RPA技術(shù)助力高校財(cái)務(wù)智能建設(shè)的實(shí)踐研究

摘 要：隨著“大智移云物”時代的到來，數(shù)字技術(shù)逐漸滲透到社會生活的各個方面，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作效率和效果已不能滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，“智能財(cái)務(wù)”應(yīng)運(yùn)而生，成為越來越多高校嘗試轉(zhuǎn)型的方向。文章以L學(xué)院為案例，針對其目前在財(cái)務(wù)智能化建設(shè)的過程中存在的問題，重點(diǎn)分析6個RPA技術(shù)財(cái)務(wù)應(yīng)用場景，提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：高校 智能財(cái)務(wù) RPA技術(shù) 應(yīng)用場景

中圖分類號：F233" 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）12-072-02

一、引言

黨的二十大報(bào)告提出加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國。作為新興的數(shù)字技術(shù)之一，RPA即機(jī)器人流程自動化，給高校探索財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型之路帶來了新的契機(jī)。該技術(shù)通過模仿人類和軟件應(yīng)用交互的方式自動完成日常業(yè)務(wù)流程，將財(cái)務(wù)人員從繁瑣、重復(fù)的工作中解放出來，從而有更多時間投入到財(cái)務(wù)分析、稅務(wù)籌劃等更高價值工作中去。為了更好地研究RPA技術(shù)如何應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)智能建設(shè)，本文選取了廣東L學(xué)院作為樣本研究，以便研究團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查和研究。

二、文獻(xiàn)綜述

在智能財(cái)務(wù)提出之初，張敏（2020）[1]認(rèn)為財(cái)務(wù)智能化是大勢所趨，其三要素觀分別是：人工智能、智能工具（如RPA和BI）以及大數(shù)據(jù)分析。隨著智能財(cái)務(wù)理論與實(shí)務(wù)的發(fā)展，杜海霞等人（2021）[2]基于實(shí)踐發(fā)現(xiàn)：RPA在財(cái)務(wù)場景的應(yīng)用可以加速促進(jìn)財(cái)務(wù)功能和目標(biāo)的轉(zhuǎn)變，改變了業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)組織管理模式，促使傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。程平、鄧湘煜（2022）[3]認(rèn)為在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析中應(yīng)用RPA技術(shù)，可以為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)賦能業(yè)務(wù)管理提供良好的環(huán)境。

對于高校如何進(jìn)行智能化財(cái)務(wù)建設(shè)，丁華智（2023）[4]提出高校智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建路徑：組織協(xié)調(diào)溝通、爭取學(xué)校各方面支持，分階段實(shí)施、配比最佳投入與產(chǎn)出，強(qiáng)化風(fēng)險意識、確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定，創(chuàng)新服務(wù)方式、提供操作指引。孫寶寧、郭菲（2021）[5]則根據(jù)“大智移云”對高校財(cái)務(wù)會計(jì)的影響提出高校財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型策略，包括信息化優(yōu)化、構(gòu)建決策支持、會計(jì)人才轉(zhuǎn)型等策略。

三、L高校財(cái)務(wù)智能建設(shè)的現(xiàn)狀及動因

廣東L學(xué)院是一所具有百年師范教育歷史的省屬普通本科院校，現(xiàn)有教職工2000余人，在讀學(xué)生2萬多人，其中財(cái)務(wù)部門有24人。

（一）財(cái)務(wù)會計(jì)向管理會計(jì)發(fā)展的需要

L學(xué)院財(cái)務(wù)處下設(shè)5個科室，分別是財(cái)務(wù)會計(jì)科、預(yù)算管理科、收費(fèi)管理科、后勤財(cái)務(wù)科、綜合科。各科室人員分布情況見表1。

由表1可以看出，大部分財(cái)務(wù)人員集中在會計(jì)核算崗位上，出現(xiàn)重財(cái)務(wù)會計(jì)而輕管理會計(jì)的情況，一方面高校財(cái)務(wù)人員編制有限；另一方面由于大量的基礎(chǔ)核算工作量占用了很多勞動力，盡管已安排大部分人力做會計(jì)核算工作，從而讓L學(xué)院的“報(bào)銷難”問題得到一定程度緩解，但同時也忽視了預(yù)算管理、稅務(wù)管理等崗位的工作。如何將財(cái)務(wù)人員從大量、重復(fù)的勞動中解放出來，分配到管理會計(jì)、績效管理和風(fēng)險控制等高附加值的崗位中來，是L學(xué)院亟待解決的重點(diǎn)。

（二）提高財(cái)務(wù)信息化水平和業(yè)財(cái)融合度的需要

目前該校已建立以總賬系統(tǒng)為核心，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬、查詢、工資系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)相融合的綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與之前的財(cái)務(wù)軟件相比，系統(tǒng)得到優(yōu)化升級，在一定程度上減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，仍不能滿足高校日益復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和不斷增長的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要。以下為該校財(cái)務(wù)編制記賬憑證近幾年的情況表。

由表2可知，L學(xué)院在2018年實(shí)行智能網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)后，記賬憑證數(shù)量多了42%，提高了工作效率。同時，在原有人力資源結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)人員數(shù)量有限的情況下，財(cái)務(wù)人員需要承擔(dān)劇增的業(yè)務(wù)，難以保證工作進(jìn)度，只能通過加班加點(diǎn)來完成超額的工作量，一份報(bào)銷單據(jù)從投遞到入賬的時間通常需要1到2周甚至更長的時間。

此外，線下需要多人簽字、資料審核不合格退回修改的來回奔波也讓報(bào)賬人苦不堪言，占用了大量原本可以做教學(xué)和科研的時間，打擊了教職工做科研的積極性，部分老師甚至選擇把課題收入轉(zhuǎn)到合作單位的賬戶，以獲得更方便的報(bào)賬體驗(yàn)，不利于L學(xué)院雙一流目標(biāo)的建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展。

四、RPA技術(shù)應(yīng)用高校財(cái)務(wù)建設(shè)場景

（一）國庫集中支付

為了緩解財(cái)務(wù)人員的工作壓力，從枯燥繁重的業(yè)務(wù)中解放出來，可以將RPA技術(shù)引入國庫集中支付這一業(yè)務(wù)流程中，根據(jù)規(guī)則自動化準(zhǔn)確判斷每筆款項(xiàng)的支付方式，自動檢驗(yàn)可用額度，并進(jìn)行支付?；赗PA技術(shù)的國庫核算業(yè)務(wù)應(yīng)用場景下，無需錄入大量的銀行賬戶信息，只需人工復(fù)核無誤后即可付款，預(yù)期采用RPA技術(shù)后，可以實(shí)現(xiàn)比人工錄入快十多倍的速度完成支付。

（二）票據(jù)管理

隨著高校業(yè)務(wù)的發(fā)展，課題來源的多元化，需要開具的票據(jù)也越來多，通過梳理票據(jù)申請到開具的流程，規(guī)范信息填寫標(biāo)準(zhǔn)，減少發(fā)票填開錯誤率，結(jié)合RPA技術(shù)，智能判斷需要開具的發(fā)票類型，執(zhí)行相應(yīng)的開具動作，并郵件通知經(jīng)辦人，可以節(jié)約一定的開票時間，同時也是響應(yīng)國家全面推行全電發(fā)票的要求。

（三）個稅申報(bào)

L學(xué)院目前有在職教職工2000余人，加上校外人員勞務(wù)費(fèi)的數(shù)據(jù)，信息量大且復(fù)雜，雖有工資系統(tǒng)自動計(jì)算和導(dǎo)出相關(guān)稅務(wù)數(shù)據(jù)，仍需專人專門處理該業(yè)務(wù)。引入RPA技術(shù)后，可以采用人機(jī)結(jié)合方式，梳理申報(bào)底稿數(shù)據(jù)處理的邏輯和操作過程，設(shè)置多種應(yīng)對模式，模擬人工進(jìn)行申報(bào)動作，結(jié)合人工二次審核，提高申報(bào)數(shù)據(jù)處理效率的同時，確保申報(bào)和扣繳的準(zhǔn)確性。預(yù)期工作效率可以比原來提升6倍。

（四）銀行對賬

每個月初，L學(xué)院需指定兩位財(cái)務(wù)人員，分別人工核對學(xué)?；举~戶、零余額賬戶銀行流水與賬面明細(xì)的記錄，并對未達(dá)賬項(xiàng)等問題一一通知負(fù)責(zé)該筆業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員處理，處理完畢后進(jìn)行二次對賬，不僅工作效率低，也影響相關(guān)報(bào)表的及時出具。結(jié)合RPA技術(shù)，可以考慮梳理人工核對規(guī)則，將其轉(zhuǎn)化成機(jī)器規(guī)則，自動匹配相關(guān)業(yè)務(wù)流程，并按照未達(dá)賬邏輯，自動編制出具核對情況狀態(tài)表和調(diào)節(jié)表，及時發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)和會計(jì)核算問題，提高月度對賬效率和準(zhǔn)確性，預(yù)期由原來需要人工核對5天縮短為1天就可以完成。

（五）智慧差旅

隨著高校事業(yè)的發(fā)展，學(xué)術(shù)會議、交流和調(diào)研等差旅事務(wù)逐年增加，相應(yīng)帶來的差旅費(fèi)報(bào)銷也是L學(xué)院日常報(bào)銷里最繁瑣的事項(xiàng)，無論是報(bào)賬人申請、審批、取得和整理票據(jù)，還是財(cái)務(wù)人員審核、記賬還有付款，都需要花費(fèi)大量的人力物力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足經(jīng)費(fèi)“放管服”的管理要求。因此可以借助RPA等技術(shù)，建立“智慧差旅”平臺，該平臺與攜程等出行平臺可無縫鏈接，真正實(shí)現(xiàn)差旅報(bào)銷零票據(jù)零跑腿。

（六）智能問答機(jī)器人

財(cái)務(wù)人員除了處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，還要為教職工答疑解惑，有時因個人理解差異，導(dǎo)致可能同樣的問題提供了不同的解答。結(jié)合當(dāng)前的人工智能技術(shù)，可以考慮推出智能問答機(jī)器人來代替人工回答。

首先，應(yīng)收集來自教職工可能提出的問題，組織財(cái)務(wù)人員討論標(biāo)準(zhǔn)的回答內(nèi)容。建立常見回答知識庫，涵蓋制度解析、報(bào)銷指引、發(fā)票開具流程、經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)等常規(guī)業(yè)務(wù)問題，采用豐富的回答方式如表格、鏈接、文檔、圖片等[6]，并加入個性化語言，增強(qiáng)機(jī)器人的親和力。其次，經(jīng)過內(nèi)部測試后，在財(cái)務(wù)部門的微信公眾號、網(wǎng)站同步上線。最后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期維護(hù)和更新知識庫，并在機(jī)器人無法回答教職工提出的問題時，可根據(jù)問題指引財(cái)務(wù)部門不同科室的電話，方便教職工進(jìn)一步咨詢。

五、L學(xué)院財(cái)務(wù)智能化建設(shè)中遇到的主要挑戰(zhàn)

（一）資金緊張，經(jīng)費(fèi)配置欠缺

與企業(yè)的盈利性不同，高校的主要任務(wù)是為國家和社會培養(yǎng)人才，資金來源主要靠財(cái)政撥款和學(xué)費(fèi)收入的返還以及各項(xiàng)科研課題收入。L學(xué)院目前資金緊張，較難滿足智能化財(cái)務(wù)建設(shè)大量資金投入的需要。

（二）缺少頂層設(shè)計(jì)

L學(xué)院的智能化財(cái)務(wù)建設(shè)的進(jìn)行目前只有財(cái)務(wù)處參與，缺少來自其他部門如人事處、科研處、資產(chǎn)處等部門的聯(lián)合支持和推動進(jìn)行，造成各部門之間系統(tǒng)相互孤立，信息交換不暢，制約了業(yè)財(cái)融合的智能財(cái)務(wù)平臺建設(shè)。

（三）“財(cái)務(wù)+技術(shù)復(fù)合型”人才緊缺

當(dāng)前L學(xué)院財(cái)務(wù)人員信息化水平較低，缺少“財(cái)務(wù)＋信息技術(shù)”人才，當(dāng)前傳統(tǒng)模式下，繁重枯燥的單據(jù)審核、開具票據(jù)等工作占用了財(cái)務(wù)人員大部分工作時間，無暇顧及信息技術(shù)水平的學(xué)習(xí)，也就很難適應(yīng)智能建設(shè)的新型業(yè)務(wù)模式。

六、對L學(xué)院的智慧財(cái)務(wù)建設(shè)提出的建議

（一）多舉措籌集智能化建設(shè)所需資金

應(yīng)加大資金籌集和投入力度，可通過申請專項(xiàng)資金、校企合作、校友捐贈、科研經(jīng)費(fèi)等多種方式來推動學(xué)校財(cái)務(wù)智能化建設(shè)的開展。其中，L學(xué)院作為一所百年院校，校友遍布各行各業(yè)，可通過校友會組織捐贈籌得一定資金。同時利用本校人工智能人才的優(yōu)勢，開展校企合作或組建科研團(tuán)隊(duì)，將所籌得經(jīng)費(fèi)用來開展智能化財(cái)務(wù)建設(shè)，解決資金問題的同時也提高了科研成果轉(zhuǎn)化率。

（二）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，重塑業(yè)務(wù)流程

應(yīng)對目前財(cái)務(wù)處遇到的問題和各部門的需求進(jìn)行調(diào)研，對流程再造過程中可能產(chǎn)生風(fēng)險的一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，聯(lián)合教學(xué)、科研等部門充分討論研究，梳理出資金流、信息流的業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系，結(jié)合法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)文件要求，將內(nèi)部控制制度與業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程三者有機(jī)融合，形成實(shí)施方案并多方論證，為RPA技術(shù)的應(yīng)用提供穩(wěn)定的實(shí)施環(huán)境和運(yùn)行基礎(chǔ)，保障智能化系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）利用本校信息化和管理人才優(yōu)勢，提供人才支撐

L學(xué)院作為一所綜合性的師范類院校，可以將專門研究人工智能與財(cái)務(wù)管理的教師以及財(cái)務(wù)人員組成研究團(tuán)隊(duì)，自行開發(fā)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人，認(rèn)真梳理財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程，制定實(shí)施方案。在節(jié)約成本的同時，也為學(xué)校財(cái)務(wù)智能化的建設(shè)提供人才保障。并組織專職教師到財(cái)務(wù)處開展人工智能、云計(jì)算等方面的講座，更新財(cái)務(wù)人員的知識體系，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對智能化財(cái)務(wù)建設(shè)的認(rèn)識和數(shù)據(jù)分析的能力。并鼓勵財(cái)務(wù)人員積極學(xué)習(xí)，豐富理論知識，提高信息化系統(tǒng)操作水平。

七、結(jié)束語

數(shù)字時代的發(fā)展給高校財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型提供了契機(jī)，也帶來了新的挑戰(zhàn)，L學(xué)院應(yīng)順應(yīng)時代變革潮流，對照自身存在的問題，梳理業(yè)務(wù)流程，做好頂層設(shè)計(jì)，多舉措籌集建設(shè)所需資金，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，借RPA技術(shù)推動高校財(cái)務(wù)智能化財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，推動學(xué)校“雙一流”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

[基金項(xiàng)目：廣東省2023—2024年度會計(jì)科研課題——“RPA技術(shù)助力高校財(cái)務(wù)智能建設(shè)的實(shí)踐研究”]

參考文獻(xiàn)：

[1] 張敏.企業(yè)財(cái)務(wù)智能化：要素·路徑·階段[J].財(cái)會月刊，2020（17）：7-11.

[2] 杜海霞，劉雅興，陳凌，李娜，吳秀娟.國美RPA的財(cái)務(wù)場景應(yīng)用實(shí)踐[J].財(cái)務(wù)與會計(jì)，2021（09）：28-32.

[3] 程平，譚果君.RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人標(biāo)準(zhǔn)體系研究[J].會計(jì)之友，2023（11）：142-146.

[4] 丁華智.淺析高校智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)踐[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2023，22（01）：88-92.

[5] 孫寶寧，郭菲.“大智移云”時代高校財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型策略研究[J].會計(jì)之友，2021（23）：134-140.

[6] 鐘思棋，張科.信息化時代下高校財(cái)務(wù)宣傳工作的思考和實(shí)踐——基于智能問答機(jī)器人的運(yùn)用[J].經(jīng)濟(jì)師，2022（08）：173-174.

（作者單位：嶺南師范學(xué)院 廣東湛江 524037）

（責(zé)編：趙毅）