醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理方法初探

摘要：醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理中十分重要的內(nèi)容，對推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作有序開展和有效落實(shí)起到至關(guān)重要的作用。新時(shí)代，醫(yī)院必須對醫(yī)院文書檔案管理方法及時(shí)作出調(diào)整以順應(yīng)時(shí)代趨勢，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院管理水平提高?；诖?，本文主要討論醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的必要性，分析現(xiàn)存的問題，闡述現(xiàn)代化管理方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代化管理

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院記載各種事件、各項(xiàng)活動(dòng)的原始資料，是醫(yī)院順利開展工作的見證和憑證?，F(xiàn)階段，醫(yī)院規(guī)模越來越大，醫(yī)生接診數(shù)量逐漸增加，從而使醫(yī)院文書檔案管理變得越來越繁雜，有效落實(shí)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理十分有必要。

一、醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的必要性

首先，醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理可以更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等技術(shù)優(yōu)勢。將信息技術(shù)融入醫(yī)院文書檔案管理中，可以提高工作效率。工作人員無論是在信息交互方面還是在文檔調(diào)取、查閱整理方面，都可以得到極大的便利。醫(yī)院可以通過數(shù)據(jù)庫建立的方式使各部門各層級員工根據(jù)自身的工作需求調(diào)取檔案信息數(shù)據(jù)，為各項(xiàng)工作的順利開展提供數(shù)據(jù)支持。

其次，醫(yī)院文書檔案管理工作在數(shù)據(jù)錄入、調(diào)取、整合、分析、流通的過程中很有可能因人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)的真實(shí)性受到一定影響。信息技術(shù)的融入可以從一定程度上簡化醫(yī)院文書檔案管理的工作流程，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，有效避免人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真的問題，進(jìn)而提高工作質(zhì)量。工作人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的在線分享，提高數(shù)據(jù)收集、錄入、整合等各項(xiàng)工作落實(shí)的效率和質(zhì)量，也可以通過自動(dòng)化設(shè)備的引入自動(dòng)識別單據(jù)上的信息或檔案中的信息，完成紙質(zhì)信息向電子信息的轉(zhuǎn)化。

最后，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案大多是紙質(zhì)檔案。一方面，紙質(zhì)檔案在檔案存儲方面需要占用較大的空間，同時(shí)很容易受自然因素、客觀條件的影響，出現(xiàn)文檔丟失、損壞等情況。另一方面，紙質(zhì)檔案在檔案修改、補(bǔ)充調(diào)取過程中效率偏低。信息技術(shù)融入醫(yī)院文書檔案管理，可以有效解決這一問題，降低空間成本和人力成本，保障醫(yī)院文書檔案管理的工作效率。同時(shí)，信息技術(shù)的融入可以避免因?yàn)榇鎯Ψ绞讲划?dāng)或管理措施落實(shí)不到位導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、損毀等情況。

由此可見，推進(jìn)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理是十分必要的。從實(shí)際情況分析，醫(yī)院文書檔案管理工作在落實(shí)過程中仍存在一定不足。

二、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題

（一）缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)

醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理核心在于有效發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，應(yīng)用信息技術(shù)，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的流程、技術(shù)和方法，需要以客觀物質(zhì)基礎(chǔ)為支撐。以現(xiàn)階段情況來看，醫(yī)院文書檔案管理工作在落實(shí)過程中并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致醫(yī)院對文書檔案管理方面的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)開發(fā)方面的關(guān)注度和重視度較低，且缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，致使很多技術(shù)無法有效應(yīng)用于實(shí)踐。因此，醫(yī)院文書檔案管理工作的自動(dòng)化建設(shè)、信息化發(fā)展腳步較慢。

（二）缺乏制度支撐

規(guī)章制度可以更好地規(guī)范人員的工作行為、工作技術(shù)和工作方法，從而保障各項(xiàng)工作的有序開展和有效落實(shí)。從實(shí)際情況分析，醫(yī)院文書檔案管理方面的規(guī)章制度仍有待完善，文書檔案范圍界定不明確，工作的落實(shí)缺乏標(biāo)準(zhǔn)，很容易導(dǎo)致文書檔案被重復(fù)保存等問題，既影響文書檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，在一定程度上增加了工作量，影響醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的規(guī)范性、科學(xué)性和有效性。

（三）缺乏人才保障

醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代管理需要對文書檔案管理工作的工作流程、工作方法有效優(yōu)化，提高工作效率。從實(shí)際情況分析，一方面，部分醫(yī)院不重視到醫(yī)文書檔案管理工作的重要性與影響，文書檔案管理專業(yè)人才相對較少；另一方面，信息技術(shù)的融入促使工作方法和工作流程發(fā)生改變。工作人員不僅需要掌握一定的檔案管理知識，還需要對信息技術(shù)有一定的了解，以此更好地推動(dòng)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理。但是部分工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平和計(jì)算機(jī)操作能力仍有待提升，這會極大地影響醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展。

三、醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化建設(shè)的落實(shí)路徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

規(guī)章制度的約束和引導(dǎo)作用對推進(jìn)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理有至關(guān)重要的影響。在醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)中，信息技術(shù)的融入意味著工作形式、工作方法、工作手段發(fā)生明顯變化。如果缺乏制度保障，一方面會導(dǎo)致信息技術(shù)推行不暢，現(xiàn)代化管理效率偏低，另一方面會影響工作人員操作的規(guī)范性和科學(xué)性。為此，醫(yī)院需要結(jié)合實(shí)際情況、運(yùn)營需求、文書檔案管理工作的主要內(nèi)容，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對規(guī)章制度作出有效的優(yōu)化和調(diào)整。

在規(guī)章制度建設(shè)和完善過程中，醫(yī)院要從歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度等多個(gè)角度共同著手，對規(guī)章制度作出進(jìn)一步細(xì)化、精化、優(yōu)化和完善，為工作人員的檔案收集、歸檔、借閱、銷毀等各項(xiàng)工作的落實(shí)提供信息參考和工作依據(jù)。除此之外，工作人員需要根據(jù)工作流程制定工作標(biāo)準(zhǔn)，明確工作落實(shí)的方式、方法，如分類規(guī)則、標(biāo)引規(guī)則、編撰規(guī)則等，進(jìn)而保證文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性與有效性，更好地約束工作行為，保證各項(xiàng)工作順利開展和有效落實(shí)。

醫(yī)院需要明確責(zé)任機(jī)制。一方面，工作人員要明確工作內(nèi)容和工作方向，保證工作技術(shù)和工作方法調(diào)整后促使各項(xiàng)工作有序開展，推進(jìn)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)，有效避免技術(shù)方法轉(zhuǎn)變、工作流程轉(zhuǎn)變導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理秩序混亂的問題。另一方面，通過責(zé)任機(jī)制建設(shè)明確工作標(biāo)準(zhǔn)，為工作開展提供導(dǎo)向，使工作人員更好地有效落實(shí)文書檔案管理工作。

除此之外，責(zé)任機(jī)制可以端正工作態(tài)度，使工作人員主動(dòng)約束自己的工作行為。在出現(xiàn)管理失誤或技術(shù)失誤時(shí)，醫(yī)院通過責(zé)任機(jī)制及時(shí)追究個(gè)人責(zé)任，快速解決問題。從責(zé)任機(jī)制著手推進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的信息化建設(shè)。

醫(yī)院需要發(fā)揮規(guī)章制度的引導(dǎo)作用，結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)際需求加強(qiáng)制度建設(shè)，從現(xiàn)代化管理建設(shè)的醫(yī)院文書檔案管理流程和各崗位的崗位職責(zé)出發(fā)，保證規(guī)章制度建設(shè)的科學(xué)性和有效性。

（二）落實(shí)人員培訓(xùn)

工作人員始終是工作開展的落腳點(diǎn)，其素養(yǎng)和能力直接影響工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院加強(qiáng)人員培訓(xùn)，以提升綜合素養(yǎng)是十分必要的。

首先，醫(yī)院應(yīng)建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，明確培訓(xùn)周期。人員培訓(xùn)并非一蹴而就，盡管醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)方向明確，即醫(yī)院發(fā)揮信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等技術(shù)優(yōu)勢對文書檔案管理的工作流程、工作方法作出調(diào)整，但是針對其技術(shù)應(yīng)用的路徑形式要緊跟時(shí)代變化不斷作出調(diào)整。為此，醫(yī)院建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制，通過周期性、理論性、系統(tǒng)性培訓(xùn)不斷強(qiáng)化工作人員的綜合素養(yǎng)，使工作人員了解和學(xué)習(xí)最新的技術(shù)方法，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理工作。

其次，醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容。在培訓(xùn)內(nèi)容優(yōu)化過程中需要緊抓以下三個(gè)要點(diǎn)：

第一，加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，使工作人員掌握更多的檔案管理知識、技巧和方法，并在此基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)英語、法律等知識，更好地滿足文書檔案管理的實(shí)際需求，促進(jìn)工作人員向?qū)I(yè)化發(fā)展。

加強(qiáng)對工作人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，促使其更好地掌握現(xiàn)代化技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)操作能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，使其能夠結(jié)合實(shí)踐工作需求，調(diào)整自身的工作方法、工作技巧。

第二，強(qiáng)化工作人員的工作意識，轉(zhuǎn)變其工作態(tài)度。一方面要通過培訓(xùn)工作的落實(shí)和培訓(xùn)內(nèi)容的調(diào)整，讓工作人員具備服務(wù)意識。利用文書檔案管理工作的落實(shí)為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開展提供信息支持和數(shù)據(jù)保障。同時(shí)通過統(tǒng)計(jì)、分析、歸納等多種方式為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的決策制定提供更多參考數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院文書檔案管理工作的服務(wù)能力。另一方面，轉(zhuǎn)變工作人員的工作意識和工作態(tài)度。從被動(dòng)等材料變?yōu)橹鲃?dòng)收集材料，從交多少收多少變?yōu)樵撌斩嗌倬褪斩嗌?，從給什么就收什么變?yōu)槿笔裁词帐裁?。工作人員在實(shí)踐工作落實(shí)的過程中更有指向性，照章辦事，保證各項(xiàng)工作落實(shí)的規(guī)范性與科學(xué)性。除此之外，通過意識觀念建設(shè)提高工作人員的責(zé)任感、歸屬感和認(rèn)同感，使其意識到醫(yī)院文書檔案管理工作對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院的正常運(yùn)行、醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展決策的優(yōu)化調(diào)整有著至關(guān)重要的影響。

第三，豐富培訓(xùn)手段，利用信息技術(shù)打破人才培訓(xùn)的時(shí)空局限性，通過網(wǎng)絡(luò)資源、開展教育講座、加強(qiáng)院內(nèi)宣傳等多種方式落實(shí)培訓(xùn)，在打破教育培訓(xùn)的時(shí)空局限性同時(shí)提高培訓(xùn)的效果。以此為中心，打造出一批專業(yè)素養(yǎng)過硬且思想態(tài)度端正的人才隊(duì)伍，為醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)奠定良好的人才基礎(chǔ)。

（三）加大資金投入力度

醫(yī)院文書檔案管理工作對客觀物質(zhì)基礎(chǔ)的依賴性較強(qiáng)。只有有充足的物質(zhì)支撐，信息技術(shù)的作用和工作效益才會有所體現(xiàn)，更好地推動(dòng)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)。為此，醫(yī)院需要加大資金投入力度，調(diào)整資金應(yīng)用方向。

首先，加大對硬件設(shè)施的投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施和關(guān)鍵設(shè)備。例如，文書檔案現(xiàn)代化管理在建設(shè)過程中需要配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。除此之外，還需要配置空調(diào)、監(jiān)控設(shè)備、專用打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備。這些設(shè)備可以為計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)揮提供物質(zhì)基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際需求作出適當(dāng)調(diào)整。醫(yī)院雖然需要充分發(fā)揮信息技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢，推動(dòng)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)、自動(dòng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化發(fā)展，但不可否認(rèn)的是，紙質(zhì)檔案也是同樣重要的。為此，醫(yī)院在硬件設(shè)施完善過程中建立檔案庫房，并且保障檔案庫房的防火、防潮、防盜性能，配置專用檔案柜，以此為中心，通過線上、線下相結(jié)合的方式為醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供雙重保障。

其次，信息技術(shù)應(yīng)用的客觀物質(zhì)基礎(chǔ)在于硬件設(shè)備，而系統(tǒng)軟件可以為信息技術(shù)的發(fā)揮提供便捷與幫助。醫(yī)院可以通過調(diào)整資金投入結(jié)構(gòu)的方式開發(fā)軟件系統(tǒng)，以外包業(yè)務(wù)的方式與軟件開發(fā)企業(yè)建立合作關(guān)系，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際需求、工作流程開發(fā)系統(tǒng)軟件。這樣不僅可以有效提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，還可以從一定程度上簡化工作程序，降低工作難度，避免技術(shù)操作難度過高導(dǎo)致文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)效率過低等情況出現(xiàn)。醫(yī)院利用軟件系統(tǒng)為檔案信息的采集、記錄、檢索、傳輸提供便捷服務(wù)與技術(shù)保障。

最后，醫(yī)院加強(qiáng)環(huán)境建設(shè)。在線上、線下相結(jié)合的文書檔案管理工作落實(shí)過程中對客觀環(huán)境的依賴性較強(qiáng)。一方面，客觀環(huán)境會影響工作人員的主觀情緒，影響其對醫(yī)院的歸屬感、認(rèn)同感和責(zé)任感。因此，優(yōu)化工作環(huán)境、完善辦公條件可以更好地保證工作人員的主觀能動(dòng)性得到充分調(diào)動(dòng)，在提高工作效率的同時(shí)還能有效提升服務(wù)意識。另一方面，在線上、線下相結(jié)合的模式下，紙質(zhì)檔案管理是十分重要的，而優(yōu)化檔案庫房的客觀環(huán)境可以較有效避免紙質(zhì)檔案丟失、損壞的情況。

（四）加強(qiáng)安保系統(tǒng)建設(shè)

信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中有效應(yīng)用，可以提高數(shù)據(jù)交互的效率和質(zhì)量，也可以避免數(shù)據(jù)失真的問題，但是不能否認(rèn)的是，信息技術(shù)很容易帶來新的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院文書檔案管理工作在落實(shí)過程中會涉及較多的個(gè)人信息以及醫(yī)療信息，保障信息的安全性十分必要，但是信息技術(shù)的融入很有可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息被竊取丟失等問題。因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)安保系統(tǒng)建設(shè)。

首先，在系統(tǒng)優(yōu)化和調(diào)整的過程中，除了需要考量醫(yī)院文書檔案管理的管理流程和醫(yī)院的運(yùn)營需求以外，還需要結(jié)合不同部門的主要工作內(nèi)容、工作方向、工作重點(diǎn)和工作需求，做好檔案信息的分類工作，不同部門的工作人員在登錄系統(tǒng)以后需要輸入身份識別信息才可以瀏覽檔案數(shù)據(jù)，這樣可以在保障數(shù)據(jù)信息安全性的同時(shí)打破“信息孤島”，為各部門工作的落實(shí)提供數(shù)據(jù)參考數(shù)據(jù)和信息支持，系統(tǒng)在識別工作人員的身份信息之后會根據(jù)職位權(quán)限確定所提供的信息數(shù)據(jù)。

其次，提升數(shù)據(jù)庫的監(jiān)督力度。職工在登錄系統(tǒng)之后，系統(tǒng)會記錄工作人員調(diào)查的檔案信息以及登錄時(shí)間和姓名，為信息追溯提供便捷。

最后，為了有效提高數(shù)據(jù)信息的整合、收錄效率，也避免數(shù)據(jù)傳輸導(dǎo)致信息失真等問題，醫(yī)院需要確定內(nèi)部信息數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)和格式，要求各部門員工在上傳信息時(shí)采用統(tǒng)一格式，減少在格式轉(zhuǎn)換上消耗的時(shí)間，也避免格式轉(zhuǎn)換導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等情況。

四、結(jié)語

醫(yī)院文書檔案醫(yī)院管理對提高工作人員的工作效率、工作質(zhì)量，降低工作成本會有一定的幫助。醫(yī)院需要從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施完善等多個(gè)角度作出優(yōu)化和調(diào)整，為醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理提供更多的幫助與保障，進(jìn)而更好地發(fā)揮醫(yī)院文書檔案管理的作用，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、自動(dòng)化發(fā)展。

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作者簡介：王玉慧（1971），天津市人，本科，研究方向?yàn)闄n案管理。