信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

文/濱州市沾化區(qū)海洋發(fā)展和漁業(yè)局 劉素云

一、現(xiàn)代化信息技術(shù)

近幾年是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時期，在這短短的幾十年間，我國的計算機從無到有再到目前的技術(shù)水平，計算機在人們生活中的位置越來越重要，人們的生活、工作、學習方式都在發(fā)生著各種各樣的變化。

信息技術(shù)是應(yīng)用計算機科學和通信技術(shù)的綜合，信息技術(shù)的使用能夠加快數(shù)據(jù)的計算速度，能夠讓計算機處理信息的速度更高效，信息技術(shù)主要是通過微電子技術(shù)和軟件技術(shù)來作用于生產(chǎn)實踐的，因此在實際利用中離不開這兩者。微電子技術(shù)對于國家發(fā)展來說非常重要，對于一個國家的綜合實力有很大的影響，微電子技術(shù)在國內(nèi)出現(xiàn)的時間比較久，技術(shù)在不斷地完善，集成度越來越高，性能越來越高效，成本在慢慢降低，未來朝著低性能的方向發(fā)展，所以發(fā)展前景是非?？捎^的；而軟件技術(shù)對于經(jīng)濟發(fā)展來說也有很大的影響，因為在信息技術(shù)發(fā)展的過程中，也有很多必要的技術(shù)支持，而軟件技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用就是信息技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)之一。越高級的軟件編程語言對于信息技術(shù)來說越有益，高級的編程語言可以促進信息技術(shù)的革新，時代在不斷的發(fā)展，技術(shù)在不斷進步，現(xiàn)代社會追求高效已經(jīng)成為潮流。事業(yè)單位的未來發(fā)展方向中，工作效率的提高也是主要內(nèi)容之一，信息技術(shù)的主要作用就是可以提高事業(yè)檔案管理工作的效率，因此開發(fā)新的信息技術(shù)刻不容緩，而新興技術(shù)的開發(fā)需要一定的時間和空間，也需要更多人才的加入。

隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，人們的生活也隨之發(fā)生了天翻地覆的變化。在事業(yè)單位中，使用信息技術(shù)也可以很好地提高工作效率，現(xiàn)代科技不斷進步，經(jīng)濟水平在不斷地提升，信息化的速度只會越來越快。越來越多的工作單位會引入信息技術(shù)，信息技術(shù)是當代大數(shù)據(jù)的時代背景產(chǎn)物，對我國經(jīng)濟的發(fā)展會帶來巨大的貢獻。

二、信息技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用

（一）應(yīng)用的模式管理。在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下方面：實現(xiàn)管理技術(shù)開發(fā)，從而實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案系統(tǒng)化的管理，可以讓檔案管理工作更加高效；信息技術(shù)具有多方位多元化的特點，涉及的知識面非常廣泛，因此在檔案管理工作中加入信息技術(shù)的內(nèi)容有利于提高管理工作的活力；檔案管理工作中主要包括信息的收集整理和查詢，管理過程中主要任務(wù)就是收集檔案信息，為檔案的使用者提供服務(wù)，一般通過檔案管理人員來實現(xiàn)，檔案管理人員通過規(guī)定的操作動作來反饋和處理問題，在問題的處理過程中及時總結(jié)不足，做出更好的規(guī)劃，以提高管理工作的工作效率。

檔案管理工作是一個具有管理性質(zhì)的工作，還帶有一些政治色彩，所以是一項非常重要的工作。但是檔案管理工作有一個特點就是他是無形的，人們很難直接看到工作結(jié)果，所以評價的標準也比較困難，管理是借助有形的事物來產(chǎn)出無形的思維方式。從技術(shù)層面上來說，信息技術(shù)也是無形的，只有在投入使用之后，通過使用效果才能看出價值所在，所以這兩者的結(jié)合才能體現(xiàn)出兩者的價值。信息技術(shù)可以實現(xiàn)信息的收集、整理工作，完美地詮釋了檔案管理中需要應(yīng)用的管理模式，讓事業(yè)檔案管理更加科學合理，可以讓檔案管理工作的效率得到很大的提升。計算機的計算速率遠超人類，所以更適合對數(shù)據(jù)進行收集處理，因此信息技術(shù)可以加快信息處理過程，讓事業(yè)單位的檔案管理工作效率得到大幅度的提升，從而讓事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

（二）與傳統(tǒng)技術(shù)應(yīng)用的對比。雖然現(xiàn)在應(yīng)用信息技術(shù)提高工作效率已經(jīng)成為一種發(fā)展的大趨勢，但是并不是跟風才是最好的，對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，為什么需要運用信息技術(shù)呢？我們可以看看信息技術(shù)和傳統(tǒng)的檔案管理工作的對比。

信息技術(shù)檔案管理模式是對原有的管理模式的一次創(chuàng)新，一次新的嘗試，結(jié)果證明，這次嘗試非常成功，符合時代發(fā)展的需求。信息技術(shù)的檔案管理模式簡化了檔案資源傳輸過程，讓人們可以更加自由地傳輸檔案資源，只要有信息化的設(shè)備來分享檔案資源，人們可以實現(xiàn)辦公自由。傳統(tǒng)管理模式下，需要存儲大量的紙質(zhì)資料，紙質(zhì)資料的存儲需要大量的空間，而且查找起來非常費力，所以利用信息技術(shù)極大地提高了事業(yè)單位的辦公效率；信息技術(shù)的檔案管理模式還具有多樣性，傳統(tǒng)的管理模式只有紙張，但是信息技術(shù)的類型非常豐富，而且操作起來也非常靈活便捷，利用信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理可以節(jié)約紙張，檔案是一個非常龐大的資源，如果使用傳統(tǒng)的管理模式只能使用紙張，這將會是一個十分龐大的紙張數(shù)目，會占用很多社會資源，而使用信息技術(shù)的管理模式可以很好地節(jié)約紙張，更加經(jīng)濟環(huán)保；在使用傳統(tǒng)的管理模式對檔案資源進行管理時，管理工作者需要特別注意檔案資源保管的周圍環(huán)境，防止檔案資源受到外部環(huán)境的影響帶來的損害，但是虛擬的信息資料不會出現(xiàn)這些問題，更有利于檔案資源的保存。雖然使用信息技術(shù)有很多好處，但是信息技術(shù)保管檔案資源也有需要注意的安全問題，因為數(shù)據(jù)信息很容易出現(xiàn)信息泄漏的風險，所以要注意保護單位隱私，信息技術(shù)需要依托電子設(shè)備來完成想要的操作，因此對設(shè)備的依賴程度比較高，要注意設(shè)備的保養(yǎng)。

（三）信息技術(shù)應(yīng)用給事業(yè)單位檔案管理工作帶來的影響。信息技術(shù)的檔案管理模式具有信息化的特點，使用信息技術(shù)來進行檔案管理工作可以很好地提高工作效率，同時很多工作都可以交由計算機進行，極大地減輕了工作人員的工作壓力，面對計算機科學技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)帶來的沖擊會越來越大，因此利用好信息技術(shù)對于檔案管理工作來說非常重要。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中能夠給檔案管理工作帶來很多好處，能夠推動單位的經(jīng)濟效益，優(yōu)點非常突出。但是使用信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息管理工作是一把雙刃劍，好處非常明顯，但是缺點也依然存在，所以在使用信息技術(shù)的過程中不能盲目，要根據(jù)單位的實際情況來制定相應(yīng)的管理方法，抓住單位管理模式的特色，對其進行優(yōu)化處理。

三、應(yīng)用中面臨的問題以及解決方法

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了人們生活、工作方式，檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展變化，引入信息技術(shù)來實現(xiàn)管理模式創(chuàng)新。但是任何新事物都有兩面性，現(xiàn)階段信息技術(shù)的使用大都體現(xiàn)了其優(yōu)點，但是其中的缺點也存在，需要想出相應(yīng)的解決方案。

網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用給人們的生活帶來了很大的便利，但是任何事物都具有兩面性，網(wǎng)絡(luò)同樣給人們帶來了安全隱私泄露問題。同樣，檔案管理工作實現(xiàn)信息化也會面臨著檔案泄露的危險，信息技術(shù)引入事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題主要是網(wǎng)絡(luò)安全方面，為了避免這種情況的發(fā)生，管理人員在進行檔案管理工作時遵循管理條例，提高職業(yè)素養(yǎng)。每個事業(yè)檔案保存的檔案信息都是隱私，檔案信息的泄露一方面和計算機技術(shù)有關(guān)，另一方面也有可能是因為黑客入侵，還有可能是因為管理工作人員工作不認真導致的，檔案管理工作是國家的重點工作內(nèi)容之一，是整個社會科學的重要組成部分之一，因此一定要保證工作人員的素質(zhì)，避免發(fā)生由于工作人員疏忽導致的信息泄露等問題，除去保證工作人員的素質(zhì)之外，還需要做好檔案管理的防御措施，提前準備好防御的方案，不能等到問題發(fā)生之后再去找解決的辦法，要在問題發(fā)生之前就提前預(yù)測，做好多種問題的應(yīng)對方案，便于及時地解決問題，準備好應(yīng)對方案以應(yīng)對不時之需。

在檔案管理工作中，如果出現(xiàn)了問題，一定要找到問題的根本所在，針對性地解決問題，找到信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，放大優(yōu)勢，同時做好劣勢的防范，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來推動單位的發(fā)展。

四、結(jié)語

信息技術(shù)被運用在不同領(lǐng)域中，給各行各業(yè)帶來了很大的改變，推動了行業(yè)改革。事業(yè)單位管理工作非常重要，關(guān)系到很多國家重要檔案，能有效推動社會的發(fā)展，因此要在事業(yè)單位管理工作中加強信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益相結(jié)合，同時推動國家信息技術(shù)的進步，實現(xiàn)二者合作共贏。