高校干部人事檔案監(jiān)督管理機(jī)制研究

[摘要]隨著高校干部人事檔案管理工作的逐步規(guī)范化，如何構(gòu)建干部人事檔案管理的“防火墻”，進(jìn)而有效發(fā)揮好高校干部人事檔案“指揮棒”的作用，是當(dāng)前高校干部人事管理工作中的重要問題之一。對(duì)此，本文通過(guò)分析當(dāng)前高校干部人事管理工作中存在的問題，并提出了對(duì)應(yīng)的解決措施，旨在提升高校干部人事檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，為高校的健康有序發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

[關(guān)鍵詞]高校；干部人事檔案；監(jiān)督；管理

[中圖分類號(hào)]G647? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2023.11.011

高校是構(gòu)建國(guó)家高等教育體系的重要支柱，具有培養(yǎng)各類人才、開展科學(xué)研究、實(shí)施社會(huì)服務(wù)等功能，在國(guó)家核心競(jìng)爭(zhēng)力提升和人民素質(zhì)能力培養(yǎng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但是在當(dāng)前，高校干部人事檔案監(jiān)督管理中還面臨諸多有待解決的問題，因此作為相關(guān)工作人員需要更新管理思維、創(chuàng)新管理機(jī)制、改進(jìn)工作方法，以提升管理工作質(zhì)量。

一、管理實(shí)踐工作中存在問題

（一）高校對(duì)干部人事檔案管理工作推動(dòng)力度不夠

干部人事檔案在考察與選拔干部中發(fā)揮著重要作用，是重要的實(shí)物憑據(jù)，通常保管在組織人事部門。由于檔案管理的封閉性和保密性，高校管理者并沒有深刻認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作的重要性和長(zhǎng)期性，普遍存在以專項(xiàng)工作推進(jìn)日常檔案管理的情況，容易出現(xiàn)干部人事檔案管理工作無(wú)人愿做、無(wú)人能做、無(wú)人擅做的情況。雖然有些高校先行先試，將干部人事檔案管理納入到學(xué)校綜合檔案管理中，但是這種模式對(duì)干部人事檔案的特殊性考慮的不夠全面細(xì)致。干部人事檔案與其他類檔案有共同的屬性，將干部人事檔案納入到綜合檔案館中，雖便于日常的流轉(zhuǎn)和維護(hù)，但在實(shí)際操作中還是由高校組織人事部門具體經(jīng)辦，這反而增加了管理流程，容易導(dǎo)致管理失焦的情況；同時(shí)，專職干部人事檔案管理人員缺失，也無(wú)法保障干部人事檔案管理工作的全周期和全流程管控。

（二）部分教職工缺乏對(duì)干部人事檔案的重視

干部人事檔案是組織部門考察與選拔干部的重要實(shí)物憑據(jù)，但是對(duì)其重要性，部分教職工重視程度不夠，個(gè)別教職工甚至認(rèn)為個(gè)人檔案中所有的材料都應(yīng)該是完整的、信息都是一致的，當(dāng)組織需要其本人確認(rèn)審核認(rèn)定結(jié)果時(shí)，個(gè)人對(duì)審核認(rèn)定結(jié)果不認(rèn)同不接受。

以某單位部分中層干部人事檔案專項(xiàng)審核組織認(rèn)定情況為例，在審核的80個(gè)人中，有39人檔案不存在問題，占總?cè)藬?shù)的48.75%；有41人的檔案需要認(rèn)定，占到總?cè)藬?shù)的51.25%，也就是說(shuō)干部人事檔案中重要信息不一致的情況比較常見。在需要組織認(rèn)定的41人中，對(duì)組織通過(guò)調(diào)查得出的認(rèn)定結(jié)果有36人同意認(rèn)定，有5人不同意認(rèn)定；有19人涉及到出生日期認(rèn)定，占到了須認(rèn)定人數(shù)的一半以上，其中14人同意認(rèn)定占到出生日期認(rèn)定人數(shù)的四分之三，5人不同意認(rèn)定占到出生日期認(rèn)定人數(shù)的四分之一。由于出生日期等重要信息直接關(guān)系到一名干部的晉升和發(fā)展，有些人為了在過(guò)去特定時(shí)間點(diǎn)得利而對(duì)當(dāng)時(shí)的人事檔案材料胡亂填寫，這就會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案中重要信息不一致的情況出現(xiàn)。

（三）對(duì)檔案管理人員的系統(tǒng)性培訓(xùn)不足

一位從事干部人事檔案管理工作的館員提及工作十年間，只參加過(guò)三次關(guān)于干部人事檔案的專題培訓(xùn)，參加過(guò)兩次檔案管理的培訓(xùn)，專題培訓(xùn)次數(shù)少，培訓(xùn)內(nèi)容不夠聚焦深入和系統(tǒng)。通常情況下，高校檔案管理人員忙于應(yīng)對(duì)檔案整理、檔案審核等“必答題”，而檔案信息化、檔案利用則被當(dāng)做“選做題”因怕信息泄露而置之不理；同時(shí)，目前高校普遍存在檔案管理人員監(jiān)管其他非檔案業(yè)務(wù)的情況，按規(guī)定配備專職檔案管理人員的要求并沒能很好的落實(shí)，導(dǎo)致從事干部人事檔案管理的工作人員，經(jīng)常忙于其他工作而不能很好地聚焦于干部人事檔案管理的主責(zé)主業(yè)，無(wú)法深入系統(tǒng)的鉆研相關(guān)檔案管理政策規(guī)定，無(wú)法連貫細(xì)致的完成日常檔案管理工作。

（四）管理方式方法缺乏有效性

高校管理者及普通教職員工對(duì)檔案的重視不足，加上檔案管理人員不能專職從事檔案工作，只是依靠階段性或者專項(xiàng)性的工作開展檔案管理工作，導(dǎo)致在日常管理中沒有有效探索提高高校干部人事檔案管理工作的實(shí)踐技能和方法，沒有有效探索檔案管理策略，無(wú)法根據(jù)實(shí)際工作需要及時(shí)修訂有關(guān)管理制度、規(guī)范有關(guān)程序，造成管理機(jī)制不健全、管理成效不顯著。加上檔案管理工作成績(jī)顯現(xiàn)性弱，有些檔案管理從業(yè)人員往往被看做后勤保障人員，自身容易出現(xiàn)工作價(jià)值感和職業(yè)榮譽(yù)感缺失的情況，高校針對(duì)檔案管理人員的管理和激勵(lì)方式方法也不夠靈活有效。隨著當(dāng)前各高校干部人事檔案管理工作規(guī)范化需求，干部人事檔案管理正快速朝向數(shù)字化、系統(tǒng)化升級(jí)，由此對(duì)管理機(jī)制的探索和創(chuàng)新提出了新的要求。

（五）監(jiān)督和檢查工作不夠深入

在干部人事檔案的日常管理中，普遍存在由同一名工作人員對(duì)干部人事檔案的整理、制作和審核進(jìn)行全程跟進(jìn)，浮于表面的復(fù)查和審核的效果并不理想。同時(shí)，高校對(duì)干部人事檔案監(jiān)督和檢查，在日常工作中往往只有組織人事部門進(jìn)行常規(guī)的初核和復(fù)核，這就使得個(gè)別部門或者個(gè)別人員對(duì)干部的個(gè)人信息的認(rèn)定產(chǎn)生傾斜性影響，造成部門間溝通不暢和認(rèn)定信息失真，甚至出現(xiàn)重要信息認(rèn)定失實(shí)的情況。由于干部人事檔案管理工作的政策性和原則性要求高，甚至要嚴(yán)格依照原則對(duì)檔案造假現(xiàn)象作出厘定，這就對(duì)檔案管理從業(yè)人員個(gè)人素質(zhì)要求較高；但在實(shí)際工作中，一般工作人員更著重于工作完成的速度，而對(duì)工作完成質(zhì)量的把握有待于進(jìn)一步提升。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理工作的督查，采取定期或者不定期的方式對(duì)工作完成的質(zhì)量進(jìn)一步核實(shí)。

二、監(jiān)督管理的有效策略

（一）加強(qiáng)干部人事檔案的管理

干部人事檔案真實(shí)性出現(xiàn)問題，根本原因在于干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者和具體工作人員沒有承擔(dān)干部人事檔案失真責(zé)任或承擔(dān)的責(zé)任過(guò)輕[1]，在于干部人事管理制度沒有得到認(rèn)真執(zhí)行。高校管理部門可以實(shí)施工作責(zé)任制，確定工作目標(biāo)，細(xì)致劃分工作任務(wù)，并與對(duì)口責(zé)任人簽訂承諾書和責(zé)任書，檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)者作為第一責(zé)任人，對(duì)于任何檔案工作中出現(xiàn)的問題都有不可推卸的責(zé)任。只有這樣強(qiáng)化干部人事檔案的管理，才能將檔案管理責(zé)任落實(shí)落細(xì)。為確保干部人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須梳理并完善檔案歸檔、查借閱、流轉(zhuǎn)、審核等程序規(guī)范，建立健全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)制，確保干部人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。嚴(yán)格按照國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定，設(shè)置合格的檔案管理場(chǎng)所，配齊檔案管理設(shè)施，完善檔案管理制度，設(shè)置檔案管理臺(tái)賬，強(qiáng)化數(shù)字檔案館建設(shè)，確定檔案質(zhì)量評(píng)查制度等，構(gòu)建系統(tǒng)全面的制度體系。

（二）建立干部人事檔案監(jiān)督管理機(jī)制

高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的考核和評(píng)估，通過(guò)檔案管理人員的工作記錄、檔案整理情況、檔案保管情況等各方面進(jìn)行常態(tài)化檢查和評(píng)估，對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)修正。定期開展檔案管理工作的自查和互查，可以由檔案管理人員自行組織，也可以由檔案管理相關(guān)部門一起組織，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)和解決問題。常態(tài)化開展檔案核查工作，對(duì)竄改干部人事檔案的個(gè)人采用負(fù)面清單管理，對(duì)偽造干部人事檔案的人員采用“一票否決”，對(duì)各種違規(guī)造假行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。設(shè)置專項(xiàng)審核聯(lián)動(dòng)機(jī)制，開展巡查督查工作，將干部人事檔案審核列入專項(xiàng)檢查必備項(xiàng)目，將發(fā)現(xiàn)的問題列入整改清單并跟蹤整改情況，對(duì)整改不力的單位和個(gè)人進(jìn)行問責(zé)。由組織、人事、紀(jì)檢設(shè)立專項(xiàng)工作組，在由人事部門對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)化審核后發(fā)現(xiàn)問題，并進(jìn)行綜合性研判；與組織部門形成組織擬認(rèn)定意見，并將個(gè)人主觀故意行為交由紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)登記在冊(cè)，保障監(jiān)管效果，發(fā)揮警示作用。對(duì)檔案外包單位實(shí)施行業(yè)公開公示制度，加強(qiáng)對(duì)承擔(dān)外包業(yè)務(wù)單位的監(jiān)督檢查，并引入強(qiáng)制退出機(jī)制。

（三）加強(qiáng)干部人事檔案管理人員培訓(xùn)

高校應(yīng)定期培訓(xùn)干部人事檔案管理人員，向檔案管理人員系統(tǒng)傳授檔案審核、檔案保管、檔案利用等方面的知識(shí)。針對(duì)檔案管理中的常見問題和難點(diǎn)進(jìn)行講解和解答，使檔案管理人員更好地掌握干部人事檔案管理工作方式方法。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳和推廣，多視角地宣傳人事檔案工作[2]，例如可借助新媒體手段（微博、微信公眾號(hào)等）、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，宣傳干部人事檔案的相關(guān)法律法規(guī)、小知識(shí)、涵蓋內(nèi)容等，切實(shí)增強(qiáng)教職工人事檔案歸檔意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作的權(quán)威性和時(shí)效性。通過(guò)舉辦檔案管理知識(shí)講座、業(yè)務(wù)交流會(huì)等形式，讓干部人事檔案管理人員增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性也認(rèn)識(shí)到工作的艱巨性和重要性。設(shè)置檔案管理人員專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資，并在職務(wù)崗位晉升方面給予傾斜，有效提升檔案管理人員的工作效能。

（四）建立干部人事檔案管理信息系統(tǒng)

國(guó)家需要出臺(tái)明確的干部人事數(shù)字檔案技術(shù)規(guī)范、管理系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范和數(shù)據(jù)庫(kù)參數(shù)規(guī)范，各省可以在國(guó)家有關(guān)技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上開發(fā)本省統(tǒng)一使用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。高校應(yīng)設(shè)置專項(xiàng)資金，建立保密性強(qiáng)和交互性好的干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，采用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全周期記錄和全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的實(shí)時(shí)監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理過(guò)程中出現(xiàn)的問題。建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作模式，推進(jìn)干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，人事檔案原來(lái)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)為數(shù)字形式，提高學(xué)校的人才管理的水平與人事檔案管理效率[3]。加快數(shù)字化建設(shè)，采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，通過(guò)數(shù)字證書等技術(shù)手段強(qiáng)化系統(tǒng)加密，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)共享監(jiān)管，確保干部人事檔案管理信息系統(tǒng)安全。對(duì)干部人事檔案內(nèi)容實(shí)行分級(jí)應(yīng)用和系統(tǒng)管理，在做好保密工作的同時(shí)注重功能拓展利用。

高校干部人事檔案監(jiān)督管理機(jī)制的建立，可以有效保證干部人才隊(duì)伍的純潔性和可靠性，同時(shí)對(duì)加強(qiáng)干部人才隊(duì)伍建設(shè)具有十分重要的意義。在新的時(shí)代背景下，高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)管理和領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度和監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)干部人才培養(yǎng)，建立健全檔案信息化管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，才能為自身高質(zhì)量發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期背景下，構(gòu)建高效的人事檔案監(jiān)督管理機(jī)制是高校干部學(xué)院一項(xiàng)重要的工作。針對(duì)管理實(shí)踐工作中存在問題，可以通過(guò)加強(qiáng)干部人事檔案的管理和領(lǐng)導(dǎo)、建立干部人事檔案監(jiān)督管理機(jī)制、加強(qiáng)干部人事檔案管理人員培訓(xùn)和建立干部人事檔案管理信息系統(tǒng)等措施，提升檔案監(jiān)督管理質(zhì)量，服務(wù)干部人才管理工作，更好地助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳輝，于元元.干部人事檔案工作新思維——《干部人事檔案工作條例》意蘊(yùn)解析[J].檔案學(xué)研究，2019（4）：26-30.

[2]于鳳仙.高校干部人事檔案專項(xiàng)審核對(duì)檔案管理工作的啟示[J].檔案管理，2022（3）：119-120.

[3]劉永勤.學(xué)校干部人事檔案管理的問題與對(duì)策[J].浙江檔案，2021（7）：64-65.

基金項(xiàng)目：廣東省普通高校青年創(chuàng)新人才類項(xiàng)目，項(xiàng)目名稱：全面從嚴(yán)治黨視域下構(gòu)建高校干部人事檔案監(jiān)督管理長(zhǎng)效機(jī)制研究---以廣東省高校為例（項(xiàng)目編號(hào)：2018WQNCX085）

作者簡(jiǎn)介：于澤東（1986.5-），男，漢族，山東新泰人，管理學(xué)碩士，廣州美術(shù)學(xué)院紀(jì)檢監(jiān)察室正科級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察員、高級(jí)工程師，研究方向：高校人事管理、檔案管理。