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的集中統(tǒng)一管理，在保證信息完整的前提下，關(guān)注國家檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的集中統(tǒng)一管理。

3.2 創(chuàng)新高校檔案工作觀念與規(guī)范管理

數(shù)字化發(fā)展使檔案管理問題不再是紙張的整齊、字跡的深淺，而是電子信息模式、格式規(guī)范等的建構(gòu)[12]。檔案管理部門應(yīng)該管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，制定一系列規(guī)范，從宏觀層面，檔案部門的工作模式要由傳統(tǒng)意義上的管理轉(zhuǎn)向與檔案工作部門的協(xié)同共治、共同參與的數(shù)字檔案管理化模式構(gòu)建與實(shí)施，要積極對(duì)接檔案工作部門的人力資源、教學(xué)管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，積極進(jìn)行歸檔模塊的二次開發(fā)，協(xié)調(diào)信息部門數(shù)據(jù)安全保障、網(wǎng)絡(luò)通行保障以及硬件維護(hù)保障。此外，要做積極做好前期規(guī)劃，做好高校電子檔案的規(guī)范化管理，協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，提前做好軟硬件配置，細(xì)化工作流程，與各個(gè)部門協(xié)同共治[13]。在微觀上，要做好前端控制的電子檔案輪動(dòng)式收集。針對(duì)電子文件、數(shù)據(jù)信息的易形成特征，結(jié)合高校檔案的實(shí)際情況，構(gòu)建前端控制的輪動(dòng)式收集模式。要重視電子檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、方案的制定與完善，確立各類檔案歸檔的范圍與保管期限。將檔案分類方案與標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行嵌入設(shè)計(jì)，提高計(jì)算機(jī)的自動(dòng)捕獲技術(shù)，提高工作效率，保障電子文件的及時(shí)回歸。

3.3 做好電子檔案的歸檔與安全保護(hù)

高校檔案若要更好地發(fā)揮作用，對(duì)其進(jìn)行良好的開發(fā)利用是前提。開發(fā)利用的基本前提進(jìn)行分類與規(guī)范化收集。檔案的真實(shí)性、可靠性與可用性的根本前提必須要做好整理、立卷管理操作規(guī)范，建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、合理有序、妥當(dāng)操作規(guī)程的電子文件歸檔。有效的檔案形成過程是高校檔案“準(zhǔn)入”環(huán)節(jié)的保障，信息數(shù)據(jù)形成電子檔案后，在進(jìn)入檔案保存、利用的狀態(tài)時(shí)，即形成了良性的利用安全保障[14]。首先要做好數(shù)據(jù)檔案的介質(zhì)保護(hù)，電子檔案信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存，要充分考慮固體介質(zhì)的容量、穩(wěn)定性，針對(duì)檔案做專屬備份，遵行備份流程與規(guī)范，根據(jù)檔案的等級(jí)和層次，建立電子檔案保管期限與利用分級(jí)制度。其次是要建立電子檔案定期監(jiān)測(cè)制度，針對(duì)不同等級(jí)的檔案信息數(shù)據(jù)及不同種類的存儲(chǔ)載體，建立定期轉(zhuǎn)存制度，這一點(diǎn)極為重要。第三是要及時(shí)地進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，在保證真實(shí)完整性前提下，將檔案信息數(shù)據(jù)由一種存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換成另一種存儲(chǔ)格式。

3.4 注重高校檔案的深度開發(fā)

檔案保管的一個(gè)較為重要的價(jià)值便利用服務(wù)，服務(wù)的宗旨是存史資政。檔案的利用與開發(fā)是信息提取與深化加工的過程，高校檔案是龐雜的，要對(duì)其利用與開發(fā)，將“死檔案”活化，發(fā)揮其功用，需要對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的剖析與深度加工。首先，要借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校檔案相關(guān)信息的關(guān)聯(lián)性檢索機(jī)制，使得管理、教學(xué)與科研等相關(guān)內(nèi)容的檔案相互統(tǒng)一，方便校內(nèi)師生利用。其次，要建立高校檔案利用機(jī)制，對(duì)高校檔案的各類信息，大到年鑒編事、大事記、某些專項(xiàng)數(shù)據(jù)、校園建筑等，都要進(jìn)行一系列的有效整理和開發(fā)[15]。從以往對(duì)高校檔案的利用與開發(fā)的經(jīng)驗(yàn)上，高校檔案利用與開發(fā)是基于檔案利用者的利用訴求和關(guān)鍵信息，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行深度開發(fā)。在大數(shù)據(jù)的背景下，各類檔案信息的互通互聯(lián)程度更為深入，檔案能否被有效地開發(fā)，取決于關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確度和檔案的有效數(shù)量。因此，關(guān)注檔案信息的準(zhǔn)確性是關(guān)鍵。第三，關(guān)鍵信息與文檔、文本的精準(zhǔn)組合與優(yōu)化也是影響高校檔案利用與開發(fā)的重要因素。要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下的關(guān)鍵詞與文檔關(guān)聯(lián)的優(yōu)化，這是當(dāng)下亟待提高的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息的互聯(lián)，擴(kuò)展對(duì)檔案信息的覆蓋范圍，實(shí)現(xiàn)跨類別的文本、文檔之間的聚合，提取有效數(shù)據(jù)信息。

——————————

參考文獻(xiàn)：

〔1〕樓蔚文，趙愛國.數(shù)據(jù)治理的系統(tǒng)性探索——以高校檔案治理體系構(gòu)建為例[J].檔案管理，2023， 41（02）：97-99.

〔2〕文玉花，郭斐.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案數(shù)據(jù)的共享策略[J].濟(jì)寧學(xué)院學(xué)報(bào)，2022，43（05）：104-108.

〔3〕何秀清.大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略背景下高校檔案信息資源建設(shè)方向與路徑探討[J].皖西學(xué)院學(xué)報(bào)，2022，38（02）：19-23.

〔4〕王來東.大數(shù)據(jù)背景下山東高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2021， 37（03）：108-112.

〔5〕趙善棟.大數(shù)據(jù)視域下高校檔案數(shù)據(jù)管理路徑探析[J].黑龍江檔案，2020，41（06）：20-21.

〔6〕謝怡，鄭曉，高婷，等.大數(shù)據(jù)環(huán)境下山東高校檔案管理模式的調(diào)研與重構(gòu)[J].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2020，36（04）：90-98.

〔7〕王麗勇.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化管理探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2020，36（04）：52-53.

〔8〕劉英姿，歐陽琳.基于云計(jì)算技術(shù)的高校檔案信息資源共享研究[J].懷化學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，38（08）：125-128.

〔9〕朱力.全媒體視域下高校檔案的“三大體系”建設(shè)[J].淮北師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2019， 40（04）：115-119.

〔10〕許德斌.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源體系建設(shè)探究[J].黔南民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，39（03）：119-122.

〔11〕秦慧媛.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案數(shù)字化管理變革研究[J].廣西民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，36（03）：59-62.

〔12〕許德斌.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，36（02）：48-49+102.

〔13〕林曉麗.我國高校檔案學(xué)學(xué)科建設(shè)計(jì)量大數(shù)據(jù)分析[J].中國科技信息，2018，30（22）：43-44.

〔14〕劉莎.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的資源共享探究[J].教育現(xiàn)代化，2018，5（33）：291-292.

〔15〕張燕.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的綜合利用[J].安康學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，29（03）：118-120.

收稿日期：2023-02-22