報(bào)銷人需求角度的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)功能優(yōu)化原則與方案

摘 要：信息化建設(shè)是高校財(cái)務(wù)進(jìn)一步強(qiáng)化管理、提高服務(wù)質(zhì)量、提升工作效率的有效手段。文章關(guān)注高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的重要組成部分財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，基于報(bào)銷人需求的視角，對(duì)目前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了系統(tǒng)功能優(yōu)化原則，在此基礎(chǔ)上，以S高校為例探索報(bào)銷系統(tǒng)具體優(yōu)化方案，并對(duì)如何落實(shí)相關(guān)工作展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù) 報(bào)銷系統(tǒng) 優(yōu)化原則 方案

中圖分類號(hào)：F230" 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2023）12-063-04

一、背景

隨著我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展，高校辦學(xué)資源越來(lái)越充沛，經(jīng)費(fèi)體量迅速增長(zhǎng)的同時(shí)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量也大幅增加。信息化時(shí)代背景下，數(shù)字生態(tài)建設(shè)、智能財(cái)務(wù)等理念的實(shí)踐探索逐步深化，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在高校財(cái)務(wù)管理工作中的支撐性作用愈發(fā)突出。其中，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高了財(cái)務(wù)部門(mén)工作效率和服務(wù)水平。財(cái)務(wù)人員不斷優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，但大部分功能更多是從財(cái)務(wù)管理角度提出的，體現(xiàn)的是財(cái)務(wù)部門(mén)的管理職能，導(dǎo)致報(bào)銷人關(guān)注的部分問(wèn)題未被重視，如填單耗時(shí)長(zhǎng)、填報(bào)邏輯不合理、系統(tǒng)功能個(gè)性化程度低、業(yè)務(wù)指引可讀性差、處理流程不透明等，長(zhǎng)久以往成為高校財(cái)務(wù)工作推進(jìn)中的頑疾，“系統(tǒng)難填”仍然是很多報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的評(píng)價(jià)。部分報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)滿意度偏低，直接導(dǎo)致誤填、亂填甚至拒填等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響財(cái)務(wù)工作順利開(kāi)展。因此，高校財(cái)務(wù)部門(mén)必須充分重視報(bào)銷人對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的想法，實(shí)行以調(diào)研數(shù)據(jù)為指導(dǎo)依據(jù)的科學(xué)服務(wù)方法，通過(guò)客觀、全面分析，提取具有實(shí)用性、代表性、建設(shè)性的功能需求，結(jié)合財(cái)務(wù)管理要求及信息技術(shù)可行性，實(shí)施到系統(tǒng)建設(shè)中。

本文關(guān)注報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的功能需求問(wèn)題，首先通過(guò)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析報(bào)銷人關(guān)注的是哪些方面，再主要從報(bào)銷人體驗(yàn)角度出發(fā)討論高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)功能的優(yōu)化原則，也即怎樣的系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷人才是“好用”的，進(jìn)而以S高校為例，結(jié)合實(shí)務(wù)探索系統(tǒng)具體優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，對(duì)強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)管理與服務(wù)職能、提高師生員工的報(bào)銷積極性和滿意度、進(jìn)一步推進(jìn)智能財(cái)務(wù)建設(shè)具有一定的實(shí)用意義。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)簡(jiǎn)介與主要問(wèn)題分析

（一）財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)及業(yè)務(wù)流程

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)一般由網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、薪酬門(mén)戶、集中結(jié)算平臺(tái)等組成。報(bào)銷人通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、薪酬門(mén)戶填報(bào)已發(fā)生的費(fèi)用信息，系統(tǒng)生成報(bào)銷申請(qǐng)單（以下簡(jiǎn)稱報(bào)銷單），報(bào)銷人將經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審簽的報(bào)銷單連同附件材料提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)人員對(duì)符合財(cái)務(wù)制度的報(bào)銷單直接完成處理，若在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則暫停處理且聯(lián)系報(bào)銷人，由報(bào)銷人負(fù)責(zé)解釋或提交補(bǔ)充材料。近年來(lái)，基于批量集中處理的優(yōu)勢(shì)與財(cái)務(wù)管控進(jìn)一步向業(yè)務(wù)端延伸的需要，集中結(jié)算系統(tǒng)在高校迅速推廣，其與差旅、材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等平臺(tái)對(duì)接，報(bào)銷人只需在銷售平臺(tái)上采購(gòu)商品或服務(wù)，并填寫(xiě)經(jīng)費(fèi)信息、采購(gòu)說(shuō)明等，由供應(yīng)商直接向財(cái)務(wù)部門(mén)提交發(fā)票及結(jié)算清單等附件材料，實(shí)現(xiàn)批量結(jié)算。由于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)涉及業(yè)務(wù)事項(xiàng)最全面、填報(bào)內(nèi)容與流程也更為復(fù)雜，報(bào)銷人作為其直接用戶且使用頻率高，具有較強(qiáng)代表性，因此，本文主要討論網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。

（二）報(bào)銷人對(duì)系統(tǒng)的功能需求

報(bào)銷人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的功能需求主要集中在三個(gè)方面：一是報(bào)銷單填報(bào)提交功能。主要是被授權(quán)的經(jīng)辦人錄入報(bào)銷事由、內(nèi)容、金額、收款方等業(yè)務(wù)信息，選擇開(kāi)支項(xiàng)目，提交電子申請(qǐng)；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行支出審批；系統(tǒng)生成費(fèi)用報(bào)銷單同時(shí)凍結(jié)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，并提供后續(xù)的修改、刪除、狀態(tài)查詢等功能。二是財(cái)務(wù)制度學(xué)習(xí)功能。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)模塊的填報(bào)說(shuō)明、附件要求、規(guī)則提示等，可供報(bào)銷人按需查詢，為業(yè)務(wù)開(kāi)展前準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)收集材料與信息、業(yè)務(wù)發(fā)生后申請(qǐng)報(bào)銷等工作提供指引。三是費(fèi)用支出管理功能。包括項(xiàng)目支出情況統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)銷單分項(xiàng)數(shù)據(jù)篩選、會(huì)計(jì)憑證查詢等。

（三）報(bào)銷人關(guān)注的系統(tǒng)主要問(wèn)題

高校財(cái)務(wù)工作的落腳點(diǎn)應(yīng)該是為全校師生提供優(yōu)質(zhì)安全的財(cái)務(wù)服務(wù)，因此，需要以科學(xué)調(diào)研作為開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。2022年，S高校進(jìn)行了一次面向全校師生的財(cái)務(wù)管理相關(guān)調(diào)研，共征集到網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)優(yōu)化意見(jiàn)234條，其中45.3%涉及系統(tǒng)報(bào)銷指引的待優(yōu)化問(wèn)題，包括提示不清晰、更新不及時(shí)，指引前后不一致、針對(duì)性不強(qiáng)等；34.2%的調(diào)查對(duì)象認(rèn)為填報(bào)流程繁瑣或邏輯不合理，如填寫(xiě)界面復(fù)雜、附件要求多、同一內(nèi)容重復(fù)填寫(xiě)、無(wú)紙化程度低等；18.4%的意見(jiàn)是關(guān)于功能設(shè)置方面，包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入、發(fā)票查驗(yàn)等基本功能缺失，報(bào)銷單管理功能簡(jiǎn)陋，缺少線上溝通渠道等；其他問(wèn)題比較突出的有系統(tǒng)運(yùn)行不順暢、報(bào)銷單打印版面設(shè)計(jì)不美觀、部分信息存在延時(shí)等。

三、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)功能優(yōu)化原則

在傳統(tǒng)的網(wǎng)上報(bào)銷流程中，報(bào)銷人進(jìn)行系統(tǒng)填報(bào)是正式進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)的第一步。報(bào)銷人填單的過(guò)程，也是整理費(fèi)用支出內(nèi)容、明確報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)要求準(zhǔn)備報(bào)銷材料的過(guò)程，若系統(tǒng)功能太復(fù)雜，會(huì)讓用戶覺(jué)得瑣碎耗時(shí)，反之又容易造成信息缺漏，一旦財(cái)務(wù)人員在審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，報(bào)銷單就進(jìn)入“暫停處理—溝通—補(bǔ)充材料或退單重填—再次審核”的流程，雙方因此而耗費(fèi)的額外時(shí)間和精力成本不容忽視。在確定財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)化方向時(shí)，報(bào)銷人的系統(tǒng)使用體驗(yàn)提供了有價(jià)值的參考。以下主要從報(bào)銷人需求的角度，兼顧考慮財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)相關(guān)職能部門(mén)等系統(tǒng)信息使用者的需要，提出系統(tǒng)功能優(yōu)化原則及關(guān)鍵要素。

合規(guī)性原則主要強(qiáng)調(diào)報(bào)銷系統(tǒng)的控制邏輯、嵌入規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和提示等應(yīng)符合相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定。安全性原則主要強(qiáng)調(diào)報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)保障數(shù)據(jù)信息與項(xiàng)目資金安全。服務(wù)性原則主要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)較強(qiáng)的服務(wù)效能。擴(kuò)展性原則主要強(qiáng)調(diào)報(bào)銷系統(tǒng)除基本功能外可以為用戶提供適當(dāng)?shù)母郊庸δ?。部分要素的歸類可能存在交叉，比如“流程呈現(xiàn)”主要是滿足安全性需求，同時(shí)也達(dá)到了服務(wù)性效果。

四、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)優(yōu)化方案——以S高校為例

以系統(tǒng)優(yōu)化原則為指導(dǎo)，致力于解決報(bào)銷人關(guān)注的系統(tǒng)主要問(wèn)題，以S高校的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)為例，就幾個(gè)主要方面提出系統(tǒng)具體功能的優(yōu)化方案。

（一）報(bào)銷單填報(bào)

1.系統(tǒng)填報(bào)模板。傳統(tǒng)模式下，財(cái)務(wù)報(bào)銷由報(bào)銷人自行按業(yè)務(wù)類型選擇填報(bào)模板，這就要求報(bào)銷人熟悉業(yè)務(wù)分類，增加了系統(tǒng)填報(bào)的復(fù)雜度和難度。小型智能報(bào)銷模塊化改變了不同業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)不同報(bào)銷模板的模式，解決了報(bào)銷人篩選業(yè)務(wù)模板的困難，同時(shí)多類業(yè)務(wù)可一次填報(bào)，具有較大便捷性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接則有利于實(shí)現(xiàn)信息一次錄入多次利用，同時(shí)提高數(shù)據(jù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

2.報(bào)銷指引。財(cái)務(wù)報(bào)銷指引往往過(guò)于追求內(nèi)容面面俱到，針對(duì)性不強(qiáng)，忽略了不同用戶的不同需求。關(guān)鍵字目錄的引入能使得報(bào)銷指引更有條理、便于索引。智能標(biāo)記、個(gè)性化定制通過(guò)對(duì)不同報(bào)銷人突出顯示不同內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)差異化提示，使得報(bào)銷指引更有針對(duì)性，減少同類報(bào)銷問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。多個(gè)優(yōu)化方案可組合使用。但根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行人員分類判斷的過(guò)程，可能會(huì)影響系統(tǒng)運(yùn)行速度，削弱高效性，需要考慮如何平衡兼顧。

3.業(yè)務(wù)填報(bào)界面。內(nèi)容簡(jiǎn)明、流程清晰的填報(bào)界面對(duì)報(bào)銷人更為友好，盡量使用上傳、對(duì)接獲取等方式替代人工填報(bào)，有利于保障系統(tǒng)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。

4.內(nèi)嵌標(biāo)準(zhǔn)。強(qiáng)化前端規(guī)則控制，能有效減少后期補(bǔ)充材料、溝通說(shuō)明等工作，大大提高報(bào)銷業(yè)務(wù)辦理效率，同時(shí)有利于核算口徑的規(guī)范、統(tǒng)一。但要注意控制邏輯需清晰合理，避免因操作設(shè)置過(guò)于復(fù)雜而影響報(bào)銷人的系統(tǒng)填報(bào)體驗(yàn)。

（二）報(bào)銷單審批

現(xiàn)行支出審批方式主要為紙質(zhì)審批，要求審批人親筆簽名或蓋簽字章。全線上審批方式能大量節(jié)省報(bào)銷人、審批人的時(shí)間、精力，打破時(shí)間和空間限制，且信息記錄完備清晰。高校要同時(shí)布局全校性電子簽名系統(tǒng)，確保審批有效性、安全性。

（三）投遞、溝通與報(bào)銷記錄管理

報(bào)銷附件和支出審批電子化是實(shí)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)從線下紙質(zhì)投遞轉(zhuǎn)為線上投遞的基礎(chǔ)。解決系統(tǒng)短信單向溝通問(wèn)題、進(jìn)一步拓寬溝通渠道，改變報(bào)銷按時(shí)間順序流水式記錄方式、提供個(gè)性化標(biāo)記查詢功能，是財(cái)務(wù)部門(mén)改進(jìn)服務(wù)方式方法的良好體現(xiàn)。

（四）其他功能

現(xiàn)行模式下，主要由審核人員在審核過(guò)程中收集登記財(cái)務(wù)預(yù)警線索，并對(duì)系統(tǒng)導(dǎo)出的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)人工進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析。延伸性功能的開(kāi)發(fā)為財(cái)務(wù)部門(mén)及其他職能部門(mén)工作提供有力的信息支撐，有助于提高項(xiàng)目執(zhí)行的合規(guī)性，其中部分功能可向報(bào)銷人開(kāi)放使用，如報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)提示、項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。

五、以報(bào)銷人需求為導(dǎo)向的系統(tǒng)優(yōu)化工作的對(duì)策

（一）以科學(xué)調(diào)研為抓手強(qiáng)化系統(tǒng)適用性

財(cái)務(wù)工作必須理論聯(lián)系實(shí)際，調(diào)研數(shù)據(jù)是開(kāi)展科學(xué)服務(wù)的指導(dǎo)依據(jù)。一方面，校內(nèi)調(diào)研結(jié)果為系統(tǒng)建設(shè)工作提供了有效參考，財(cái)務(wù)部門(mén)可通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷、部門(mén)院系走訪、咨詢會(huì)等多種方式，了解報(bào)銷人需求。只有確切知道報(bào)銷人在系統(tǒng)使用過(guò)程中的堵點(diǎn)、痛點(diǎn)、難點(diǎn)，才能有針對(duì)性地提出報(bào)銷系統(tǒng)優(yōu)化方案，同時(shí)能對(duì)報(bào)銷易錯(cuò)點(diǎn)起到“靶向治療”的作用。另一方面，許多高校在報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)、財(cái)務(wù)信息化和智能化方面的經(jīng)驗(yàn)具有借鑒價(jià)值，通過(guò)校外調(diào)研進(jìn)行橫向?qū)Ρ龋菑?qiáng)弱項(xiàng)、補(bǔ)短板的有效途徑。

（二）積極探索前沿信息技術(shù)在財(cái)務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的運(yùn)用

信息技術(shù)的進(jìn)步對(duì)社會(huì)管理模式的影響是巨大的，新型技術(shù)的應(yīng)用可能徹底顛覆人們的認(rèn)識(shí)。比如，大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以運(yùn)用在信息分析和決策支持方面，通過(guò)分析用戶類別、操作習(xí)慣、報(bào)銷質(zhì)量等，提供分類推送信息、簡(jiǎn)易填報(bào)渠道等精準(zhǔn)化個(gè)性化服務(wù)；區(qū)塊鏈技術(shù)可以在財(cái)務(wù)共享、業(yè)財(cái)融合方面發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，保證鏈條信息的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。

2017年國(guó)內(nèi)高校首個(gè)財(cái)務(wù)智能服務(wù)機(jī)器人亮相，不少高校逐漸重視智能財(cái)務(wù)實(shí)踐探索。目前，人工智能技術(shù)發(fā)展已取得一定的成果，比如，OpenAI研發(fā)的聊天機(jī)器人程序ChatGPT能對(duì)多個(gè)領(lǐng)域的大量專業(yè)問(wèn)題提供解決方案，可見(jiàn)人工智能應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)管理前景可期。

（三）多渠道、多方式加強(qiáng)報(bào)銷制度、系統(tǒng)功能的宣傳

財(cái)務(wù)部門(mén)可用生動(dòng)、多樣化的形式，如漫畫(huà)、打油詩(shī)、視頻、小冊(cè)子等，將常見(jiàn)問(wèn)題解答、財(cái)務(wù)管理權(quán)責(zé)及審批程序、財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作指南等簡(jiǎn)明易懂地提供給報(bào)銷人，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)、微信公眾號(hào)、講座培訓(xùn)等進(jìn)行宣傳。同時(shí)，為使得推送的信息更具針對(duì)性、不讓財(cái)務(wù)的制度宣講成為“獨(dú)角戲”，需要關(guān)注報(bào)銷信息智能識(shí)別功能的開(kāi)發(fā)、智能問(wèn)答程序的完善與推廣，減少師生對(duì)于學(xué)習(xí)財(cái)經(jīng)制度、了解報(bào)銷知識(shí)的心理壓力，讓師生以積極配合的心態(tài)參與到財(cái)務(wù)報(bào)銷中，使校園形成良好的財(cái)務(wù)管理氛圍。

（四）轉(zhuǎn)變對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)

信息系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要保證時(shí)間、人力、財(cái)物等資源的投入，管理層的重視與支持是做好工作的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)需要不斷改善管理和服務(wù)方式，轉(zhuǎn)換工作思路，充分聆聽(tīng)報(bào)銷人的聲音，不斷發(fā)現(xiàn)影響業(yè)務(wù)的問(wèn)題，同時(shí)結(jié)合財(cái)務(wù)管理要求、風(fēng)險(xiǎn)管控規(guī)范、財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)等，將報(bào)銷人需求轉(zhuǎn)化為兼具實(shí)用性與可行性的系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)方案。信息技術(shù)部門(mén)要充分配合進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，積極推動(dòng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與校內(nèi)外相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，在資源有限的條件下平衡系統(tǒng)效率與功能，從專業(yè)的角度對(duì)需求進(jìn)行篩選、取舍。

六、結(jié)語(yǔ)

在報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)計(jì)中充分考慮報(bào)銷人需求，更能建立一個(gè)兼顧易用性與有用性、用戶接受程度較高的系統(tǒng)。信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校財(cái)務(wù)管理由信息化向數(shù)字化、智能化推進(jìn)提供了有力支撐。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)充分了解師生的報(bào)銷需求，積極運(yùn)用信息技術(shù)手段促進(jìn)財(cái)務(wù)管理升級(jí)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，助力高校發(fā)展平穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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（作者單位：中山大學(xué) 廣東廣州 510275）

[作者簡(jiǎn)介：盧俏媚，中山大學(xué)財(cái)務(wù)處科室主管，會(huì)計(jì)師，中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)非執(zhí)業(yè)會(huì)員，研究方向?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)管理。]

（責(zé)編：賈偉）