縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化策略

文/龍巖市公安局永定分局機(jī)關(guān)服務(wù)中心 張桂榮

縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，在打擊犯罪、保護(hù)人民和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮了重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，公安實(shí)戰(zhàn)工作對(duì)檔案管理提出了新的要求。實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)一步提升檔案工作服務(wù)打擊犯罪、服務(wù)社會(huì)的管理水平，是縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展方向。在檔案信息化建設(shè)的道路上，必然繞不開檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的必由之路，是縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化中存在的問題

伴隨著信息技術(shù)的全面快速發(fā)展，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，檔案管理方式不斷創(chuàng)新和優(yōu)化。但現(xiàn)階段，在縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化中，還存在著較為突出的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理人員信息化意識(shí)不強(qiáng)、素養(yǎng)不高。筆者所在地區(qū)全市7個(gè)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)有11名檔案員，檔案或信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)“科班畢業(yè)”的檔案員為0，都是經(jīng)過短期培訓(xùn)上崗的，檔案管理素養(yǎng)不高，信息化操作能力不強(qiáng)。部分縣級(jí)公安機(jī)關(guān)僅有1名檔案員，或檔案員身兼多職，時(shí)間精力有限，缺乏對(duì)信息化的重視和認(rèn)知，仍簡(jiǎn)單沿用傳統(tǒng)的管理方式，與時(shí)俱進(jìn)應(yīng)用數(shù)字化手段開展檔案管理優(yōu)化和創(chuàng)新的工作意愿不強(qiáng)。

（二）檔案管理基礎(chǔ)薄弱、保障疲軟?，F(xiàn)階段，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理的重視程度普遍不夠，對(duì)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)存在片面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為不急，可暫緩一步，沒有將檔案數(shù)字化建設(shè)納入公安信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，缺乏強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力等方面無法落實(shí)保障，這在很大程度上影響著檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。此外，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)在檔案管理的實(shí)踐過程中，缺乏完善系統(tǒng)的投入以及建設(shè)，現(xiàn)階段的計(jì)算機(jī)設(shè)施設(shè)備、檔案人才隊(duì)伍狀況難以滿足檔案數(shù)字化管理的需求，這同樣影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的整體推進(jìn)。

（三）檔案數(shù)字化的推廣利用成效不高。在檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)及縣級(jí)公安機(jī)關(guān)下屬單位各部門間的發(fā)展進(jìn)程參差不齊，檔案信息資源無法統(tǒng)一歸集，存在信息壁壘。同時(shí)，由于缺乏對(duì)信息資源的重視，也沒有科學(xué)高效地利用信息資源，這就使得很多信息資源出現(xiàn)閑置的問題，無法在很大程度上提升信息資源的整體利用成效。例如，其地區(qū)公安檔案信息系統(tǒng)建構(gòu)后，缺乏對(duì)該系統(tǒng)的研發(fā)以及創(chuàng)新應(yīng)用，也沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深層次開發(fā)以及編研等工作，該檔案信息遠(yuǎn)程共享利用機(jī)制并沒有發(fā)揮應(yīng)有的實(shí)效，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)、基層民警普遍“因循守舊”，仍然采用傳統(tǒng)的方式利用檔案。這在很大程度上影響著公安機(jī)關(guān)推進(jìn)檔案數(shù)字化的積極性。

二、推動(dòng)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化的科學(xué)措施

在縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的發(fā)展實(shí)踐過程中，為充分全面地優(yōu)化檔案管理成效，不斷發(fā)揮檔案管理的核心職能以及重要作用，應(yīng)該積極全面推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)該依托于科學(xué)且全面的措施，行之有效地提升檔案管理的整體成效與質(zhì)量。

（一）搭建一個(gè)系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化的落腳點(diǎn)，就是整合資源、數(shù)據(jù)共享。這離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，離不開信息化應(yīng)用系統(tǒng)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需高瞻遠(yuǎn)矚，做好頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一路徑，統(tǒng)一框架。應(yīng)由省級(jí)公安機(jī)關(guān)統(tǒng)一開發(fā)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)建科學(xué)且全面的檔案管理機(jī)制，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，細(xì)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)以及各個(gè)流程，將檔案管理的相關(guān)內(nèi)容完整全面地呈現(xiàn)在信息化管理系統(tǒng)之中，依托于科學(xué)清晰的工作制度，依托于明確精細(xì)的工作標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理人員在應(yīng)用系統(tǒng)中掌握真正的檔案管理技術(shù)，能夠靈活運(yùn)用不同的檔案管理方式，能夠充分做好檔案的分類、查詢、篩選、利用等各項(xiàng)工作及任務(wù)。以此來形成完善且全面化的工作模式，推動(dòng)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，使檔案信息收集、管理、存儲(chǔ)、利用初步實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

在這方面，福建公安機(jī)關(guān)走在前列，于2012年建構(gòu)福建公安檔案信息系統(tǒng)，將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。該系統(tǒng)功能強(qiáng)，采用“一級(jí)建庫、四級(jí)應(yīng)用”模式，省、市、縣、派出所四級(jí)1300多家檔案單位共用一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)。

（二）做好一個(gè)規(guī)劃。統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)搭建后，檔案資源建設(shè)和管理的重任就在縣級(jí)公安機(jī)關(guān)?？h級(jí)公安機(jī)關(guān)要將檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，在深入調(diào)研基礎(chǔ)上制定建設(shè)規(guī)劃，推動(dòng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入本單位電子政務(wù)、信息化建設(shè)和本地區(qū)智慧城市建設(shè)規(guī)劃，確保公安檔案信息化全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投資力度，積極完善相關(guān)的技術(shù)設(shè)施以及硬件措施，為檔案管理數(shù)字化營(yíng)造良好的環(huán)境。

在縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中，如何確保公安檔案信息化全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展？整體規(guī)劃要做足。否則粘粘補(bǔ)補(bǔ)，重重復(fù)復(fù)，建設(shè)效率低，影響信息化建設(shè)長(zhǎng)期健康發(fā)展。下面以永定公安機(jī)關(guān)存量檔案數(shù)字化建設(shè)為例，談?wù)勥@方面的看法。

考慮到縣級(jí)公安機(jī)關(guān)資金及人員因素，福建省公安廳采取“分步走”策略組織全省公安機(jī)關(guān)開展存量檔案數(shù)字化建設(shè)。2018年下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步做好庫藏專業(yè)、業(yè)務(wù)檔案整理工作的通知》，要求以1994年為界，分別采用簡(jiǎn)易程序和規(guī)范程序整理。規(guī)范程序要求著錄案卷、卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)，具備條件的做好相應(yīng)電子文件的采集或數(shù)字化工作。永定公安機(jī)關(guān)資金及人員均跟不上，屬于“不具備條件”的單位。至2020年3月，二年間，永定公安機(jī)關(guān)綜合檔案室采取計(jì)件方式聘請(qǐng)外援協(xié)助，整理著錄案卷級(jí)目錄8730條，文件級(jí)目錄10238條，同步開展檔案工作，共建立派出所存量檔案目錄數(shù)據(jù)31萬余條、檔案原文數(shù)據(jù)12萬余條。但是，因工作人員非專業(yè)，質(zhì)量粗糙，因“不具備條件”，1994年以前的沒有卷內(nèi)目錄，2010年以前的沒有原文數(shù)據(jù)。2020年6月，福建省公安廳制定數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，要求2024年底前，全省縣級(jí)以上公安機(jī)關(guān)檔案室傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)100%?！耙延心夸浀模瑢?duì)不完整、不合格的目錄進(jìn)行修改或重新著錄。”這就意味著，永定公安機(jī)關(guān)剛完成目錄著錄的那8000多卷案卷得再次出庫，再次整理加工，再次著錄。派出所存量檔案也將經(jīng)受同樣的“遭遇”，重復(fù)勞動(dòng)，資源浪費(fèi)。

專業(yè)的事，還是讓專業(yè)的人做。接到數(shù)字檔案室建設(shè)的任務(wù)后，永定公安機(jī)關(guān)全面規(guī)劃，超前部署，決定同步開展機(jī)關(guān)及派出所（含戶籍檔案）存量檔案數(shù)字化工作，并將工作任務(wù)一并外包給有一定資質(zhì)的檔案公司，確保檔案信息資源建設(shè)符合數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，避免“返工”。

（三）構(gòu)建一個(gè)團(tuán)隊(duì)。伴隨著檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理的信息化程度不斷提升，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，建立與檔案信息化發(fā)展相適應(yīng)的人才保障機(jī)制應(yīng)該早日提上縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的議事日程。

縣級(jí)公安機(jī)關(guān)應(yīng)該結(jié)合檔案信息化管理工作的需求，積極引入具有多學(xué)科知識(shí)的復(fù)合型的檔案管理人才，積極構(gòu)建既懂公安業(yè)務(wù)、信息技術(shù)又熟悉檔案管理的專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，改變過去“老弱病殘?jiān)小钡年?duì)伍現(xiàn)狀。應(yīng)該抽調(diào)年輕力量充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍中，給予他們充分的關(guān)懷以及幫助，給予他們暢通的職業(yè)上升通道，全面激發(fā)他們的工作積極性以及崗位履職意識(shí)。

應(yīng)該積極落實(shí)完善的培訓(xùn)體系，強(qiáng)化檔案工作人員繼續(xù)教育，整體優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息化意識(shí)。在縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，尤其是在打擊違法犯罪、全面強(qiáng)化社會(huì)治理等過程中，產(chǎn)生了大量的檔案資源以及信息素材等。依托于信息技術(shù)手段，依托于檔案管理信息化系統(tǒng)，全面收集以及整合這些關(guān)鍵性的資源內(nèi)容，能夠更好地發(fā)揮它們的價(jià)值和作用，能夠推動(dòng)公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的深入科學(xué)開展。為此，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，加強(qiáng)正面引導(dǎo)，引導(dǎo)公安文件材料形成部門、承辦人，尤其是檔案管理人員注重檔案資源的收集以及整理等基礎(chǔ)性的工作，積極利用信息技術(shù)手段來進(jìn)行檔案資源的分類以及存儲(chǔ)等，在全面優(yōu)化工作效率，整體保障檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，有效降低自身的工作壓力。同時(shí)，積極開展專題培訓(xùn)，就檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的新問題以及檔案管理的新方式方法等進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，確保檔案管理人員具有科學(xué)的管理能力。有針對(duì)性地組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、文字處理技術(shù)、檔案管理軟件應(yīng)用，通過專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，進(jìn)一步提高檔案管理員信息化能力和檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)多樣化、“一站式”，把檔案數(shù)字化成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)戰(zhàn)斗力，更好地服務(wù)實(shí)戰(zhàn)、服務(wù)民生。

三、結(jié)語

在縣級(jí)公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理是基礎(chǔ)性的內(nèi)容。伴隨著信息技術(shù)的全面快速發(fā)展，公安機(jī)關(guān)應(yīng)乘勢(shì)而上，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，積極采用高效全面的應(yīng)對(duì)措施，加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，促進(jìn)檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)長(zhǎng)期健康發(fā)展。