企業(yè)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理也很重要

李娜

對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)整的作用

影響企業(yè)未來(lái)的投資和發(fā)展 在發(fā)展的過(guò)程中是否能夠擁有健康的資金流對(duì)于企業(yè)未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)有決定性作用，一旦企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。因此，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)整，對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目投資資金進(jìn)行動(dòng)態(tài)管控，為企業(yè)高層次發(fā)展做好充分準(zhǔn)備。

有利于領(lǐng)導(dǎo)層做出正確的決策 財(cái)務(wù)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決定項(xiàng)目投入時(shí)提供重要參考。領(lǐng)導(dǎo)做決策或項(xiàng)目評(píng)估時(shí)，需要充分考慮多方面的影響因素，如所投項(xiàng)目是否能給未來(lái)的發(fā)展帶來(lái)較大的利益、現(xiàn)階段企業(yè)的資金能否為新項(xiàng)目的投入提供足夠的支持等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需在權(quán)衡利弊下，對(duì)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，而財(cái)務(wù)檔案可為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供精準(zhǔn)的參考，也是判斷企業(yè)是否具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要依據(jù)。

企業(yè)檔案規(guī)整常見(jiàn)的問(wèn)題

對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理不足 很多企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)丟失案的情況，并且對(duì)于人才的選拔或是財(cái)務(wù)檔案整理人員的管理存在不足。根據(jù)當(dāng)前調(diào)研情況觀察，丟失檔案發(fā)生頻率依然沒(méi)有減少。這是因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的約束力不夠，管理不足，例如，當(dāng)出現(xiàn)丟失檔案的情況時(shí)，相關(guān)管理人員并未受到相應(yīng)的懲罰，這將導(dǎo)致嚴(yán)重的懈怠心理。再如，企業(yè)選拔檔案管理人員時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格把關(guān)，相關(guān)工作人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和敬業(yè)精神，致使信息丟失、信息不足、投機(jī)取巧、渾水摸魚(yú)等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

財(cái)務(wù)檔案整理存放年限出現(xiàn)問(wèn)題 財(cái)務(wù)檔案在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中是需要保證紙張的使用年限和字跡清楚的。如果財(cái)務(wù)檔案在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中由于所使用設(shè)備損壞，將導(dǎo)致出現(xiàn)紙張缺失或是紙張損壞。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案在存放的過(guò)程中是需要對(duì)字跡進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)的，如果出現(xiàn)字跡模糊的情況，應(yīng)該進(jìn)行返工，保證財(cái)務(wù)檔案字跡清晰。

財(cái)務(wù)檔案管理人員能力出現(xiàn)問(wèn)題 隨著科技的進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中也引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的保存和處理，如果檔案管理人員操作能力不夠，將導(dǎo)致無(wú)法根據(jù)設(shè)備的使用方法對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行保存和歸檔。另外，檔案管理人員未對(duì)所用設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)保養(yǎng)，造成無(wú)法流暢地使用設(shè)備或是依然采取傳統(tǒng)保存方式，無(wú)法更好地對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行保存。在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案規(guī)整過(guò)程中，只有專(zhuān)業(yè)的人才準(zhǔn)確地了解和掌握設(shè)備的使用方法和狀態(tài)，并能夠在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)地報(bào)修，充分發(fā)揮設(shè)備價(jià)值，才能對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效保存和安全規(guī)整。

進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施

建立健全財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制 在管理財(cái)務(wù)檔案時(shí)應(yīng)該進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的理念和能力。在思想方面，應(yīng)該對(duì)管理人員強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案規(guī)整重要性教育。在做好財(cái)務(wù)人員行為規(guī)范化約束的同時(shí)，應(yīng)該通過(guò)完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)對(duì)人員的工作進(jìn)行嚴(yán)格考評(píng)。為了適應(yīng)現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保存設(shè)備也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)檢查，保證相關(guān)設(shè)備始終處于正常狀態(tài)，能夠?qū)ω?cái)務(wù)檔案進(jìn)行良好的儲(chǔ)存。企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案保存年限非常長(zhǎng)，記錄著企業(yè)過(guò)往發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，關(guān)乎企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，因此，若能夠?qū)n案進(jìn)行嚴(yán)格密封保存，通過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，也有利于防止企業(yè)檔案信息泄露。此外，制定嚴(yán)格的工作制度要求可防止相關(guān)人員出現(xiàn)違背職業(yè)道德和安全生產(chǎn)的行為。

對(duì)管理人員開(kāi)展定期培訓(xùn) 管理工作者是能夠直接接觸到財(cái)務(wù)檔案的，因此有必要對(duì)他們進(jìn)行定期的嚴(yán)格培訓(xùn)，包括如何有效保存財(cái)務(wù)檔案、存儲(chǔ)設(shè)備的使用方法、財(cái)務(wù)檔案管理人員職業(yè)要求等。對(duì)管理人員進(jìn)行定期的嚴(yán)格培訓(xùn)有利于提升財(cái)務(wù)檔案的安全性，能夠提升管理人員在理念、意識(shí)以及行為上對(duì)財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)知，從而確保工作質(zhì)量。與此同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員在理念上要與國(guó)際接軌，企業(yè)要為管理人員提供國(guó)內(nèi)外高水平的專(zhuān)業(yè)講座或培訓(xùn)，保證管理人員擁有先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理知識(shí)，為精準(zhǔn)管理夯實(shí)基礎(chǔ)。

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中財(cái)務(wù)檔案管理或多或少會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，這些問(wèn)題會(huì)對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展產(chǎn)生影響，不容小覷。嚴(yán)格規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案管理能夠進(jìn)一步保證檔案存儲(chǔ)的安全性，有利于提高企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的競(jìng)爭(zhēng)力。

作者單位：揚(yáng)州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校